Нормативные документы, регламентирующие ДОУ.

Нормативно- правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рисунок).

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации.

 

Законы Российской Федерации

Нормативно- методические документы организаций, предприятий, местных органов исполнительной власти

Указы Президента и постановления Правительства РФ

 

 

Нормативная документация, на соответствие которой оформляются документы

Нормативная документация по организации делопроизводства

Нормативная документация по организации архивного хранения документов

Нормативно- методическая документация организаций, предприятий, местных органов исполнительной власти

 

Рисунок - Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства

Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных нормативных актов, содержащих как отельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиков посвященные данных вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.

Исходным правовым актов, определяющим государственную политику в сфере информационно- документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции указано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…» (4.4- ст.29). Это положение развито в важнейшем правовом акте- Федеральном законе от 27 июля 2066 г. 1 149-ФХ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Федеральный закон установил ряд основополагающих положений по документированию информации, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация, электронное сообщение и др.), определил принципы правового регулирования в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.

Гражданский кодекс РФ установил основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряд статей ГК РФ установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица. Кодексов РФ об административных правонарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных актов РФ (Законы «О языках народов Российской Федерации», «Об участии в между народном информационном обмене», «»О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров, «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «О бухгалтерской учете», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержат нормы, которые должны учитываться при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе с помощью электронной почты, Интернета, а также приданию документам юридической силы (официальности) и т.д.

Назовем также ряд постановлений Правительства РФ: «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико- экономической и социальной информации» и др.

Остановимся на нормативных актах, имеющих в настоящее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным общеотраслевым нормативным актов, регламентирующим работу с деловыми документами. Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. И сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования и документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органы государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.

Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появление негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.

В ближайшие годы планируется разработка редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятия и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т.д.).

Исходным мероприятием по переводу традиционного делопроизводства- документационногообеспечения управления на боле высокий уровень развития предполагает разработка Федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности», подготавливаемого Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела. Закон будет сопровождаться комплексом подзаконных нормативных актов, устанавливающих единые требования к управленческой документации, учитывающих требования международных стандартов.

- Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству [8].

Типовая инструкция утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2055 г. № 536. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти- министерствах, агентствах, службах.

Типовая инструкция, отражая специфику подготовки нормативной документации федерального уровня, по содержанию и оформлению документов увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 вы отношении требований к оформлению управленческой документации.

- Федеральный закон от 22 октября 2044 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Наряду с данным основополагающим законом в стране действуют нормативные акты разного уровня по обеспечению сохранности документов, на которые по мере необходимости в настоящем пособии будут делаться соответствующие ссылки.

- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационного- распорядительной документации. Требования к оформлению документов [2].

Национальный (государственный) стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документов по оформлению служебной документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь- Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. №65- ст. В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действующих, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.0-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно- распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно- распорядительной Документации (УСОРД) постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению, к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.

В свете вступившего в силу с 1 июля 2033 г. Федерального закона от 27 декабря 2002 г. 184-ФЗ «О техническом регулировании», который ввел в практику добровольное использование национальный стандартов, в ГОСТ Р 6.30-2003 внесенапринципиально новая запись о рекомендательном характере его требований. Поскольку в стране действует единственный стандарт на оформление организационно- распорядительной документации (нет выбора), то добровольность не следует истолковывать как необязательность. Речь может идти только о некоторых послаблениях в оформлении документов по сравнению с ранее действовавшим стандартов ГОСТ 6.30-97.

Кроме уже названных нормативно- методических документов в стране действую нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальным нормативно- правовым актом. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации. По мере необходимости на них будут делиться соответствующие ссылки.

Перечисленные нормативно- правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, предприятия, фирмы.