С общественностью в органах власти

Помимо средств массовой коммуникации государственная структура или муниципалитет взаимодействуют со следующими целевыми аудиториями:

— население: избиратели и налогоплательщики;

— политические партии и выборные должностные лица;

— профессиональные союзы;

— гражданские объединения;

— государственные (муниципальные) служащие.

Рассмотрим специфику взаимодействия с каждой из этих аудиторий подробнее.

 

4.1.1. Население

Приоритетным направлением в работе с населением являет- ся деятельность, направленная на вовлечение этой группы в реализацию государственных программ и деятельность орга- нов местного самоуправления. Население в своих поступках ру-

 

160

ководствуется личностными предпочтениями и обстоятельства- ми. Для многих государственная или муниципальная власть — это нечто, что можно игнорировать до тех пор, пока не затраги- ваются интересы их улицы, школы, детей или собственного дома.

Реализуемая программа взаимодействия должна состоять из следующих необходимых ингредиентов:

— Участие. План должен отражать все существующие точ- ки зрения на рассматриваемую проблему.

— Информация. Распространяемая информация должна быть ясной и всеобъемлющей.

— Определение проблемы. Проблема должна быть ясно определена, чтобы понимание у заинтересованных групп было одинаковым.

— Образование. Участники программы должны иметь же- лание учиться и обучать.

Взаимоотношения между государственной или муници- пальной организацией и населением можно условно разделить на три категории: рутинные, позитивные и внешние. Для каждой категории возможно создание плана взаимоотношений или даже стратегического плана действий.

— Рутинные отношения являются результатом ежедневной работы государственного органа, например, решение вопросов неоплаты счетов за коммунальные услуги, штрафы, получение лицензий и пр.

— Позитивные включают в себя функции государства обу- чать, поощрять и награждать различные группы населения. Например, награждение самого выдающегося человека в городе.

— Внешние взаимоотношения возникают в том случае, ко- гда людей приглашают поучаствовать в работе государственной организации или просят дать рекомендации.

Основной формой встреч с населением являются собрания, на которых представитель государственной или муниципальной структуры знакомится с общественным мнением по конкретно- му вопросу непосредственно в процессе его представления. Негативным аспектом данной формы встреч является невоз- можность соблюдать, к примеру, повестку дня и следовать во всем предусмотренной процедуре, так как мнение может воз- никнуть в процессе обсуждения проблемы. Более того, в подоб-

161

ных встречах не смогут принять участие все существующие группы населения.

Альтернативные способы взаимодействия с населением:

— референдумы;

— пакеты «Добро пожаловать», предлагающие скидки на городские коммунальные услуги;

— ежегодные доклады, новостные письма, публикации;

— награды, получаемые гражданами, и награды от групп населения, получаемые чиновниками;

— возможности граждан принять участие в работе департа- мента или комитета;

— организованная деятельность в парках и других обще- ственных местах;

— культурные мероприятия;

— связи с бизнес-ассоциациями.

В работе с населением могут быть использованы и другие методы, призванные продемонстрировать открытость органов власти и их готовность к диалогу с гражданами.

 

4.1.2. Политические партии и выборные должностные лица

Большую часть общественно-политической инфраструкту- ры социума представляют партии. Выполняя роль «посредни- ка» между гражданским обществом и государственными и му- ниципальными органами, партии оказывают существенное влия- ние на формирование общественного мнения, позицию граждан. Через своих представителей партии влияют на деятельность парламента и правительства, представительных и исполнитель- ных органов власти, корректируют деятельность властных структур, нередко выступают в качестве своеобразных катали- заторов социальных процессов.

Для эффективного привлечения партий, общественных объ- единений к решению социально важных проблем в региональ- ных и местных программах необходимо определить социальное значение деятельности политических формирований и разрабо- тать механизм их участия в социальных федеральных и регио- нальных программах.

 

162

Судя по приоритетам, которые сформировались в обще- ственном сознании, шансы на успех имеют прежде всего те объ- единения, которые делают ставку не на абстрактно-идеологичес- кие, а сугубо прагматические ориентиры, прежде всего на гиб- кую и последовательную политику экономических и социаль- ных реформ, эпицентром которых являются интересы человека. Именно сквозь призму интересов россиян следует разрабаты- вать и определять приоритеты партии, стоящие перед ней за- дачи. И для выполнения этих задач партии должны играть со- ответствующую роль во взаимодействии с властными струк- турами.

Перед государственными и муниципальными службами по связям с общественностью же стоит задача — осмыслить, каков может быть их вклад в принятие мер по созданию и укреплению механизма взаимодействия органов государственной власти и партий. В качестве примера назовем вовлечение структур гражданского общества в процесс информирования населения о результатах деятельности политического руководства страны и региональной власти.

Основными формами взаимодействия партий и выборных должностных лиц с населением могут быть:

— Неофициальные новостные письма. Еженедельные не- официальные письма позволят быть выборному лицу в курсе событий и намечающихся проектов, дают ему возможность предотвратить конфликтные ситуации. Подобное письмо может состоять как из законодательных новостей, так и интересных фактов об общественности, жизни населения.

— Контроль жалоб. Выборное должностное лицо получает огромное число жалоб, с которыми в дальнейшем разбираются подчиненные и информируют его о результатах.

— Персональный контакт. Несмотря на значение формаль- ной документации, телефонное общение намного эффективнее. Другие предпочитают общаться на еженедельных неформаль- ных встречах.

— Финансовая информация. Выборные органы получают от чиновников финансовую информацию и рекомендации по пово- ду действий, которые должны быть приняты в той или иной сфере. Ежемесячно предоставляется информация,  касающаяся

163

расходов и доходов органа, а также финансового прогнозирова- ния. Задача сотрудников корректно оценить финансовое поло- жение и предложить дальнейшие перспективы финансового раз- вития организации. Обсуждение бюджета организации для вы- борных лиц — одна из первостепенных задач, соответствующее решение которой позволит им заручиться поддержкой подчи- ненных до следующих выборов.

Перечисленные формы взаимодействия помогут установить более тесный контакт с депутатами представительных органов власти.

 

4.1.3. Профессиональные союзы

Взаимодействие институтов государственного и муници- пального управления и профсоюзов является важным фактором стабилизации политического и экономического развития, эф- фективным инструментом демократических преобразований в обществе. Это взаимодействие находит воплощение в соответ- ствующих принципах, организационных формах и видах дея- тельности профсоюзов. Оно с достаточной полнотой проявляет- ся на федеральном, региональном, отраслевом и местном уровне и во многом зависит от того, какие организации составляют его базовую основу.

Основная функция профсоюзов как общественных объеди- нений (она находит прямое отражение в их роли как партнеров в системе отношений «паблик рилейшнз») состоит в согласова- нии и защите интересов трудовых коллективов и отдельных ра- ботников в сфере социально-трудовых отношений.

Проблемы согласования и защиты интересов трудящихся решаются также и органами государственного и муниципально- го управления.

Процесс согласования и защиты интересов работников мо- жет осуществляться как непосредственно, путем организации взаимодействия органов государственного и муниципального управления с представителями профсоюзов, так и опосредован- но, путем обмена информацией, создания благоприятных усло- вий для решения возникающих проблем, ведения переговоров, подписания коллективных договоров и соглашений. Естествен-

 

164

но, что во втором варианте роль PR -служб и PR -деятельности более значительна. Особенности взаимодействия органов госу- дарственной власти и профсоюзов выражаются в следующем:

— во-первых, в том, что государственные и муниципальные органы, устанавливая связь, в большинстве случаев напрямую фактически не взаимодействуют с работниками трудовых кол- лективов. Поэтому органы государственного и муниципального управления должны обязательно учитывать авторитет и влия- ние профсоюзов, их руководящих структур среди тех трудовых коллективов, работников тех отраслей, интересы которых они представляют;

— во-вторых, очень важно учитывать то обстоятельство, что органы государственной власти и местного самоуправления во взаимодействии с профсоюзами выступают не только как по- средники или арбитры, осуществляющие согласование интере- сов работников и работодателей, но и во многих случаях как работодатели;

— в-третьих, необходимо подчеркнуть, что большинство государственных и муниципальных служащих являются члена- ми профсоюзов и профсоюзных объединений. Следовательно, взаимодействие властных структур и профсоюзов имеет внут- реннюю специфику и во многом зависит от организационных отношений по вертикали. То есть государственные управленцы полностью не отделены от профсоюзов, соответственно и проф- союзы не следует считать отчужденными или независимыми от органов государственного управления и местного самоуправ- ления.

Отмеченные обстоятельства во многом определяют воз- можности, границы деятельности и поведения как институтов государственной службы, муниципального управления, так и профсоюзов в системе взаимодействия с государством по раз- личным проблемам политической, экономической, социальной и духовной жизни общества. Эти же обстоятельства надо иметь в виду при анализе основных направлений, целей и задач разви- тия партнерских связей между государством и профсоюзами, а также деятельности PR -служб по обеспечению этих связей.

В целом можно констатировать, что сегодня аспект взаимо- действия PR -служб органов государственного и муниципально-

165

го управления и профсоюзов выражен достаточно отчетливо с обеих сторон и будет усиливаться по мере улучшения общего фона взаимоотношений властей и профсоюзов.

 

4.1.4. Гражданские объединения

Множится число общественных объединений, концентри- рующих огромный личностный потенциал, инициативу людей, но часто эти объединения работают вхолостую, не достигая по- ставленных целей. Это происходит из-за отсутствия четкости представления об усилиях государства в области социальной политики и в конечном счете из-за слабого взаимодействия с государственными органами.

Низкая результативность связана и с тем, что общественные организации недостаточно знают основы менеджмента неправи- тельственной организации, бухгалтерский учет, основополага- ющие принципы успешной работы, плохо представляют роль лидера в достижении успеха. Поэтому для этих организаций крайне важны и конференции, и обучающие тренинговые семи- нары.

Принимая во внимание растущее желание общественных объединений взаимодействовать с государственными органами на уровне принятия решений, PR -службы должны совершен- ствовать механизм взаимодействия госслужбы и организаций

«третьего сектора»¹.

Только постоянный диалог, конструктивное сотрудничество между органами власти, гражданами и их объединениями являет- ся залогом позитивного восприятия населением деятельности ор- ганов власти.

 

4.1.5. Государственные и муниципальные служащие

Эффективное управление персоналом с помощью PR поз- волит результативно функционировать самому органу власти.

 

¹ См.: Комаровский В. С. Связи с общественностью в политике и государ- ственном управлении. — М.: РАГС, 2001. — С. 274—275, 287—288.

166

В этом процессе применяются различные способы коммуни- кации, наиболее популярными из которых являются следующие:

— Один на один. Это наиболее фундаментальный тип об- щения. При его использовании рекомендуется разработать ка- лендарь встреч с каждым из сотрудников, например, в обеден- ные перерывы, во время которых в непринужденной обстановке можно выслушать их пожелания.

— Групповые встречи. Для групповых встреч необходимо заранее определить повестку дня и цель встречи. Рекомендуется приглашать на встречу сотрудников, занимающих различное положение в организации.

— Напечатанная информация. Большинство организаций информируют своих сотрудников посредством брошюр, писем, объявлений, но чаще всего такая информация остается без вни- мания. Данный тип взаимодействия считается неэффективным, поэтому в последнее время организации не используют его.

— Видео. Коммуникации посредством видеозаписей стано- вятся наиболее практикуемым способом. Видеокамеры записы- вают встречи для дальнейшего проигрывания большей по объе- му аудитории. Некоторые структуры используют интерактивные видеоконференции для обучения сотрудников, установления диалога между руководством и рядовыми сотрудниками.

— Периодическое издание. Предполагается распространять периодические издания в информационных центрах организа- ции, многолюдных коридорах с целью оповещения как можно более широкомасштабной аудитории. Если сотрудник получает письмо с благодарностью от населения, рекомендуется вклю- чить его в данное периодическое издание. Во-первых, это будет приятно сотруднику, и у него появится стимул работать еще лучше, и во-вторых, это необходимо для улучшения коммуни- каций между руководством и сотрудниками, для информирова- ния внешней среды (населения, вышестоящего руководства, партнеров и др.), которой также адресованы данные периоди- ческие издания.

— Электронная почта. Электронная почта — быстрый и недорогой способ передачи сообщений. Эффективность зави- сит от количества пользователей, имеющих доступ к системе.

 

 

167

Паблик рилейшинз, несомненно, являются и средством стратегического управления, и инструментом влияния на персо- нал с помощью информационного воздействия. Такое управле- ние необходимо для любой современной организации, в том числе для муниципальных и государственных учреждений лю- бого уровня.

 

4.2. Событийный маркетинг

В ходе взаимодействия с различными целевыми аудиториями сотрудникам PR -подразделений государственных и муниципаль- ных организаций приходится организовывать и проводить раз- личные публичные мероприятия. Все они относятся к так называ- емому событийному маркетингу.

Событийный маркетинг — это совокупность технологий, направленных на продвижение организации при помощи специ- ально (искусственно) придуманных ярких и запоминающихся со- бытий (special event — специальное событие).

Цель событийного маркетинга — продвижение интересов компании, манипулирование поведением и мнением целевой аудитории.

Задача событийного маркетинга — сформировать у челове- ка положительное личностное отношение к бренду, компании, вызвать интерес, предоставить ему возможность почувствовать выгоду, получить реальный опыт общения с продуктом, маркой. Событийный маркетинг использует повод — событие: ре- альное или вымышленное, плановое или специально организо- ванное, широко известное или созданное специально для кон-

кретной аудитории.

Событийный маркетинг используется компаниями не столько в качестве инструмента напоминания о себе, сколько при появлении нового предложения товара или услуги. При обыгрывании планового события необходимо учитывать тот факт, что интерес к новому вызывает больший отклик. Пра- вильно оперируя всеми рекламными средствами событийного маркетинга в совокупности, можно обеспечить выгоду как для

 

 

168

тех, кто организует событие, так и для тех, кто в мероприятии участвует.

Специальные события решают ряд задач, а именно:

— продвижение организации за счет продвижения события- бренда;

— формирование лояльных групп во внешнем окружении;

— укрепление (расширение) команды единомышленников среди сотрудников;

— создание эффекта «сарафанного радио»;

— результативное воздействие на аудитории в ситуации, когда реклама запрещена или нецелесообразна;

— накопление знаний о ключевых целевых группах органи- зации;

— обеспечение ненавязчивой, естественной коммуникации. Остановимся на технологиях подготовки основных специаль-

ных событий.

 

4.2.1. Технологии подготовки публичных мероприятий

Технологии связей с общественностью — это процесс при- менения приемов, направленных на достижение конкретной це- ли реально действующим субъектом управления, и результат этой деятельности. Технологии в системе связей с общественно- стью не только упорядочивают средства достижения цели, но и закрепляют очередность действий, выработку соответствую- щих форм социального поведения групп общественности.

В научных изданиях категория «технология» определяется следующим образом. Технология (от греч. texne — искусство, мастерство и logos — наука) — это система целенаправленных, последовательных, заведомо эффективных действий, рассчитан- ных на достижение необходимого (заданного) положительного результата.

Применительно к технологиям связей с общественностью можно сказать, что они представляют собой совокупность по- следовательно применяемых процедур, приемов и способов деятельности по организации связей с общественностью, направленных на наиболее оптимальную и эффективную  реали-

 

169

зацию целей и задач субъекта управления в определенное время и в определенном месте.

Технологии связей с общественностью — это и процесс применения приемов, направленных на достижение конкретной цели реально действующим субъектом управления, и результат этой деятельности.

Как правило, низкая обеспеченность техническими или кад- ровыми ресурсами снижает эффективность технологий связей с общественностью. Поэтому не столько эффективность приме- нения, сколько само существование технологий связей с обще- ственностью обусловлено состоянием дел в регионе или органи- зации, умением управленцев использовать накопленный опыт, реализовывать имеющиеся возможности в конкретной ситуации. Ошибки и некомпетентность руководства, от которых не спаса- ют никакие статусы и титулы, могут не только снизить функци- ональное значение технологий связей с общественностью, но и полностью изменить направленность их действий.

Технологии связей с общественностью могут выступать и в качестве средства инициации, источника побуждения внут- ренних механизмов регуляции всей системы связей с обще- ственностью и ее отдельных элементов. Иными словами, как элемент деятельности субъекта управления, выполняющий определенные социальные функции, технологии связей с обще- ственностью становятся одним из механизмов самонастройки и самоорганизации этой области управленческой деятельности. В данном смысле технологии — не просто перечень оптимальных и эффективных действий, но и способ усиления контроля за процессом достижения целей, форма управления этой деятель- ностью.

К действенным технологиям относятся специально органи- зованные события. Публичные мероприятия — это специально организованные события по самым разнообразным поводам и форме их проведения. Это может быть семинар, конференция, круглый стол и др. Рассмотрим подробно некоторые специаль- но-организованные события.

 

170

Семинар

Устоявшейся формой публичного спецмероприятия являет- ся семинар. Лежащая на поверхности задача семинара — поде- литься опытом и знаниями в определенной сфере с соответ- ствующими группами общественности.

Однако семинар как специальное событие должен решать не одну, а целый спектр задач. Профессиональная репутация орга- низации, которая постоянно проводит семинары, стабильно укрепляется: консультируя людей по определенным вопросам, она получает статус эксперта, лучше всего разбирающегося в вопросах своей отрасли. Кроме того, важным моментом при проведении семинаров является и обратная связь. Во время ра- боты семинара организация собирает от его участников отклики о своей деятельности, следит за их реакцией на информацию по различным проблемам, получает основу для корректировок.

В процессе организации и проведения семинара организа- ция завоевывает новых сторонников, которые в случае возник- новения проблемы по профилю будут обращаться за решением именно к ней. Проведение семинаров интересно еще и тем, что предоставляет специалисту по связям с общественностью хоро- шую возможность установить партнерские отношения со СМИ. Специалисты по PR могут приглашать журналистов в качестве спикеров по профильной для них теме. На такие приглашения представители масс-медиа, как правило, охотно откликаются.

r Приведем пример анонса одного из успешных семинаров с разбо- ром его отдельных частей.

30 марта — 2 апреля 2011 г. Пятый системный конференц-семинар для государственных структур «Новые паблик рилейшнз для государственных организаций и проектов. Формат 2011».

Здесь главное — и указание на то, что семинар носит характер регуляр- ного события, и, конечно же, тема, которая призвана демонстрировать и но- визну, и компетентность организаторов.

Комитет по образованию Российской ассоциации по связям с обществен- ностью, ассоциация преподавателей по связям с общественностью, агентство

«Международный пресс-клуб. Чумиков PR и консалтинг», Институт социоло- гии Российской академии наук, Академия труда и социальных отношений при участии журнала «Советник» и порталов www.raso.ru и www.sovetnik.ru про-

 

171

ведут 30 марта — 2 апреля 2011 г. в Учебно-методическом центре «Голицы- но» (Московская область) пятый системный конференц-семинар.

Здесь будет проходить демонстрация спектра связей и возможностей ор- ганизаторов, которые показывают пул своих партнеров.

Темы конференц-семинара:

— Новые информационно-коммуникативные реалии.

— Новые коммуникации органов власти в социально-политическом про- странстве.

— Новые модели взаимодействия власти и СМИ.

— Новые медиарилейшнз. Конвергентные СМИ и работа с ними.

— Новые коммуникации государственных структур в сфере инноваций.

— Новые технологии измерения медийного поля, блогосферы и непосред- ственных массовых и экспертных аудиторий.

— Новые правила копирайта и спичрайтинга.

— Новые интернет-коммуникации (Web 2.0, Web 3.0).

— Новый прогрессивный блог руководителя.

— Новые ракурсы проведения PR-кампаний.

— Новые книги.

— Новые тренинги.

Далее дается перечень компетенций организации: от анализа ситуации до практического решения информационно-коммуникационных проблем.

Подбор спикеров конференц-семинара осуществлен таким образом, чтобы вновь продемонстрировать спектр возможностей как в «ширину» (представители разных организаций, решающих сходные задачи), так и в «глубину» (авторитет- ность, подкрепленная титулами, и компетентность). Список участников прилага- ется. В него могут быть включены:

— ученые-практики (список с фамилиями и регалиями);

— практики-руководители (список с фамилиями и регалиями);

— представители регионов (список с фамилиями и регалиями);

— представители СМИ (список с фамилиями и регалиями).

Формальная статусность семинара подтверждается тем, что по окончании учебы выдаются удостоверения государственного образца Академии труда и социальных отношений о прохождении краткосрочных курсов повышения ква- лификации объемом 72 часа.

 

 

Конференция

При подготовке к конференции, которая должна начинаться, как правило, за несколько месяцев до ее официального открытия, необходимо решить следующие наиболее важные технологиче- ские вопросы:

— выбор места и времени проведения конференции;

— подготовка информационно-рекламных материалов, меха- низм их распространения (по специальным каналам или СМИ);

172

— подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений участникам конференции;

— отбор и подготовка дополнительного персонала для со- провождения и обслуживания участников конференции;

— техническое обеспечение проведения конференции;

— подготовка идентификационных табличек и нагрудных карточек для различных категорий участников (членов президи- ума, руководителей секций, обслуживающего персонала и др.);

— подготовка транспарантов для оформления помещений, стрелочных указателей и прочих материалов для лучшей ориен- тации участников конференции на территории и в помещении проводящей ее организации;

— подготовка макета и издание программы конференции с указанием точного времени и места проведения всех меропри- ятий, схемы расположения основных и вспомогательных поме- щений, тематики докладов основных выступающих и докладов на специализированных сессиях, контактные телефоны и электронные адреса организаторов;

— подготовка специальных материалов для журналистов (пресс-релизы, краткие сведения об основных участниках, крат- кие тезисы наиболее важных выступлений и др.);

— подготовка и издание сборника с тезисами докладов участников конференции;

— разработка культурно-развлекательной программы;

— подготовка PR -мероприятий, дополняющих работу кон- ференции.

 

«Круглый стол»

 

Казалось бы, ничего необычного в этом мероприятии нет: со- брались люди, поговорили, обсудили проблемы и разошлись. Действительно, большинство «круглых столов» проходит именно так. Соответственно, большинство подобных акций непривлека- тельны для журналистов. Чтобы «круглый стол» дал хороший ме- дийный результат, целесообразно при его подготовке использо- вать следующие ориентиры:

— подобрать в качестве организатора базовую структуру, представляющую интересующую вас целевую группу;

 

173

— включить в состав организаторов одно или несколько причастных к проблеме СМИ;

— сделать «круглый стол» «многосубъектным», т. е. при- влечь к участию в нем представителей разных целевых групп, имеющих отношение к интересующей вас проблеме;

— создать условия, при которых журналисты являлись бы включенными участниками «круглого стола», а не только наблюдателями;

— представить на «круглом столе» какой-либо интеллекту- альный продукт.

 

Презентация

Презентация может быть охарактеризована как такая форма подачи информации, которая может быть названа «пресс-конфе- ренцией плюс…», поскольку сбор журналистов и ознакомление их с определенными сведениями присутствует на любой презен- тации. Можно выделить три основных признака презентации, отличающих ее от пресс-конференции:

— презентация предполагает материализацию информации: аудитории всегда представляется некий новый продукт, услуга, технология, книга и т. д.;

— презентации чаще всего устраиваются не столько для журналистов, сколько для представителей актуальных целевых групп (потенциальные исполнители проекта, потребители услуги, инвесторы, партнеры, влиятельные госслужащие и т. п.), информация до которых доводится напрямую, без посредниче- ства СМИ;

— полномасштабная презентация сложнее пресс-конферен- ции (последняя вообще может рассматриваться как составной элемент презентации).

Соответственно, в структуре презентации выделяют пять базовых элементов:

1) пресс-конференция;

2) презентационная часть;

3) неформальное общение;

4) сопровождение (дополнение) сообщения;

5) прощание.

 

174

Главной целью любой презентации является эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение всесторонней поддержки со стороны контактной аудитории.

Готовясь к презентации, необходимо ранжировать конкрет- ные цели этого мероприятия по степени важности. Такими це- лями могут быть: формирование у потенциальных клиентов начального уровня знаний и потребности в презентируемом объекте; формирование у своих клиентов и потребителей образа надежного партнера по бизнесу; увеличение числа и изменение качественного состава потенциальных партнеров организации; развитие конструктивных и дружественных отношений с пред- ставителями местных властей и общественных организаций; укрепление и продвижение имиджа организации.

Выделим несколько основных технологических рекоменда- ций по проведению презентаций.

Учитывая, что пресс-конференция — это первая часть пре- зентации, то возникает вопрос — приглашать ли на нее еще и других лиц, кроме представителей СМИ? В данном случае обычно рекомендуют приглашать всех, но при этом учитывать, что большинство нежурналистов эту часть презентации, скорее всего, пропустят.

Рекомендуется резервировать два разных помещения: одно для проведения пресс-конференции, другое — для презентации.

На этапе подготовки презентации надо определиться с фор- матом неформального общения. Это может быть коктейль (наиболее легкий вариант с напитками и минимумом закусок), фуршет, который может включать горячие закуски и блюда, де- серт, кофе и проч.), обед (с составлением плотного меню, про- водится сидя за столом).

Само неформальное общение также стоит организовать заранее. Главное — это решить, объединять журналистов и VIP-гостей или нет. Во втором случае необходимо предусмот- реть помещения и оборудование с учетом специфики аудиторий.

Общая технологическая карта организации презентации предполагает ответы на следующие основные вопросы:

— определение места, сроков, времени и состава участни- ков мероприятия, выбор помещения, заблаговременная рассыл- ка приглашений, разработка схемы освещения события в СМИ;

175

— оценка целесообразности и возможности приглашения на презентацию известных персон и представителей центральных СМИ;

— составление общего сценария презентации и планирова- ние ее основных этапов;

— составление бюджета мероприятия;

— подготовка презентируемых объектов и технического обеспечения;

— подготовка основных докладчиков, составление текстов выступлений.

Если у вас имеются подарки участникам презентации, то их стоит раздавать на этапе прощания, чтобы они изначально не выглядели некоторой обузой для участников в ходе самого ме- роприятия.

 

Проведение выставок

Выставка как специальное мероприятие — публичная де- монстрация ее участниками достижений в области экономики, науки и техники, культуры, искусства и других областях обще- ственной жизни. Различают выставки: местные, национальные, международные и всемирные; всеобщие, охватывающие все от- расли человеческой деятельности (например, ВВЦ — ВДНХ), и специализированные, посвященные какой-то одной области. Например, художественные, промышленные, сельскохозяй- ственные.

Эффективная выставка — комплексное мероприятие, объ- единяющее не только экспозицию образцов продукции и непо- средственную работу с ее потенциальными потребителями, но и целый ряд таких сопутствующих событий, как:

— пресс-конференции, брифинги — для СМИ;

— семинары — для специалистов;

— анкетирование — для посетителей;

— презентации отдельных видов продукции и территорий;

— распространение рекламно-информационных материа- лов: пресс-релизов, брошюр, каталогов, промоматериалов (ка- лендари, постеры, наклейки);

 

 

176

— распространение корпоративной сувенирной продукции с логотипом организации (авторучки, блокноты, канцелярские товары, пластиковые пакеты);

— акции по привлечению постоянного внимания к экспози- ции: лотереи, конкурсы, викторины, состязания.

Обычно в крупных организациях, которые регулярно при- нимают участие в крупных выставках, имеются специальные отделы, которые отвечают за организацию таких мероприятий. Если такой структуры нет, то соответствующие обязанности воз- лагаются на сотрудников отдела по связям с общественностью.

На подготовительном этапе PR -отдел организует проекти- рование и изготовление будущей экспозиции. При этом особое внимание следует уделить таким моментам, как:

— форма выставочной экспозиции, возможность демон- страции действующих моделей, объемных экспонатов или их уменьшенных копий;

— целесообразность создания передвижных экспозиций и возможности применения выставочных стендов многократно- го использования;

— использование дополнительных средств воздействия на посетителей (световые и музыкальные эффекты, настенные рос- писи и проч.);

— объем и содержание работы, оплата услуг дизайнеров и оформителей, привлеченных для подготовки экспозиции;

— изготовление и оценка модели будущей экспозиции;

— подбор и обучение персонала, который будет участво- вать в проведении выставки;

— организация перевозки экспозиции к месту проведения выставки.

Само проведение выставки также требует решения несколь- ких принципиальных вопросов, а именно:

— транспортное обслуживание (транспортабельность экс- понатов, их вес и габариты, оформление сопроводительной до- кументации и проч.);

— страхование выставочной экспозиции от различных ви- дов риска, а также персональное страхование участвующих в выставке сотрудников;

 

 

177

— дорожные расходы участников выставки, их проживание и питание во время проведения мероприятия;

— обеспечение охраны экспозиции;

— распространение информации в СМИ о предстоящем участии организации (предприятия) в выставке;

— подготовка, изготовление и распространение сопроводи- тельной рекламной продукции;

— участие в организации и проведении церемонии откры- тия выставки.

 

Церемонии открытия

Торжественные церемонии открытия могут быть связаны с несколькими событиями в жизни организации. К ним в первую очередь можно отнести:

— завершение строительства и ввод в эксплуатацию какого- либо объекта;

— начало производства нового продукта или услуги;

— открытие нового отделения организации в новом регионе;

— начало работы выставки или экспозиции, презентирую- щей достижения организации за определенный период;

— запуск нового проекта организации.

При планировании церемонии открытия необходимо запла- нировать участие в ней представителей всех основных групп общественности организации: собственных сотрудников, пред- ставителей властей, инвесторов, потребителей.

Одновременное участие в церемонии открытия руководства организации и ее рядовых сотрудников — важный элемент укрепления общей корпоративной культуры, способствующий укреплению конструктивных отношений внутри коллектива. Такова основная роль этого мероприятия с точки зрения форми- рования и укрепления внутрикорпоративных связей.

Присутствие на церемонии открытия представителей орга- нов государственной власти и местного самоуправления при- даст данному мероприятию большую официальную значимость и серьезно увеличит привлекательность события для СМИ.

Иногда на церемонию открытия приглашают известных де- ятелей культуры и спорта.

178