Особливості оформлення листів різних видів. лист-прохання

До цього виду листів належать листи, у яких робляться запи­ти про наявність певних продуктів, матеріалів на складах тощо та висловлюються прохання про поставки їх чи про надання певних послуг. Ми вже зазначали, що ведення ділової кореспонденції – це справжнє мистецтво, яке осягнути вдається не кожному. І через ді­лові листи-прохання, листи-запити чи ж листи-пропозиції тощо проступає культура людини, яка представляє ту чи іншу установу. Порівняймо 2 листи-прохання:

Шановний Леонід Степанович!

Для Вас не є новиною, що кожної осені в третю неділю вересня в нашому місті відбувається свято – День міста. Ми знаємо Вас, як людину, яка небайдужа до традиції нашої...ської землі, а тому запрошуємо Вас, Вашу сім’ю, Ваш колектив на це велике дійство.

Ми вдячні за Ваш вклад в проведення свята минулого року, тож сподіваємось, що Ви, знаючи древній український звичай, що в гості з порожніми руками не ходять, знайдете можливість перерахува­ти в казну оргкомітету на проведення Дня...а певну суму грошей, яка залежить від Вашого сумління та патріотизму. Але, як Ви ро­зумієте, інфляція змушує планувати більшу суму, ніж у минулому році. Отож хотілося б, щоб Ви зважили на це.

А ми в свою чергу гарантуємо всяке сприяння у Вашій бізнесовій діяльності та рекламі. Ми впевнені, що Ви не будете осторонь від цього великого свята.

Ваш благодійний внесок просимо перерахувати на спецрахунок 000142128 в АПБ м...., МФО 531251, відділ культури.

Виконком...ської міської Ради

Це офіційний лист-прохання відділу культури виконкому місь­кої Ради до бізнесмена субсидіювати проведення свята міста. У листі в основному дотримано офіційності, про це свідчить ви­користання словесних штампів на зразок: гарантуємо сприяння, шановний.... Але, на жаль, офіційний стиль листа часто межує з розмовно-побутовим стилем: використано звертання Леонід

Українська мова за професійним спрямуванням 375

Службове листування

Степанович (потрібно – Леоніде Степановичу), Ваш вклад (за­мість Ваш внесок), подано вклад в проведення (замість внесок у проведення), зовсім неетичним є використання в офіційному листі нагадування про древній український звичай не ходити в гості з порожніми руками. А прохання перерахувати в казну оргкомітету на проведення Дня міста певну суму, «яка залежить від Вашого сумління та патріотизму», а також пояснення, що «інфляція зму­шує планувати більшу суму, ніж у минулому році «перевершує» всякі етичні норми спілкування. Кожна людина, яка себе поважає, отримавши такого листа, відчує себе приниженою і, звичайно, на­вряд чи виникне у неї бажання співпрацювати з такими людьми, які представляють культуру міста, а висловити свої думки одно­значно, точно, не ображаючи інших, не можуть.

Зовсім по-іншому звучить і сприймається офіційний лист-прохання, де кожна фраза наснажена повагою до тих, до кого зверта­ються, а також – гідністю і повагою до закладу, який представляють, (лист оформлено на бланку), наприклад:

Шановні керівники колективних

господарств, об’єднань, агрофірм, радгоспів, харчопереробних підприємств, науково-дослідних установ, підприємці та фермери, випускники Національного університету біоресурсів і природокорис­тування України

Наш університет, не дивлячись на те, що на сьогодні є одним
із провідних вищих навчальних закладів України, поставив собі за
мету реорганізувати свою навчальну і наукову діяльність, статус
і структуру з тим, щоб вийти на рівень університету з міжна­
родним визнанням дипломів. Для успішного вирішення поставле­
ного завдання вкрай необхідні великі кошти, в т. ч. і конверто­
вана валюта. Адже ми маємо направити значну частину наших
студентів, аспірантів, викладачів та науковців на навчання та
стажування в кращі університети провідних країн світу, муси­
мо придбати вкрай необхідне навчальне і наукове обладнання,
освоїти нові технології виробництва, переробки і реалізації сіль-
376 Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

ськогосподарської продукції, створити структури по підготовці спеціалістів агробізнесу, покращити умови проживання студен­тів та слухачів факультету педагогіки і підвищення кваліфікації спеціалістів аграрного сектору та багато іншого.

Наша держава бере на себе значну частину витрат для досяг­нення поставленої мети, але виділених коштів мало, і тому рек­торат університету просить Вас і очолюваний Вами колектив в міру Ваших можливостей зробити свій внесок у створення благо­дійного фонду університету, переказавши на рахунок №000141186 в ОПЕРУ Національного банку України МФО 300001 певні кошти. Iдентифікаційний код 000493706.

Зі свого боку Університет висловлює велику вдячність і надава­тиме всіляку допомогу своїм благодійникам. Ми сподіваємося, що внесені Вами кошти окупляться сторицею в справах наших випус­кників.

З великою повагою до Вас

ректор університету Д. Мельничук

Зразок тексту листа-прохання:

Агрофірма «Лан» просить збільшити договірну кількість по­стачання ядохімікатів на 2009 рік у зв’язку зі збільшенням посівної площі (перелік і кількість препаратів додається).

Лист-запит

До листів-запитів учені відносять листи, в яких «покупець» звер­
тається до «продавця» з проханням дати детальну інформацію про
необхідний товар чи певні послуги, або ж вислати пропозицію на
поставку товару. Найчастіше такі листи пишуть на основі реклам­
них оголошень у засобах масової інформації, у проспектах, катало­
гах, на основі інформації, отриманої на ярмарках, виставках, тощо.
У листах-запитах слід вказати підставу для запиту, назву і кількість
товару, його марку, якість, модель, термін та інші умови поставки,
в якій валюті маєте намір заплатити, термін поставки товару. У
листах-запитах найчастіше використовуються такі вислови: запит
на товар, про запит пропозиції на товар, просимо терміново по-
Українська мова за професійним спрямуванням 377

Службове листування

відомити, чи зможете нам поставити..., посилаючись на Ваше

оголошення в газеті ______, просимо зробити нам пропозицію

на..., на основі Вашого каталога ми просимо вислати нам тверду оферту на поставку..., просимо дати нам пропозицію на поставку деревообробних верстатів, вказавши Вашу остаточну ціну, термін постачання та умови платежу.

Зразок листа-запиту:

Шановні....

Посилаючись на переговори з Вашим представником 12.03.09 просимо вислати нам свою пропозицію на поставку м’ясо-молочної продукції. У пропозиції просимо вказати повну назву продукції, тип, характеристики, ціну і вагу з кожної позиції окремо, а також мож­ливий термін і загальний обсяг поставки в кілограмах. Просимо окремо вказати вартість упаковки та транспортування.

Зазначте також, будь ласка, точну дату надсилання нам Вашої пропозиції.

Наперед вдячні Вам. З повагою

Директор фірми»Світанок» (підпис) П. Дончук

Лист-відповідь

У листах-відповідях, на думку дослідників, указують, чи буде виконане замовлення, підтверджують поставку товару чи висловлю­ють аргументовану відмову у поставці, пропонують змінити умови запиту, сповіщають про те, що запит прийнято на розгляд, у відпо­відь може бути надіслана оферта.

Що ж таке оферта?

Офертою називається письмова пропозиція товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, указаних у пропозиції. У міжнародній торгівлі розрізняють два види оферт – тверду і вільну.

378 Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

Зразки текстів листів-відповідей

Шановний ___________________

Ваш лист про нашу нову виробничу лінію привернув увагу, і я хо­тів подякувати Вам за інтерес до роботи фірми «Колос».

Висилаємо Вам прейскурант і каталог з повним описом лінії. Вони допоможуть Вам ознайомитися з високою якістю наших ви­робів. Якщо у Вас виникнуть будь-які питання про нашу продукцію, ціни, умови продажу, будь ласка, телефонуйте.

Ще раз дякуємо Вам за виявлений інтерес.

Шановні __________________________

Із задоволенням повідомляємо Вам, що запасні частини, які Ви замовили, поступили на склад. Ви можете отримати їх за вказа­ною адресою.

Будь ласка, прийміть наші вибачення за затримку з виконанням Вашого замовлення. Ми вдячні Вам за проявлену терпимість.

Якщо Вам знадобляться наші послуги, телефонуйте, будь ласка.

Підпис

Це може бути відповідь на лист-замовлення:

Шановний __________________________

Ми отримали Ваше замовлення на купівлю №.... від “ “.

На жаль, частину Вашого замовлення ми не можемо виконати у зв’язку з (вказуються причини).

Будь ласка, зателефонуйте нам за тел. [phone], і ми обгово­
римо, що можна зробити. До “ “ _______ сальдо Вашого ра­
хунку має бути позитивним.

Ми завжди до Ваших послуг і чекаємо Ваших замовлень.

Це може бути відповідь на лист-прохання:

Райсільгоспхімія у відповідь на Ваше письмове прохання повідо­мляє, що постачання додаткової кількості ядохімікатів можливе за умови попередньої оплати їх вартості.

Українська мова за професійним спрямуванням 379

Службове листування

Лист-пропозиція

Лист-пропозиція - це лист, у якому щось пропонується (проект робіт, праця агентом по рекламі, різноманітні послуги тощо).

Зразок листа-пропозиції (№ 1):

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ

ЛІСОВОГО ГОСПОДАРСТВА

УКРАЇНИ

252601, м.Київ,

вул. Хрещатик, 12

тел. [phone]

телетайп 132271 ель

факс [phone]

Е-mail: yyy@mlgю.kiev.ua

––––––––– № ––––––––––––

на № від

Міністерство агропромислового

комплексу України

На лист Мінагропрому України від 17.04.08 № 37-23-1-10/3893 щодо створення Робочої групи по співробітництву з Євросоюзом Державний комітет лісового господарства пропонує включити до складу згаданої Робочої групи заступника начальника управління проблем впровадження нових технологій, реалізації лісосировинних ресурсів Комітету Воронюка Володимира Васильовича.

Заступник Голови

Держкомлісгоспу М. Колісниченко

Зразок тексту листа-пропозиції (№ 2):

Шановні______________________________

Наша фірма займається поставкою програм для сільськогоспо­дарських технікумів. Ми пропонуємо брошуру, у якій зібрані програ­ми, які можуть скласти фонд для Вашого навчального закладу.

Ці програми пройшли перевірку у 200 державних і приватних ін­ститутах, технікумах, школах України. Відгуки про наші програми позитивні.

Якщо Ви зацікавлені у придбанні будь-якої з наших програм, бу­демо раді обговорити з Вами це питання.

380 Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування