Формы и виды финансово – хозяйственного контроля.

Субъектом контроля выступают органы, имеющие полномочия на осуществление контроля за производственной и финансовой деятельностью субъекта хозяйствования, а также право вмешиваться в его оперативную деятельность (приостанавливать или ограничивать деятельность, отстранять от работы определенных лиц) и самостоятельно привлекать виновных к ответственности. По организационной форме экономический контроль в Украине подразделяется на государственный, муниципальный, независимый и контроль собственника.

Государственный контроль осуществляется всеми субъектами государственного управления в границах их полномочий. В деятельности субъектов государственного управления контроль может выделяться как самостоятельная функция или вытекающей из его основной деятельности.

Муниципальный экономический контроль, является неотъемлемой составной государственного контроля, осуществляется в соответствии с законодательством о местных советах и местных региональных органах самоуправления. Это комиссии по вопросам планирования бюджета, выполнения планов и программ экономического и социального раз-

вития и т.п.

Независимый контроль – это независимые аудиторы и аудиторские фирмы, проверяющие состояние учета деятельности субъектов хозяйствования, соответствие отчетности данным учета, правильности расчета прибыли и своевременности расчетов с бюджетом, а также распределение прибыли по акциям и т.п.

Контроль собственника включает внутрисистемный экономический контроль министерств, государственных комитетов, концернов, АО, который осуществляется в соответствии с законодательными и нормативными актами. Этот вид контроля также включает внутрихозяйственный контроль, который осуществляется руководством субъектов хозяйствования по оценке соответствия деятельности поставленным задачам. Т.е. субъектами контроля собственников являются соответствующие министерства, государственные комитеты, собственники предприятий и их руководство.

По периодичности, с которой осуществляется контроль, он подразделяется на предварительный, текущий (оперативный) и последующий (ретроспективный).

Предварительный контроль осуществляется до выполнения хозяйственной операции с целью предупреждения незаконных действий, неэффективного использования денег и принятия необоснованных решений. Он применяется на стадии согласования и утверждения сметы, договоров, во время подписания распорядительных и исполнительных документов для осуществления хозяйственной операции.

Текущий (оперативный) контроль имеет оперативный характер и осуществляется в процессе выполнения хозяйственной операции. Текущий контроль возлагается в основном на службы внутрихозяйственного контроля. Его задача – оперативное выявление и своевременное устранение нарушений и отклонений, которые возникли в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий. Предприятие самостоятельно проверяет законность хозяйственных операций, рациональность использования денег, материальных ценностей, предотвращает случаи бесхозяйственности и злоупотреблений.

Последующий (ретроспективный) контроль осуществляется после совершения хозяйственной операции. Его цель – установить правильность, законность и экономическую целесообразность осуществленных операций, выявить недостатки в работе предприятия, факты бесхозяйственности и краж. По его результатам разрабатываются мероприятия по ликвидации выявленных недостатков и устранения причин и условий их возникновения. Документальная ревизия является последующим видом хозяйственного контроля.

3. Содержание финансово - хозяйственного контроля, его цели и объекты.

Под методом хозяйственного контроля понимают совокупность приемов при помощи, которых изучается предмет контроля. На практике методом контроля называют способы осуществления предварительного, текущего и последующего хозяйственного контроля за деятельностью предприятия с точки зрения соблюдения законности, целесообразности, достоверности, экономической эффективности хозяйственных операций на основании использования отчетной, учетной, плановой и другой экономической информации в соединении с исследованием фактического состояния объекта контроля.

Содержание метода контроля состоит в:

¨ исследовании документов – выбор объекта контроля и его нормативно-правовое обеспечение; учетно-бухгалтерские процедуры: проверка документов по форме и содержанию, встречная проверка документов, аналитическая и логические проверки;

¨ определение реального состояния объекта – осмотр, обмер, поштучный пересчет,

взвешивание, контрольный запуск сырья и материалов, лабораторный анализ, другие органолептические приемы;

¨ сравнение фактических данных с учетной и отчетной информацией, с небухгалтерской информацией, которая имеет отношение к хозяйственным процессам и фактам;

¨ изучение и оценка результатов – определение отклонений по результатам сравнения и их оценка.

Методом финансово - хозяйственного контроля в практическом значении является определенная последовательность действий, выполнение которых помогает познавать объект исследования. К методам финансово - хозяйственного контроля следует отнести ревизию, инвентаризацию, аудит, судебно-бухгалтерскую экспертизу, анализ хозяйственной деятельности, обследование и проверка.

Ревизия – это метод документального контроля финансово-хозяйственной деятельности предприятия в разрезе соблюдения законодательства по финансовым вопросам, достоверности учета и отчетности, способ документального выявления недостач, растрат, присвоения и кражи денег и материальных ценностей, предупреждения финансовых злоупотреблений.

Под инвентаризацией следует понимать проверку наличия и состояния объекта контроля, которая осуществляется путем наблюдения, измерения, регистрации и сравнения полученных данных. Изучение реального состояния объекта, сравнение и оценка состояния составляют логику инвентаризации как функции контроля.

Аудит – это метод хозяйственного контроля, состоящий из совокупности методических приемов, применение которых позволяет определить достоверность отчетности, учета, их полноту и соответствие действующему законодательству и установленным нормативам.

Анализ хозяйственной деятельности – позволяет по обобщенным материалам и отчетам оценить финансово-хозяйственную деятельность предприятия за определенное время с целью выявления неиспользованных ресурсов, повышения качества продукции и снижения ее себестоимости.

Судебно-бухгалтерская экспертиза является процессуальным действием, направленным на установление обстоятельств уголовного дела и состоит в проведении исследования на основании специальных знаний в экономике и предоставлении выводов экспертом по поручению органов дознания, следствия, прокуратуры и суда.

Обследование и проверка – это форма контроля. Обследование проводится по определенному кругу вопросов путем ознакомления на месте с отдельными сторонами хозяйственно-финансовой деятельности. Это форма как внешнего, так и внутреннего контроля. Они проводятся нерегулярно и оформляются справками или докладными записками.

Проверка – это фактическое изучение отдельных вопросов деятельности предприятия или действий аппарата управления на основании заявлений, сигналов, жалоб и т.п. Проверка представляет собой изучение определенных сторон деятельности и локальных операций. Она носит тематический характер и может быть систематической или периодической; функциональной, общей, выборочной и проводится всеми субъектами контроля.

Приемы контроля – это качественно однородные контрольные действия ревизора направленные на выявление соблюдения нормативных положений субъектами хозяйствования. Различают приемы документального и фактического контроля.

Приемы документального контроля применяют к бухгалтерским документам, записям в учетных регистрах, данным отчетов и балансов, к статистическим и оперативным материалам. При этом объектом документального контроля является информация, характе-

ризующая осуществление хозяйственных операций.

Основные приемы документального контроля: формальная проверка, арифметическая проверка, нормативно-правовая проверка, встречная проверка, взаимная проверка, контрольное сравнение, восстановление количественно-суммового учета, хронологическая проверка.

Формальная проверка - это проверка правильности осуществленных исправлений в документах. Также это проверка наличия и достоверности тех реквизитов, которые предусмотрены для данного типа документов (подписи, штампы и т.п.). Данное проверкой устанавливают наличие доброкачественных и недоброкачественных документов.

Арифметическая проверка – это проверка документов, которая осуществляется с целью определения правильности подсчетов и выявления злоупотреблений и краж, которые скрыты за неправильными арифметическими действиями. Такой проверкой устанавливают случаи искажения себестоимости продукции, сырья и материалов, объемов строительно-монтажных работ и т.п.

Нормативно-правовая проверка – это проверка хозяйственных операций с точки зрения соответствия различным нормативным актам, инструкциям, действующим законам. Этой проверкой устанавливают факты невыполнения указаний вышестоящих органов, а также случаи сокрытия недостач, потерь, краж.

Встречная проверка – это проверка достоверности и правильности, отраженных в документах хозяйственных операций путем сравнения данных разных документов, относящихся к одной и той же или разным, но взаимосвязанным операциям, находящихся в разных предприятиях или его подразделениях. Цель проверки – выявление фиктивных документов и фактически не осуществленных операций, не оприходование материалов, присвоение денег, средств и т.п. Обычно при встречной проверке сравнивают два экземпляра одного и того же документа. Результаты этой проверки могут быть очень важными – не оприходование товарно-материальных ценностей, денег, присвоение выручки, сдаваемой в банк, завышение цен в расходных документах и т.п. Данная проверка является действенным способом выявления документальных подделок.

Взаимная проверка – это сравнение разных по своему характеру документов и учетных данных, в которых нашли отражение хозяйственные операции. Сопоставляются разные по своему наименованию и характеру документы, в которых отражены разные аспекты одной и той же операции (сравнение приходно-расходных документов с другими документами, проверка данных о ТМЦ с данными по таре, в которой они перевозились и т.п.).

Ревизор может провести взаимную проверку:

·  данных первичных документов и учетных регистров, отражающих отгрузку продукции с информацией зафиксированной в других документах (путевые листы, пропуски и т.п.);

·  информацию первичных документов по поступлению товаров с затратами на их доставку;

·  начисление зарплаты на производстве с количеством фактически оприходованных готовых изделий на складе;

·  первичные документы с записями в учетных регистрах (неправильные проводки);

·  данные о списании основных средств сопоставляются с информацией о затратах на их ликвидацию, а также с накладными на оприходование запасных частей и т.п.;

·  информация о списании ТМЦ в результате порчи, боя.

Контрольное сравнение – проверка количественной информации о движении однород-

ных ценностей за межинвентаризационный период. Таким образом, можно выявить противоречия в учетной информации, которые являются признаками злоупотреблений или существенных недочетов в работе МОЛ или членов инвентаризационной комиссии. Смысл проверки – к остатку товаров на начало инвентаризационного периода прибавляют количество поступивших товаров за этот период и вычитают документированный расход. Полученный результат является максимально возможным остатком товаров на конец периода, его сравнивают с остатками в инвентаризационной ведомости.

Этот прием позволяет выявить:

¨ злоупотребления персонала, связанные с созданием учтенных излишков ТМЦ в результате:

¨ неоприходованния части ТМЦ, поступивших на предприятие;

¨ излишнее списание части ТМЦ под видом документальных затрат;

¨ неправильное оформление пересортицы.

¨ манипулирование ценами при правильной количественной информации о движении ценностей в результате:

¨ занижения цен на полученные товары;

¨ завышения цен на отгруженную или списанную продукцию.

¨ сокрытие части выручки, полученной от населения за реализацию ТМЦ и т.п.

Восстановление количественно-суммового учета – позволяет выявить противоречия в документах, отражающих движение однородных ценностей только на конец инвентаризационного периода. Этот прием используется только при ревизии ПОП, где количественный учет не ведется, хотя каждая операция по поступлению и использованию ТМЦ оформляется документом.

Его сущность состоит в том, что по первичным документам в хронологической последовательности восстанавливается поступление и расходование материальных ценностей по каждому виду. Результат дает возможность анализировать движение ценностей за определенный период, вскрывать случаи сокрытия недостач дорогих товаров путем замены более дешевыми.

Возможными выявленными противоречиями могут быть: количество отпущенных ТМЦ превышает их максимально возможный остаток; документально оформлен такой расход, который не мог произойти.

Хронологическая проверка – при ее помощи можно сравнить данные о ежедневном оприходовании готовой продукции в соответствии с технологическим процессом изготовления и отгрузкой ее. Можно установить, что в отдельные дни продукции отгружалось больше, чем изготовлено или оприходование продукции до момента ее полного изготовления и т.п. Рекомендуется сравнить группы документов, отражающих однотипные операции (отчеты МОЛ за смежные периоды, накладные на отпуск одного и того же товара другим предприятиям и т.п.). Следовательно, можно выявить реализацию неучтенных ТМЦ и готовой продукции. Это очень трудоемкий прием и используется тогда, когда есть сведения о возможных злоупотреблениях.

К приемам фактического контроля относятся: осмотр, обследование, контрольная покупка, контрольное измерение выполненных работ, контрольный запуск сырья и материалов, проверка фактов по заключительной операции, контрольный прием продукции по количеству и качеству, лабораторный анализ, проверка операций в действительности, экспертная оценка, исследование операций на месте, проверка соблюдения трудовой дисциплины, проверка выполнения принятых решений, получение письменных пояснений и справок.

Осмотр – это непосредственное изучение компетентным человеком объектов учета, которые выполняют конкретные функции (денежные средства, ценные бумаги, ТМЦ и т.п.).

Осмотр предприятия в начале ревизии должен осуществляться с участием руководителя и уполномоченных лиц. При выявлении в ходе осмотра злоупотреблений необходимо составить акт, который подписывают все участники осмотра.

Обследование - это непосредственное изучение объектов предприятия. Данный прием используется для установления состояния деятельности предприятия в целом и на отдельных участках. Он состоит в осмотре объектов, ознакомлении с документами, получении пояснений и т.п.

Спектр вопросов обследования:

1. по кассовому хозяйству в план ревизии могут включаться технические вопросы и изучение особенностей эксплуатации ЭККА;

2. по складскому хозяйству – вопросы его состояния, охраны и сигнализации, а также складского учета ТМЦ;

3. по организации обслуживания покупателей – от ассортиментного минимума и качества товаров до правильности цен;

4. по персоналу – от соблюдения работниками правил санитарии до организации и эффективности материальной ответственности, а также возраст работников, отсутствие фактов судимости в прошлом за кражи и финансовые злоупотребления.

Контрольная покупка – это специальный, по особой программе организованный методический прием, который позволяет определить правильность и законность отпуска товаров покупателям, расчетов с ними. Контрольная покупка должна способствовать выявлению и документальной фиксации фактов обмана покупателей, нарушений продавцами лицензионных правил торговли и т.п.

Этот прием осуществляется внезапно, без получения предварительного соглашения со стороны администрации проверяемого объекта.

Контрольная покупка должна осуществляться с учетом следующих требований:

¨ групповой метод проверки (2-4 чел.);

¨ предварительное наблюдение за тем, какие привычки в работе продавцов при отпуске товаров и какие у кассиров при расчетах;

¨ проверке должны подвергаться не только фактически отпущенные, но и расфасованные, подготовленные к отпуску товары, находящиеся в торговом зале;

¨ документальное оформление факта контрольной покупки на подготовленных бланках.

Особо важным является соблюдение определенной процедуры:

1.Проверяющий выбирает товар и оплачивает его стоимость, в сумме названной продавцом или кассиром (имитируется переход права собственности на товар).

Момент оглашения покупки контрольной не должен быть раньше, чем произошел фактический отпуск товаров и получения денег за него.

Если реализация производится через кассовый аппарат, то огласить контрольную покупку лучше, когда чек будет наколот.

2. При контрольной покупке в магазине самообслуживания момент оглашения должен следовать за моментом вручения покупателю чека.

3. Контрольную проверку массы, объема приобретенного товара осуществляют вблизи прилавка и продавца, в присутствии его и представителя администрации.

Проверку веса делают на тех весах, на которых работал продавец, но предварительно

их проверить и отрегулировать.

4. Проверка массы отдельных видов специфических товаров, реализуемых без расфасовки:

¨ при реализации мяса, рыбы и подобных товаров в бумаге, часть жира или сока может впитаться в упаковку, поэтому следует сравнить массу использованной бумаги с массой чистой;

¨ чистый вес не расфасованных товаров,таких как мед, повидло, сметана, определяется как разница между их весом с тарой покупателя и весом этой тары предварительно очищенной, помытой и высушенной;

¨ некоторые товары перед продажей следует очищать (колбаса, сливочное масло) и если это не сделано, то перевешивание производится 2 раза – с отходами и без;

¨ грибы, квашеная капуста продаются и контролируются с рассолом, а сельдь, моченые яблоки, соленые огурцы – без.

5. Одновременно проводят проверку весоизмерительных приборов.

6. Результаты оформляют актом, у ответственных лиц берут письменные пояснения.

7. Контрольное измерение выполненных работ проводится ревизором с привлечением специалистов строительных организаций или банков, которые финансируют эти работы. При их помощи устанавливают фактический объем и стоимость выполненных работ и проверяют правильность их отражения в актах приема работы и нарядах работников, а также правильность списания материалов. Результаты заносят в ведомость пересчета стоимости работы.

Контрольный запуск сырья и материалов проводят с целью определения достоверности действующих норм и нормативов расходования сырья и материалов на производство продукции и объем строительно-монтажных работ.

При помощи этого приема устанавливают:

¨ факты устаревших норм, в результате которых образуются излишки;

¨ случаи увеличения нормы времени и расценок за выполненную работу;

¨ неправильность расчета эффективности (для выплаты премий).

Осуществляется обычный производственный процесс, но под наблюдением ревизора и компетентных специалистов. Результаты оформляются промежуточным актом.

Проверка фактов по заключительной операции проводится для экономии времени, когда можно не осуществлять проверку всех документов и бухгалтерских записей (например, нет необходимости проверять весь технологический процесс, а достаточно проверить фактическое наличие деталей, за которые была начислена зарплата).

Контрольный прием продукции по количеству и качеству следует проводить при определении достоверности данных отдела технического контроля. Его целесообразно использовать в случаях выявления приписок по данным на отпуск и реализацию продукции.

Лабораторный анализ проводят по требованию ревизора, когда определить качественные показатели сырья, материалов, готовых изделий, выполненных строительно-монтажных и ремонтных работ другими приемами нельзя.

Взятие проб и образцов осуществляется ревизором и оформляется актом за подписью присутствующих. Результаты лабораторного анализа в виде соответствующего документа прилагаются к акту.

Проверка операций в действительности проводится с целью контроля по операциям с приобретенными ТМЦ, в правдивости составления актов на введение объектов в эксплуатацию после окончания их строительства и капитального ремонта, наличия ТМЦ,

 принятых на ответственное хранение.

Экспертная оценка – используют при исследовании документов, хозяйственных операций, качества выполненных работ. Она осуществляется специалистами разных профессий по поручению ревизора. Эксперт должен дать правдивую, достоверную и объективную оценку.

Исследование операций на месте проводится в случаях проверки:

¨ выхода из ремонта объектов основных средств;

¨ установления готовности объектов капитального ремонта;

¨ износа основных средств;

¨ порядка хранения, приема и отпуска материальных ценностей;

¨ организации производства;

¨ технологических процессов и труда на производстве.

Этот прием применяют при проверке подразделений предприятия, удаленных друг от друга.

Проверка соблюдения трудовой дисциплины проводится непосредственно на производственных местах путем наблюдения, хронометража и фотографии рабочего дня. При помощи этой проверки выявляют опоздания и неявки на работу, степень занятости работников, простои. Результаты этой проверки используют в дальнейшем при ревизии заработной платы.

Проверка выполнения принятых решений - применяется для изучения и анализа соблюдения исполнительной дисциплины. Используется в том случае, когда не выполнены предложения предыдущего акта ревизии.

Получение письменных пояснений и справок – этот прием используется часто при инвентаризации, осмотре, обследовании, контрольной покупке и т.п.

Ревизор имеет право требовать пояснения и справки от любого работника.

Получение объяснений является обязанностью ревизора в тех случаях, когда это необходимо для проверки обстоятельств, особенно фактов правонарушений и злоупотреблений.

Объяснения помогают проверить достоверность данных, отраженных в документах, выявить подделки, установить события и их участников.

В отдельных случаях ревизор может вызвать работника для устных объяснений, а затем потребовать их изложение в письменной форме. Если объяснения записываются самим ревизором, то после подписи работника следует указать, что объяснения записаны ревизором и подписаться. Лицо не несет ответственности за отказ от дачи показаний по отношению к себе, членам семьи или близким родственникам.