Для каждой Группы документов нужно определить, существует ли необходимость создания дополнительных реквизитов для РК данной Группы.

Если набор основных реквизитов РК, используемых при регистрации документов, является недостаточным для какой-либо группы документов, то к ней можно добавлять набор дополнительных реквизитов.

Правила создания дополнительных реквизитов описаны в главе 6.14 "Руководства технолога".

Благодаря справочнику "Группы документов" определяются те группы документов, для которых в системе могут создаваться проекты документов, а также при необходимости значения реквизитов РК, которые будут заполняться по умолчанию.

Для облегчения и ускорения настройки системы желательно составить таблицу, отражающую документный состав организации (См. Таблицу 1).

Правила ведения справочника "Группы документов" описаны в главе 5.1. "Руководства технолога".

Таблица 1

Пример заполнения таблицы, описывающей документы организации

 

Наименование объединяющей вершины / подвершены

Наименование группы документа

Вид РК

Порядок образования регистрацион­ного номера

Уровень номеро­образо­вания

Необхо­димость автомати­зации работы с проектами[3]

Реквизиты по умолчанию[4]

Дополни­тельные реквизиты

Наименования подразделе­ния(ий), регистрирующего документ и ФИО сотрудника, проводящего регистрацию

 

Вершина: Входящие	-	-	-	-	-	-	-	-
Подвершина: Входящие из вышестоящих организаций	-	-	-	-	-	-	-	-
Федеральные законы	Входящие	ФЗ - Поряд. №		-	Гриф доступа – общий, Вид доставки – почта, Кому – Петров В.Н.	нет	Канцелярия: Семенова А.В. Ильина К.Н.
Указы Президента РФ	Входящие	УП - Поряд. №		-	-"-	нет	-"-
Постановления Правительства РФ	Входящие	ПП - Поряд. №		-	-"-	нет	-"-
…..	….	….	….	….	….	….	….
…..	….	….	….	….	….	….	….
Подвершина: Входящие из организаций и от граждан	-	-	-		-	-	-	-
Входящие документы от организации	Входящие	Вх - Поряд. №	-	-	нет	нет	Канцелярия: Семенова А.В. Ильина К.Н.
Заявления, обращения и жалобы граждан	Письма граждан	Вх - Подря. № / Префикс обращ.	-	-	нет	нет	-"-
Вершина: Внутренние	-	-	-	-	-	-	-	-
Подвершина: Внутренние организации	-	-	-	-	-	-	-	-
Положения	Исход.	Поряд. № - П		да	Гриф доступа – общий, Подпись – Петров В.Н.	нет	Канцелярия: Семенова А.В. Ильина К.Н.
Инструкции	Исход.	Поряд. № - И		да	-"-	нет	-"-
Должностные инструкции	Исход.	Поряд. № - ДИ		да	-"-	нет	-"-
Приказы по основной деятельности	Исход.	Поряд. № - Пр		да	-"-	нет	-"-
Решения	Исход.	Поряд. № - Р		да	-"-	нет	-"-
Протоколы	Исход.	Поряд. №		да	-"-	нет	-"-
Акты	Исход.	Поряд. №		да	-"-	нет	-"-
Подвершина: Внутренние 1 Управления	-	-	-	-	-	-	-	-
Докладные записки	Исход.	01/ДЗ - Поряд. №		нет	нет	нет	1 Управление: Смирнова А.Е.
Объяснительные записки	Исход.	01/ОЗ - Поряд. №		нет	нет	нет	-"-
Подвершина: Внутренние 2 Управления	-	-	-	-	-	-	-	-
Докладные записки	Исход.	02/ДЗ - Поряд. №		нет	нет	нет	2 Управление: Николаева Н.Н.
Объяснительные записки	Исход.	02/ОЗ - Поряд. №		нет	нет	нет	-"-
….	….	….	….	….	….	….	….	….
….	….	….	….	….	….	….	….	….
Вершина: Исходящие	-	-	-		-	-	-	-
Исходящие документы	Исход.	Поряд. № / индекс дела по номен­клатуре дел	-	да	нет	нет	Канцелярия: Семенова А.В. Ильина К.Н.
Вершина: Договора	-	-	-	-	-	-	-	-
Договора оказания услуг	Исход.	Д - Поряд. № / индекс дела по номен­клатуре дел		да	нет	Дата оконча­ния дог., срок вы­полнения услуг, сумма дог., от­метка о пролон.	10 Управление: Чернова О.В. Сидоров К.Е.
Договора купли-продажи	Исход.	Д - Поряд. № / индекс дела по номен­клатуре дел		да	нет	Дата оконча­ния дог., сумма дог., отметка о пролонгации	-"-
….	….	….	….	….	….	….	….
….	….	….	….	….	….	….	….

 

2.2.4. Справочник "Грифы доступа"

Справочник "Грифы доступа" содержит грифы доступа к документам, использование которых позволяет ограничить доступ пользователей к документам, зарегистрированным в системе.

Грифы доступа присваиваются документам при их регистрации или при редактировании РК.

При назначении пользователю прав в модуле "Пользователи" устанавливается, с документами каких грифов он имеет право работать.

Каждый документ может иметь только один ограничительный гриф. Пользователю может быть дано право работы с несколькими грифами в зависимости от его должностного положения и выполняемых служебных функций.

Если требуется предоставить пользователю доступ ко всем документам системы, следует при назначении ему прав в модуле "Пользователи" указать все грифы, включенные в справочник "Грифы доступа".

Правила ведения справочника "Грифы доступа" описаны в главе 5.4. "Руководства технолога".

2.2.5. Справочник "Виды доставки"

Справочник "Виды доставки" содержит:

- виды доставки, которые выбираются из справочника при заполнении поля "Доставка" РК входящего документа;

- виды отправки внешним адресатам, которые выбираются при определении типа реестра внешней рассылки.

Как правило, виды доставки и виды отправки совпадают.

Какой-либо регламентации на заполнение справочника видами доставки (отправки) нет. Это могут быть любые обычно употребляемые в этих случаях термины, например почта, курьер, E‑mail и т.п.