Начисление и выплата заработной платы

Начисление заработной платы, аванса, отпускных и иных выплат регламентируется «Системой оплаты руда в компании NashLosь (Приложение 7 к Правилам).

Порядок действий по выплате аванса и з/п следующий:

5.12.1. Выплата аванса, если иное не установлено для конкретного магазина, происходит 18 числа каждого месяца, окончательной заработай платы за прошедший месяц – до 3-го числа месяца, следующего за отчетным, включительно.

5.12.2. до 10.00 дня выплаты аванса или до 10:00 1 числа месяца для начисления з/п Финансовый менеджер направляет администраторам информацию о предполагаемой выплате сумм на карты сотрудников

5.12.3. с учетом полученной информации Администратор до 12.00 этого же дня готовит зарплатную ведомость и направляет ее на согласование финансовому менеджеру на адрес Оплата Счета, в случае замечаний Администратор оперативно корректирует ведомость. Таким образом зарплатные ведомости на выплату заработной платы должны быть сформированы администраторами 1 числа, а выплата заработной платы происходит после согласования ведомости в установленные выше сроки.

5.12.4. Аванс и з/п выплачиваются администратором при согласовании ведомости не позднее 18.00 дня выплаты аванса или з/п.

5.12.5. Администратор обеспечивает необходимое количество наличных денежных средств в кассе магазина.

 

Закрытие месяца

Закрытие месяца связано с проведением операций по начислению заработной платы, работе с резервами и подготовке соответствующих документов.

5.13.1. Начисление заработной платы происходит в соответствии с соответствующим пунктом настоящей инструкции.

 

5.13.2. Работа с резервами и перемещениями

Работа не позднее последнего календарного дня месяца и завершается не позднее 11:00 1 числа месяца, следующего за отчтеным.

Администраторы подчищают резервы, а именно проверяют создание всех необходимых резервов и их актуальность: на сувенирную продукцию (в т.ч. парфюм, подарки), создание резервов с браком, проверяют резервы с ремонтом и чисткой вещей, пишут комментарии, когда резервы будут расформированы, добиваются списания резервов.

Резервы, находящиеся в стадии перемещения, должны быть перемещены в базаре на склад их фактического пребывания, в случае если резервы находятся в пути (в транспортной компании), склад принимающий резерв должен принять перемещение в резерв на свой склад.

Задача - минимизировать количество резервов на складах своих магазинов и добиться их

своевременного списания или расформирования.

 

5.13.3. Каждый магазин не позднее 3-го дня месяца, следующего за отчетным:

5.13.3.1. Зачищает рабочий файл от данных прошедшего месяца. В отчете (лист работа – сведения о ежедневной выручке) должны быть исключительно сведения за текущий месяц. Ответственный исполнитель – Администратор, контроль Финансовый менеджер.

5.13.3.2. Формируются сшивы со следующими названиями:

a. Анкеты клиентов

b. Финансовые отчеты (кассовая книга)

Каждый сшив отдельно прошивается, на титульном листе наносится информация Магазин, месяц, год, название сшива.

Сшивы передаются директору или финансовому менеджеру компании.

Ответственный исполнитель – Администратор, контроль Финансовый менеджер.

Сшивы со всех магазинов хранятся в отдельных коробках по видам сшивов за 1 календарный год, далее коробка передается в Архив склада. На коробке делается пометка с содержимым.

 

5.13.3.3. Подготовка бракованного товара для передачи на склад.

Работа с браком описана в соответствующем пункте настоящих Правил.

 

5.13.3.4. Отчеты по статистическим опросам

Отчет за месяц направляется Директору магазину, далее отчет начинает заполняться в новой колонке для нового месяца, сведения за прошлые месяцы сохраняются в файле. Отчет направляется с названием по шаблону «Статистика_КолизейДонатто_ноябрь_18»

 

Заказ расходных материалов

Сотрудники магазина и администратор контролируют наличие расходных материалов в магазине и организуют их заказ. Заказ формируется на бланке таблицы и в электронном виде направляется до 15 числа каждого месяца на адрес [e-mail] и личный адрес товароведа. Таблица ведется накопительным итогом: данные прошлого заказа сохраняются, добавляется новая колонка для текущего заказа.

Товаровед исполняет заказ до 25 числа. Имя файла: "Расходники_Название магазина_месяц" Например: Расходники_Колизей Донатто_май"

Администратор несет ответственность за достаточное и разумное количество расходных материалов в магазине, т.е. не допускается преждевременное несогласованное окончание расходников и их наличие чрезмерного их излишка. Товаровед контролирует разумность заказа. Товаровед и Администратор несут ответственность за излишний заказ, заказ некачественных расходных материалов, а также неразумное и неэкономное их использование, делают все возможное для целей экономии расходных материалов без ущерба качества продаж и внешнему виду магазина.

Мерчандайзинг

Развеска товара и его расположение в торговом зале относятся к сфере мерчандайзинга, целью которого является увеличение продаж товара за счет его правильного расположения и выкладки.

Для каждого магазина существуют свои правила размещения товара, которые могут быть регламентирован со стороны головного офиса Донатто.

Сотрудники обязаны формировать развеску в соответствии с требованиями Мерчандайзинга, не нарушать композиции и следить за их сохранением.

Перевески товара делаются в присутствии Мерчандайзера или с его согласия и одобрения композиций.

Для целей быстрого и своевременного решения вопросов создана группа в Viber через которую распространяются фотографии с правильной развеской и согласовываются изменения, сотрудники имеют право направить свои предложения по изменению перевески и получить ответ от Мерчандайзера в течение 1-го дня.

 

Основные требования при проведении перевески:

- проводится с понедельника по четверг

- время перевески с 10 до 17 часов

- дата и время перевески согласовывается с администратором магазина за 2 дня до перевески

- при необходимости сотрудники магазина принимают участие в перевеске.

     Мерчандайзер несет ответственность за соблюдение магазином правил развески и своевременную подготовку фото-отчетов, своевременно устраняет выявленные нарушения.

 

Каждый понедельник администраторы магазинов отправляют в вайбер Директору фото торгового зала и склада магазина, подтверждающие соблюдение всех требований настоящих Правил. Директор или лицо его замещающее на основании фотографий дает рекомендации.

 

 

Работа с товаром в магазине

Работа с товаром регламентируется данным пунктом и общими требованиями в инструкции по работе с товаром и его перемещением Приложение 5.

5.16.1. Весь товар в магазине и на складе магазина должен быть оклеен.

5.16.2. Каждое утро сотрудники проводят подсортировку зала для этого:

5.16.2.1. Анализируются продажи вчерашнего дня

5.16.2.2. Проводится осмотр торгового зала

с целью выявления требующего подсортировки товара, проводят подсортировку за счет собственного склада.

5.16.2.3. Каждый четверг администратор магазина проводит осмотр торгового зала на предмет необходимости подсортировки магазина за счет Склада компании. Формирует заявку и направляет товароведу.

5.16.3. Каждое утро сотрудники должны проверять надлежащий вид вещей в зале. Весь товар должен быть отпарен, развешен, аккуратно сложен.

5.16.4. Сотрудники обеспечивают в магазине отсутствие товара без ценников и с нечитаемыми, грязными ценниками/этикетками. Необходимо обеспечить «ощущение» нового товара, при необходимости ценники/этикетки меняются или обновляются.

5.16.5. Брюки и костюмы должны быть развешены в соответствии с размерным рядом.

5.16.6. Не допускается наличие свисающих ценников на нижнем ярусе торгового оборудования. Все бирки убраны и не видны клиенту.

5.16.7. Во время смены коллекций, перевеске, а также поступления и вывоза товара, сотрудники смены обязаны оказывать всяческое содействие.

5.16.8. Во время приема товара сотрудники должны провести предпродажную подготовку (развесить, отпарить, оклеить ценниками, обеспечить фирменными плечиками).

5.16.9. Сотрудники магазина принимают непосредственное участие в инвентаризации магазина, администратор обеспечивает присутствие необходимого числа сотрудников.

5.16.10. Отпаривание товара осуществляется в подсобном помещении или месте недоступном для просмотра клиентов. Нахождение отправителя в торговом зале магазина недопустимо.

5.16.11. Товар с загрязнением:

5.16.11.1. Определяется степень загрязнения и возможности исправить собственными силами. В этом случае администратор организует стирку товара.

5.16.11.2. В случае наличия подозрений на необходимость применения химчистки, наличия риска порчи товара или предположения о неисправимом браке – администратор согласовывает действия с Товароведом и, при необходимости, с Директором.

5.16.12. Прием и проверка поступившего в магазин товара.

Подробная инструкция по перемещения товара изложена в Приложении 8.
При этом прием товара производится в установленное Торговым центром время. Администратор магазина должен заблаговременно организовать:

- наличие пропусков на ввоз/вывоз товара

- подготовить достаточное место для размещениея товара

- наличие сотрудников для оперативной приемке товара

После приемки нового товара на склад Магазина администратор организовывает отпаривание товара и осмотр товара на предмет брака. Проверка осуществляется не в течение 3 дней после завоза товара.
Администратор по окончании отпаривания и проверки направляет сообщение товароведу о проведённой работе и отсутствии замечаний к товару.

5.16.13. Крепление противокражных устройств.

Противокражные биперы прикрепляются в места, исключающие порчу товара, а также их видимость для клиента на лицевой стороне товара. Подробная инструкция по местам крепления биперов указана в инструкции по работе с товаром.