Признаки классификации документов. Информационная природа ДОУ.

Управление организацией обеспечивается большим количеством документированной информации. Все документы, обращающиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают десятки видов документов, которые в свою очередь могут состоять их многих разновидностей документов. Так, например, управленческая деятельность, фиксируемая главным образом организационно- распорядительными документами (ОРД), подразделяется на три подсистемы документов:

- организационную;

- распорядительную;

- справочно- информационную.

Протокол же как вид документа справочно- информационный подсистемы ОРД в свою очередь имеет ряд разновидностей- протокол заседание, протокол разногласий, протокол допроса и т.д. К ОРД относится также подсистема кадровой документации с соответствующими видами и разновидностями документов.

Следует отметить, что прямо, как ОРД, или косвенно все виды документов так или иначе имеют отношение к вопросам управления. Каждый из них (например, научно- техническая документации) требует принятия того или иного решения или непосредственного использования содержащейся в документе информации.

Приведем ниже классификацию документов, используемых в большей или меньшей степени каждой организацией независимо от ее масштабов и отраслевой специфики.

По видам деятельности документы организации подразделяют на:

- научно- технические;

- конструкторские;

- технологические;

- проектно- сметные;

- нормативные;

- управленческие;

- по личному составу

- плановые;

- финансово- расчетные

- отчетно- статистические;

- по бухгалтерскому учету;

- торговле:

- ценообразованию;

- изобретениями и открытиями;

- социальному обеспечению и др.

По наименованию существует множество видов документов:

- научные отчеты;

- чертежи;

- схемы;

- графики;

- технические и другие карты;

- приказы;

- распоряжения;

- указания;

- планы и отчеты;

- акты;

- протоколы;

- договоры;

- уставы;

- инструкции;

- справки;

- докладные;

-объяснительные записки;

- служебные письма;

- факсы;

- телеграммы;

- анкеты;

- стандарты;

- технические условия;

- платежные требования и поручения;

- доверенности;

- исковые заявления;

- авторские свидетельства и др.

По способу документирования информации:

- письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные);

- графические и фото-, фоно-, аудио- и кинодокументы.

Основным материальным носителе деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяют на документы, используемые для решения внешних и внутренний вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденции.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные.

Простые- документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных - несколько вопросов.

По степени ограничения доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретны и др.), документы для служебного пользования (ДСП) и конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документам становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». Сроки исполнения несрочных документов устанавливаются руководителем организации.

По стадиям подготовки документы подразделяют на черновики и подлинники (оригиналы ). Черновик - документ, подготовленный для дальнейшего оформления.

Подлинник (беловой документ)- единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документов и дубликаты подлинника.

Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.

Отпуск- копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяют подписью.

Выписка из документа - заверенная часть текста подлинника.

Дубликат - второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По степени полноты информации документы подразделяют на выписки из документов и полные варианты изложения теста.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы подразделяют на информационные, содержащие сведения и факты о производственной иной деятельности организаций, и директивные обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, трафаретные, примерные (образцы), в виде анкет и таблиц

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документов, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.д.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, заполняются при окончательном оформлении документы в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета - способ предоставления унифицированной части текста, при котором переменная вносится в документ в процессе его составлен6ия в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводы и увольнению персонала и другие документы.

Таблица - форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесным выражении)- на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания различают первичные и вторичные документы.

Первичный документ содержит исходящую информацию, которая суммируется и обобщается во вторичных документах.

В целях выработки определенных правил составления и оформления документов, форм и методов работы с ними производится классификация документов по следующим признакам:

1)По видам:

- организационно- распорядительные (приказы, указания, постановления);

- справочно- информационные (письма докладные записки, справки, протоколы);

- по личному составу (приказы по личному составу, заявления, автобиография, личный листок по учету кадров).

2) По форме:

- индивидуальные - разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

- типовые- разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями; носят обязательный характер;

- табличные;

- текстовые;

- анкетные;

- трафаретные - последние четыре вида документов содержат текст с постоянной и переменной информацией, причем постоянная информация занесена типографным способом, а для переменной информации, зависящей от конкретной ситуации, оставлены пробелы: такие документы значительно экономят время на их составление и оформление;

3)По происхождению:

- официальные – отражают работу учреждения по основной деятельности;

- личные (именные)- удостоверяют личность;

4) По месту происхождения:

- внешние- делятся на присылаемые из других учреждений или частных лиц и направляемые а адрес других;

- внутренние - документы, которые издаются в учреждении и не выходят за его пределы;

5 ) По срокам хранения:

-постоянного срока хранения;

- временного (свыше 10 лет);

- временного (до 10 лет включительно).

6) По гласности:

- секретные (ДСП, секретно, конфиденциально);

- несекретные.

7) По средствам фиксации:

- рукописные- при их создании знаки письма наносят от руки;

- машинописные- при их создании знаки письма наносят техническими средствами;

- графические- изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

- звуковые - содержат звуковую информацию, зафиксированную системой звукозаписи;

- фотокинодокументы - изобразительные документы, содержание которых передается с помощью соответствующей аппаратуры;

8) По стадии создания:

- оригиналы (подлинники) – первые или единичные экземпляры официальных документов;

- черновики- предварительные реакции документа;

- копии- полностью воспроизводят информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеют юридической силы;

- выписки - копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу (выписка из приказа, выписка из протокола);

- отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

- дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

9) По срочности:

- срочные - телеграммы, документы с пометкой «срочно»;

- несрочные - документы, которые имеют типовой срок исполнения, устанавливаемый соответствующими правовыми актами, или индивидуальный, который может быть указан в резолюции.

10) По наименованию:

- приказы, письма, справки, акты и др.

Документы в управлении, будь он оформлен на бумажном носителе или дан в электронном виде, выступает одновременно и как предмет труда, и как его результат. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека- тем самым документ выполняет важнейшую свою функцию- информационную. К информационной функции документа тесно примыкает организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документа. Документ выполняет также юридическую (правовую) функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, документ осуществляет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, формирует имидж организации.