Нормативное регулирование расчётов с подотчётными лицами

На всей территории России действуют единая нормативно-правовая база бухгалтерского учёта для всех организаций – крупных, средних, малых. В качестве нормативно-правовой базы бухгалтерского учёта применяется действующее трудовое, бухгалтерское и налоговое законодательство с учётом последних изменений.

Система нормативного регулирования всех объектов бухгалтерского учёта, в том числе расчётов с подотчётными лицами, состоит из четырёх уровней документов.

Первый уровень (законодательный) представлен Конституцией РФ, Гражданским кодексом РФ, Трудовым кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

В статье 37 Конституции РФ закреплено право граждан на труд. В соответствии с ней каждый гражданин РФ имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию.

Гражданский кодекс РФ определяет правовой статус предприятия как юридического лица, его права и ответственность, организационно-правовые формы юридических лиц, порядок заключения договоров, исполнения обязательств и др.

Трудовые отношения всех наёмных работников регулируются Трудовым кодексом РФ. В статье 129 ТК РФ определены основные понятия и определения оплаты и нормирования труда: что такое оплата труда, заработная плата, минимальная заработная плата (минимальный размер оплаты труда); тарифная ставка (оклад); тарификация работы; тарифный разряд; квалификационный разряд; тарифная сетка; тарифная система. В статье 130 представлены основные государственные гарантии по оплате труда работников.

Налоговый кодекс РФ является основным нормативным документом налогового учёта всех предприятий. Он устанавливает систему налогов и сборов, а также общие принципы налогообложения и сборов в Российской Федерации.

Налоговые аспекты расчётов с подотчётными лицами находят свое отражение в главах Налогового Кодекса РФ (ред. от 01.01.2017). Глава 21 «Налог на добавленную стоимость» регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счёт подотчётных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчёт. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учёта расходов, произведенных за счёт средств, выданных под отчёт.[Д3]

В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Редакция от 26.07.2019) содержатся общие требования, предъявляемые к первичному учету объектов. Каждая операция должна оформляться первичными документами с обязательными реквизитами: наименование документа, дата его составления; наименование предприятия, содержание операции, наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события; личные подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов. Пользоваться унифицированными формами первичной учетной документации теперь [Д4] не обязательно. Руководитель предприятия должен самостоятельно сформировать эти документы, учитывая все реквизиты.

К первому уровню относятся и другие федеральные законы, регламентирующие порядок учёта и налогообложения соответствующих видов имущества, обязательств и хозяйственных операций, а также указы Президента РФ и постановления Правительства РФ.

Второй уровень (нормативный) представлен Положениями по бухучёту (ПБУ) устанавливающими принципы, правила и способы ведения учёта хозяйственных операций, составления и предоставления бухгалтерской отчётности. ПБУ занимают центральное место в системе нормативного регулирования бухгалтерского учёта, а также Трудовой кодекс РФ.

Общее положение расчётов с подотчётными лицами находят своё отражение и в Положении по бухгалтерскому учёту № 10/99 «Расходы организации» (ред. от 06.04.2015 N 57н) [Д5] при списании расходов на определённые счета.

К документам третьего (методического) уровня относятся: Методические рекомендации, План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций, Книга учёта доходов и расходов и др. правила, требования и т.д.

К документам четвёртого уровня (организационным) относят рабочие документы организаций, устанавливающие правила ведения бухгалтерского учёта и отчётности на основе выбора одного из способов, предложенных Министерством финансов РФ. Основным документом этого уровня является учётная политика, разработанная и утверждённая в соответствии с требованиями ПБУ 1/2008 «Учётная политика организации» (ред. от  07.02.2020 N 18н).

При ведении бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами, кроме общих норм и требований, содержащихся в вышеназванных документах, предприятия руководствуются правилами, установленными Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (третий уровень).

Изменился порядок получения подотчётных сумм и отчёта по ним. В пункте 11 Порядка № 40 было установлено, что выдача денег на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Теперь же такой приказ не нужен. Деньги получить можно по заявлению подотчётного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.[Д6]

Срок предоставления авансовых отчётов по всем расходам – три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчёт, или со дня выхода на работу.

Если ранее в пункте 11 Порядка [Д7] было установлено, что окончательный расчёт по подотчётным суммам производится в тот же срок, то теперь – в срок, установленный руководителем.