XVIII. Организация документационного обеспечения мероприятий, осуществляемых в рамках суот

18.1. Организация документационного обеспечения мероприятий СУОТ является составной и неотъемлемой частью общей системы документооборота в организации.

18.2. По происхождению документы СУОТ подразделяются на:

внешние документы, разработчиками которых являются государственные органы исполнительной власти или другие внешние организации;

2) внутренние документы, разработчиком или инициатором разработки которых является организация.

18.3. К внешним документам относятся законодательные и другие требования, применимые к ее деятельности в области охраны труда.

18.4. К внутренним документам относятся:

1) политика в области охраны труда;

2) положение о СУОТ;

3) нормативные методические документы: регламенты, процедуры, инструкции, методики, положения и т.д.;

4) организационно-распорядительные документы: приказы, указания распоряжения, протоколы и т.д.;

5) планы, программы, перечни и т.д.;

6) документация и записи СУОТ.

18.5. Документы СУОТ могут быть:

на бумажном носителе информации;

на электронном носителе информации.

18.6. С целью определения единых требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организации должна действовать инструкция по делопроизводству в организации, разработанная на основании Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики, утвержденной Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16 октября 2015 года № 19-27, которой установлены:

1) особенности подготовки и правила оформления различных видов документов;

2) организация документооборота и исполнения документа;

3) доставка документов;

4) прием, обработка и распределение поступающих документов;

5) обработка и передача отправляемых документов;

6) порядок прохождения внутренних документов;

7) учет количества документов;

8) порядок регистрации, рассмотрения заявлений и жалоб граждан, прием по личным вопросам;

9) поисковая система по документам - регистрация документов; организация поисковой системы;

10) порядок организации контроля исполнения документов;

11) организация документов в делопроизводстве – составление номенклатуры дел;

12) формирование дел;

13) подготовка дел к хранению и использованию;

14) передача дел в архив;

15) формы и образцы отдельных видов документов.

18.7. Ведение документации на бумажных носителях в структурных подразделениях осуществляется согласно номенклатуре дел, в которой указаны сроки хранения документов и записей.

18.8. Оригиналы устаревших документов хранятся отдельно от действующих.

18.9. Нормативная техническая документация разрабатывается и вводится в действие в установленном порядке.

18.10. К записям СУОТ в организации относятся:

заполненные перечни, журналы и другие формы;

заполненные формы государственной статистической отчетности;

отчеты о проведении и результатах проверок (аудитов), проведения анализа СУОТ;

отчеты о выполнении мероприятий в области охраны труда;

другие записи, которые организация определила как необходимые для обеспечения эффективного планирования, осуществления и управления процессами, связанными с производственными опасностями и рисками.

18.11. Виды записей, определение формы ведения этих записей или определение необходимых данных, которые должны содержать запись, место их хранения, ответственных за ведение и хранение записей, определяются в инструкции по делопроизводству в организации и в соответствующих документах (процедуры, инструкции, положения и т.д.).

18.12. Записи хранятся таким образом, чтобы к ним был обеспечен незатруднительный доступ персонала, использующего их в своей работе.

18.13. С целью организации управления документами СУОТ организация, исходя из специфики своей деятельности, устанавливает (определяет) формы и рекомендации по оформлению локальных нормативных актов и иных документов, содержащих структуру системы, обязанности и ответственность в сфере охраны труда для каждого структурного подразделения организации и конкретного исполнителя, процессы обеспечения охраны труда и контроля, необходимые связи между структурными подразделениями организации, обеспечивающие функционирование СУОТ.

18.14. Лица, ответственные за разработку и утверждение документов СУОТ определяются организацией на всех уровнях управления.

Руководителем организации также устанавливается порядок разработки, согласования, утверждения и пересмотра документов СУОТ, сроки их хранения.

18.15. В качестве особого вида документов СУОТ, которые не подлежат пересмотру, актуализации, обновлению и изменению, определяется контрольно-учетные документы СУОТ (записи), включая:

1) акты и иные записи данных, вытекающие из осуществления СУОТ;

2) журналы учета и акты записей данных об авариях, несчастных случаях, профессиональных заболеваниях;

3) записи данных о воздействиях вредных (опасных) факторов производственной среды и трудового процесса на работников и наблюдении за условиями труда и за состоянием здоровья работников;

4) результаты контроля функционирования СУОТ.

Начальник отдела
технического и методологического
сопровождения мероприятий
государственного надзора В.А. Камша