Понятие о документах и основные его виды, применяемые в управленческой деятельности.

 

Характерным свойством документов является то, что служат источниками и носителями информации. Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». Документы широко используются в повседневной деятельности. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, учета, являются способом доказательства (так как имеют юридическую силу), историческими источниками. В документах закрепляется государственное устройство, они служат также средством «общения» между учреждениями и организациями, предприятиями и гражданами. В соответствии с ГОСТ Р 51141 - 98 документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Классификация документов — это деление доку­ментов на классы по наиболее общим признакам сход­ства и различия.

В текущей работе классификация документов про­изводится на этапе группировки их в дела — это пер­вичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Де­ло — это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, со­ответствующим образом оформленную. Нельзя под­шить в одно дело документы с различным по характе­ру содержанием, например письма об исполнении за­дания по строительству объекта и приказы о повыше­нии квалификации сотрудников.

Классификация документов — необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируются по различным при­знакам.

По способу фиксации информации до­кументы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчет­ные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т. д.

По наименованию различают большое количе­ство документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

По видам документы бывают типовые, пример­ные, индивидуальные и трафаретные.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, состоящие несколько вопросов.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. о срокам исполнения документы подразделена срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы.

По назначению   (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика — документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия — документ, точно  воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Следует раз­личать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего до­кумента, оставшаяся у отправителя, которая изготавли­вается одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется. Выписка из доку­мента - копия части документа, а дубликат - повтор­ный экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и долго­временного срока хранения (свыше 10 лет).

По роду деятельности документы подразделя­ются на системы документации: плановая, организа­ционно-распорядительная, первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразо­ванию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструк­торская, технологическая, па изобретениям и откры­тиям и т. д.

 

   15.3 Реквизиты служебного письма.

 

Письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Служебное письмо. Оно выражает не личные интере­сы, а интересы организации, т. е. юридического лица.

Письма (факсы) оформляют на специальных блан­ках для писем (форматы А4, А5). Как правило, письмо посвящается одному вопросу, поэтому существует око­ло сорока видов служебных писем. Каждый из них имеет свою языковую форму, которая и определяет грамматику и стиль письма.

  По содержанию и назначению письма бывают: ин­струкционные, гарантийные, информационные, рек­ламные, коммерческие, рекламационные (претензион­ные), кредитные, письма-запросы, сопроводительные и др.

Служебное письмо должно состоять из введения, доказательства и заключения. Во введении излагают и непосредственный повод, послуживший основанием для составления письма. В доказательствах историю вопроса, приводят доводы, факты, на законодательство, цифровые данные, делают количественные выводы. Заключение — главный логический элемент, в нем излагают основную мысль-просьбу, предложение, согласие, отказ и т. д.

Тон письма должен быть корректным и деловым. Писать надо, отдавая предпочтение простым и распро­страненным предложениям, следует избегать неточно­сти, двусмысленности изложения, неправильного ис­пользования слов, терминов.

Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с новой строки.

Окончательный вариант служебного письма (который печатают на бланках в 2 экземплярах), прежде поступить на подпись руководителю организации, предприятия (его заместителю), проходит стадию согласования. С этой целью должностные лица визируютвторой экземпляр письма. Письма по финансовым вопросам подписывает главный бухгалтер. Письма, дающие какие-либо гарантии имеющие юридические и финансовые последствия, заверяют печатью организации. После подписания служебное письмо направляют в канцелярию, где его регистрируют и ставят дату. Первый экземпляр отправляют адресату, второй направляют в дело.