Основные компоненты автоматизации офиса.

Автоматизированный офис привлекателен менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружение.

Информационная технология автоматизации офиса -организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторский работников и дают им возможность справляться с возрастающим объектом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате из более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических свойств, обеспечивающий технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведение документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данный может также попасть из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о ежедневных поставках сырья.

Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый редактор, табличный процессов, электронная почта компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Текстовый редактор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и договоров дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию по форме.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнении многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях их ста служебных переговоров по телефону имеют целью лишь получение информации.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две важности. Первая- купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующих функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически сносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровом формате. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использовать для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще- при ее использовании не нужно вводит данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, являются базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

- ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

- обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

- вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

- качественное оформление табличных форм представления данных;

- многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

- проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

- проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентом электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками групп, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три этапа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отражения тестовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в виде видеотекста:

- создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

- заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставлять клиенту на магнитных и оптических дисках;

- заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста;

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний,специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, в многих странах сейчас можно заказать газету или журнал формате видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в формате фалов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея не сам документ, а его образец (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства- оптического распознавателя образцов, позволяющая преобразовать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двумя участниками. Создание аудиоконференции не требует наличие компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Эффективность аудиоконференций повышается при выполнений следующих условий:

- работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;

-количество участников конференции е должно быть слишком большими (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

- программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;

- перед тем как начать говорит, каждый участник должен представляться;

- должны быть организаторы запись конференции и ее хранение;

- запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции предназначены для тех же целей что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение так же требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблемы максимальное количество менеджеров и друг их работников, территориально удаленных от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

1) Односторонняя видео и –аудиосвязь. Здесь видео и –аудиосигналы идут только в одном направлении (от руководителя проекта к исполнителю);

2) Односторонняя видео и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающими видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

3) Двухсторонняя видео и –аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс- аппарата, способно читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии происходит в результате итерационного процесса, в котором участвуют:

- система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объект управления;

- человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.