Регулярно устраивайте личные встречи руководства с рядовыми сотрудниками.

Такие встречи, дающие информацию из первых рук, по данным экспертов, наиболее высоко ценятся служащими среди всех источников получения управленческой информации. Служащий чувствует свою приобщенность к выработке корпоративной политики, важных управленческих решений.

Барбара Джи в своей книге «Имидж фирмы» отмечает и важность эмоциональной связи таких встреч, которая помогает руководителю расположить к себе сотрудника, а значит, в будущем не так остро воспринимать непопулярные меры.

Поводом для таких встреч может быть что угодно – от дня рождения фирмы до Нового года (конечно, не надо частить, а то сотрудники подумают, что вам больше делать нечего, как рассказывать им о компании – ей же еще и руководить надо!). Подчеркнем: к обычному приему по личным вопросам это отношения не имеет. На прием к директору идет сотрудник, тут, наоборот, директор идет к сотрудникам, сразу ко многим, и говорит с ними не о личных делах, но о том, что волнует организацию.

Однако не стоит забывать, что такие встречи‑собрания легко могут превратиться в фарс! Тем более среди сотрудников старшего и среднего поколения, которые помнят всю тягомотину партийных и профсоюзных бдений. Тем более если служащих вынуждают посещать такие собрания и отсиживать их до конца. Помните, что главная цель встреч – способствовать диалогу между управленческой верхушкой и служащими – сразу же терпит фиаско, превращаясь в противоположность как только предполагаемый диалог перерастает в монолог, естественно, директорский. Записки, передаваемые на трибуну, предварительно проверяются на предмет содержания и, случается, на предмет почерка, чтобы отыскать автора каверзного вопроса… Так что вместо гармонизации отношений мы получаем (перефразируя Оруэлла) «двухчасовки ненависти» по отношению к руководству.

Чтобы этот способ коммуникаций стал эффективным, нужно соблюдать ряд моментов: руководителям высокого ранга полезно являться на собрания заранее и смешиваться с толпой на этих встречах, вступая в диалог еще до выхода на сцену (это дает служащим ощущение участия), предложить вопросы подавать в заранее заготовленной форме (чтобы соблюсти демонстративную анонимность), постоянно вовлекать аудиторию в диалог… И не затягивать собрание, укладываясь в полчаса‑час!

Как полезный вариант прямых контактов с руководством – постоянный «Директорский форум» на внутрикорпоративном сайте. Причем ответы могут быть доступными для всех, или автор вопроса приглашается на индивидуальное собеседование, смотря о чем идет речь. Конечно, одно может дополнять другое, например, ежемесячные встречи с персоналом и ежедневный форум. Сюда же можно адресовать свои жалобы, предложения, замечания и т. п.

А вот от реальной, офлайновой «книги жалоб и предложений», или от «ящика предложений» (действительно ящика, куда сотрудникам можно сбрасывать листочки с распечатанными жалобами, просьбами и т. п.), эксперты сегодня советуют отказаться. Первая причина состоит в том, что предложения работников, опущенные в ящик, не находят ответа в силу того, что их приходит очень много и ответить на все просто невозможно, или же руководство относится формально к самой идее ящиков и не утруждает себя ответами. Кроме того, служащие не заинтересованы представлять свои идеи, поскольку во многих компаниях им за это не дается вознаграждение. Бывают случаи, когда несколько человек делятся сходными предложениями, а награду получает один, подобное рождает обиду и возмущение остальных. Или же компания модифицирует предложение работника и выдает его за свое собственное, отказываясь выплачивать награду ее настоящему автору. Как вариант, можно инициировать групповые предложения (различных отделов, подразделений и т. п.), что и упрощает процедуру ответов и не дает руководству замолчать предложения.

 

5.4. Корпоративные издания: от многотиражки к сайту

 

Стоит напомнить, что раньше «многотиражками», будто в насмешку, назывались заводские, институтские и т. п. газеты, выходившие обычно на четырех полосах и наполненные, как и все в советские времена, официозной и статистической информацией. Но также туда включались поздравления сотрудникам и развлекательная страничка с анекдотами (это уже в годы перестройки) и кроссвордами, маленькими перепечатками под рубрикой «Это интересно» и т. п. Конечно, в годы раннего капитализма от таких газет как от обузы отказались почти все акционерные предприятия. Ну а во вновь созданных фирмах многотиражек и в помине не было. И только сейчас к ним возвращаются, причем возвращение это происходит стремительно! Руководители поняли, что своя газета является мощным инструментом взаимодействия с коллективом!

В Великобритании издается свыше 1800 корпоративных газет общим тиражом более 23 миллионов экземпляров и общей стоимостью около 15 миллионов фунтов стерлингов. В США, по предположениям, 10 000 внутренних газет с тиражом 300 миллионов экземпляров, в Японии – 3000 таких газет, во Франции – 700. Стали возвращаться многотиражки и в российские организации. Между прочим, исследователи относят появление таких изданий еще к 30‑м годам XIX века!

Как правило, корпоративную газету определяют сегодня как некоммерческое издание (не вздумайте продавать новости своей корпорации собственным сотрудникам за деньги!), выпускаемое организацией для поддержания контакта с сотрудниками (хотя, по каналам вторичной коммуникации, а проще говоря, через родных, друзей и прочих, многотиражки вступают в контакт и с широкой общественностью за пределами организации).

Но если газета будет заниматься только выполнением специальных задач внутрикорпоративной коммуникации (прежде всего, воспитанием лояльности к руководству и информированием о свершениях фирмы), она будет скучной, как бы оригинально ни подавались материалы. Поэтому в газете необходимы статьи и на более общие темы, она должна более полно освещать жизнь сотрудников за пределами организации, их достижения в спорте, их хобби. К примеру, почему бы вам не организовать фотоконкурс на самую большую тыкву, выращенную на дачном участке?

Однако материалы о тыквах в подобных газетах, как правило, не печатают. Рейтинг наиболее распространенных тем западных корпоративных изданий выглядит так:

1. Цели, задачи и принципы корпорации. Приказы и распоряжения руководства с комментариями и разъяснениями. Информация и развенчание слухов о высшем руководстве.

2. Структурные перестройки (реорганизация) компании.

3. Модернизация оборудования.

4. Переход на выпуск новой продукции.

5. Финансовые успехи (прибыль, убытки).

6. Вакансии, увольнения, назначения.

7. Рост зарплаты.

8. Изменение внутреннего распорядка. Условия труда.

9. Возможное сокращение штатов, его масштабы и последствия.

10. Переподготовка кадров.

Соответственно, в западных корпоративных изданиях никогда не публикуется информации о профсоюзном движении, трудностях на предприятии и отрасли в целом, забастовках и конфликтах – где бы они ни происходили, хоть и у главных конкурентов.

Если брать в процентном отношении, то, по советам экспертов, содержательные блоки должны выглядеть так: 50% – информация об организации с точки зрения ее настоящего и будущего, финансовых и прочих перспектив, 30% – информация о положении сотрудников – льготы, премии, условия труда и т. п., 20% – развлекательное, разное.

Важным условием корпоративного издания является легкость чтения и понятность содержания. Не будем забывать о том, что мы имеем дело, по сути, с агитационным листком! Поэтому наша аудитория не должна тратить ни малейших усилий на понимание того, о чем ей говорит, скажем, руководитель в своем обращении «Ударим производительностью труда по конкурентам!»

И еще об одной функции корпоративной периодики. Еще В. И. Ленин говорил, что газета, помимо всего прочего (то есть агитации и пропаганды), должна стать и коллективным организатором. Это очень верно! Что может быть организовано с помощью перечисленных СМИ? Соревнование между сотрудниками и отделами! Именно корпоративные СМИ должны заниматься этим, поддерживая постоянный интерес сотрудников, публикуя счастливые лица победителей. А то, что соревнование (правда, несколько в иной, чем во времена Ленина, несоциалистической, форме) очень важный элемент внутриорганизационной жизни, признают сегодня очень многие эксперты. Обратившись к опыту той же «Пятерочки», мы узнаем, что «ежемесячно в Компании проводится конкурс „Лучший сотрудник магазина". Коллектив каждого магазина выбирает лучшего сотрудника. Критерии следующие: насколько сотрудник успешно выполнил профессиональные задачи, поставленные перед ним; помогает ли он другим членам коллектива; является ли проводником внутренней культуры компании, содействует ли в обучении новеньких сотрудников. А раз в год сотрудники, которые чаще всего оказывались победителями, приглашаются на слет. Это интересное и увлекательное мероприятие, направленное на то, чтобы сотрудники могли порадоваться вместе с компанией своим успехам». Слет, как и другие мероприятия разного масштаба, корпоративные СМИ должны освещать как самые главные события – именно их, а не дни рождения начальника, как это часто бывает. Впрочем, и такой день рождения может пойти на пользу.

Помимо газет принято задействовать для внутрикорпоративной коммуникации и свое телевидение, радио. Особенно характерно это для крупных промышленных организаций и для компаний, филиалы которых разбросаны по большой территории, – услышать голос «большой земли» или даже увидеть руководителя лично, хотя и на экране, для них большое дело!

Отдельно следует сказать о таком перспективном коммуникационном ядре, как внутрикорпоративный сайт (его нужно отличать от просто корпоративного, предназначенного для широкой общественности, – о таких сайтах речь пойдет в главе, посвященной Интернету). Кроме того, сегодня в сети Интернет нередко выставляются и версии внутрикорпоративных изданий – на отдельном сайте или на сайте компании.

 

5.5. Закидываем интранет‑сеть

 

Поговорим об интранете (не путать с Интернетом!). Сегодня стало очевидно, что Интернет это уже не только и не столько кладезь информации и развлечений. Это способ объединения с другими людьми. Успех социальных сетей, побивший все рекорды, тому наглядное подтверждение. Так почему бы не создать социальную сеть внутри организации? Не «Одноклассники», а «Сослуживцы»! Думается, в этом случае интранет станет чем‑то большим, чем просто электронным вариантом многотиражки.

Ведь внутрикорпоративный сайт сочетает все достоинства корпоративных изданий с такой важной вещью, как интерактивность. По сути, он и состоит из двух частей – электронная доска объявлений и постоянно действующий форум (введение общения в реальном времени, то есть чата, все‑таки представляется радикальным новшеством – иногда ведь и работать надо!). Кроме того, возможна и функция внутрикорпоративной электронной почты.

Вот описание типичного (и при этом реально существующего) интранет‑сайта:

 

1. Дизайн – в соответствии с фирменным стилем.

2. Пользование – только по паролю и только из внутрикорпоративной сети филиала.

3. Пункт меню НОВОСТИ.

Загрузочная страница сайта. В поле для открытия пунктов меню открываются анонсы последних новостей с возможностью оставить свой комментарий и просмотреть полный текст.

4. Пункт меню О КОМПАНИИ.

В поле для открытия пунктов меню открывается подменю либо текст с информацией о компании.

5. Пункт меню ПРЯМАЯ ЛИНИЯ ДИРЕКТОРА. В поле для открытия пунктов меню открывается гостевая книга директора, где публикуются заданные ему вопросы и ответы на них, также пользователь имеет возможность задать вопрос, заполнив форму. Вопросы моделируются и не попадают в гостевую книгу автоматически. Доступ к сервису имеет только директор.

6. Пункт меню СМИ О НАС.

В поле для открытия пунктов меню открывается подменю либо текст с публикациями об организации.

7. Пункт меню ЛУЧШИЙ КОЛЛЕГА МЕСЯЦА.

В поле для открытия пунктов меню открывается текст с информацией об условиях проведения конкурса ЛУЧШИЙ КОЛЛЕГА МЕСЯЦА. Необходимо два инструмента: НОМИНИРОВАТЬ КАНДИДАТА и ГОЛОСОВАНИЕ. При выборе пункта НОМИНИРОВАТЬ КАНДИДАТА пользователь должен иметь возможность ввести фамилию, имя, отчество и должность. Внесенные данные должны быть включены в список на голосование. Инструмент НОМИНИРОВАТЬ КАНДИДАТА должен быть активен с 1‑го по 7‑е число каждого месяца. Инструмент ГОЛОСОВАНИЕ должен быть активен с 8‑го по последнее число каждого месяца. В последний день месяца определяется победитель конкурса.

8. Пункт меню ФОРУМ.

Стандартный.

9. Пункт меню ДОСКА ОБЪЯВЛЕНИЙ.

Выбрав этот пункт меню, пользователь должен иметь возможность опубликовать информацию небольшого размера. Информация не появляется в рубрике автоматически, моделируется администратором.

10. Пункт меню ПОИСК.

Стандартный.

11. Пункт меню ВНИМАНИЕ КОНКУРС.

Флэш‑баннер со ссылкой на условия конкурса, проводимого в данный момент.

12. Пункт меню АВТОРИЗАЦИЯ.

Необходим инструмент, позволяющий пользователю получить логин и пароль для входа на сайт. До момента авторизации все остальные пункты меню должны быть недоступны пользователю.

13. Пункт меню С ДНЕМ РОЖДЕНИЯ.

Необходим инструмент, автоматически выбирающий именинников из базы данных на конкретное число (субботние и воскресные именинники должны быть поздравлены в понедельник; а те, у кого день рождения выпадает на праздничный день – в первый день после праздников). Другой задачей этого инструмента является выбор поздравлений и картинок из соответствующих баз.

14. Пункт меню КОРПОРАТИВНЫЙ СПРАВОЧНИК.

Необходима возможность поиска контактных данных сотрудника по Ф.И.О или подразделения по названию.

15. Пункт меню НОВЫЕ НАЗНАЧЕНИЯ.

При открытии этого меню пользователь видит информацию о кадровых изменениях в филиале.

16. Пункт меню АКТУАЛЬНАЯ ТЕМА.

При открытии этого меню пользователь попадает в одну из множества тем форума, выбранную модератором. Анонс темы виден с загрузочной страницы.

17. Пункт меню ПОСЛЕДНЕЕ ОБЪЯВЛЕНИЕ.

Данное объявление должно отображаться на загрузочной странице.

18. Пункт меню КУРС ВАЛЮТ.

Стандартный.

19. Пункт меню ПОГОДА.

Стандартный.

 

 

5.6. Формат корпоративных изданий

 

Внутрикорпоративные издания настолько сильно различаются размерами, стилем, шрифтами, форматом, что говорить о них как о типе издания можно, только исходя из общей направленности. Независимо от внешнего вида вашего издания, его основной задачей является создание и укрепление среди сотрудников чувства сплоченности, доверия к руководству, разъяснение политики организации, налаживание сотрудничества между работниками и администрацией, пробуждение у них интереса к делам организации и т. п.

И все‑таки перед началом работы по созданию или реформированию подобного издания важно выбрать формат – газетный или журнальный. (Если не ограничиваться простым листком, формат которого определяется его назначением. Формат листа А4 удобен для кратких сообщений, однако мал для обзоров, очерков, историй и аналитических статей.) Газета же, в которой указанные жанры присутствуют, должна быть толще листка, а от журнала газета должна отличаться большей актуальностью в подаче информации, более частой периодичностью и меньшей стоимостью выпуска. Соответственно, и выглядит она попроще. Рекомендуемый формат еженедельников – так называемый A3. Объем газеты в таких страницах – никак не меньше 4 (один лист, два разворота – внешний и внутренний).

Рекомендуем делать вкладыш, доводя количество страниц до 6 или 8. Такое издание смотрится солиднее и вызывает к себе большее уважение!

Периодичность выхода внутрикорпоративного издания‑газеты по определению выше, чем у журнала, минимально возможная – раз в две недели, желательно еженедельно. Тогда, при определенных условиях, пресс‑служба может помещать в своей газете телепрограмму, что повысит ценность издания и его долговечность – как минимум до конца телевизионной недели!

Уважающее себя внутрикорпоративное издание, даже газета, должно быть цветным и выходить на плотной бумаге. Но в этом вопросе газета всегда будет уступать журналу.

Журнал в сравнении с газетой отличается большей аналитичностью и основательностью. Срок его жизни дольше, а периодичность меньше. Но желательно не реже одного раза в два месяца (с такой минимальной периодичностью выпускается, например, журнал корпорации «Интеррос»). Стандартный журнальный формат – А4 (страница еженедельника пополам). Теперь кое‑что о требованиях к качеству печати и оформлению. Никого не удивишь глянцевым внутрикорпоративным журналом. Более того, ваши работники, знающие, какие бывают журналы, чего‑то подобного ожидают и от внутрикорпоративного издания. Цветным, по крайней мере, журнал должен быть обязательно!

В последнее время для корпоративных изданий, вновь появляющихся на свет, все чаще выбирают журнальный формат. При этом характерно, что возрождающиеся после 10‑летней паузы многотиражки, преимущественно выходящие на промышленных предприятиях, имеют газетный формат.

Требования к качеству издания, хоть газеты, хоть журнала, предполагают, что печататься они должны в профессиональных типографиях (в отличие от советских времен, когда во многих случаях обходились маленькой заводской типографией). Однако встает закономерный вопрос, а возможно ли провести своими силами и предпечатную подготовку? По большому счету, нет. Все чаще компании стали пользоваться сторонними профессиональными услугами при издании внутрикорпоративных журналов и газет. Вопросы общей концепции, содержания, распространения остаются в компании, а все остальное реализуется профессиональным специализированным агентством (дизайн, стилевое оформление, редактирование и корректура, работы по предпечатной подготовке и непосредственное полиграфическое исполнение). Специалисты компании только контролируют и оценивают деятельность профессионалов. Выбор агентства или студии определяется бюджетом, выделяемым для выпуска корпоративного издания.

Будет достаточно, если в составе пресс‑службы найдется отдельная вакансия для редактора внутрикорпоративного издания. Это должен быть универсал, способный не только собрать или написать материалы, но и проконтролировать организационный процесс. Конечно, еще лучше, если будут вакансии для двух‑трех специалистов…

Разумеется, у внутрикорпоративного издания должна быть своя редколлегия, работающая на общественных началах. Ведь все равно материалы будут просматривать руководители компании, так почему бы их в редколлегию не включить? Ну а генеральный директор, само собой, может быть указан как главный редактор.

Более цивилизованный вариант – объединить первых лиц во главе с президентом или гендиректором в редакционный (он же наблюдательный) совет. А в редколлегии указывать тех, кто действительно занимался подготовкой издания.

Что касается тиража, то он, понятно, регулируется численностью сотрудников. Примерный расчет выглядит так: возьмите весь штат, поделите на три, отложите экземпляров 30–50 персонально для руководства и для того, чтобы руководство могло подарить красивый экземпляр своим коллегам и знакомым… Но помните: важно определиться с рубежом 1000 экземпляров. Если тираж составит столько, возникает необходимость регистрации издания. Если тираж меньше – регистрировать газету не нужно. Многие издания обходят эти нормы, выходя большим тиражом, а указывая, например, 999 экземпляров. Решайте для себя, пойдет ли пресс‑служба на нарушение закона или на дополнительные затраты и хлопоты. Ведь, зарегистрировавшись, газета становится «видима» для контролирующих инстанций. В этом случае нужно организовывать рассылку обязательных экземпляров. Закон о СМИ обязывает учредителя газеты иметь Устав редакции или заменяющий его в ряде случаев Договор с редакцией и так далее…

Можете получить консультацию у юриста или (что даже лучше) у территориального государственного органа, ведающего регулированием деятельности СМИ.

Кстати, внутрикорпоративное издание может быть и разовым. И тогда оно совершенно не относится к ведению Закона о СМИ. Ведь регулярные издания нужны не всем. Малый бизнес не всегда располагает необходимыми средствами, да и вряд ли есть смысл издавать целую газету для коллектива 5–10 человек. Такие фирмы часто заказывают разовое издание, приуроченное к какому‑нибудь важному событию, например к своему юбилею или юбилею сотрудника. Иногда делается специальный выпуск к выставке или презентации нового продукта.

Еще одним видом разовых внутрикорпоративных изданий являются брошюры и книги. Речь идет о профессиональной литературе, которая содержит знания, необходимые сотруднику для его работы. Многие компании регулярно проводят обучающие тренинги, по окончании которых слушателям выдаются кипы листков, которые затем благополучно теряются, потому что отношение к таким самиздатовским конспектам зачастую пренебрежительное. Впрочем, иногда тренинг‑менеджеры рассчитывают на уникальную память работников и потому вообще ничего не выдают им. В результате вся полученная информация забывается на следующий же день. Вот почему многие организации стали выпускать специальные брошюры, в которых собраны воедино все необходимые сведения. Брошюры удобны еще и небольшим форматом – их всегда можно иметь при себе.