Организация отделом рекламы и связей с общественностью корпоративных мероприятий

 

Прежде всего, при определении форматов и содержательной направленности корпоративных мероприятий специалисту по внутрикорпоративным коммуникациям необходимо также как и в процессе организации всех коммуникаций опираться на стратегическое и тактическое планирование и концепцию рекламных и PR-коммуникаций. Именно они могут подсказать правильные критерии выбора мероприятий из всего их впечатляющего многообразия, которое существует в наши дни.

Как правило, типичными корпоративными мероприятиями для всех организаций становятся День рождения компании/организации, профессиональные праздники – День PR-специалиста, День нефтяника, День строителя, День торгового работника, День IT-специалиста и т.п. – то есть, корпоративные мероприятия, связанные с профилем или сферой деятельности организации.

Кроме того, в нашей стране принято отмечать как «гендерные» праздники День защитника Отечества и Международный женский день. Тем не менее, эти «типичные» корпоративные мероприятия вполне могут иметь концептуальную окраску, согласующуюся с корпоративной идентичностью организации, что и является заботой специалистов отдела рекламы и связей с общественностью.

Существует также множество форматов проведения корпоративных мероприятий в реальном времени (off-line) и в сетевом пространстве (on-line), которые могут быть тематическими, специализированными или отраслевыми и которые могут успешно помогать решать корпоративные задачи.

Так в реальном времени (off-line) в организации отделом могут быть организованы:

Корпоративные выставки - от выставок профессионально полезных ресурсов, достижений подразделений и сотрудников до выставок домашних питомцев сотрудников, кулинарного и иного мастерства сотрудников, художественных достижений сотрудников, их детей и других членов семей.

Корпоративные конкурсы и турниры профессионального мастерства или лучшего по профессии, конкурсы IT-грамотности, флеш-мобов подразделений, конкурсы на самое социально-ориентированное, творческое, инновационное, сплоченное и т.д. подразделение организации, турниры самых продвинутых, неординарных, спортивных, музыкальных и т.п. сотрудников.

Корпоративные конференции, симпозиумы, фестивали, форумы, посвященные профессиональным вопросам, новым проектам, внутрикорпоративной интеграции, социальным и культурным инициативам организации.

Кроме того, отделом могут быть предложены корпоративные марши и пробеги, в том числе, велопробеги, олимпиады и спартакиады, салоны и гостиные, слеты и съезды, ярмарки и шоу, тематические чтения и поэтические вечера и т.д. и т.п. Эти корпоративные мероприятия могут иметь профессиональное содержание, они могут иметь интеллектуальную, творческую, познавательную, просветительскую, развлекательную и иную направленность. Так, в одной компании, где очень серьезно относятся к празднованию 1 апреля, каждый год происходит смета формата мероприятий, среди которых «Ненаучная конференция», киностудия «Юмор плюс», «Смехоград» и др. Несерьезное содержание этого ежегодного мероприятия не мешает, а скорее способствует раскрытию таких корпоративных ценностей компании, как интеллектуальность, технологичность и инновационность.

Для организации каждого из запланированных мероприятий специалисту по внутрикорпоративным коммуникациям необходимо:

- Разработать концепцию мероприятия в рамках концепции рекламных и PR-коммуникаций организации. Согласно многочисленным опросам, многие организации проводят «шаблонные» корпоративные мероприятия, поэтому перед специалистом по ВК стоит задача ухода от обычных выходов в ресторан на новогоднем корпоративе, формальных и скучных конференций и т.п., и предложения концепции мероприятия, интересного для всех его участников и обогащающего корпоративную идентичность.

- Определить и согласовать место и время его проведения, которые должны быть удобны для участников, соответствовать формату мероприятия.

- Разработать программу мероприятия и подробный план его организации.

- Разработать смету мероприятия и согласовать ее с финансовой службой и руководством организации.

- Подготовить информационно-рекламные сообщения и материалы.

- Организовать подготовку необходимого для проведения мероприятия оборудования, в том числе для его освещения в корпоративных СМИ.

- Организовать брендирование места проведения мероприятия.

- Организовать приглашение и привлечение участников мероприятия. На корпоративные мероприятия нередко приглашаются представители власти, руководители партнерских организаций и журналисты дружественных СМИ. На корпоративных мероприятиях от них не требуется профессиональной работы, содействия решению какого-то вопроса, такие мероприятия просто укрепляют дружественные связи. На Дни рождения компании/организации часто приглашаются сотрудники, которые вышли на пенсию, на некоторые тематические мероприятия – члены семей сотрудников.

- Организовать встречу участников мероприятия.

- Организовать подготовку и процедуру проведения мероприятия.

- Организовать церемонии открытия/закрытия.

- Организовать подготовку материалов о мероприятии и размещение их в корпоративных средствах информации и коммуникации.

В случае выездного мероприятия необходимы также организация размещения участников мероприятия, обеспечение их трансфера, организация питания, в том числе, привлечение кейтеринговых услуг, организация культурной программы и обеспечение охраны. В случае организации мероприятия в международной компании или приглашения зарубежных гостей необходимо также обеспечение услуг переводчиков.

Несмотря на то, что мероприятия, которые проводятся в реальном времени требуют больших временных и финансовых затрат, их преимуществами являются большая эмоциональная вовлеченность участников, тесные контакты сотрудников друг с другом и широкий спектр дополнительных возможностей, которые появляются в процессе живого общения. Именно мероприятие в реальном времени имеет больший потенциал для использования целого комплекса разных форматов, а также форматов с открытым содержанием, которое создается самими участниками в процессе его проведения.

Сетевой или оn-line формат особенно актуален для организаций, имеющих удаленные филиалы, а также активно использующих удаленную работу. В оn-line формате, который предполагает меньшие временные и финансовые затраты, отделом могут организовываться такие корпоративные мероприятия, как вебинар, виртуальная экскурсия, виртуальная выставка, виртуальный журнал, виртуальные конкурсы, конференции, презентации, тренинги, фестивали, ярмарки и др.

Подготовка к организации и проведению оn-line мероприятий включает в себя то же, что и подготовка к организации и проведению мероприятий в режиме реального времени, исключая лишь то, что связано с подготовкой места, трансфера, питания и охраны, что делает сетевые мероприятия более экономичными. Однако, несмотря на это преимущество и на потенциальную возможности большего охвата, сетевые мероприятия предполагают меньшую эмоциональную вовлеченность и отсутствие тесных контактов их участников. Поэтому соотношение «живых» и сетевых мероприятий должно быть разумным, а их комбинация должна помогать использовать преимущества каждого пространства, в которых они организуются.

Сам процесс подготовки и проведения корпоративного мероприятия может осуществляться отделом рекламы и связей с общественностью, специалистом по внутрикорпоративным коммуникациям или корпоративным мероприятиям с привлечением инициативной группы сотрудников, фрилансерами или специализированным агентством. Некоторые организации предпочитают привлекать даже для выездных корпоративных мероприятий внутренние ресурсы от организаторов и участников, до питания и охраны, приглашая только профессиональных ведущих, диджеев и т.п. Многие организации полагаются на профессиональные услуги агентств. От того, на кого возложены те или иные обязанности по организации корпоративного мероприятия, зависят конкретные действия сотрудников отдела рекламы и связей с общественностью.

Если отделом принято решение привлечь для проведения мероприятия специализированное агентство, прежде всего, необходимо выбрать это агентство. Важно отметить, что многие ивент-агентства предлагают своим клиентам «готовые» продукты, то есть разработанные программы корпоративных мероприятий. Часто при разработке этих мероприятий ивент-компании ориентируются на модные тренды. Так, в недавней истории почти в каждом ивент-агентстве в список предложений входили пенные вечеринки, соревнования по пейнтболу, веревочные тренинги и т.п.

В настоящее время ивент-агентства часто предлагают следующие виды мероприятий: тимбилдинг, спартакиада, турнир по футболу, волейболу и другим видам спорта, корпоратив на зимнем катке, спортивный праздник, экологический квест, мастер-класс по танцам и т.д. Часто ивент-агентствами готовятся программы в формате популярных телеконкурсов или других телепередач. Особенно популярными являются предложения корпоративов в формате перфомансов, экшн-игр и квестов. Приведем один из примеров предложения тематики корпоративов-квестов:

«Ограбление по-мексикански» – погружение в суровую Мексику 90-х и 2 миллиона долларов внутри.

«Тайны Средневековья» – 500-килограммовый железный трон из знаменитого сериала и всего один ключ на игру.

«Кукловод» – гнетущая атмосфера мастерской маньяка и 15 литров настоящей (!) крови.

«Проклятие Рамзеса» – роскошная древнеегипесткая пирамида и 4 тонны песка внутри квеста.

«Перекресток времени» – тысячи интересных изобретений гениального профессора. И лишь одно, способное изменить мир.

«Миссия «Орион» – сплошное железо, мониторы и хайтек. Настоящий космолет в центре столицы.

Очевидно, что это этически очень спорное предложение для проведения корпоративного мероприятия в любой организации. Да и концептуально оно подойдет далеко не всем, особенно с имиджевой и репутационной точки зрения. Поэтому в процессе планирования корпоративного мероприятия специалисту по внутрикорпоративным коммуникациям необходимо предусмотреть все риски от угроз жизни и здоровью участников, до угроз их имиджу и репутации, угроз разрушения социально-психологического и морально-этического климата в организации. Необходимо с большой осторожность подходить не только к процедуре выбора спорных форматов, но и к технике безопасности при организации мероприятий, требующих специальных спортивных навыков или особых физических способностей.

Очевидно, что выбор формата корпоративного мероприятия осуществляется руководством организации. Однако если отдел рекламы и связей с общественностью заинтересован в усилении идентичности организации, он может приложить усилия к тому, чтобы убедить руководство не выбирать ивент из готовых списков, а инициировать разработку уникального мероприятия, которое могло бы на эту идентичность работать. 

Резюме

Внутрикорпоративные коммуникации являются стержнем всей системы коммуникаций организации, а сотрудники организации являются самой приоритетной аудиторией, поскольку именно трудом сотрудников каждая организация создается и развивается. Внутрикорпоративные коммуникации формируют ценностно-смысловую идентичность и целостностьорганизации, объединяя сотрудников на основании миссии организации, корпоративных ценностей и принципов, которые реализуются как в профессиональной деятельности, так и в общении сотрудников друг с другом.

Основные профессиональные обязанности специалиста по внутрикорпоративным коммуникациям обозначены в Профессиональном стандарте специалиста по связям с общественностью, принятом РАСО. Специалист по внутрикорпоративным коммуникациям самостоятельно, в сотрудничестве с отделом по работе с персоналом или с привлечением внешних структур проводит исследования, необходимые для повышения эффективности внутрикорпоративных коммуникаций, работает над созданием коммуникационной инфраструктуры, разработкой корпоративной философии и корпоративных ценностей, фирменного стиля, корпоративной символики и атрибутики, брендбука.

Он также совместно с отделом по управлению персоналом работает над формированием уникальных корпоративных традиций и корпоративного имиджа организации, раскрывая позитивный потенциал организации и ее сотрудников. В ведении специалиста по внутрикорпоративным коммуникациям находятся корпоративные СМИ организации, в том числе, печатные и электронные газеты, журналы, корпоративное радио и телевидение, корпоративные социальные сети. Кроме того, он отвечает за подготовку и проведение корпоративных мероприятий в реальном времени (off-line) и в сетевом пространстве (on-line). В работе по организации внутрикорпоративных коммуникаций отвечающий за них сотрудник отдела рекламы и связей с общественность опирается на стратегическое и тактическое планирование коммуникаций организации и концепцию рекламных и PR-коммуникаций.

Вопросы для обсуждения

1. Почему внутрикорпоративные коммуникации являются стержнем всей системы коммуникаций организации?

2. Какую роль играют внутрикорпоративные коммуникации в формировании ценностно-смысловой идентичности организации?

3. Каковы основные профессиональные обязанности специалиста по внутрикорпоративным коммуникациям?

4. Какие исследования необходимы для развития внутрикорпоративных коммуникаций?

5. Каков потенциал внутрикорпоративных коммуникаций в формировании корпоративного имиджа организации?

6. На что необходимо ориентироваться отделу рекламы и связей с общественностью в процессе создания корпоративной коммуникационной инфраструктуры, разработки корпоративных СМИ и СМК и подготовки корпоративных мероприятий?

7. Из каких элементов может формироваться корпоративная коммуникационная инфраструктура?

8. Какие преимущества и недостатки имеют традиционные и сетевые каналы коммуникации, традиционные и сетевые корпоративные СМИ?

9. Каковы критерии выбора корпоративных мероприятий? Что необходимо учитывать в процессе их планирования и организации?

10. Каковы преимущества и недостатки корпоративных мероприятий в реальном времени и в on-line формате?

11. Какие риски необходимо предусмотреть при самостоятельной организации корпоративных мероприятий? При привлечении к организации внешних структур?

Практические задания

 

1. Предложите авторскую программу внутрикорпоративных коммуникаций в вашей учебной группе.

2. Проанализируйте брендбук выбранной вами организации. Способствует ли этот брендбук формированию ее корпоративного имиджа? Аргументируйте свой ответ.

3. Работая в малых группах, смоделируйте «идеальную систему» внутрикорпоративных коммуникаций в выбранной или придуманной вами организации.

Проверочные тесты

1. Внутрикорпоративная коммуникационная инфраструктура организации включает в себя:

А. сотрудников организации

Б. все каналы внутрикорпоративных коммуникаций

В. интранет

 

2. Отдел рекламы и связей с общественностью занимается формированием корпоративных традиций организации совместно:

А. с отделом по управлению персоналом

Б. с отделом продаж

В. с производственным отделом

 

3. Корпоративный имидж организации – это ее эмоционально окрашенный и устойчивый образ, который складывается в сознании:

А. сотрудников организации

Б. внешних аудиторий организации

В. сотрудников организации и всех тех, кто вступает с ней во взаимодействие

 

4. Закрытые корпоративные порталы, которые действуют в пределах локальной сети компании/организации – это:

А. экстранет

Б. интранет

В. система корпоративных блогов

5. Форумы, блоги, комментарии и отзывы в корпоративных сетях являются инструментами для:

А. публикации контента

Б. контроля и мониторинга

В. обсуждения

 

6. Усилению идентичности организации наилучшим образом будет содействовать корпоративное мероприятие, которое:

А. разработано специально с учетом корпоративной культуры организации

Б. отражает современные тренды в организации корпоративных мероприятий

В. выбрано сотрудниками организации из списка, предложенного агентством