История развития, понятие и структура информационных систем управления персоналом

В середине ХХ века была осознана роль информации как важнейшего ресурса организации в частности, и общества в целом. Выход в свет в конце 40-х годов XX столетия работ К. Шеннона и Н. Винера послужил началом развития математической теории информации, которая определяет понятие "информация" через меру уменьшения неопределённости знания при совершении какого-либо события. Математическая теория информации стала важнейшим стимулом развития кибернетики — науки об общих законах получения, хранения, передачи и переработки информации в целях её использования в процессах управления различными системами, в том числе и системе управления персоналом. Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления. В связи с этим были начаты первые разработки информационных систем разного рода. Первые информационные системы управления персоналом были предназначены исключительно для электронной обработки данных (EDP), то есть использовались для обработки счетов и расчёта зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счётных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

Постепенно подход к информационным системам изменяется. По мере увеличения памяти ЭВМ основное внимание стали уделять проблемам организации баз данных. Информация, получаемая с их помощью, стала применяться для периодической отчётности по многим параметрам (IRS).Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее. Основными чертами, которые были характерны данному поколению информационных систем, являлись:

- маломощное техническое обеспечение систем, что определяло трудоёмкость разработки и модификации;

- информационное обеспечение представляло собой массивы (файлы) данных, структура которых определялась той программой, в которой они использовались, и, следовательно, данные сильно зависели от программ, то есть изменения в предметной области приводили к изменению структуры данных, а это, в свою очередь, заставляло переделывать программы;

- программное обеспечение представляло собой специализированные прикладные программы, например, программу начисления заработной платы, в результате чего возникали сложности при согласовании частей системы, разработанных разными людьми в разное время;

- архитектура информационной системы — централизованная. Как правило, применялась пакетная обработка задач. Конечный пользователь не имел непосредственного контакта с информационной системой, вся предварительная обработка информации и ввод производились разработчиками.

Для 70-х — начала 80-х гг. ХХ в. характерно использование информационной системы в качестве средства управления производством, поддерживающего и ускоряющего процесс подготовки и принятия решений В своем большинстве информационные системы этого периода предназначались для решения установившихся задач, которые чётко определялись на этапе создания системы и затем практически не изменялись. Появление персональных компьютеров приводит к корректировке идеи информационных систем: от вычислительных центров и централизации управления к распределённому вычислительному ресурсу и децентрализации управления. Такой подход нашёл своё применение в системах поддержки принятия решении (DDS). В таких системах уменьшается нагрузка на централизованные вычислительные ресурсы и верхние уровни управления, что позволяет сосредоточить в них решение крупных долгосрочных стратегических задач. Именно в это время в целях обеспечения эффективного управления крупными предприятиями была разработана и остаётся актуальной до сих пор идея создания корпоративных информационных систем.

К концу 80-х гг. ХХ в. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля (SIS). Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают достичь успеха в своей деятельности. База данных создается для группы взаимосвязанных задач, для многих пользователей. Благодаря появлению персональных компьютеров технология БД стала массовой, создано большое количество инструментальных средств и систем управления базами данных для разработки информационных систем. Шагом вперёд явилось развитие принципа "дружественного интерфейса" по отношению к пользователю(end user computing). Это было связано с развитием мощности (быстродействия) микро-ЭВМ, пакетов прикладных программ и телекоммуникационных сетей. С этого момента конечные пользователи получили возможность самостоятельно использовать вычислительные ресурсы для решения задач, связанных с их профессиональной деятельностью, не зависеть от посредничества специализированных информационных служб. Например, повсеместно применяется графический интерфейс, развитые системы помощи и подсказки пользователю, разнообразные инструменты для упрощения разработки ИС: системы быстрой разработки приложений (RAD), средства автоматизированного проектирования ИС (CASE).

В 90-х гг. XX в. — начале XXI в. начинают использоваться системы и методы искусственного интеллекта (AI) в информационных системах. Экспертные системы (ES) и системы баз знаний (knowledge-based systems) определили новую роль информационных систем. Она заключается в обеспечении работников качественными рекомендациями в специализированных областях.

В Республике Беларусь использование информационных систем было законодательно закреплено в 1995 году. В то время под информационной системой подразумевали совокупность информационных ресурсов, информационных технологий и программно-технических средств, осуществляющих информационные процессы в человеко-машинном или автоматическом режиме. При формулировке этого определения предпринята попытка описать не только составляющие информационной системы, но еще и подчеркнуть функциональную сторону информационных систем. Однако, данное определение является очень общим: так, например, можно определить и понятие «база данных». В Законе Республики Беларусь об информации, информатизации и защите информации, принятом 10 ноября 2008 г., содержится следующее определение: информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих её обработку информационных технологий и комплекса программно-технических средств. Это определение также акцентирует внимание на видении составляющих информационных систем. Более того, понятие «совокупность информационных ресурсов» было заменено понятием «совокупность содержащейся в базах данных информации». Во втором случае употребление слова «совокупность» является не совсем корректным, т.к. информация в информационных системах структурирована и упорядочена.

Информационные системы управления персоналом представляют собой интеграцию управления персоналом и информационных технологий. Информационные системы управления персоналом поддерживают планирование, администрирование, принятие решений и контроль. Они содержат приложения по отбору и подбору персонала, управлению выплатами заработной платы, пенсионных взносов, премий, адаптации и обучению, планированию карьеры, оценке производительности и проверке соответствия должности. Таким образом, данные системы повышают административную действенность и представляют отчеты для принятия управленческих решений. Следовательно, наделенные властью и релевантной доступной информацией руководители и работники более гибко реагируют на изменения внешней и внутренней среды. Это непосредственно влияет на эффективность всей организации в целом.

На основании вышеизложенного можно сформулировать следующее определение информационной системы управления персоналом — это основанная на информационных технологиях система, используемая в целях получения, хранения, анализа, поиска и предоставления релевантной информации о персонале организации.

В настоящее время общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность обеспечивающих подсистем независимо от сферы применения. Среди подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение (Рисунок 1 «Структура информационной системы»).

 

 

 

Рисунок 1 — Структура информационной системы

 

Для функционирования информационной системы необходимо техническое обеспечение, т.е. технические средства, соответствующая документация на эти средства и технологические процессы. В этот комплекс технических средств входят компьютеры, устройства сбора и накопления информации, устройства передачи данных и линии связи, и другая оргтехника.

Работу информационной системы обеспечивают математический и программный комплекс. Средствами математического обеспечения являются средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, математической статистики и др. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация на это программное обеспечение.

Одной из самых важных подсистем является подсистема организационного обеспечения, т.к. она должна включать методы и средства, регламентирующие взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. Значимость организационного обеспечения обусловлена тем, что именно оно реализует возможности анализа существующей системы управления организацией и выявления задач, подлежащих автоматизации, подготовки задач к решению на компьютере, а также включает методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Для того чтобы определить юридический статус информационной системы, права, обязанности и ответственность персонала, порядок использования информации и другие вопросы юридического характера предусмотрена подсистема правового обеспечения. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти, а также нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. Данная подсистема имеет особое значение для сферы управления персоналом.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Эффективность функционирования системы управления персоналом напрямую зависит от информационной базы. Последняя представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в управлении персоналом, в окружающей производственной и социальной среде. Собственно, любое управленческое решение должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, их взаимосвязей.

При проектировании и разработке информационного обеспечения системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления (Рисунок 2 «Содержание информационного обеспечения системы управления персоналом организации»).

Информационное обеспечение службы управления персоналом подразделяют на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация может быть использована только при условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (например, персональные компьютеры).

Рисунок 2 — Содержание информационного обеспечения системы управления персоналом организации

 

Внемашинное информационное обеспечениевключает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию. Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники. Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-трафики и т.п.); по линии обратной связи — от объекта к органу управления — следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечениесодержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

Все это обусловило новую организацию данных, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований:

- рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе;

- сокращение числа форм документов;

- возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере;

- необходимый уровень информационного обеспечения, позволяющий пользователям в управленческой иерархии получать информацию с различной степенью детализации.

Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учётную, основанную на материалах первичного учёта, а также отчётную, представленную уже в обобщённом виде, и др. Основной источник первичной информации — это документы отделов кадров (личные листки по учёту кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении персонала, первичная учётная и отчётная документация о выполненных работах и произведённой оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие, и т.д. Другой источник информации — сам персонал со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование) и т.п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего, это касается мнений персонала при изучении межличностных отношений в коллективе.

Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала, его структура по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы и т.д., постоянно идет процесс внутреннего движения персонала между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры требуемой, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.

Социальная направленность работы с персоналом ставит задачу сбора достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных работников. Так, при подборе кандидатов для назначения на должность необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного и даже медицинского характера.

Ориентация кадровой работы на развитие собственного персонала не может быть успешной без знания затрат (затраты на оплату труда, обучение, медицинское обслуживание, социальные услуги и т.п.).

Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие критерии оценки качества кадровой информации. Она должна быть:

- объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);

- релевантной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);

- своевременной (соответствие информации нуждам потребителя в нужный момент времени);

- целенаправленной;

- лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой полноты);

- понятной и приемлемой для руководителей и специалистов.

Поскольку процессы, протекающие в коллективе работников и в его окружении, весьма динамичны, важно оперативно отражать все эти изменения в информационном массиве данных. Данное требование может быть выполнено в том случае, если информационная система тесным образом соприкасается с документооборотом организации: приказы и распоряжения, касающиеся персонала, используются для немедленной корректировки данных, содержащихся в массиве по каждому работнику. Большое значение имеет увязка кадровой информации с информацией о структуре рабочих мест, с требованиями, предъявляемыми к работнику этими рабочими местами, с возможным уровнем оплаты труда, с состоянием условий труда и т.д. Такой подход обеспечивает, прежде всего, решение информационно-поисковых задач (поиск работников с заданными признаками в информационном массиве), группировку, перегруппировку карточек работников в соответствии с запросами пользователя. Отслеживая изменения в состоянии объекта по тем или иным параметрам, произошедшие в результате реализации мероприятий, руководители в порядке обратной связи могут разработать эффективную стратегию управления и контролировать ее реализацию.