Работа над проектами документов

В системе "ДЕЛО" реализовано понятие "проектов документов" и поддержан полный цикл работы с проектами:

- создание РКПД, в том числе и "во исполнение" документа;

‑ изменение проекта с хранением предыдущих версий;

‑ согласование (визирование) проекта документа;

- утверждение (подписание) проекта документа;

- регистрация документа, созданного на основе проекта.

Для работы с проектами используется специальный тип карточки – РКПД (См. Рисунок 16), включающей перечень должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, и маршрут визирования.

Исполнитель (разработчик) проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта.

Должностные лица, которым документ направлен на визирование, могут завизировать его, высказать свои замечания и/или оформить замечания в виде отдельного файла.

В процессе визирования и утверждения (подписания), визирующие и подписывающие должностные лица, при необходимости, могут добавить дополнительных визирующих должностных лиц.

Системой поддерживается версионность проектов документов. На любой стадии согласования проекта можно приостановить работу с текущим вариантом и на основе замечаний к нему создать новый. История работы с вариантами проекта документа может быть сохранена.

При регистрации согласованного и подписанного проекта как внутреннего или исходящего его РК автоматически создается на основе РКПД.

Правила работы с проектами документов в системе описаны в главе 13 "Руководства пользователя".

Рисунок 16

Таблица 6

Реквизиты РКПД

 

№	Наименование реквизита	Состав (для множественных реквизитов)	Описание
1.	Регистрационный номер		Номер (индекс) проекта документа, задаваемый по принятым в организации правилам
2.	Дата регистрации		Дата создания и регистрации проекта документа
3.	Плановая дата		Дата, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта и стать подписанным документом
4.	Гриф доступа		Гриф доступа пользователей к содержимому регистрационной карточки, которая будет создана на основе данного проекта, по принятой в организации классификации
5.	Исполнитель		ФИО и должность работника организации, подготовившего проект документа
6.	Состав		Количественные характеристики состава проекта документа. Количество листов, наличие и количество приложений и т.п.
7.	Краткое содержание		Краткое текстовое описание содержания проекта документа
8.	Версия		Номер текущей версии проекта документа
9.	Связки	Типы связок; Номера связанных документов	Информация о связи текущего проекта документа с другими документами (проектами документов)
10.	Примечание		Поле для ввода произвольного текста с характеристиками проекта документа или, возможно, способа его обработки
11.	Адресаты	См. таблицу 5	Перечень адресатов проекта документа (организации, граждане и внутренние адресаты организации) и атрибуты отправки им проекта документа
12.	Файлы	Наименования файлов; Грифы доступа	Описание прикрепленных файлов и грифы доступа к ним
13.	Визы и подписи		Информация о ходе согласования и утверждения проекта документа (ФИО и должности визирующих и подписывающих должностных лиц, содержание визы/подписи, дата и время отправки проекта документа на визирование/подписание, срок выполнения визирования/подписания, даты визирования /подписания, ФИО работника, направившего проект на визирование /подписание)

3.2.3. Контроль за исполнением поручений (документов)

Контроль за исполнением поручений (документов) – совокупность действий, целью которых является содействие своевременному и качественному исполнению поручений (документов), обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Данное словосочетание ("контроль за исполнением поручений") вошло в употребление в конце 2005 г. в связи с появлением Типовых регламентов федеральных органов власти. До этого времени использовался другой термин "контроль за исполнением документов".

Поручения могут содержаться в документах, а также в резолюциях руководителей по исполнению документов.

Система "ДЕЛО" с версии 8.8.0 ввела новое понятие "Поручение" и следующие виды поручений:

- резолюция;

- пункт;

- подчиненная резолюция;

- проект резолюции.

В отличие от резолюции (т.е. поручения, выдаваемого на основании документа), пункт – это поручение, содержащееся в тексте самого документа. Как по резолюциям, так и по пунктам, могут выноситься подчиненные резолюции, относящиеся не к документу в целом, а к его конкретному пункту или конкретной резолюции. Подчиненная резолюция, в свою очередь, может иметь свои подчиненные резолюции (более низкого уровня иерархии) и т.д. – такой подход позволяет повысить эффективность контроля исполнения поручений.

Вид поручения "проект резолюции" используется при подготовке помощником руководителя проекта резолюции руководства. В дальнейшем проект резолюции передается на утверждение руководителю, после чего рассылается исполнителям.

Документ считается контрольным, если на его основании создано хотя бы одно контрольное поручение, которое еще не снятое с контроля. Для контрольных документов, по которым заведено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.

Система позволяет формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.

Контролю подлежат все документы, имеющие контрольные поручения. Снятие с контроля происходит после проставления фактической даты исполнения поручения. Когда поручение снято с контроля, запись о нем (о РК документа, на который оно было заведено) автоматически удаляются из всех кабинетов.

При рассылке контрольных поручений (кроме сообщений в кабинетах исполнителей) создается сообщение в папке "На контроле" автора поручения и контролера. Контроль исполнения также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.

Правила работы с поручениями описаны в главе 10 "Руководства пользователя".

Правила снятия поручений с контроля описаны в главе 12 "Руководства пользователя".

Основные правила работы в кабинете описаны в главе 9 "Руководства пользователя".

3.2.4. Исполнение поручений (документов)

Информация о документах, направленных тем или иным должностным лицам на исполнение, находится в папке "Поступившие" соответствующего кабинета. Прежде чем принять какой-либо документ к исполнению исполнитель должен удостовериться, что документ направлен к нему не по ошибке. Убедившись в этом, он принимает документ к исполнению, сообщение об этом документе или поручении при этом перемещается из папки "Поступившие" в папку "На исполнении". После окончания работы над документом исполнитель находит РК этого документа, вводит текст отчета и, при необходимости, связывает РК исполняемого документа с РК одного или нескольких документов, на которые ссылается в своем отчете (например, в случае подготовки исполнителем исходящего или внутреннего документа). Если поручение было неконтрольным, то сообщение, связанное с этим поручением, удаляется из папки "На исполнении", после ввода отчета об исполнении.

РК контрольного документа и сами контрольные поручения выделяются соответствующим признаком. Сообщения о контрольном поручении в кабинетах ее исполнителей и контролера остаются до тех пор, пока поручение не будет снято с контроля. В системе снятие поручения с контроля происходит, как правило, после получения итоговых отчетов от ответственных исполнителей; при этом указывается фактическая дата исполнения поручения и снимается признак контрольности.

После снятия поручения с контроля сообщения о нем автоматически удаляются из кабинетов ее исполнителей, контролера и автора.

Правила по исполнению поручений описаны в главе 12 "Руководства пользователя".