Ключевые информационные технологии в документообороте: назначение, место, роль.

Наиболее известными информационными технологиями, используемыми при оформлении документов являются: текстовый, табличный и графический редакторы/ процессор. В качестве текстового редактора в большинстве случает используют MSWord интегрированного пакета MSOffice. Использование различных комплементов этого пакета имеет массу преимущества: полная совместимость отдельных компонентов, то есть возможность передачи информации из одной программы в другую; единообразие методов работы и другое. MSWordпредоставляет также много возможностей для оформления текста: различные стили оформления, различные шрифты; возможности изготовления и вставки рисунков, таблиц; редактирование, проверка правописания, многоязыковая поддержка; создание форм и бланков; возможности создания и редактирования сообщений электронной почты; разнообразные операции по работе со сложными по структуре многостраничными документами.

В качестве табличного редактора выбирают MSExcelпакета MSOffice. Обладая широким кругом возможностей по автоматическому вычислению, электронные таблицы позволяют также находить в бизнесе ключевые точки, взаимодействуя на которые можно малыми затратами достичь заметных результатов, оценить отдачу будущих проектов. MSExcel предоставляет широкие возможности по оформлению документов, поиску в них нужной информации, оформлении результатов поиска, построению диаграмм различного типа.

Иллюстрированный материал- ванный элемент любого документа. Одним из наиболее популярных средств его создания является компьютерная графика.В настоящее время существует большое количество программ компьютерной графики от простейшего графического редактора типа Paint, сходящего в комплект стандартных программ системы Windows, до сложный профессиональных программ.

Наиболее разнообразны многофункциональны информационные технологии, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнение справочно- информационной работы. Наиболее простая технология, не требует специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Система электронного документооборота компании «Интер-Траст»: состав, назначение, реализуемые задачи.

Система OfficeMediaпредназначена для автоматизации документооборота небольших организаций, не имеющих удаленных офисов, использующих один сервер и локальную компьютерную сеть с небольшим количеством рабочих мест.

Система OfficeMedia решает следующие задачи:

- координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

- быстрый доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ним;

- предоставление средств для целевой переписки;

- возможность оперативной раздачи поручений;

- анализ и контроль исполнительской дисциплины;

- согласование, ознакомление, исполнение документов.

Система OfficeMedia состоит из четырех комплектов:

- Делопроизводство;

- Внешние контакты;

- Управление и планирование;

- Учёт материальных ценностей.

Делопроизводство.

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отела делопроизводства.

Состоит из следующих баз данных:

- Регистрация документов (предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно- контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т.п. База банных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления);

- Библиотека документов (служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам/ электронным папкам, контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т.д.);

- Согласование (предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществить автоматическую рассылку документов сотрудниками организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования);

- Ознакомление (предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществить автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомление);

- Обращения граждан (предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физически лиц);

- Организационно - распорядительные документы (предназначены для формирования проектов приказов, распоряжений служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения).

Базы данных комплекта могут использоваться как независимо, так и вместе, обеспечивая в последнем случае автоматическую маршрутизацию документов внутри системы. Вы сами выбираете те базы, с которыми будете работать.

Универсальная система электронного документооборота CompanyMedia℗ ориентирована на:

- создание качественно нового уровня управления, основанного на электронных административных регламентах с применением формальных методик описания процессов и с измерение показателей процессов;

- повышение эффективности управления за счет документирования всей деятельности организации, строгого контроля за соблюдением персоналом должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов на всех уровнях управления;

- сокращение циклов прохождения документов и времени использования контрольных функций;

- обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов и заданий и возможности оперативного контроля всех стадии управленческих процессов;

- создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всех предприятий, учреждений, компаний, территориальных объектов, входящих в состав организации/ холдинга на уровне общих деловых процессов и коллективной работы.

Система предоставляет средства, обеспечивающие работу с документами в соответствии с требованиями государственных стандартов и спецификой документопотоков организаций различного масштаба и отраслевой принадлежности.

CompanyMedia предназначена для решения следующих задач:

- документационного обеспечения управления;

- управления типовыми деловыми процессами;

- управления документацией;

- управления потоками работ и документов в рамках регламентированных и произвольных деловых процессов;

- доставки управленческой информации (коммуникации), выработки и принятия управленческих решений (коллективная работа), поддержки исполнения и контроля за принятыми решениями (координация).