Порядок учёта подотчётных сумм, выданных на хозяйственные и представительские расходы

В процессе финансово-хозяйственной деятельности ООО «Алейка» возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях для оплаты указанных расходов работнику выдаются наличные денежные средства из кассы в виде подотчетного аванса.

2 апреля 2019 г. инспектору по кадрам Сходиной О.В. было выдано из кассы 6 000 руб. под отчёт на приобретение канцтоваров. 4 апреля Сходина О.В. предоставила авансовый отчёт, к которому были приложены накладная, счёт-фактура, чек, всего на сумму 5 900 руб. (в том числе НДС 900 руб.).

Канцтовары были оприходованы на склад согласно приходному складскому ордеру:

В бухгалтерии были сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 6 000 руб. – выдано под отчёт Сходиной О.В. на хозяйственные нужды

Дебет 10 Кредит 71 – 5 000 руб. – оприходованы канцтовары на склад

Дебет 19 Кредит 71 – 900 руб. – выделен НДС по приобретенным канцтоварам

Дебет 50 Кредит 71 – 100 руб. – Сходиной О.В. возвращена в кассу неизрасходованная подотчётная сумма.

22 апреля 2019г. заведующему складом Ломакину П.И. было выдано под отчёт 8 000 руб. для приобретения хозяйственного инвентаря и хозяйственных принадлежностей.

На следующий день Ломакин П.И. предоставил авансовый отчёт, к которому были приложены товарный и кассовый чек магазина за хозяйственный инвентарь на сумму 4 200 руб. и на хозяйственные принадлежности на сумму 2 650 руб., всего на сумму 7 850 руб.

Хозяйственные принадлежности и инвентарь оприходованы на склад согласно приходным ордерам. Также был составлен акт на списание в эксплуатацию хозяйственных принадлежностей на сумму 1 650 руб.

В бухгалтерии были сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 8 000 руб. – выдано под отчёт Ломакину П.И. на хозяйственные нужды

Дебет 10 Кредит 71 – 4 200 руб. – оприходован хозяйственный инвентарь на склад

Дебет 10 Кредит 71 – 2 650 руб. – оприходованы хозяйственные принадлежности на склад

Дебет 44 Кредит 10 – 2 650 руб. – хозяйственные принадлежности списаны на коммерческие расходы

Дебет 50 Кредит 71 – 150 руб. – Ломакину П.И. возвращена в кассу неизрасходованная подотчётная сумма.

20 мая 2019 г. маркетологу Корзуну А.А. было выдано под отчёт 2 000 руб. на хозяйственные нужды – для получения информационных услуг от ООО «Домино».

23 мая 2019 г. Корзун А.А. предоставил авансовый отчёт, к которому были приложены счёт-фактура ООО «Домино» № 222 и акт выполненных работ за информационные услуги на сумму 2 478 руб., в том числе НДС 378 руб.

В бухгалтерии были сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 2 000 руб. – выдано под отчёт Корзуну А.А. на хозяйственные нужды

Дебет 44 Кредит 71 – 2 100 руб. – информационные услуги ООО «Домино» списаны на издержки обращения

Дебет 19 Кредит 71 – 378 руб. – выделен НДС по оказанным услугам

Дебет 71 Кредит 50 – 478 руб. – Корзуну А.А. выдан перерасход подотчётной суммы (2 000 – 2 100 – 378).

9 июля 2019 г. бухгалтеру Батуевой Н.П. было выдано под отчёт 500 руб. на хозяйственные нужды – для приобретения бухгалтерских бланков.

12 августа 2019г. Батуева Н.П. предоставила авансовый отчёт, к которому были приложены товарный и кассовый чек магазина «Полином» за приобретенные бухгалтерских бланков на сумму 360 руб. (без НДС). Был также составлен акт на списание бланков.

В бухгалтерии были сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выдано под отчёт Батуевой Н.П на хозяйственные расходы

Дебет 44 Кредит 71 – 360 руб. – бланки списаны на издержки обращения

Дебет 50 Кредит 71 – 140 руб. – Батуевой Н.П возвратила в кассу неизрасходованную подотчетную сумму.

Компания ООО «Алейка» поддерживает не только деловые, но и дружеские связи со своими партнёрами в виде проведения семинаров, встреч, других мероприятий, расходы по которым называются «представительскими».

В ходе ведения учёта расчётов с подотчётными лицами по представительским расходам ООО «Алейка» руководствуется прежде всего статьей 264 НК РФ, согласно которой к представительским расходам относятся расходы на официальный приём и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров.

К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приёма для указанных лиц, а также официальных лиц, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы в течение отчётного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчётный (налоговый) период.

Основная часть представительских расходов (при расчётах между юридическими лицами наличными деньгами не более 100 тыс. руб. по одной сделке) осуществляется подотчётными лицами. Более крупные расходы (свыше 100 тыс.руб.) осуществляются безналичным путём – через расчётный счёт.

Рассмотрим порядок учёта расчётов с подотчётными лицами в части представительских расходов.

С целью поддержания дальнейшего сотрудничества с оптовыми покупателями компания ООО «Алейка» провела в марте 2019г. официальный приём.

На представительские расходы подотчётному лицу Ивлевой О.С. были выданы из кассы денежные средства в сумме 100 000 руб. На проведение обедов для представителей оптовых фирм было потрачено 88 500 руб. (в том числе НДС 18% 13 500 руб.). Кроме того, для организации отдыха работников иногородних фирм Ивлевой О.С. были приобретены билеты на театральное представление. Стоимость билетов – 10 300 руб.

Затраты на напитки во время заседаний и обеды в перерыве между заседаниями в сумме 75 000 руб. (88 500 – 13 500) в бухгалтерском учёте в марте 2019г. отражены в составе расходов на продажу по счёту 44 «Расходы на продажу»:

В бухгалтерии были сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 100 000 руб. – получены деньги под отчёт для представительских расходов

Дебет 44 Кредит 71 – 75 000 руб. списаны затраты на продукты питания и напитки

Дебет 19 Кредит 71 – 13 500 руб. – списан НДС с затрат на проведение обедов

Сумма билетов на театральное представление в бухгалтерском учёте в марте 2019г. отражена в составе прочих расходов:

Дебет 91 Кредит 71 – 10 300 руб. – стоимость билетов на театральное представление списана на прочие расходы в качестве представительских расходов

Дебет 68 субсчёт «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 13 500 руб. – зачтён НДС.

Всего сумма представительских расходов на это мероприятие составила: 88 500 + 10 300 = 98 800 руб. (в том числе НДС 18% 13 500 руб.). Неизрасходованный остаток подотчётной суммы составил 1 200 руб. (100 000 – 98 800).

Дебет 50 Кредит 71 – 1 200 руб. – Ивлевой О.С. возвращена неизрасходованная подотчётная сумма.