При адресовании документа должностному лицу или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

1. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например:

 

Министерство внутренних дел

Российской Федерации

 

Департамент охраны общественного порядка

2. Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже (инициалы- да фамилии):

 

Генеральному директору ОАО <<Балчуг>> Н. В. Есакову

 

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита <<адресат>> по отношению к самой длинной строке:

Сбербанк Российской Федерации

Начальнику отдела обслуживания

юридических лиц

Р. Я. Халилову

3. Если документ направляют в несколько однородных организации или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно:

 

Администрации районов

Магаданской области

Руководителям структурных

подразделений Министерства

финансов Российской Федерации

 

4. Если лицо, которому направляется документ, имеет учетную степень или звание, это может быть указанно в адресате:

 

Ректору Технического университета

проф. В. И. Сомову

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово <<копия>> перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. Если адресатов больше, то на обороте последнего листа документа составляют список рассылки документа, а на каждом экземпляре пишут только один адрес.

 

5.В состав реквизита <<адресат>> может входить почтовый адрес, элементы которого указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи:

Соколову В. Е.

 

ул. Бобруйская, д. 23

г. Мурманск, 123456

 

При адресовании документа должностному лицу исходя из сложившейся практики допускается использование обращении <<господин>> (<<г- н>>), <<госпожа>> (<<г- жа>>).

 

При адресовании письма в организации указывают ее наименование, затем почтовый адрес:

 

Государственное учреждение Всероссийской научно- исследовательский институт

документоведения и архивного дела

профсоюзная

ул., д. 82, Москва, 117393

 

Гриф утверждения документа

Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их законность и содержание. Основными способами удостоверения документов являются: подписание, утверждение и, проставление печати. Утверждение- это особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг лиц, граждан, организации. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую илу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

Документ может быть утвержден должностным лицом или специально издаваемым документом (приказ, протокол, решение). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Утверждение документа должностным лицом производится в том случае, если это регламентируется соответствующими нормативными документами.

Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения оформляется от пятого положения табулятора флаговым способом, допускается центрированное оформление каждой строки грифа утверждения по отношению к самой длинной строке реквизита. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания), полного наименования должностного лица, утвердившего документ (включая наименование организации, если документ оформлен не на бланке), его личной подписи, табулятора- и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО <<Факел>>

_________ Л. А. Степанова

<<____>> июля 2007 г.

 

Допускается центрировать элементы реквизита <<гриф утверждения документа>> относительно самой длинной строки. Например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО <<Московские товары>>

_______ Л. И. Белопольская

<<____>> мая 2007г.

 

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утвержденного документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

 

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 05.10.2007г. № 03

 

Если документ утверждается руководителями нескольких организации, то составные части грифов утверждения располагают на одном уровне. При этом наименование организации должно обязательно входить в наименование должности лица, утверждающего документ. Первый гриф оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи- от второго, второй гриф оформляется по ГОСТу. Например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО <<Грифон>>

_________ А. И. Титов

<<____>>_____ 2007г.

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор НИИАП

______ А. Б. Гурмин

<<____>>_______ 2007г.

 

Как правило, утверждения подлежат следующие виды документов: уставы, положения, штатные расписания, некоторые виды актов и протоколов, должностные инструкции и др.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется инструкцией по делопроизводству организации.

Резолюция.

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю организации или структурного подразделения для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция- это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и четкости резолюции, правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность его выполнения. К тексту резолюции предъявляются те же требования, что и к любому документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из текста, подписи и даты. По своему характеру резолюция может быть двух видов: резолюция, содержащая решение вопроса (например, <<зачислить>>, <<выделить 100 тыс, рублей>>, <<отказать>>), и резолюция, определяющая порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст должен содержать три составные части: кому поручается (фамилия и инициалы исполнителя), что поручается (характер и порядок решения вопроса) и срок испонения.

Например:

 

З. Н. Ильичевой

Подготовил проект приказа

<<О создании рекламного одела>>

(Личная подпись)

01.12.2007

 

Если в резолюции указанно несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является тот, чья фамилия указана первой. Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте документа и его не требуется специально оговаривать, то руководитель могут указать только фамилию исполнителя (исполнителей), порядок подготовки вопроса, поставить подпись и дату.

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основным для постановки документа на контроль. Оформляется резолюция от руки на любом свободном месте, кроме полей, однако нельзя оформлять ее на других реквизитах. Если на документе нет свободного места, то резолюция оформляется на отдельном листе бумаги (обычно формат А6 или А7) и прикрепляется к документу.