Правила заполнения и ведения справочников системы

Под заполнением понимается первоначальное создание элементов справочников. Под ведением справочников понимается их редактирование, т. е. создание, изменение и удаление элементов справочников, а также исправление ошибок, если они обнаружены.

Ведение справочников осуществляется с помощью модуля "Справочники" и доступно только пользователю, обладающему правами технолога системы, а также владельцу базы данных.

Исключением являются справочники " Список организаций" и " Граждане", добавлять элементы в которые могут другие пользователи системы в процессе регистрации или редактирования РК (при наличии у них соответствующих прав).

Справочники могут быть линейными и иерархическими.

В линейных справочниках элементы, входящие в их состав, представлены в виде простых списков, а в иерархических – виде списков, имеющих иерархическую структуру.

В иерархических справочниках, элементы, которые могут быть детализированы списком значений более низкого уровня иерархии, называются вершинами и отмечаются значком . Конечные элементы справочника, т.е. элементы, которые нельзя детализировать, называются листьями и отмечаются значком .

В общем случае иерархический справочник может иметь произвольную глубину вложений. Вершина может содержать в качестве элементов, как листья, так и другие вершины (подвершины), вложенные в данную.

Кроме линейных и иерархических справочников в системе используется несколько справочников, имеющих специальную структуру.

В системе "ДЕЛО" ведутся следующие справочники:

 

 

Иерархические справочники:	Линейные справочники:
- Группы документов; - Подразделения; - Регионы; - Рубрикатор; - Список организаций; - Статус заявителя.	- Виды доставки; - Виды подписей; - Граждане; - Грифы доступа; - Категории адресатов; - Категории поручений; - Типы виз; - Типы организаций; - Типы реестров; - Типы связок; - Состояние исполнения (поручение); - Состояние исполнения (исполнитель).

Специальную структуру имеют справочники:

- Кабинеты;

- Текущая организация;

- Номенклатура дел;

- Настройка реквизитов.

Создание учетных записей пользователей (регистрация пользователей) и управление их правами осуществляется в модуле "Пользователи". Доступ к модулю "Пользователи" имеет только пользователь, обладающий правами системного технолога, а также владелец базы данных.

2.2.1. Справочник "Подразделения"

Справочник " Подразделения" является основным для описания структуры организации. Элементы справочника используется в системе "ДЕЛО" для указания в регистрационных карточках получателей входящих документов, должностных лиц, подписавших документы, исполнителей исходящих документов, авторов и исполнителей поручений, внутренних адресатов документов и лиц, визирующих эти документы.

В данном справочнике вершинами являются структурные подразделения организации, а листьями – должностные лица. Вершины могут содержать, как подвершины, так и листья. Если структурное подразделение не имеет подчиненного подразделения, то вершина, которой обозначается подразделение в справочнике, будет содержать только листья (т.е. перечень должностных лиц, которые работают в данном подразделении). Если же структурное подразделение имеет подчиненное подразделение (например, в состав управления входят отделы), то вершина, которой обозначается подразделение в справочнике, может содержать подвершины, а также листья (см. Рисунок 1).

Рисунок 1

Основным критерием при определении состава справочника является не формальное следование структуре организации, а необходимость отражения в нем фактических делопроизводственных и функциональных связей, используемых в организации при работе с документами.

Так, рекомендуется создание вершины с условным названием Руководство, объединяющей руководителя и его заместителей – должностных лиц, решающих все вопросы, касающиеся исполнения документов на уровне организации в целом.

Остальные вершины целесообразно заводить в соответствии со структурой организации, включая в справочник те подразделения, сотрудники которых задействованы в работе с документами.

На нижнем уровне иерархии для каждой вершины в справочнике заводятся ее листья – должностные лица. Например, под вершиной Руководство создаются листья директор, первый заместитель, заместитель.

В каждой вершине (подразделении) должен существовать один лист (должностное лицо) с признаком "Начальник". При выполнении некоторых операций в системе, например при пересылке РК в подразделение (без указания конкретного должностного лица в качестве адресата) РК будет получать должностное лицо с признаком "Начальник". В списке должностных лиц начальник отмечается значком (См. Рисунок 1).

Соответственно для заполнения справочника "Подразделения" необходима информация, содержащаяся в следующих документах организации:

- штатном расписании;

- документе, отражающем замещение должностей;

- графической структуре организации.

Важным элементом формируемого справочника "Подразделения" является совокупность созданных картотек, поскольку каждый раз при внесении в справочник нового подразделения необходимо указывать, нужно ли при этом создавать в системе картотеку данного подразделения или нет. Если нет, то данное подразделение автоматически будет приписано к картотеке, существующей на более высоком уровне иерархии.

Количество создаваемых в системе картотек зависит от структуры организации, порядка регистрации и движения документов в ней.

В простейшем случае достаточно иметь всего одну картотеку – картотеку организации в целом, которая всегда существует изначально и носит наименование "Центральная картотека". В ней будут находиться все документы, когда-либо зарегистрированные в организации.

Однако иметь общую картотеку не всегда удобно. Например, в организации могут быть подразделения, интенсивно ведущие со сторонними организациями свою собственную переписку большого объема. Возможно, какое-либо подразделение издает для своих целей много внутренних документов, которые не попадают в другие подразделения. Наличие в общей картотеке РК таких документов загромождает ее и усложняет поиск нужного документа в картотеке работниками других подразделений.

Неудобно также иметь общую картотеку в том случае, когда специфика деятельности отдельных структурных подразделений организации существенно отличается от остальных или когда по соображениям конфиденциальности нежелателен несанкционированный доступ одних подразделений к документам других. В этих случаях целесообразно создание нескольких картотек.

Стоит также отметить, что количество создаваемых картотек также зависит от требования по детализации прав пользователей. Часть прав пользователей системы, например, право редактирования, удаления РК и т.д. устанавливаются для каждой картотеки отдельно, поэтому выделение отдельных картотек позволит более детально описать права пользователей системы.

Правила ведения справочника "Подразделения" описаны в главе 5.2. "Руководства технолога".

2.2.2. Справочник "Кабинеты"

Справочник "Кабинеты" связан со справочником "Подразделения" и заполняется после справочника "Подразделения".

С помощью справочника "Кабинеты" в системе создают необходимые кабинеты, назначаются владельцы кабинетов и определяются папки кабинетов, в которые будет разрешено (запрещено) поступление документов и проектов.

Пользователи кабинетов назначаются в модуле "Пользователи".

Как правило, при создании кабинета следует руководствоваться следующими соображениями:

1. Если один или несколько пользователей одновременно обеспечивают работу нескольких должностных лиц какого-либо подразделения, то целесообразно в справочнике "Кабинеты" назначить данных должностных лиц владельцами одного кабинета. В этом случае при вводе данных в РК документа от имени того или иного должностного лица пользователю не придется выполнять дополнительных действий, связанных с переходом из одного кабинета в другой. Такой подход может использоваться, когда в подразделении установлено одно или пара рабочих мест системы для ответственных за делопроизводство в подразделении и данные сотрудники осуществляют в системе ввод резолюций, отчетов и т.д. за всех сотрудников подразделения.

2. Если у каждого должностного лица организации установлено рабочее место системы, то целесообразно создавать для каждого должностного лица отдельный кабинет и назначить его единственным владельцем кабинета.

При определении папок кабинетов, в которые будет разрешено (запрещено) поступление документов и проектов, обычно руководствуются следующими соображениями:

1. Если владелец или владельцы кабинета могут являться исполнителями поручений (резолюций), а также им могут быть адресованы какие-либо документы, то следует разрешить поступление документов в папки "Поступившие" и "На исполнении".

2. Если владелец или владельцы кабинета могут являться авторами резолюций, а также контролерами поручений (резолюций), то следует разрешить поступление документов в папку "На контроле".

3. Если в системе осуществляет работу непосредственно руководитель и его помощник (секретарь, референт и т.д.), в обязанности которого входит предварительное рассмотрение документов и создание проекта резолюций, то следует разрешить поступление документов в папки "У руководства" и "На рассмотрении".

4. Если в системе организована работа с проектами документов и владелец или владельцы могут являться разработчиками (или исполнителями) проектов документов, то следует разрешить поступление проектов документов в папку "Управление проектами".

5. Если в системе организована работа с проектами документов и владелец или владельцы могут осуществлять визирование (внутренние согласование) проектов документов, то следует разрешить поступление проектов документов в папку "На визировании".

6. Если в системе организована работа с проектами документов и владелец или владельцы могут осуществлять подписание (или утверждение) проектов документов, то следует разрешить поступление проектов документов в папку "На подписи".

Правила ведения справочника "Кабинеты" описаны в главе 5.3. "Руководства технолога".

2.2.3. Справочник "Группы документов"

В справочнике "Группыдокументов" содержатся сведения о группах, на которые делятся документы, регистрируемые в системе. В соответствии с тем, к какой группе отнесен регистрируемый в системе документ, определяется вид регистрационной карточки, состав дополнительных реквизитов и шаблон, по которому формируется регистрационный номер.

В справочнике для каждой группы документов можно также задать значения отдельных реквизитов, которые будут устанавливаться по умолчанию при регистрации РК (и РКПД, если для данной группы документов могут создаваться проекты).

В данном справочнике элементами- листами являются группы документов, подлежащих регистрации в модуле "Документы" (например, "Входящие из вышестоящих организаций", "Приказы" и т.п.).

Вершины справочника представляют собой папки, объединяющие элементы-листья и папки более низкого уровня иерархии. Группировка элементов справочника по папкам нужна для следующих целей:

1. Позволяет наглядно отразить форму работы с документами (централизованная, децентрализованная), правильно располагать последовательность групп документов в отчетных формах, а также облегчить работу, связанную с поиском документов.

2. Делает возможным задать номерообразование порядкового номера в регистрационном номере документов в соответствии с теми правилами, которые приняты в организации.

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 " регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. ".

Если группы документов не объединены в единой папке, то номерообразование порядковых номеров у них будет раздельное (т.е. для формирования порядкового номера каждой группы документов будет использоваться отдельный счетчик: у каждой группы будет порядковый номер "1", "2", "3" и т.д.).

Если группы документов созданы в одной папке, то номерообразование порядковых номеров у данных групп может быть как общее или сквозное (т.е. для формирования порядковых номеров всех групп документов будет использоваться только один счетчик), так и раздельное. Например, в организации входящие документы могут быть разделены на две группы: входящие документы от организации и входящие документы от граждан. Чтобы у данных групп документов был единый счетчик для порядковых номеров, следует их объединить под одной вершиной "Входящие документы".

Признак номерообразования отмечается в списке элементов синей галочкой .

Для заполнения справочника "Группы документов" необходимо:

- определить перечень групп документов, создаваемых в организации, выяснить форму регистрации (централизованная, децентрализованная) и место регистрации каждой группы документов;

- определить для каждой группы документа вид РК;

- определить порядок образования (шаблон) регистрационного номера для каждой группы документов, при этом стоит обратить особое внимание на номерообразование порядковых номеров групп документов (сквозная или раздельная нумерация);

- определить необходимость создания дополнительных реквизитов РК для каждой группы документов. Если такая необходимость существует, то следует определить набор дополнительных реквизитов для определенной группы (групп) документов;

- определить необходимость присвоения реквизитам РК определенных параметров, которые будут заполняться по умолчанию при регистрации документа. Если такая необходимость существует, то следует определить набор реквизитов и их параметры для определенной группы (групп) документов;

- определить необходимость организации работы с проектами документов в системе. Если такая необходимость существует, то следует определить, для каких групп документов в системе будет осуществляться работа с проектами.