Система управления: принципы и структура

Система управления – это ключевое понятие менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением полномочий. В рамках этой структуры проходит весь процесс управления, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру организации можно сравнить с каркасом здания, построенным для того, чтобы все протекающие процессы осуществлялись вовремя и качественно [1].

Таким образом, под организационной структурой управления необходимо понимать совокупность управленческих звеньев, расположенных в структуре и обеспечивающих взаимосвязь между системами.

Управление – это деятельность управляющей системы, заключающейся в выработке воздействия и его осуществления и направленная на эффективное достижение цели деятельности системы в целом. В управлении главное – это цель. Далее отмечается необходимость выработки и осуществления непрерывного воздействия на управляемую подсистему [2].

Организационная система – общественная система, в которой элементами являются люди.

Группа людей считается организационной системой:

- если состоит по крайней мере из двух человек, которые считают себя частью группы;

-   имеет одну цель, которую принимают как общую все члены группы;

-   имеет членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Организационной системе присущи свойства:

1) целостность;

2) наличие органа организационной культуры;

3) регламентированное поведение и деятельность членов организации;

4) способность выявлять, формулировать и удовлетворять свои потребности;

5) способность к самообучению и саморазвитию.

Особенностями организационной системы являются:

1) Ориентация на определенные социальные потребности;

2) Целенаправленность;

3) Единый центр управления;

4) Иерархическая структура;

5) Интегрированный характер.

Управление организацией – это процесс решения, планирования, организации, коммуникации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы достичь цели организации.

Работник или руководитель, разрабатывающий решение, должен позаботиться о рациональном выборе воздействий, чтобы добиться регулярного процесса и достигнуть поставленной цели.

Процесс целенаправленного воздействия на систему, обеспечивающий повышение ее организованности, достижения того или иного полезного аспекта, и называется управление.

Системы, в которых протекают процессы управления, называются системами управления. Поскольку управление – это специфическая функция, то она реализуется с помощью определенных функциональных единиц системы. Система в процессе функционирования разделяется на управляющую и управляемую части [3].

Очевидны границы разделения функций управляющей и управляемой подсистем. Подобное разделение появилось из-за производственной необходимостью: постоянным ростом общественного характера деятельности и увеличением взаимосвязей различных процессов. В данной ситуации важно согласовании целей и усилий отдельных личностей, трудовых коллективов, отраслей производства и управления их совместной деятельностью.

Система, которая имеет управляющее действие, называется управляющей подсистемой. Система, испытывающая на себе внешние воздействия, называется управляемой подсистемой. Две эти системы вместе с учетом их взаимодействия образуют новую систему управления, которая является совокупностью двух этих подсистем.

Системам с управлением присущ ряд особенностей независимо от их природы:

1) Основная роль в поддержании целостности системы принадлежит информационным взаимодействиям. Без обмена информацией между деятелями такие системы не могут функционировать.

2) Существует некоторое множество допустимых вариантов поведения системы, из которых выбирается наиболее выгодный путь развития событий. Если вариативности выбора нет, то управление практически отсутствует.

3) Для систем с управлением характерны определенные структуры, отражающие контуры управления.

4) Системы являются открытыми, т.е. воздействие среды на них и их на внешнюю среду может иметь самые различные природу и последствия.

5) Процесс функционирования управленческих систем характеризуется целенаправленностью. Если цель не определена, или определена не чётко, то управление становится бессмысленным или мало результативным [3].

Цель организационной системы управления – это вариант удовлетворения исходной потребности, выбранный из некоторого множества возможных решений, которые сформулированы на основе полученных знаний.

Существование субъектов поддерживается за счёт возникновения и удовлетворения текущих потребностей. Цель – это совокупное представление о некоторой модели будущего результата (потребное будущее), способного удовлетворить исходную потребность при имеющихся возможностях в реальном мире.

Это имеет чёткую аналогию с живыми системами. Российский учёный Анохин П.К. 50 лет назад сформулировал теорию функциональных систем (Рис. 2). В рамках данной теории сложные системы также перед началом действия строят планы [4] и ставят цели (потребное будущее), а потом уже принимают решение по действиям в направлении достижения данной цели. После анализа либо меняют план действия, либо корректируют цель. Эти же функции выполняет менеджмент в организации при управлении большой системой.

Рисунок 2. Акцептор результата действия по Анохину.

Целью планирования является разработка плана на основе выбранного решения. Когда решение принято, необходимо создать целевые организации, предназначенные реализовать решение и план достижения. Эта функция может быть решена в процессе образования целевых подразделений.

Организация деятельности – это одна из функций управления, предназначенная для создания реальной системы людских, технических, финансовых, материальных и других ресурсов, то есть целевых организаций, предназначенных для реализации решения и плана.

Организация деятельности - этого процесс создания организационной структуры, которая дает возможность людям эффективно взаимодействовать и работать вместе для достижения общих целей. Следовательно, организация – это деятельность, которая направлена на реальные целевые системы [5].

Структура управления создает механизмы координации, обеспечивающие эффективное достижение общих целей и задач организации и помогает организовать совокупность связей между работниками, занятыми решением управленческих задач организации.

Необходимость в разработке критериев оценки управления организацией – задача, с которой сталкиваются не только молодые специалисты, но и опытные менеджеры.

Ещё недавно вопрос эффективности системы управления организацией возникал, когда стандартный анализ финансовых коэффициентов показывал существенные отклонения от нормы или организация оказывалась уже на грани кризиса. Сегодня данный вариант обрекает организацию на неоправданные риски. Решение проблемы состоит в принятии комплексных мер по разработке критериев эффективности системы управления организацией и возможности устойчивого достижения конечной цели.

Понятие «эффективность» рассматривается как результативность управленческих действий коллектива в организации, соотношение затрат времени и ресурсов к полученным результатам. Управление – процесс планирования, организации, координации, мотивации и контроля процессов, протекающих в организации.

Качественные и количественные значения, безусловно, являются ключевыми направлениями в определении эффективности самого процесса производства.

Эффективность управления организацией во многом зависит и от успешного сочетания высокого профессионализма и слаженной работы менеджеров. Стиль управления руководителя определяет стиль работы команды и подбор персонала [6]. Рабочая группа (команда) набирается под характеристики конкретного руководителя и под производственную задачу

Эффективность управления – это степень достижения цели. Степень результативности и эффективности напрямую зависят от выбранных и введённых в норму критериев, которые позволяют комплексно подойти к проблемам неэффективных частей и процессов организации.

Цель измерения эффективности – это определение качества использования ресурсов и возможностей организации в текущей ситуации. Типичным показателем эффективности является производительность труда. Соотношение единиц выхода к единицам входа ресурсов. Выходы могут измеряться с помощью финансовых показателей: количество проданных единиц товаров, услуг. Входы измеряются с помощью показателей, как затраты: количество труда, капитала, энергии, материалов. Показатели прямых затрат на труд позволяют оценить производительность труда сотрудников холдинга.

Результативность организации состоит из двух направлений: стратегического и операционного. Измерения результативности сфокусированы на том, в какой степени производимые товары или услуги удовлетворяют потребности потребителей. Обычно, определить показатели результативности гораздо труднее, чем экономические показатели.

Качественные и количественные показатели эффективности измеряются с помощью экспертных оценок, путём наблюдения за процессами и результатами работы. Количественные показатели, характеризуют объём производства. Качественные показатели определяют внутренние качества изучаемых явлений и используют для оценки продукции на выходе, на предмет её соответствия установленным требованиям, необходимых для определения эффективности материальных, трудовых, финансовых затрат.

Таким образом, под управлением организацией понимается процесс принятия решения, планирования, организации, коммуникации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь цели организации.

Система управления - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру управленческой системы можно сравнить с каркасом здания, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно, качественно и преследовали глобальную цель организации.