Закон информированности и упорядоченности

       Вследствие высокой скорости информационных потоков в ХХI веке много информации пролетает мимо нас, информационные службы компаний не в состоянии отследить даже информацию, непосредственно касающуюся их действительности. Следовательно, сокращается время на ознакомление с новой информацией. Появился даже новый принцип передачи информации: «только главное и очень кратко».

       Данные несущие в себе новизну и полезность для работника принимающего решение, называются информацией.

       Одни и те же данные могут быть для одного человека информацией, а для другого — пустым набором данных.

       Информация представляет собой важнейший элемент информационной среды управления, ее разделяют на два больших класса:

• объективную, овеществленную в какой-либо продукции (товарах, услугах, знаниях)
• субъективную, отраженную, организованную людьми (впечатления, мнения, инструкции, приказы)

       В зависимости от характера подготавливаемого решения информация классифицируется по следующим группам:

• по области применения: управленческая, техническая, биологическая
• по функциональной направленности: планирующая, организующая, активизирующая, координирующая, контролирующая, информирующая
• по времени действия: стратегическая, тактическая, оперативная
• по характеру разработки и реализации: уравновешенная, импульсивная, инертная, рискованная, осторожная
• по уровню неопределенности: низкая, средняя, высокая и сверхвысокая
• по масштабам воздействия: общая и частная
• по направлению воздействия: внутренняя и внешняя

       Информационная среда, ввиду ее сложности, является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством. Она подчиняется действию законно информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, а также наличие между элементами установленного взаимодействия.

       Формулировка закона: Каждая система (социальная и биологическая) стремится получить как можно больше достоверной, ценной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения).

       Математическая интерпретация закона имеет следующий вид:

;            ;               ;              

 

где , , , - соответственно уровни характеристик информации:

• объем
• ценность
• достоверность
• насыщенность в i-той области (финансы, экономика, персонал)

       Каждая из приведенных формул обозначает стремление получить информацию с максимальными средними значениями соответствующих характеристик. Так, первая формула вынуждает руководителей собрать максимальное количество информации, вторая- наиболее достоверную, третья — наиболее ценную и четвертая — наиболее насыщенную информацию.

       Варианты реализации закона информированности- упорядоченности:

       Вариант 1. Руководитель и подчиненные не знают о законе

       Характер стихийного действия закона. Персонал, заботясь об устойчивом положении своей компании будет стараться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и пр., не всегда задумываясь об ее упорядоченности и объеме. Немалая часть этой информации является информационным «мусором». Иногда компании выходят на сомнительные источники якобы «очень ценной» информации, многие из этих источников носят криминальный характер. Много информации собирается «на всякий случай». Таки образом, в результате бессистемной, но естественной гонки за информацией компания может понести серьезные убытки.

       Вариант 2. Руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.

       Характер действия закона. Профессиональный руководитель заранее планирует использование тех или иных источников с заданными характеристиками информации. Обо всех этих источниках и самой информации подчиненные могут и не знать. Однако их будет беспокоить слабая, на их взгляд, информационная поддержка деятельности компании. Поэтому они будут стараться принести руководителю как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и т.д. Руководителю прийдется тратить время на просмотр этой информации и отбор существенной, объяснять информатору каковы польза или вред его информации. Несогласованность информационных процессов в данном варианте обычно приносит вред компании, хотя все хотели сделать как можно лучше. Этот вариант является самым тяжелым для руководителя, так как порядок и беспорядок редко уживаются.

       Вариант 3. Руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности.

       Характер действия закона. Руководитель и подчиненные осведомлены о деталях выполняемого задания, используемых средствах и методах, источниках и характере необходимой информации. Заранее выбирают источники, предоставляющие надежную информацию общего либо локального характера. Каждой группе работников в рамках их полномочий и ответственности определяют источники необходимой информации и порядок информационного воздействия.

       Следствия закона информированности-упорядоченности:

• Достижение максимальных значений всех характеристик информации приводит к дезинформации. Стремление приобрести максимум информации приводит к большим затратам финансовых средств, информационной избыточности, к перенасыщению информации цифрами, таблицами, графиками и т.д. В результате создаются проблемы обработки, хранения и оценки полученной информации.
• Информированность работника после достижения ею верхнего критического уровня переходит в компетентность работника. Каждый работник повышает свою квалификацию, изучая литературу, посещая лекции и семинары. При этом, информация не срезу переходит на уровень теоретических или практических знаний. Часть ее теряется, часть накапливается, объединяется с другой. Достигнув необходимого объема и пропорций эта информация становится полезной для решения конкретных задач, а ее носитель приобретает новый уровень компетентности.

       Особенности характеристик информации: (16.05.09)

       Особенности объема воспринимаемой информации.

       Объем информации рассматривается с двух сторон:

• объем символьной информации — важен для информационных систем. Измеряется количеством букв, знаков, символов, выражается в байтах, страницах, томах.

• объем воспринимаемой информации — особо важен для социальных систем. Характеризует необходимую полноту информации о каком-либо объекте управления.

Объем воспринимаемой человеком информации зависит от:

• символьного объема
• формы представления (текст, графика, формулы, звук, изображение)
• сложности самой информации
• алгоритма и времени обработки информации
• характеристик человека
• текущего состояния объекта управления

       Выделяют три уровня воспринимаемой информации:

• информационная избыточность — необходима для подготовки особо ответственных решений. Достигается в результате дублирования информации о каком-либо явлении или процессе, поступающей от разных источников.
• субминимальный уровень — это минимальный объем информации для конкретного субъекта управления, при котором он может принять обоснованное управленческое решение. Этот уровень следует подстраивать под конкретного человека.
• недостаток информации - получается из-за отсутствия доступных источников информации, отсутствия самой информации в силу новизны явления, недостаточного профессионализма информационных работников, искусственной монополизации информации различными организациями. В то же время недостаток информации способствует активизации творческой мысли работников по поиску нестандартных решений.

       Особенности достоверности информации

       Достоверность информации — это отношение набора верной информации к общему объему информации, полученной информантом и выраженной в процентах. Достоверность имеет три уровня:

• абсолютный (100%)
• доверительный (80-90%)
• негативный (менее 70%)

       Достоверность во многом зависит от методики документооборота, количества людей, принимающих участие в сборе, передаче и обработке информации, а также от их профессионализма. Важное значение имеет время обработки и передачи информации, например, информация о конъюнктуре цен на рынке, курсах валют.

       Достоверность может быть повышены за счет создания системы оперативного получения информации, повышения профессионализма информационных работников и сокращения количества людей, принимающих участие в ее передаче, обработке и хранении, за счет информационной избыточности сведений.

       Особенности ценности информации

       Ценность характеризует информацию как материальную или интеллектуальную продукцию, имеющую потребительную стоимость. Она определяется снижением затрат материальных или интеллектуальных ресурсов или повышением прибыли на принятие правильного управленческого решения.

       Выделяют 4 уровня ценности информации:

1. нулевой (уровень снижения затрат или повышения прибыли от использования равен 0) — соответствует искаженная, некачественная, ложная, неверная, недостаточная, неточная, противоречива и фиктивная информация. Часто нулевой уровень приводит к ошибочным решениям, наносящим ущерб компаниям.
2. средний (уровень затрат снижается в 1,1-1,5 раза, или повышается прибыль от использования в 1,1-1,5 раза) — соответствует информация, полученная от высокопрофессиональных специалистов компании, работающих в системе программно-целевого или регламентированного управления. Это доказательная, достоверная, качественная, необходимая, полезная, основная, своевременная, точная информация. К ней относятся рационализаторские предложения, новые проекты, товары и услуги, удовлетворяющие новый набор интересов человека или общества.
3. высокий (в 2-5 раз) — информация, созданная в научно-исследовательских учреждениях, венчурных компаниях, работающих в системе инициативных технологий управления. К ней относятся изобретения, научные открытия, инновационные технологии, маркетинговые исследования, имитационные модели организаций.
4. сверхвысокий (более, чем в 10 раз) — информация, полученная в исследовательских центрах и признанная мировым сообществом как выдающаяся. Свидетельством этого является присуждение ученым и практикам международных премий (Нобелевской, Мира)

       Представленные уровни носят субъективный характер — для одного специалиста поступившая информация может иметь нулевой уровень, а для другого — средний, в зависимости от квалификации специалиста и сложности полученного задания.

       Особенности насыщенности информации

       Насыщенность информации (Н) характеризуется соотношением объема профессиональной (П) и фоновой (Ф) информации в каком-либо тексте документа или сообщения, предназначенных для ознакомления с ними работников организации

                                          Н = * 100%

Профессиональная информация содержит данные в виде текста, рисунков, таблиц, отражает суть рассматриваемого задания.

       Фоновая информация служит для лучшего восприятия работников профессиональной информации. Может включать в себя: слова приветствия или участия, шутки или анекдоты, вспомогательную или вводную информацию, примеры. Отсутствие фоновой информации приводит к быстрой утомляемости человека от профессиональной информации, поэтому она плохо воспринимается. Избыто фоновой информации может привести к отвлечению внимания работников от сути рассматриваемого вопроса, переключение его внимания на несущественные детали.

       Выделяют три уровня насыщенности информации:

• высокий (около 100%) - фоновой информации практически нет
• нормативный (около 70%)- объем профессиональной информации 70%, фоновой — 30% - самый приемлемый уровень насыщенности информации для эффективной организации управленческой деятельности.
• низкий (менее 50%)

       Выделяют три уровня открытости информации:

• секретная (государственная тайна — отражает глобальные потребности государства. Имеет ограничение на использование. Степень секретности отражается в трех грифах: особая важность, совершенно секретно, секретно. В компаниях, не имеющих специального государственного заказа, такой информации не должно быть.
• Конфиденциальная (служебная) — отражает корпоративные потребности. Информация имеет ограничен на использование. Эти ограничения определяются руководителем или лидерами компании. Обычно руководители компаний причисляют к конфиденциальной информацию с высоким уровнем ценности, в том числе: кадровый и профессиональный состав, сведения о партнерах и клиентах, инновационный задел, инвестиционные программы и планы инвестиций, способ производства продукции и структура цены, условия сделок и контрактов, данные бухгалтерского учета. Считается, что утечка 20% конфиденциальной информации может привести к организационному краху.
• Публичная — отражает разносторонние интересы общества и личности. Информация не имеет ограничений на использование. К ней относятся публикации в СМИ, сведения, полученные на публичных выставках, презентациях, материалы лекций.