Определение приоритетных направлений развития информационных систем управления на базе зарубежного опыта

При развитии новых информационных технологий многие аспекты проблемы формирования и развития ИСУ до сих пор разработаны недостаточно и требуют существенных уточнений и доработок с учетом новых требований в условиях радикальных изменений, происходящих в бизнесе. В данном процессе нужен метод формирования и развития информационной технологии управления на предприятии, отличающийся от принципов и методов моделирования в планово-распределительной экономике [59].

ИСУ представляет собой совокупность функционально увязанных органов управления предприятием, опирающихся и полностью адаптированных в своей управленческой деятельности на использование информационно-технологических и экономических моделей, бизнес - правил и процедур, программно-аппаратных средств и комплексов управления, средств связи и электронных документов управления, весь документооборот, иерархически организованных и связанных общей управленческой деятельностью, направленной на повышение эффективности функционирования предприятия (рис3.1).

Логика связи основных понятий информационной системы управления предприятия и процесса управления в целом следующая: законы управления порождают принципы управления; принципы, в свою очередь, - цели управления деятельностью организации; цели определяют функции, бизнес - процедуры и методы управления; организационно - технический облик системы управления, включая программно - аппаратные средства и используемые информационные технологии, зависят методов управления, от функций бизнес - процедур, бизнес - правил и уровня детализации бизнес - процессов.

 

 

Рисунок 3.1 - Модель информационной системы управления [61]

 

ИСУ предприятий предполагает кроме органов управления наличие электронных документов управления и программно - аппаратных средств и средств связи, иерархически организованных и объединенных общей управляющей деятельностью на основе эффективно разработанных бизнес - процессов. При этом под органами управления предприятия понимаются подразделения и отдельные должностные лица, принимающие управленческие решения, а также обеспечивающие процесс их подготовки, принятия и реализации [64].

К электронным документам управления относятся документы, созданные и передаваемые с помощью информационных систем и технологий, регламентирующие управление деятельностью предприятия, положения по взаимодействию, должностные инструкции, нормативные документы, положения по структурным подразделениям, отчетные формы и другие.

Программно-аппаратные средства - это, прежде всего, комплексы средств автоматизации, сопряженные между собой в информационном, функциональном и техническом отношении, программные средства, реализующие информационные технологии и экономические модели, бизнес - процессы а также средства отображения информации, оперативного и надежного получения и передачи информации. Любая, даже самая передовая технология обработки информации не позволит получить ожидаемого эффекта, если не будут обеспечены необходимая оперативность и надежность получения и передачи информации.

При формировании ИСУ недостаточно оценивается роль и значение методологии, в отличие от инструментов проектирования прикладного программного обеспечения. В настоящее время задача создания ИСУ на базе современных методологий встанет перед многими организациями, в том числе и в связи с необходимостью переосмысления методологических основ управления [66].

При формировании корпоративных ИСУ, более адекватной по нашему мнению является система мероприятий по реорганизации управления и бизнес процессов на основе КРБП.

Рассмотренная методика обеспечивает формирование и развитие ИСУ, отвечающей целям и задачам организации, которая ориентируется на современный менеджмент, требования по автоматизации деловых процессов на основе ПИТ, концепции эргономичного электронного офиса, гибкой и эффективной бизнес - архитектуры, обеспечивающей выполнение основных требований к процессу формирования (по срокам, качеству, безопасности и т.д.).

Основной задачей на 1,2,3 этапах формирования ИСУ на основе комплексного реинжиниринга является стратегический анализ деятельности организации (формулирование стратегических целей предприятия и критических факторов его успеха), обследование и получение моделей организации «как есть». Первоначальное представление о структуре организации и ее информационных потоках можно получить на этапах предварительного обследования. В случае отказа от этапов предварительного обследования при формировании ИСУ организация рискует, так как менеджеры не представляют и не знают возможных сложностей внедрения. Приобретение и установка некоторой компьютерной информационной системы поддержки деятельности проблемы как таковой не решит, поскольку автоматизация неоптимальной системы в принципе не может быть эффективной и к тому же дискредитирует как идею автоматизации, так и конкретный образец системы.

Без обязательного изменения структуры и технологии управления отдача от внедрения таких систем невелика, а в некоторых случаях может пагубно отразится и на самой организации. Но при этом нужно учитывать, что современная ИСУ должна быть ориентирована на реализацию рациональных бизнес - процессов соответствующей организационно - штатной структуры с помощью стандартной системы документооборота [68].

Исполнитель же, не зная специфики работы организации, функций и бизнес - процессов, может выбрать неправильную стратегию формирования и развития ИСУ или не решить ряд важных задач, важных для организации, но не очевидных для исполнителя.

Модели «как есть», представляют собой «снимок» положения дел в организации (оргштатная структура, взаимодействие подразделений, принятые технологии, автоматизированные и неавтоматизированные бизнес - процессы и т.д.) на момент обследования. Они позволяют понять, что делает и как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа, а также на основе автоматической верификации выявлять ряд ошибок и узких мест и сформулировать ряд предложений по улучшению ситуации. Данные модели строятся в виде иерархии диаграмм представляющих деятельность организации и принятых в нем технологий [71].

Для преодоления сложностей начальных этапов разработки прежде всего предназначен структурный анализ - метод исследования, которое начинается с общего обзора системы и затем детализируется, приобретая иерархическую структуру со все большим числом уровней. В настоящее время известно порядка 90 разновидностей структурного системного анализа, которые могут быть классифицированы по отношению к школам (для моделирования программных систем или систем вообще), по порядку построения модели (декларирующие первичность функционального или информационного моделирования), по типу целевых систем (информационные системы или системы реального времени).

Несмотря на такое обилие методов, практически во всех из них используются три группы средств:

) DFD (Data Flow Diagrams) - диаграммы потоков данных или SADT-диаграммы, иллюстрирующие функции, которые система должна выполнять;

) ERD (Entity-Relationship Diagrams) - диаграммы «сущность-связь», моделирующие отношения между данными;

) STD (State Transition Diagrams) - диаграммы переходов состояний, моделирующие зависящее от времени поведение системы (аспекты реального времени).

В настоящее время практически нет альтернативы ERD и STD для информационного и поведенческого моделирования. Особый интерес представляет сравнительный анализ средств функционального моделирования, а именно, DFD и SADT-диаграмм. Все наиболее распространенные методологии структурного подхода базируются на ряде общих принципов. В качестве двух базовых принципов используются следующие: принцип решения сложных проблем путем их разбиения на множество меньших независимых задач, легких для понимания и решения; принцип иерархического упорядочивания - принцип организации составных частей проблемы в иерархические древовидные структуры с добавлением новых деталей на каждом уровне [73].

Выделение двух базовых принципов не означает, что остальные принципы являются второстепенными, поскольку игнорирование любого из них может привести к непредсказуемым последствиям (в том числе и к провалу всего проекта).

Основными из этих принципов являются следующие:

принцип абстрагирования заключается в выделении существенных аспектов системы и отвлечения от несущественных;

принцип формализации заключается в необходимости строгого методического подхода к решению проблемы;

принцип непротиворечивости заключается в обоснованности и согласованности элементов;

принцип структурирования данных заключается в том, что данные должны быть структурированы и иерархически организованы.

На этих же этапах выполняется система комплексного экономического анализа.

Данные обследования и рекомендации выполняются на уровне не большой группы ответственных специалистов функциональных подразделений и внешних экспертов (специалистов по бизнес - консалтингу) и направлены на проведение ситуационного анализа (анализ внешнего положения и наличия внутренних требований к проведению BPR, диагностический, сквозной анализ бизнес-процессов) [76].

На 4 этапе предлагаются общие рекомендации по реорганизации схемы управления и организационно - управленческой структуры, бизнес - процессов организации, что включает в себя рекомендации по упорядочиванию информационных потоков (в том числе и документооборота) внутри предприятия; выработку рекомендаций по изменению технологических процессов управления; выработку рекомендаций по построению рациональных технологий работы подразделений организации и их взаимодействия с внешним миром; рекомендации и предложения по применимости тех или иных существующих систем управления.

Фиксирование недостатков, имеющихся оргструктур и документооборота; что противодействует не только BPR, но и менее радикальным усовершенствованиям.

На 5 этапе по общим не детализированным рекомендациям, полученным на 1- 4 этапах определяется требуется ли BPR предприятию? Нет - провести этап 6, в котором планировать стадии ТЭО и если необходимо провести работы по автоматизации бизнес - процессов (ВРА) «как есть» или провести программный реинжиниринг (далее эта ветка не рассматривается). Да - этап 7 выполнять социологическую и финансовую экспертизу готовности организации к BPR. На этом этапе на уровне персонала организации определяют его отношение к изменениям (позитивное, нейтральное или негативное).

Целью оценки готовности организации (социопсихологическая и финансовая экспертиза) является определение того, насколько она способна воспринять как немедленные, так и долгосрочные последствия формирования и развития ИСУ на основе комплексного реинжиниринга. Вопросы, касающиеся оценки готовности, включают следующие: поддержка проекта со стороны высшего руководства - «хозяев бизнес - процессов»; готовность организации к долгосрочному финансированию проекта; готовность организации к выделению необходимых специалистов для участия в процессе внедрения и к их обучению; готовность персонала к существенному изменению технологии своей работы; степень понимания персоналом масштаба изменений; готовность технических специалистов и менеджеров пойти на возможное кратковременное снижение продуктивности своей работы; готовность руководства к долговременному ожиданию отдачи от вложенных средств [75].

На 8 этапе по рекомендациям, полученным на 7 этапе определяется готовность организации к BPR? Нет - провести этап 9, в котором разработать отчет о критических факторах организации и закончить работы (либо планировать с руководством процедуры подготовки организации к состоянию, в котором возможно начало работ по BPR, - далее эта ветка не рассматривается).

Да - этап 10 провести мобилизационный этап проекта BPR (формируется стационарная команда BPR, составленная из внешних экспертов и большой группы специалистов из функциональных отделов на период формирования ИСУ. планируются ресурсы, издаются приказы, создается план организационных процессов, планируется выполнение основных работ).

На 11 этапе проводится диагностический этап проекта BPR, что включает в себя выбор и определение масштабов процессов, детальное определение недостатков схемы управления и организационно - управленческой структуры, функций и бизнес - процессов организации, технологических процессов управления. Проводится анализ текущих процессов и определяются цели для новой системы управления.

На этапах (12-1) - (12-8) применяется усовершенствованный структурно-комплексный метод (СКМ) формирования и развития ИСУ. Сущность 12 этапа - СКМ формирования ИСУ заключается в декомпозиции - разбиении на автоматизируемые функции всего комплекса задач управления бизнес - процессами на основе комплексного реинжиниринга.

Система разбивается на функциональные подсистемы, которые делятся на подфункции, подразделяемые на конкретные бизнес - процедуры (ориентирующиеся на бизнес - правила), которые в свою очередь детализируются на составляющие их бизнес - процессы и так далее. Процесс разбиения продолжается вплоть до элементарных бизнес - процессов. При этом информационная система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты взаимоувязаны. При разработке системы «снизу-вверх» от отдельных задач ко всей системе целостность теряется, возникают проблемы при информационной стыковке отдельных компонентов.

СКМ формирования ИСУ опирается на модель организации, модель ИС КРБП. Данный метод базируется на системном подходе к описанию деятельности организации. Построение моделей начинается с описания процессов, из которых затем извлекаются первичные данные (стабильное подмножество данных, которые организация должна использовать для своей деятельности) [79].

Первичные данные описывают продукты или услуги организации, выполняемые операции (транзакции) и потребляемые ресурсы. Основной принцип СКМ заключается в том, что первичные данные, тесли они должным образом организованы в модель данных, становятся основой для проектирования архитектуры ИС. Архитектура ИС будет более стабильной, если она основана на первичных данных, тесно связанных с основными деловыми операциями, определяющими природу бизнеса, а не на традиционной функциональной модели.

Целью СКМ является: определение стабильной структуру, на основе которой будет строиться ИС (такой структурой является модель данных, полученная из первичных данных, представляющих фундаментальные процессы организации); спроектировать ИС на основании модели данных.

Объекты, формируемые на основании модели данных, являются объектами базы данных, обычно размещаемыми на серверах в среде клиент / сервер. Объекты интерфейса, определенные в архитектуре компьютерной системы, обычно размещаются на клиентской части. Модель данных, являющаяся основой для спецификации совместно используемых объектов базы данных и различных объектов интерфейса, обеспечивает сопровождаемость ИС [71].

В общем виде СКМ формирования ИСУ предприятия представляет собой последовательное, итерационное (с обратными связями) выполнение целого ряда этапов; в их числе разработка предложений по совершенствованию организационно - штатной структуры (ОШС), организационной структуры управления (ОСУ), состава и содержания электронных документов управления, разработка организационно - технической структуры:

На этапе 12-1 выполняется алгоритм разработки предложений по совершенствованию ОШС и ОСУ (рис. 3.3).

 

 

Рисунок 3.3 Алгоритм совершенствования ОШС и ОСУ [75]

 

Данный процесс начинается с обследования организации на основе полученных моделей «как есть». В ходе обследования формируется дерево целей и функций и осуществляется функционально - информационное моделирование деятельности предприятия («как есть»). Их целью является выявление основных проблемных вопросов организации деятельности предприятия, определение возможных целей реорганизации и направлении ее совершенствования. Формируются альтернативные варианты организации деятельности и организационных структур предприятия, соответствующие различной степени достижения целей реорганизации. По результатам сравнительного анализа вариантов могут уточняться цели реорганизации, в том числе с учетом допустимой «глубины преобразований», выбирается предпочтительный вариант и осуществляется функционально-стоимостное моделирование деятельности предприятия («как должно быть»). На этом этапе планируется сокращение иерархических уровней управления и введение необходимых элементов маркетинговой организации фирмы.

Следующим шагом является формирование рациональной ОШС организации, положения по подразделениям и предложения по порядку перехода к новой организационно-штатной структуре.

По результатам распределения бизнес - функций и моделирования может осуществляться корректировка организации деятельности предприятия и организационной структуры. Модели «как должно быть», интегрируют перспективные предложения руководства и сотрудников организации, экспертов и системных аналитиков и позволяют сформировать видение новых рациональных технологий работы и управления организации [63].

Создаваемая ИС должна основываться на функциях, выполняемых организацией. Поэтому первая создаваемая модель - это модель бизнес - функций и бизнес-процессов. В процессе анализа и спецификации функций и бизнес-процессов выявляются основные информационные объекты, которые документируются как структуры данных, связанные с потоками и хранилищами модели. Источниками для создания структур являются используемые в организации документы, должностные инструкции, описания производственных операций. Эти данные вводятся в том виде, как они существуют в деятельности организации. Нормализация и удаление избыточности производится позже при построении концептуальной модели данных. После создания модели бизнес - процессов информация сохраняется в репозитории проекта. Репозиторий представляет собой интегрированное хранилище информации о проекте.

На основе модели бизнес - процессов и концептуальной модели данных проектируется архитектура ИС. Определяются входящие в систему приложения, для каждого приложения специфицируются используемые данные и реализуемые функции. Перед разработкой приложений должна быть спроектирована структура корпоративной базы данных и определена потребность в программном обеспечении (рис. 3.4).

 

 

Рисунок 3.4 Модель выбора программного обеспечения ИСУ [54]

 

Таким образом, весь цикл работ по построению комплексной информационной системы управления предприятием заканчивается технической реализацией организационно - технических и информационно - технологических решений по ее построению. Однако принципиально неправильным является выделение отдельных этапов из общего цикла построения системы управления, например, «настройка» уже готовых программных продуктов, реализующих перспективные информационные технологии, которые в достаточном количестве появились в настоящее время на рынке услуг. Этой операции должны предшествовать разработка функционально-информационных моделей деятельности подразделений реализуемых информационных технологий.