Унифицированная система организационно - распорядительной документации (код 0200000)

 

Код	КЧ*	Наименование формы
		Документация по созданию организации, предприятия
		Договор об аренде
		Заявление на государственную регистрацию
		Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета
		Заявление об исключении из состава членов колхоза (совхоза)
		Письмо об изготовлении печати, штампа
		Положение о структурном подразделении
		Приказ о создании предприятия
		Приказ о выходе из совхоза
		Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о создании предприятия
		Протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава
		Протокол заседания правления колхоза
		Распоряжение главы администрации территории о предоставлении земельного участка
		Свидетельство о регистрации
		Устав
		Учредительный договор
		Документация по реорганизации предприятия, организации
		Приказ реорганизации
		Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации
		Решение совета директоров (правления) о реорганизации
		Документация по ликвидации организации, предприятия
		Акт о ликвидации
		Письмо с сообщением ликвидации
		Письмо участника о выходе их совместного предприятия
		Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии
		Решение совета директоров (правления) о ликвидации
		Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации
		Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий

Рисунок - Фрагмент состава форм Унифицированной системы организационно- распорядительной документации.

 

Вновь разработанные унифицированные формы организационно- распорядительныхдокументов подлежит регистрации и подлеющему включению в ОКУД.

Унификация, в частности организационно- распорядительных документов, осуществляется на основе стандартов графической модели построения документов. Модель представляет собой конструкционную сетку из пересекающихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных линий, выполненных с определенным шагом (0,6 мм по горизонтали и 4,25 мм по вертикали); допускается использовать конструкционную сетку с шагом 2,54 мм и межстрочным интервалом 4,24 мм. Конструкционная сетка (рисунок) позволяет по координатам точке пересечения линий определить места размещений информационных элементов, их которых формируется документ (адрес дата, текст, подпись и т.п.)

На основе конструкционной сетки для всего множества документов, используемых в той или иной сфере деятельности, создается формуляр- образце предусматриваются зоны (ячейки, прямоугольники) размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами. Конструкционная сетка позволяет описывать документ в формализованном виде. Требования к построению формуляра-образца деловых документов изложены в ГОСТ 6.10.5-87.

В разработке унифицированных систем документации в народном хозяйстве на основе изложенного подхода накоплен большой опыт.

К числу методов унификации управленческой документации относятся также типизация, трафаретизация, представление документов в анкетной форме и составление документов по образцам (примерам).

Типизация документов заключается в разработке для определённой сферы использования универсальных документальных решений которые при последующей доработке под конкретные условия применения становятся действующими нормативными актами или руководящими материалами конкретной организации. Например, типовой договор поставки товара, типовое положение о канцелярии организации, типовые правила внутреннего трудового распорядка и т.п.

Трафаретизация документов сводится к подготовке бланка документа с заранее напечатанной частью текста и специально оставленными пробелами, заполняемыми составителем документа при его окончательном оформлении. Трафаретные документы находят широкое применение в документации по личному составу (анкеты, приказы о приеме на работу и др.)

Представление документов в анкетной форме- способ пространственной организации словесного материала, прикотором постоянная информация, как правило, приводятся в виде перечня вопросов, расположенных в левой части листа, строками одна под другой. Переменная информация в виде ответов на вопросы наносится на свободном месте листа с право стороны. Широкое применение анкеты находят в технике социальных исследований, при составлении сводок, оформлении заказов и т.д.

Составление документов по образцам заключается в подготовке большого числа документов в различных деловых ситуациях по аналогии с предложенными примерами (заявление, характеристика, объяснительная записка, нотариально заверяемые документы и др.)

Унификация в документировании может быть самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по составления, оформлению, документообороту и архивному ранению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добровольных началах.

Принятые в установленном порядке правила и требования могут быть оформлены в виде национального стандарта России (ГОСТ Р) или стандарт организации. По традициистандарты низовых организаций, предприятий, фирм обозначаются аббревиатурой СТИ- стандарт предприятия.

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. «Отчет о научно- исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327-60. «Бумага потребительская. Форматы»), так и на унифицированную систему документации. Выше, например, приводился ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно- распорядительной документации (УСОРД). Национальные стандарты (ГОСТ Р, а также ГОСТ) действуют на территории Российской Федерации без каких- либо ограничений.

Стандарты организаций в России могут разрабатываться и применяться организациями в следующих случаях:

- для обеспечения использования на предприятиях технических регламентов РФ, ГОСТ Р, ГОСТ, международных, национальных стандартов зарубежных стран, стандартов научно- технических, инженерных обществ и других общественных объединений, СТП других организаций;

- на создаваемые на данной предприятии продукцию, услуги и производственные процессы (работы).

Национальные стандарты и Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, а том числе их разработки и применения, представляют собой национальную систему стандартизации.

Стандарты, обозначаемые «ГОСТ» без буквы «Р», являются стандартами бывшего СССР, действующими в настоящее время на территории Российской Федерации и стран СНГ. Их называют межнациональными стандартами.

Вопросы государственного управления стандартизацией в Российской Федерации, включая координацию деятельности федеральных органов управления, взаимодействие с органами власти субъектов РФ, осуществляет Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, образованное на базе Госстандарта России.