Формирование структуры и функциональных возможностей информационной системы управления бизнесом

 

Корпоративная информационная система управления предприятием является, по существу, естественным преемником эволюционного развития автоматизированных систем управления предприятиями. Новые экономические условия привели к изменению условий управления предприятиями и, как следствие, предъявили новые требования к автоматизированным информационным системам, главными из которых являются:

определение и эффективное использование комплексных показателей в системах управленческого и бухгалтерского учета, улучшающих информационное обеспечение оперативного управления предприятия;

наличие комплексной системы управления финансовым состоянием предприятия, объединенной с информационными базами данных подразделений;

наличие корпоративной сети, построенной по архитектуре клиент-сервер, как основной информационной магистрали предприятия;

наличие единого информационного пространства всего предприятия, в состав которого входят информационная структура обеспечения, типовая структура программного и информационного обеспечения оптимального планирования работ и другие информационные подсистемы основного производства, фактографические базы данных, административные базы документов, базы прецедентов и объединяющий их компонент - предметно-ориентированное хранилище данных, позволяющее использовать всю накопленную информацию для процесса принятия управленческих решений;

повышение качества управления за счет более оперативного и полного использования информации о ходе производственного процесса, о материальных, финансовых, энергетических потоках и затратах, о запасах сырья;

повышение гибкости управления и информационное обеспечение основной производственной деятельности [37].

Принцип работы ИС совершенно иной, чем в АСУ. Современная информационная система предприятия должна быть ориентирована не только на задачи, но и на реализацию рациональных бизнес-процессов соответствующей организационно-штатной структурой с помощью стандартной системы документооборота.

Эффективное управление предприятием является необходимым компонентом его успешного функционирования в рыночных условиях. Сложность управления крупными акционерными обществами связана с огромными информационными потоками, которые должны быть «переварены» самыми разными управленческими службами. Поэтому необходимая степень оперативности информационного обслуживания процесса управления в настоящее время возможна лишь в условиях применения современных информационных систем и технологий.

Основными достоинствами сформированной информационной системы являются:

ориентация на создание и эффективное применение корпоративных распределенных процессов формирования вариантов решений для руководящего состава предприятия;

автоматизированная поддержка применения методического обеспечения анализа, оценки и прогноза деятельности предприятия;

информационная преемственность с базами данных и файловыми системами «старой» АСУ предприятия;

обеспечение достоверности и целостности данных в случае информационного обмена не только внутри предприятия, но и при выходе на внешних абонентов;

высокая гибкость и адаптация при изменениях во внешней рыночной среде;

мобильность на основе телекоммуникационных технологий;

возможность распределять функции между серверами и рабочими станциями клиентов.

«Стандартная» бухгалтерская информация была недостаточной для целей управления. Она не содержала, например, подробных оперативных данных по затратным центрам (подразделениям) и затратным объектам (видам продукции) для произвольных периодов времени с целью анализа и выработки мероприятий по снижению себестоимости. Бухгалтерский учет лишь констатирован факты, как работало предприятие за прошлый период, с запаздыванием минимум на месяц [42].

По нашему мнению, концепция и основные функциональные компоненты оптимальной информационной системы управления должны динамично выстраиваться на методологии комплексного реинжиниринга, а также гибкого управления, что в конечном итоге дает ощутимый результат в более адекватном управлении бизнес - процессами.

Процесс управления рассматривается как совокупность взаимосвязанных действий, выбранных на основании определенной информации и направленных на поддержание или улучшение функционирования объекта управления в соответствии с поставленными целями, а под процессом гибкого управления понимается управление, которое по сравнению со сложившимся, оперативнее и адекватнее реагирует на все изменения во внутренней производственной и внешней рыночной среде и завершается принятием эффективных управленческих решений (под эффективным управленческим решением понимается решение, принимаемое на основе многокритериальных оценок путем выбора лучшего из приемлемых эффективных и обеспечивающее самые предпочтительные конечные результаты деятельности) [38].

Организация гибкого управления выстраивается на гибкости, непрерывности планирования. Принцип непрерывности планов заключается в том, что на каждом предприятии процессы планирования, организации и управления производством, как и трудовая деятельность, являются взаимосвязанными между собой и должны осуществляться постоянно и без остановки. Непрерывность планирования позволяет сделать возможным постоянный контроль, анализ и модификацию планов при изменении как внутренней, так и внешней среды. Принцип гибкости планов тесно связан с непрерывностью планирования и предполагает возможность корректировки установленных показателей и координации планово - экономической деятельности предприятия [41].

В конечном итоге, гибкое управление возможно только при использовании компьютерных технологий и детальном описании бизнес-процессов, которые динамичнее реагируют на изменениях в информационной предметной области, например, изменениях в действующих тарифах, ценах, значительном колебании спроса. Поэтому все планы, как принято в мировой практике, должны содержать резервы, именуемые иначе надбавками «безопасности», или «подушками».

Представление о комплексной системе автоматизации управления нельзя сводить только к возможности обеспечить различные его функции соответствующими программами. Здесь нужна целостная, завершенная технология, определяющая порядок взаимодействия подсистем управления, основанная на реально существующем разделении функций между ними.

Становится очевидно, что ядром автоматизированной системы управления может быть развитая поддержка документооборота. Об этом свидетельствует и мировой опыт развития информационных технологий.

Система управления документооборотом занимает в КИС особое место. Она, как правило, вынесена за пределы контура административного управления и обеспечивает взаимодействие всех пользователей. Одновременно этот модуль глубоко интегрирован в схему управления и несет основную нагрузку при реализации концепции построения корпоративной информационной системы [36].

В основу построения системы документооборота положены следующие принципы: осуществление любой хозяйственной операции подтверждается операционным документом (совокупность которых и является документооборотом); операционные документы принадлежат к одному из двух классов: документы основания, регламентирующие операции между юридическими лицами, и сопроводительные документы, отражающие суть фактически выполняемых операций

Решение всего комплекса задач, на который ориентирована КИС, обеспечивается четырьмя функциональными контурами: контур административного управления; контур оперативного управления; контур управления производством; контур бухгалтерского учета [34].

Модульный принцип построения КИС допускает как изолированное использование отдельных программных модулей, так и их произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости.

Модуль «Управление документооборотом» вынесен за пределы контура административного управления, т.к. обеспечивает взаимодействие всех пользователей КИС.

Благодаря поддержке документооборота большинство задач управления распределяется между его отдельными подсистемами (аналитические данные по учету взаиморасчетов в модулях подсистемы контура оперативного учета могут отслеживаться до документов-оснований (контрактов, договоров, счетов), а в бухгалтерском контуре системы рассматриваться обобщенно - уже только на уровне котрагентов; анализ движения товарно - материальных и финансовых потоков также может проводиться с разных точек зрения: высшим руководством - на уровне общих тенденций макропоказателей функционирования предприятия, отделом маркетинга - в привязке к аналитике, связанной службами оперативного управления - в разрезе отдельных видов сырья, товаров, поставщиков, покупателей по регионам, а бухгалтерией - через призму счетов бухгалтерского учета) [45].

Программный модуль «ТЭП» предназначен для использования в планово-экономической службе предприятий. Являясь базовым в контуре управления производством системы, данный модуль включает в себя 3 блока задач:

) Поддержка ПСИ: состав выпускаемой продукции; специфицированные (подетально - специфицированные) нормы расхода сырья, материалов в разрезе технологических операций и структурных подразделений; пооперационные технологические процессы (нормы времени, расценки, технологическое оборудование, инструмент, оснастка).

) Планирование производства: формирование портфеля заказов (при позаказном планировании); формирование плана производства на каждый месяц по номенклатуре и объему; пересчет производственных показателей при изменении плана; формирование производственной программы; оценка выполнимости производственной программы; формирование сбалансированного по ресурсам плана; учет или расчет фактических объемов выпуска готовой продукции; оценка сводных потребностей в материалах и трудозатратах на производственный заказ, план производства, производственную программу в разрезах структурных подразделений и номенклатуры продукции [47].

) Расчет плановой себестоимости: расчет нормативных затрат на производство (в разрезах центров их возникновения); расчет свода затрат на производство; расчет сводных смет затрат по цехам и сметы затрат по предприятию; расчет нормативных калькуляций себестоимости сырья и полуфабрикатов на месяц по предприятию и в разрезе цехов и производственных участков; расчет плановых цен изделий на основе себестоимости.

Модуль предоставляет возможность формировать план производства несколькими способами: по сумме договоров на поставку продукции; по сумме производственных заказов; по результатам предшествующего года; исходя из плана на год или на квартал пропорционально количеству рабочих дней в месяце; интерактивно.

Модуль позволяет формировать производственные заказы, оценивать объемы производства переделов / полуфабрикатов по структурным подразделениям и потребности в сырье, материалах, покупных комплектующих изделий, трудозатратах для их выполнения, производить включение заказов в производственную программу.

Программный модуль «Учет фактических затрат на производство» (далее УФЗ) предназначен для использования специалистами производственного бюро (сектора) бухгалтерии предприятия. Он автоматизирует функции расчета фактических затрат по итогам производственной деятельности предприятия за период [49].

Программный модуль «УФЗ» решает следующие задачи:

) Учет фактических объемов выпуска (расчет по данным складских приходов фактического выпуска готовой продукции за каждый месяц).

) Расчет фактических затрат: расчет фактических смет расходов по комплексным статьям калькуляции; расчет сумм фактических прямых затрат по статьям калькуляции в разрезе подразделений и по предприятию; расчет сумм фактических затрат по экономическим элементам (шифры затрат); расчет полных смет фактических затрат по подразделениям [44].

Таким образом, представленный в данной главе набор модулей кажется нам наиболее эффективным с точки зрения бизнес-информации, формируемой в процессе осуществления как бизнеса на территории страны, так и с учетом его внешнеэкономической деятельности.