Діловий блокнот і діловий щоденник

Порадимо не розпочинати свою діяльність із електронного за­писника. Незамінний був і залишається діловий блокнот. Потрібно звикнути до самої системи ведення ділових нотаток. Створюючи власну систему записів, враховуйте попередній досвід. Набагато полегшує користування блокнотом використання певних символів. Кожний розділ варто починати із символа, який потрібно зазначити на всіх сторінках даного розділу. Залишайте в блокноті по кілька чистих аркушів на кожний тематичний блок. У разі необхідності щось додати чи уточнити, саме ці сторінки стануть вам у пригоді. При подальшій роботі використані блоки можна відокремити й збе­рігати у вашій картотеці.

Діловий щоденник складається із планів на день, тиждень, місяць, рік. Вони містять графіки: одного дня, тижневий, на мі­сяць, річний. Це дуже зручно й надійно, разом з тим і компак­тно - по сторінці на розділ. До комплекту ділового щоденника входять аркуші-розділи: ключові питання; річний огляд; фінанси (прибуток-витрати); плани, графіки, побіжні нотатки; завдання й заходи; адреси-телефони; чисті бланки; реєстратор ділових зустрічей.

Піктограми - оригінальні, які швидко запам'ятовуються - дають змогу легко й швидко знаходити потрібний розділ щоденника.

Додатком до щоденника можуть бути розклад авіа- та залізнич­них маршрутів, план-карта міста та ін.

Серед основних вимог до блокнота - найважливіші: мобільність, багатоваріантність (можливість швидкої заміни блоків); індивіду­альність - блокнот не повинен порушувати

Українська мова за професійним спрямуванням

Обліково-фінансові документи

ОБлікОВО-ФінАнсОВі ДОкУмЕнти § 68. Акт

Слово “акт” часто використовують як узагальнену назву доку­ментів, що мають правове значення. Такі документи оформляються у встановленому порядку.

Актом називають документ, що складається кількома особами на підтвердження певної події, факту, вчинку.

Акти укладають комісії (ці комісії затверджуються наказами ке­рівництва установи чи іншими розпорядчими документами). Деякі акти складаються однією, спеціально вповноваженою особою (реві­зором, інспектором).

А.П. Коваль зазначає, що акти бувають:

1) законодавчі (ті, що містять рішення у формі законів, указів, постанов);

2) адміністративні (ті, що укладаються для підтвердження фак­тів, що пов’язані з діяльністю установ, організацій, підприємств).

Адміністративні акти є бухгалтерськими документами. До них належать:

– акти інвентаризації,

– акти про прийом матеріальних цінностей.

Укладають акти при зміні керівництва, аварії, ревізії, нещасному випадкові тощо.

Перед укладанням цих документів відбувається перевірка фак­тів, подій, вчинків.

Акти складають і при прийманні-здаванні справ, при випробу­ваннях нових виробів та зразків.

Комісія, що складала акт, повинна ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті (ці особи мають поставити свої підпи­си, що ознайомлені).

Акти мають заголовки, наприклад:

Про передавання матеріальних цінностей однією матеріально відповідальною особою іншій

Про визначення продуктивності сортувальної машини СП-175

Українська мова за професійним спрямуванням 423

Обліково-фінансові документи

Виклад і форма тексту акта регламентовані. Кожен акт склада­ється з двох частин:

1) вступної,

2) констатуючої.

Вступна частина повинна містити відомості про підстави складан­ня акта, а також перелік осіб, що його склали, і присутніх при цьому.

Ліворуч на аркуші, під заголовком, пишуть слово “Підстава”, ставлять двокрапку і вказують документ (наказ, розпорядження), наприклад:

Підстава: наказ завідувача Драбівського районного фінансового відділу 17.07.02 № 15-03/72

Коли акт складає комісія, то замість слова «Присутні» друкують: Голова комісії, потім – Члени комісії (потрібно вказувати посади всіх членів комісії, їх прізвища, ініціали.

У констатуючій частині викладають мету, завдання акта, сутність проведеної роботи, встановлені факти, висновки.

Найчастіше акт складають у трьох примірниках: перший примір­ник направляють до вищої організації, другий – керівникові органі­зації, третій – до справи.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.

Реквізити акта:

• назва виду документа;

• дата;

• індекс;

• місце складання чи видання;

• гриф затвердження (у разі потреби);

• заголовок тексту;

• підстава (наказ керівника організації);

• склад комісії, присутні;

• текст;

• відомості про кількість примірників акта, їх місцезнахо­дження;

• перелік додатків до акта;

• підписи членів комісії і присутніх (друкують):

• Голова комісії: і розшифрування підпису

• Члени комісії: і розшифрування підпису)

424 Українська мова за професійним спрямуванням

Обліково-фінансові документи

Зразок (№ 1):

Відбиток кутового ЗАТВЕРДЖУЮ

штампа КСП Начальник Переяслав-Хмельницького

районного підприємства державної ветеринарної медицини

(підпис) В.К.Рудь

12.06.09

Акт

11.06.09 № 21

Проведення клінічного огляду

бугаїв-плідників

Підстава: наказ начальника обласного підприємства державної ветеринарної медицини 17.05.02 № 02-03/78

Складено комісією:

Голова: виконавчий директор ДСЦУ Воленко І.М.

Члени комісії: 1. Головний зоотехнік ДСЦУ Гайовий В.В.

2. Головний ветлікар Саулко К.С.

3. Начальник відділу селекційної роботи Горб М.В.

4. Головний технолог Приткова Г.І.

У період з 06.06.09 до 10.06.09 комісія провела клінічний огляд бугаїв-плідників на предмет забракування.

На підставі аналізів результатів перевірки комісія з’ясувала:

1. Бик № 1578143/346, Істен, симентальської породи, 2006 року народження, має зоотехнічний брак.

2. Бик № 30138, Бурбон, абердино-ангуської породи, 2008 року народження, має зоотехнічний брак.

Комісія вважає за доцільне перерахованих бугаїв-плідників за­бракувати і здати на м’ясокомбінат.

Українська мова за професійним спрямуванням 425

Обліково-фінансові документи

Акт складено в трьох примірниках:

1-ий примірник – обласному підприємству державної ветеринар­ної медицини,

2-ий примірник – Переяслав-Хмельницькому районному підпри­ємству державної ветеринарної медицини,

3-ій примірник – до бухгалтерії КСП.

Голова комісії (підпис) І. М. Воленко

Члени комісії В. В. Гайовий

(їх підписи) М. В. Горб

Г. І. Приткова К. С. Саулко

Зразок (№ 2):

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор Інституту

ботаніки НАН України

(підпис) П.Т. Коваль

02.12.09

Акт 02.12.09 № 84/5-04

м. Київ

Про розкриття посилки

Підстава: наказ директора Інституту від 01.12.01 № 26

Складений комісією у складі:

Голова: начальник канцелярії Босий О.Н.

Члени комісії: завідуюча експедицією Черних Л.С.

старший інспектор Коротич Д.Н.

6 Українська мова за професійним спрямуванням

Обліково-фінансові документи

З підприємства-постачальника на адресу Інституту ботаніки НАН України надійшла 01.12.09 посилка за № 56-8. При розкрит­ті ящика виявлено відсутність комплектуючих деталей до апарату ТДР-45, які записані у накладній № 18 на загальну суму 215 (двісті п’ятнадцять) гривень.

Комісія вирішила завимагати від підприємства-постачальника досилання невистачаючих комплектуючих виробів.

Порушень правил поставки не виявлено.

Складено у трьох примірниках:

1-ий примірник – підприємству-постачальнику,

2-ий примірник – 121-ому відділенню зв’язку м. Києва,

3-ій примірник – до справи № 24-37.

Голова комісії (підпис) О. Н. Босий

Члени комісії (їх підписи) Л. С. Коротич

Д. Н.Черних

Запитання і завдання для самоконтролю

Завдання 1. Відредагуйте текст акта. Запишіть правильний варіант.

На Варвинське підприємство “Райагротехсервіс” мною, держав­ним інспектором з державного нагляду по якістю продукції, до-держаням стандартів, норм і правил Скоро А. М. в присутствії гол. інженера Галушки М. М. отобрано образци продукції, яку прийняв ВТК (товарознавець, виготовленої особами, що працюють за умов самоконтролю), для перевірки на соотвєтствіє требуванням ТУУ 00135390.069-95.

Українська мова за професійним спрямуванням

Обліково-фінансові документи

Завдання. 2. Відредагуйте акт. Запишіть правильний варіант.

АКТ

ревізії каси радгоспу “НИВА”

від 11 жовтня 2006 р.

Комісія, призначена наказом директора радгоспу від 11 жовтня 2006 р. за №54 в складі бухгалтера Смирнова М. С., нормувальника Бєляєва Д. П., та обліковця Демченка З. М. провели ревізію каси за станом на 1 жовтня 1996р.

Під час ревізії каси були присутні касир Воробйов Л. Р. і заст. головного бухгалтера радгоспу Тишкова А. С.

Внаслідок ревізії комісія встановила таке:

Фактичне налічіє грошей у кассі становить 125 гривнів 12 коп.

Залишок грошів за станом на 10 жовтня 2006 р. в соответствії з записами в касовій книзі та даними бухгалтерського учота должен становити 151 гривню 12 коп.

Нестача грошей в касі 25 гривнів.

Недостачу касир Воробйов Л. Р. пояснив тим шо ці гроші видані тимчасово завідуючим центральним складом Романову В. Г., про шо є лічна розписка

На основанії ізложеного ревізіона коміссія визнала необходімим:

1. Рахувати виданими на підставі приватної розписки на суму 25 гривнів, як недостачу в касі та віднести її на рахунок касира.

2. Попередити касир Воробйова Л. Р. про недопущення подібних порушень правил ведення касових операцій.

Члени комісії Д. Беляєв

Касир З. Демченко

Заступник головного М. Смирнов

бухгалтера радгоспу Л. Воробйов

А. Тишкова

II. Назвіть реквізити акта.

III. Який це документ за:
– походженням,

– місцем виникнення,
– призначенням,
– ступенем гласності,
– складністю.
428 Українська мова за професійним спрямуванням

Обліково-фінансові документи

Завдання 3. Відредагуйте нижче поданий акт. Запишіть правиль­ний варіант.

“Затверджую” Директор Тернопільського філіалу ІЗТЗР Л. М. Маланчук

АКТ Ми що нижче підписані старший науковий співробітник лабо­раторії технології виробництва яловичини Адріська К. В., науковий співробітник Андрущенко Н. В. лаборант Ониськів О. В. склали даний акт про те що для проведеня наукових досліджень було ви­користано 2300 мл етилового спирта.

 

 

 

№№ п 1 2 3	назва досліджень	Кількість образцов	Витрачено на паралель	Витрачено всього
Взятіє крові