Сущность и значение расчётов с подотчётными лицами

Некоторые виды хозяйственных и других расходов предприятия не могут оплатить с расчётного счета или из кассы. [Д8] В таких случаях используют так называемых «подотчётных лиц», которыми могут быть только работники данного предприятия. Им выдают для этого денежные авансы в необходимых размерах.

Подотчётными лицами являются работники, которым согласно приказу директора разрешено приобретать товарно-материальные ценности или услуги в других организациях на деньги, полученные в кассе предприятия, а также работники, отправляемые в командировки по приказу директора для выполнения служебных заданий.

Подотчётные лица получают денежные средства под отчёт на хозяйственные расходы – приобретение канцелярских товаров, бензина, бухгалтерских и других бланков, оплата мелкого ремонта оргтехники и транспортных средств, приобретение хозяйственного инвентаря, хозяйственных принадлежностей. Эти расходы списываются на счета издержек обращения.

Подотчётными лицами также приобретаются сувениры, цветы, подарки для празднования дней рождения, праздничных и юбилейных дат, расходы по которым осуществляются за счёт финансового результата.

Подотчетные лица получают денежные средства под отчёт также для поездки в командировку. В бухгалтерском учёте суммы, относящиеся к командировочным расходам, отражаются в фактически произведенных размерах в пределах, установленных внутренними актами организации.

Помимо расходов по проезду и по найму жилого помещения фирма обязана возмещать командированному сотруднику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть выплачивать так называемые суточные.

Размер суточных каждая фирма устанавливает по своему усмотрению и закрепляет выбранную величину в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

В отличие от всех остальных командировочных расходов, по суточным работник отчитываться не должен. То есть он не обязан представлять документы подтверждающие, на какие цели были израсходованы эти средства. Необходимость подтверждения расходования суточных конкретными чеками, квитанциями или другими расходными документами отсутствует и из требований налогового законодательства не вытекает.

Предпринимательская деятельность не обходится без проведения деловых встреч с клиентами и покупателями. Подотчётные лица получают денежные средства под отчёт на представительские расходы.

Представительские расходы – это затраты организации по приёму и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ. Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приёма (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих на встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

1.3. Документальное оформление расчётов с подотчётными лицами

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.[Д9]

Документальное оформление учёта расчётов с подотчётными лицами осуществляется с помощью:

— приказа о лицах, которым разрешается выдавать денежные средства под отчёт;

— приказа о направлении в командировку;

— расходного кассового ордера при выдаче денежных средств под отчёт;

— доверенности;

— авансового отчёта о произведённых расходах подотчётных сумм;

— приходного кассового ордера при возврате неизрасходованных денежных средств.

Список работников, имеющих право получать денежные средства из кассы предприятия в подотчёт, а так же сроки предоставления авансовых отчётов, утверждаются приказом руководителем в начале каждого года.

В приказе руководителя должен быть указан срок, на который выдаются подотчётные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для того, чтобы обосновать нахождение средств у подотчётного лица определённое время, так как согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчёт об израсходованных суммах (авансовый отчёт) и произвести окончательный расчёт по ним.

Наличные денежные средства под отчёт выдаются из кассы предприятия на основании командировочного удостоверения по расходно-кассовым ордерам.

Подотчётному лицу может выдаваться доверенность, на основании которой он действует от своего предприятия, и все документы, которые он получит от других предприятий, будут оформлены на имя фирмы, которую он представляет. Он получит накладную, и счёт-фактуру (которая позволит взять НДС в зачёт). Если подотчётное лицо доверенности не имеет, то для других фирм он – частное лицо. Всё, на что может рассчитывать этот сотрудник – это кассовый и товарный чеки. В любом случае эти расходы могут быть приняты предприятием, но бухгалтерские проводки немного различаются (в части учёта НДС).

Доверенность выписывается в одном экземпляре, регистрируется в специальном журнале регистрации доверенностей и выдаётся на руки работнику, а у бухгалтера остаётся корешок от доверенности, в котором указываются все её реквизиты. Поскольку работник представляет свою фирму в другой организации, то доверенность и остается в той организации. Когда работник вернётся в свою фирму, бухгалтер в корешке доверенности сделает отметку о выполнении поручения.

В доверенности указывается дата её выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок действия, то такая доверенность действует 1 год со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата её выдачи, то такая доверенность не действительна.

Служебное задание для командировки оформляется на основании соответствующих сведений из плана командировок. При направлении работника в срочную (внеплановую) командировку задание составляется на основании решения руководителя организации (иного уполномоченного лица), выраженного, допустим, в резолюции на служебной записке (ином документе).

Необходимо обратить внимание на то, что этот документ выполняет две функции.

Во-первых, конкретизирует суть задания, выполнение которого в период командировки возлагается на работника, и, во-вторых, отражает основные результаты выполнения поручения в кратком письменном отчёте.

Краткий отчёт о выполнении служебного задания составляется работником непосредственно после прибытия и заполняется от руки в соответствующей графе задания.

Командировочное удостоверение — это документ, выдаваемый сотруднику на время выполнения им служебных обязанностей вне постоянного места работы. Он является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункты назначения и время убытия из него них). Он служит оправданием о месте и времени нахождения в командировке и прилагается к авансовому отчёту для начисления суточных и учёта командировочных расходов.

Основным документом при расчётах с подотчётными лицами является авансовый отчёт – документ, соединяющий в себе обобщающие данные по первичным документам, подтверждающим расходы, произведенные подотчётными лицами и бухгалтерские записи, отражающие данные расходы в учёте организации.

Отчёт должен быть заполнен самим подотчётным лицом, а не бухгалтером. Очень часто именно поэтому фирма ограничивает круг подотчётных лиц. Ведь не каждый человек может сразу грамотно заполнить авансовый отчёт, и тогда бухгалтеру приходится объяснять новичку, как это делается. Если же подотчётные лица постоянно имеют дело с заполнением этих документов, то они уже хорошо знают порядок заполнения.

К авансовому отчёту прилагаются оправдательные документы (счета, чеки, квитанции, накладные и др.), подтверждающие факт целевого использования денежных средств. В авансовом отчёте указывается организация, ФИО и должность подотчётного лица, номер, дата авансового отчёта, назначение аванса, сумма, на оборотной стороне указывается дата, порядковый номер, кому, за что и по какому документу уплачено, сумма.

Авансовый отчёт подписывает подотчётное лицо, утверждает руководитель, подписывает бухгалтер. Без утверждения отчёта бухгалтер не имеет права принимать отчёт. Отчёт проверяется главным бухгалтером, то есть устанавливается соответствие приложенных документов записанным суммам.

На основании данных, отраженных в авансовом отчёте, утвержденном руководителем предприятия, бухгалтерия погашает аванс (списывает с работника числящиеся за ним подотчётные суммы), а в случае необходимости выплачивает работнику разницу между фактически потраченными средствами и суммой аванса (перерасход).

Выданные, но не израсходованные подотчётным лицом суммы подлежат возврату в кассу предприятия по приходным кассовым ордерам.

Подотчётные лица отчитываются перед бухгалтерией об израсходованных суммах в течение трёх рабочих дней.

Выдача наличных денег под отчёт или в порядке возмещения перерасхода по авансовому отчёту из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Следует отметить, что при приобретении за наличный расчёт товаров на предприятии необходимо соблюдать установленный предельный размер счётов наличными денежными средствами между юридическими лицами.

Необходимо также отметить, что в новом Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», отсутствует упоминание об унифицированных формах первичных документов. Все формы первичных документов, в том числе и по учёту расчётов с подотчётными лицами, будут утверждаться не учётной политикой организации, а руководителем по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта.

Выводы по первой главе

Подотчётными лицами являются работники, которым разрешено приобретать ТМЦ и услуги в других организациях или расходовать подотчетные деньги на представительские или командировочные расходы.

При ведении бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами следует руководствоваться Трудовым и Налоговым кодексами РФ, ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте», Положением Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ» № 373-П, ПБУ № 10/99 «Расходы организации».

Документальное оформление учёта расчётов с подотчётными лицами осуществляется с помощью: приказа о лицах, которым разрешается выдавать денежные средства под отчёт; приказа о направлении в командировку; расходного кассового ордера при выдаче денежных средств под отчёт; доверенности; служебного задания в командировку; командировочного удостоверения; авансового отчёта о произведённых расходах подотчётных сумм; приходного кассового ордера при возврате неизрасходованных денежных средств.

 

  ГЛАВА 2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО    «АЛЕЙКА»