Организация учёта подотчётных сумм, выданных на командировочные расходы

Особенности порядка направления работников в служебные командировки как внутри страны, так и за рубежом определены Постановлением Правительства РФ № 749.

Выдача аванса командированному работнику внутри страны осуществляется наличными деньгами в рублях, а за рубежом – в валюте.

8 февраля 2019 года менеджер по продажам ООО «Алейка» А.И. Кронин был направлен в командировку в г. Новосибирск с целью заключения договоров с ООО «Омега» по продаже товаров.

На основании приказа по кассовому расходному ордеру А.И. Кронину было выдано 37 000 руб.

По возвращении из командировки 11 февраля А.И. Кронин предоставил авансовый отчёт, к которому были приложены следующие документы:

— командировочное удостоверение, из которого следовало, что в командировке он находился 4 дня;

— счёт гостиницы на 3 суток на 3 000 руб. (1 000 руб. в сутки), в т. ч. НДС 460 руб.;

— билеты на сумму 3 000 руб. (1 500 руб. х 2), в т. ч. НДС 460 руб.;

— квитанция за пользование постельными принадлежностями в поезде 100 руб.;

— счёт в ресторане, по которому Крониным были израсходованы денежные средства вместе с представителями ООО «Омега» в ходе банкета, что подтверждено счётом ресторана на сумму 29 700 руб. (НДС не выделен) и чеком ККМ.

Суточные за 4 дня составили 2 800 руб. (по 700 руб. за 1 день).

Общая сумма авансового отчёта А.И. Кронина составила 38 600 руб. (3 000 + 3 000 + 100 + 29 700 + 2 800).

Остаток неизрасходованной подотчётной суммы Кронина А.И. на 08 февраля составил 400 руб., а на 12 февраля образовался перерасход в сумме 1 200 руб.

По данной командировке в бухгалтерии ООО «Алейка» были сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 37 000 руб. – выдано под отчёт А.И. Кронину на командировку

Дебет 44 Кредит 71 – 37 580 руб. – списаны коммерческие расходы

Дебет 19 Кредит 71 – 920 руб. – выделен НДС по коммерческим расходам

Дебет 71 Кредит 50 – 1 200 руб. – выдан А.И. Кронину из кассы перерасход по командировке.

Выводы по третьей главе

Общество с ограниченной ответственностью создано в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Предприятие - Общество с ограниченной ответственностью «АЛЕЙКА» зарегистрирована 29 апреля 2004 года по адресу 670042, Республика Бурятия, город Улан-Удэ, улица Жердева, дом 20, офис 06. Сокращенное название предприятия – ООО «Алейка».

Основным видом деятельности является торговля оптовая мукой и макаронными изделиями. Компанию возглавляет Ушакова Светлана Викторовна.

Предприятие имеет стабильное финансовое положение, поскольку увеличилось количество внеоборотных активов и основных средств, а вот долгосрочные финансовые вложения уменьшилось.

Положительными моментами в учёте операций с подотчётными лицами в ООО «Алейка» являются:

— список работников, имеющих право получать денежные средства из кассы предприятия в подотчёт, а также сроки предоставления авансовых отчётов, утверждаются руководителем в начале каждого года;

— наличные денежные средства под отчёт выдаются из кассы предприятия на основании командировочного удостоверения и «Заявки на выдачу сумм в подотчёт» — заявление работника предприятия на получение наличных денежных средств из кассы. Этот документ включает обоснование и необходимость предстоящих расходов и утверждается главным бухгалтером предприятия. Документ содержит необходимую информацию о предстоящей покупке, а так же обоснованность выбора того или иного поставщика;

— подотчётные лица отчитываются перед бухгалтерией об израсходованных суммах в течение трёх рабочих дней.

При учёте расчётов с подотчётными лицами ООО «Алейка» в основном соблюдаются все требования гражданского, трудового, бухгалтерского и налогового законодательств.

ГЛАВА 3. МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЁТА РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «АЛЕЙКА»

3.1. Аналитический и синтетический учёт расчётов с подотчётными лицами

Основной целью учёта расчётов с подотчётными лицами на предприятии является учёт всех операций, произведённых подотчётным лицом с наличными денежными средствами предприятия, а также оперативное получение информации об остатках на соответствующих счетах.

Учёт расчётов с подотчётными лицами является важным звеном в системе учётно-аналитической работы, ведение которого определяется следующими задачами:

— использование унифицированных форм первичной документации для расчётов с подотчётными лицами;

— обеспечение своевременной полной выдачи и возврата подотчётных сумм;

— соблюдение сроков отчётности по израсходованным суммам;

— контроль правильности и законности расходования подотчётных сумм;

— контроль за движением материальных ценностей, приобретённых подотчётными лицами;

— ведение аналитического учёта по каждому подотчётному лицу;

— соблюдение налогового законодательства при расчётах с подотчётными лицами;

— взаимоувязка показателей аналитического и синтетического учёта.

Аналитический учёт – учёт, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учёта, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета.

Синтетический учёт – учёт обобщенных данных бухгалтерского учёта о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определённым экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учёта.

Учёт расчётов с подотчётными лицами в организации ведётся на синтетическом счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Это активно-пассивный счёт. Если предприятие выдала сотруднику суммы под отчёт – это счёт активный, если сотрудник перерасходовал суммы и принято решение их возместить, то это пассивный счёт.

В отличие от других счетов Планом счетов бухгалтерского учёта субсчета к счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» не предусмотрены.

По дебету счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» и кредиту счета 50 «Касса» отражается получение денежных средств под отчёт, а по кредиту счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» и дебету счетов затрат (счета 20,23,25,26,44) или материалов (счёт 10 «Материалы») отражаются суммы, записанные в авансовом отчёте.

Подотчётные суммы, не возвращённые работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» и дебету счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из зарплаты работника) или счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из зарплаты работника).

При получении денежных средств под отчёт на хозяйственные расходы подотчётное лицо имеет право приобрести хозяйственный инвентарь, хозяйственные принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские и другие бланки, бензин, оплатить мелкий ремонт оргтехники и транспортных средств. Эти расходы обычно списываются на счета расходов. При этом делаются следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – получены деньги из кассы под отчёт на хозрасходы;

Дебет 10 Кредит 71 – приобретены канцтовары;

Дебет 19 Кредит 71 – учтён НДС от приобретённых материалов;

Дебет 26 Кредит 10 – списаны канцтовары на управленческие нужды.

Полученные денежные средства под отчёт на командировочные расходы подотчётное лицо расходует на проезд до места командировки и обратно, суточные, жильё, а также другие расходы (телефонные переговоры, представительские расходы и т.п.). Все эти расходы тоже списываются на счета расходов. При этом делаются следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – получены деньги из кассы под отчёт на командировочные расходы;

Дебет 26 Кредит 71 – списаны расходы на проезд, суточные, проживание;

Дебет 19 Кредит 71 – учтён НДС от расходов на проезд и проживание.

Аналитический учёт на предприятии по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» ведётся по каждому подотчётному лицу и по каждой сумме, выданной под отчёт, для чего можно использовать журнал-ордер № 7, где аналитический учёт ведётся по отдельно выданным под отчёт суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утверждённого авансового отчёта, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещённая сумма перерасхода (против выданного аванса).

В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчёт, авансовые отчёты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

В журнале-ордере № 7 синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами обеспечиваются в единой системе записей.

Таким образом, операции по одному авансовому отчёту должны найти отражение только по одной строке. Для случаев, когда подотчётному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляется дополнительный аванс, в разделе «Выдано под отчёт» предусмотрены соответствующие графы.

Для получения синтетических данных по счёту № 71 «Расчёты с подотчётными лицами» суммы расхода по авансовым отчётам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Одновременно приводится справка о суммах расхода на оплату суточных и подъёмных, требующаяся при заполнении соответствующей формы бухгалтерской отчётности.

Для ведения аналитического учёта используется также ведомость по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами», в которой указываются фамилии подотчётных лиц, остаток денежных средств по каждому подотчётному лицу на начало месяца (по дебету или кредиту) и всего по всем подотчётным лицам, обороты по каждому подотчётному лицу по дебету счёта 71 с кредита счёта 50 (получение денежных средств под отчёт) и всего по всем подотчётным лицам, обороты с кредита счёта 71 в дебет счетов затрат или материалов (по авансовому отчёту) и учтённому НДС, а также в дебет счёта 50 (при возврате денег в кассу). Последняя графа этой ведомости содержит данные об остатках на конец месяца (по дебету или кредиту) по каждому подотчётному лицу и в целом по предприятию.

Если даты, проставленные на первичных документах, подтверждающих расходование наличных денежных средств, которые получены под отчёт, окажутся более ранними, чем дата составления авансового отчёта, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчётных средств, то такое противоречие свидетельствует либо о недостоверности первичных документов, подтверждающих расходование подотчётных средств, либо о возмещении организацией затрат своих работников (в последнем случае приобретенные ценности являются собственностью физического лица, и поэтому правильнее в данном случае оформлять при возмещении затрат договор купли-продажи). Затраты, произведенные работником, которому денежные средства под отчёт не выдавались в связи с покупкой материалов, возмещаются путем выдачи из кассы организации наличных денежных средств с оформлением расходного кассового ордера, основанием для выписки которого служит представленный работником товарный чек.

При неполном израсходовании подотчётной суммы работник может сдать неиспользованный остаток в кассу организации (либо дать согласие на удержание с сумм начисленной оплаты труда). При сдаче в кассу остатка денежных средств должны быть соблюдены общие правила приёма, выдачи и хранения денежных средств, которые установлены Порядком ведения кассовых операций. Требования по оформлению приходных и расходных документов содержатся также в соответствующих постановлениях Госкомстата России.

Приём наличных денежных средств производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации.

Таким образом, бухгалтер-кассир не должен требовать каких-либо дополнительных документальных подтверждений правомерности внесения денежных средств в кассу помимо приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером.

Право подписи приходных кассовых ордеров другим лицам может быть предоставлено (приказом или иным распорядительным документом руководителя организации), но это практикуется крайне редко. Без подписи главного бухгалтера денежные документы (а также расчётные документы, финансовые и кредитные обязательства) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Предоставление права подписи денежных документов другим лицам может впоследствии создать определённые проблемы в случае, если какие-либо требования действующего законодательства будут нарушены.

Приходные кассовые ордера запрещено выдавать на руки лицам, внёсшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передаётся лицом, его выписавшим, для исполнения непосредственно в кассу. Кассир только проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.

Если работник направляется в командировку, то прежде всего издается приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку. Командированный – это лицо, связанное с фирмой трудовым договором. В приказе указывается, кто, куда, зачем направляется и на какой срок. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются все эти сведения. Правда, есть исключение: если работник отправляется в зарубежную командировку, командировочное удостоверение не выписывается. Работнику должны быть выданы денежные средства на будущие расходы. Прежде всего фирма должна определить, как будут оплачиваться расходы на проезд и проживание сотрудника. Предприятие может приобрести билеты и оплатить гостиницу по безналичному расчёту, но может выдать денежные средства командированному сотруднику, и он будет оплачивать это сам.

Например, предприятие приобретает билеты (предположим, стоимостью 23600 руб., в том числе 3600 руб. НДС) и потом передаёт их командированному. Тогда последовательность операций такая:

Предприятие оплачивает билеты:

Дебет 60 Кредит 51 – 23 600 руб.

Билеты поступают в организацию

Дебет 50-3 Кредит 60 – 20 000 руб.

Дебет 19 Кредит 60 – 3 600 руб.

На счёте 50, субсчёт 3 «Денежные документы» отражаются оплаченные билеты, почтовые марки и другие подобные документы.

Билеты выданы сотруднику, направляемому в командировку

Дебет 71 Кредит 50-3 – 23 600 руб.

Если сотрудник за всё рассчитывается сам, то, выдав денежные средства из кассы, организация выполнила свои обязанности по обеспечению его проживания и проезда. Выдача денег из кассы отражается проводкой:

Дебет 71 Кредит 50

Таким образом, существует два варианта учета командировочных расходов сотрудников (таблица 1).

Таблица 1- Варианты учёта командировочных расходов сотрудников

Предприятие отправляет сотрудника в командировку, возможно два варианта оплаты транспортных услуг – 11 800 руб. и гостиницы — за 5 дней по 590 руб., в том числе НДС
Вариант 1	Вариант 2
Предприятие само приобретает билеты стоимостью 11 800 руб., в том числе НДС 1 800 руб.: Дебет 60 Кредит 51 – 11 800 руб. Билеты поступают в организацию: Дебет 50-3 Кредит 60 – 10 000 руб. Дебет 19 Кредит 60 – 1 800 руб.	Если сотрудник за всё рассчитывается сам, то предприятие выдает ему деньги из кассы, тем самым выполняя свои обязательства по обеспечению его проживания и проезда, избегая лишних проводок в учёте: Дебет 71 Кредит 50 – 15 650 руб. Сумма складывается следующим образом: Транспортные расходы: 11 800 руб. Проживание: 2 950 руб. Суточные: 900 руб. Чаще всего предприятия не выполняют таких точных расчётов при выдаче командировочных, а выдают немного больше, например, 1 600 руб. После возвращения из командировки остаток средств необходимо вернуть.
Предприятие передаёт билеты командированному Дебет 71 Кредит 50-3 – 10 000 руб.
Предприятие само оплачивает проживание в гостинице 2 950 руб., в том числе НДС 450 руб.: Дебет 60 Кредит 51 – 2 950 руб.
Предприятие оплачивает суточные расходы командированного, 5 дней командировки и 4 дня пути (100 руб. х 9 дн = 900 руб.) Дебет 71 Кредит 50 – 900 руб.

 

Отбывая в командировку, сотрудник должен поставить печать своей организации в командировочном удостоверении. Прибыв на место, он должен поставить печать организации, в которую направлен. Отбывая из командировки, он опять должен поставить печать организации, в которую был направлен, а по прибытии в свою фирму – печать своей фирмы. Получается, что в командировочном удостоверении работника должны быть как минимум 4 печати: две своей организации две другой организации. А если работник по пути ещё заглядывал в какие-то другие организации, то и больше. Без этих печатей командировка считается не состоявшейся.

Возвратившись из командировки, сотрудник представляет руководству отчёт о выполнении командировочного задания, а также сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт, прилагая к нему все оправдательные документы. В отличие от суточных, стоимость проезда и проживания даже при расчёте налогов законодательно не ограничивается. Здесь действуют законы здравого смысла: если фирма торгует простейшими банно-прачечными принадлежностями, то ей будет очень трудно объяснить налоговым инспекторам, почему её директор регулярно выезжает в командировки в европейские столицы на многочисленные семинары и при этом проживает в лучших апартаментах пятизвездочных отелей.

Обычно рекомендуется приказом руководителя утверждать перечень подотчётных лиц с указанием того, когда и какие суммы им выдаются и когда подотчётные лица должны отчитаться за эти деньги.

Например, фирма ежемесячно выдаёт заместителю главного бухгалтера 1 000 руб. на закупку канцтоваров, и отчитаться за эту сумму он должен
не позднее 25 числа каждого месяца. Естественно, такое правило можно установить тогда, когда расходы носят более-менее регулярный характер.

При отражении расчётов с подотчётными лицами следует помнить, что подотчётным лицом могут быть только сотрудники организации, постороннее лицо подотчётным быть не может. Сотрудник не имеет права передавать выданные ему деньги другому лицу.

Первой операцией при отражении расчётов с подотчётными лицами должна быть выдача денег, а второй – отчёт за них, и ни в коем случае не наоборот.

Иногда фирмы для упрощения работы делают такую серьёзную ошибку: сначала сотрудник что-то покупает (например, справочную литературу по бухгалтерскому учёту или канцтовары), отчитывается о том, что он купил, а затем организация оплачивает ему эту покупку. Такие суммы не являются подотчётными, а сам сотрудник в эту минуту не является подотчётным лицом. Ведь фирма ему ничего не поручала, денег не выдавала, на что их тратить, не устанавливала. Получается, что работник тратит свои собственные денежные средства, что-то на них покупает, а потом фирма приобретает у своего сотрудника какие-то материальные ценности. Но такая сделка – это не отчёт о расходовании подотчётных сумм (их не было), а покупка у физического лица принадлежащего ему имущества. Так что сначала выдаются деньги, а потом проверяется, потрачены ли они по назначению.

Иногда подотчётное лицо по каким-либо причинам или просто по безответственности не отчитывается за потраченные денежные средства либо не возвращает неистраченные денежные средства или остаток подотчётных сумм.

В Трудовом кодексе предусмотрено, что удержания из заработной платы работника производятся для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращённого аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях. Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника этой суммы не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (и лучше, если он подтвердит это письменно). В любом случае общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 50%.

Но кроме претензий предприятия к сотруднику, у него могут быть и другие обязательства по выплатам и, соответственно, новые претензии смогут занять только какую-то часть зарплаты работника. Если же работник возражает против суммы или срока возврата, или имеет другие претензии к фирме, отношения придётся выяснять в суде.

Предприятие может принять решение простить долг сотруднику, это право работодателя. Тогда будет считаться, что работник получил доход, и с такого дохода следует удержать налог на доходы физических лиц.

В любом случае, независимо от того, принято ли решение удерживать суммы, идти в суд или простить долг, должен быть издан приказ руководителя. Бухгалтер не имеет права предпринимать каких-либо действий без этого приказа.

С подотчётными лицами можно заключать договоры о полной материальной ответственности, что предполагает возможность полного взыскания нанесённого ущерба с подотчётных лиц. Трудовое законодательство предоставляет право руководителю организации на принятие соответствующего решения (посредством издания соответствующего приказа или распоряжения). Очевидно, что работники, привлекаемые к ответственности, далеко не всегда согласны либо с суммой взыскания, либо с самим его фактом.

3.2. Особенности налогообложения при учёте расчётов с подотчётными лицами

Расчёты с подотчётными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и страховых взносов, т.е. они находят своё отражение во многих главах Налогового Кодекса РФ.

Глава 21 «Налог на добавленную стоимость» регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счёт подотчётных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентируют порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчёт. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учёта расходов, произведенных за счёт средств, выданных под отчёт, при расчёте налогооблагаемой прибыли.

Расходы на выплату суточных в командировке учитываются при налогообложении прибыли без ограничений, так как норматива списания суточных на сегодняшний день нет.

Выплата суточных освобождена и от обложения НДФЛ, однако в отношении данного налога существуют нормативы: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 рублей — за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения необходимо уплачивать НДФЛ. В справке о доходах (форма № 2-НДФЛ) сумма суточных, превышающая необлагаемый норматив, отражается как «прочие доходы».

Если сотрудник едет в загранкомандировку, то суточные выдаются в иностранной валюте. Для целей НДФЛ эти суммы пересчитываются в рубли и сравниваются с нормативом в 2 500 руб. Все, что выше – облагается налогом. При расчёте подлежащей налогообложению суммы фактически выплаченных суточных над их нормативным размером, установленным пунктом 3 статьи 217 Кодекса, необходимо применять курс иностранной валюты к рублю, действующий на дату выплаты суточных. Согласно норме, при получении доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода.

В целях определения суммы суточных, освобождаемых от налогообложения, суточные за последний день командировки должны приниматься в размере 700 рублей.

При однодневных командировках суточные не выплачиваются. В противном случае такие суточные облагаются НДФЛ в полном объёме. Согласно пункту 11 Положения о командировках при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства или при однодневных командировках, суточные не выплачиваются.

Из содержания статей 167 и 168 ТК РФ следует, что суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки. Ведь средний заработок работнику на время командировки сохраняется, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы оплачивается, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплату же суточных работнику законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов.

На основании вышеизложенного, в случае принятия организацией решения по выплате суточных и по однодневным командировкам (даже если это прописано во внутреннем положении о командировках), организация не сможет включить данные суточные в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли и НДФЛ.

Денежные средства выдаются тому сотруднику, которому дано поручение, и на тот срок, на какой это целесообразно. Нет никаких законодательных ограничений по поводу того, на какой срок и какие суммы можно выдать. Тем не менее главным критерием здесь должны быть здравый смысл и производственная необходимость. Можно выдать сотруднику 60 000 руб. для приобретения компьютеров, можно выдать эту же сумму работнику, если он едет в дальнюю командировку для заключения выгодного контракта на реализацию продукции. Но если предприятие выдает 60 000 руб. сроком на полгода для приобретения канцтоваров, которые есть в свободной продаже магазинах, это наводит на размышления. При проверке налоговые инспекторы, скорее всего, догадаются, что предприятие просто дало эту сумму работнику взаймы, и предприятие будет признано виновным в снижении налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ).

Вычетам подлежат суммы налога на добавленную стоимость (НДС), уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наём жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

В случае если в соответствии с главой 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы НДС по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам. Документом, дающим право на вычет налога на добавленную стоимость, является счёт-фактура.

В процессе учёта расчётов по представительским расходам необходимо помнить, что в течение отчётного (налогового) периода эти расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчётный (налоговый) период. Другими словами, норматив представительских расходов составляет 4% от начисленной заработной платы нарастающим итогом.

Говоря об особенностях налогообложения, стоит упомянуть о двух положительных изменениях в налоговом законодательстве, касающихся расчётов с подотчётными лицами.

В письме Минфина РФ от 11.11.12г. № 03-03-06/1/741 сказано, что для подтверждения расходов в виде суточных теперь достаточно лишь командировочного удостоверения. Предоставлять чеки и квитанции сейчас уже не требуется.

Следует помнить, что суточные учитываются в налоговых расходах без ограничения суммы. Размер таких выплат компания определяет самостоятельно в коллективном или трудовом договоре. Кроме того, суточные в пределах норм не облагаются страховыми взносами и НДФЛ. Это изменение облегчает использование распространённого на практике способа налогового планирования, когда часть зарплаты сотруднику заменяют высокими суточными.

Второе изменение заключается в том, что компания может учитывать в расходах по налогу на прибыль затраты, которые понёс командированный сотрудник на городской транспорт в конечном пункте назначения. Такой положительный для налогоплательщиков вывод впервые сделала ФНС России в письме от 12 июля 2012г. № ЕД-4-3/11246. Налоговая служба считает, что в соответствии со статьей 168 ТК РФ компании обязаны возмещать работнику определённые расходы, связанные с командировкой — проезд, найм жилого помещения, суточные и пр. Какие именно расходы по проезду возмещает компания, говорит пункт 12 Положения № 749. Иных транспортных расходов Положение не регламентирует. Ориентируясь на это, судьи и налоговики сходились в том, что базу по налогу на прибыль уменьшают расходы, понесенным сотрудником на проезд до конечного пункта назначения и обратно.

Теперь ФНС подошла к проблеме учёта расходов на проезд сотрудников в служебных командировках шире, поскольку статьей 168 ТК РФ предусмотрена возможность определения в коллективном договоре порядка и размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками. Сотрудники направляются в командировки для выполнения отдельных поручений вне места постоянной работы. Из этого налоговая служба делает вывод: работодатель вправе предусмотреть возмещение расходов на проезд городским транспортом. Для того чтобы такие расходы можно было учесть в уменьшение налоговой базы, надо закрепить это в локальном нормативном акте, например, колдоговоре или Положение о командировках.

Также командированному сотруднику необходимо документально подтвердить свои расходы проездными билетами и чеками. Будет не лишним отразить в служебном задании и командировочном удостоверении точные адреса пунктов назначения. Это позволит доказать экономическую обоснованность транспортных расходов, даже если они подтверждены документами лишь частично. Например, сотрудник предъявляет билет на метро, но не предъявляет чек.

Если сотрудник в командировке пользуется услугами такси, то на такие расходы также можно уменьшить базу по налогу на прибыль. Об этом говорил Минфин России в письме от 27 августа 2009г. № 03-03-06/2/162. Но тогда нужно быть готовым доказать налоговикам, что у сотрудника в командировке настолько насыщенный график работы, что он просто ничего не успеет, если будет ездить на автобусе.

Выводы по второй главе

Учёт расчётов с подотчётными лицами ведётся на счёте 71 «Учёт расчётов с подотчётными лицами». По дебету счёта 71 в корреспонденции с кредитом счетов денежных средств отражается выдача сумм денежных средств под отчёт. Израсходованные подотчётные суммы отражаются по кредиту счёта 71 в корреспонденции со счетами затрат или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Расчёты с подотчётными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и страховых взносов, т.е. они находят своё отражение во многих главах Налогового Кодекса РФ.

Расходы на проезд командированного сотрудника в месте конечного назначения можно учесть в уменьшение базы по налогу на прибыль.

Возмещение расходов на проезд в командировке надо предусмотреть в коллективном договоре или Положении о командировках.

Следующая глава посвящена практическим аспектам бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами на примере ООО «СмегКроун», основной деятельностью которого является оптовая торговля бытовой техникой.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Операции с подотчётными лицами в бухгалтерском учёте имеют большое значение, поскольку они связаны со многими другими разделами учёта – операциями по кассе (получение подотчётных сумм и сдача неизрасходованных сумм), расчётами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей, операциями по возмещению материального ущерба, недостач, предоставлению займов и т.д., что обуславливает высокую трудоёмкость работы.

Подотчётными лицами являются работники, которым разрешено приобретать ТМЦ и услуги в других организациях или расходовать подотчетные деньги на представительские или командировочные расходы.

При ведении бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами следует руководствоваться Трудовым и Налоговым кодексами РФ, ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте», Положением Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ» № 373-П, ПБУ № 10/99 «Расходы организации».

Документальное оформление учёта расчётов с подотчётными лицами осуществляется с помощью: приказа о лицах, которым разрешается выдавать денежные средства под отчёт; приказа о направлении в командировку; расходного кассового ордера при выдаче денежных средств под отчёт; доверенности; служебного задания в командировку; командировочного удостоверения; авансового отчёта о произведённых расходах подотчётных сумм; приходного кассового ордера при возврате неизрасходованных денежных средств.

Учёт расчётов с подотчётными лицами ведётся на счёте 71 «Учёт расчётов с подотчётными лицами». По дебету счёта 71 в корреспонденции с кредитом счетов денежных средств отражается выдача сумм денежных средств под отчёт. Израсходованные подотчётные суммы отражаются по кредиту счёта 71 в корреспонденции со счетами затрат или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Расчёты с подотчётными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и страховых взносов, т.е. они находят своё отражение во многих главах Налогового Кодекса РФ.

Расходы на проезд командированного сотрудника в месте конечного назначения можно учесть в уменьшение базы по налогу на прибыль.

Возмещение расходов на проезд в командировке надо предусмотреть в коллективном договоре или Положении о командировках.

Общество с ограниченной ответственностью создано в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Предприятие - Общество с ограниченной ответственностью «АЛЕЙКА» зарегистрирована 29 апреля 2004 года по адресу 670042, Республика Бурятия, город Улан-Удэ, улица Жердева, дом 20, офис 06. Сокращенное название предприятия – ООО «Алейка».

Основным видом деятельности является торговля оптовая мукой и макаронными изделиями. Компанию возглавляет Ушакова Светлана Викторовна.

Предприятие имеет стабильное финансовое положение, поскольку увеличилось количество внеоборотных активов и основных средств, а вот долгосрочные финансовые вложения уменьшилось.

Положительными моментами в учёте операций с подотчётными лицами в ООО «Алейка» являются:

— список работников, имеющих право получать денежные средства из кассы предприятия в подотчёт, а также сроки предоставления авансовых отчётов, утверждаются руководителем в начале каждого года;

— наличные денежные средства под отчёт выдаются из кассы предприятия на основании командировочного удостоверения и «Заявки на выдачу сумм в подотчёт» — заявление работника предприятия на получение наличных денежных средств из кассы. Этот документ включает обоснование и необходимость предстоящих расходов и утверждается главным бухгалтером предприятия. Документ содержит необходимую информацию о предстоящей покупке, а так же обоснованность выбора того или иного поставщика;

— подотчётные лица отчитываются перед бухгалтерией об израсходованных суммах в течение трёх рабочих дней.

При учёте расчётов с подотчётными лицами ООО «Алейка» в основном соблюдаются все требования гражданского, трудового, бухгалтерского и налогового законодательств.