Редактирование и удаление элементов справочников

Если в процессе эксплуатации системы возникнет необходимость, то можно внести изменения в справочники, отредактировав, удалив или восстановив значения элементов справочников.

Такая необходимость может возникнуть в ряде случаев, например, при изменении структуры организации, изменении кадрового состава, появлении новых правил организации работы с документами и т.п.

При редактировании элементов справочников нужно помнить следующее: значения большинства реквизитов РК и РКПД формируются путем выбора тех или иных элементов из справочников системы, при редактировании элемента соответствующие изменения автоматически вносятся во все РК и РКПД, в которых существует данный элемент.

При удалении элементов справочников нужно помнить следующее правило, которое используется в большинстве справочников. Если элемент справочника, выбранный для удаления, не используется ни в РК, ни в РКПД, ни в поручениях, ни в элементах других справочников, ни при формировании прав пользователей он удаляется физически. Если же элемент справочника задействован хотя бы в одном из перечисленных объектов системы, он удаляется логически, т.е. становится недействительным для работы в текущее время, однако данный элемент будет отображаться во всех ранее созданных в системе РК, РКПД, поручениях и других элементах. Кроме этого логически удаленный элемент можно использовать в качестве поискового параметра при поиске РК, РКПД и поручений. Логически удаленные элементы можно восстановить.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что перед внесением каких-либо изменений в справочник нужно определить, должны ли эти изменения вноситься в уже существующие элементы в системе: зарегистрированные РК и РКПД, поручения и т.д. Например, если один сотрудник уволился, и на его место пришел новый сотрудник, то будет правильным удалить логически "старое" должностное лицо и добавить "новое" должностное лицо.

Также нужно помнить, что существует взаимосвязь между некоторыми справочниками. В соответствии с этим после внесения изменений в один из справочников может возникнуть необходимость внесения изменения в другой справочник. Например, при добавлении нового должностного лица в справочнике "Подразделения", скорее всего, возникнет необходимость внесения изменений в справочнике "Кабинеты" (в зависимости от организационной структуры и количества рабочих мест системы может потребоваться одно из следующих действий: создание нового кабинета или добавление "нового" должностного лица к одному из существующих кабинетов), а также в модуле "Пользователи".

2.3. Модуль "Пользователи"
и определение количества рабочих мест системы

Модуль "Пользователи" предназначен для ведения учетных записей пользователей и управления их правами.

Под управлением правами понимается работа с учетными записями пользователей (создание, редактирование, удаление), а также назначение и разграничение прав пользователей, позволяющих выполнять им те или иные служебные функции в системе.

При создании учетной записи в модуле "Пользователи" каждому пользователю присваивается уникальное имя и пароль для входа в систему, определяется перечь доступных ему функций системы и дополнительных опций, а также устанавливаются права, необходимые для выполнения тех или иных операций в системе. Создание учетных записей выполняет системный технолог, он же устанавливает пользователям права доступа.

Права пользователей

Права пользователей в системе "ДЕЛО" можно условно классифицировать на следующие 4 группы:

- право доступа к картотекам;

- абсолютные права;

‑ картотечные права;

‑ ограничения доступа.

Право доступа к картотекам определяет, в каких картотеках пользователь может осуществлять работу.

Особенность абсолютных прав заключается в следующем: они распространяются на все картотеки, доступные пользователю. К абсолютным относятся следующие права:

Системный технолог – наделяет пользователя полномочиями технолога системы, которые включают в себя доступ к модулям "Справочники" и "Пользователи".

Поиск по всем картотекам – дает пользователю право проводить поиск РК во всех существующих картотеках, независимо от того, какие картотеки доступны данному пользователю.

Отправка документов по реестрам – дает пользователю право работать с функцией " Реестры внешней отправки документов" модуля "Документы".

Ввод резолюций – дает пользователю право ввода новых резолюций (проектов резолюций) и право их последующего редактирования.

Исполнение поручений – дает пользователю право вводить отчет об исполнении резолюции за ее исполнителя. Кроме того, назначение этого права предоставляет пользователю работать с РКПД: создавать РКПД, редактировать значения всех реквизитов РКПД, удалять РКПД, отправлять проект документа на визирование, отправлять проект документа на подписание.

Контроль исполнения поручений – дает пользователю право контролировать исполнение поручений (т.е. заполнять и редактировать поля поручений "Дата исполнения / Фактическая", "Состояние исп.", "Основание для снятия с контроля" и т.д.).

Визировать проекты – дает пользователю право визировать проекты документов.

Подписывать проекты – дает пользователю право подписывать проекты документов.

При назначении прав: ввод резолюций, исполнение поручений, контроль исполнения поручений, визировать проекты, подписывать проекты, – необходимо сформировать список подразделений и должностных лиц, за которых пользователь может осуществлять данные действия.

Редактирование регистрационного номера РК – дает пользователю право изменять регистрационный номер документа в режиме редактирования РК.

Добавление организаций и граждан – дает пользователю право добавлять новые элементы в справочники "Список организаций" и "Граждане" при регистрации документов в модуле "Документы".

Редактирование организаций и граждан – дает пользователю право редактировать реквизиты элементов справочников "Список организаций" и "Граждане" при регистрации документов в модуле "Документы".

Создавать системные запросы – дает пользователю право создавать системные поисковые запросы, т.е. поисковые запросы, доступные всем пользователям системы.

Особенность картотечных прав заключается в том, что они распространяются на определенную картотеку. Если пользователю доступны несколько картотек, то картотечные права для каждой картотеки назначаются отдельно. К картотечным относятся следующие права:

Регистрация документов – дает пользователю право регистрировать документы в выбранной картотеке. При назначении данного права необходимо сформировать список групп документов, которые пользователь имеет право регистрировать.

Редактирование РК – дает пользователю право редактировать все изменяемые реквизиты РК. При назначении данного права можно установить ограничения: определить перечень доступных для редактирования групп документов, а также установить, что пользователь может редактировать только те РК, которые были зарегистрированы в данной картотеке.

Удаление РК – дает пользователю право удалять РК. При назначении данного права можно установить ограничения: определить перечень доступных для удаления групп документов, а также установить, что пользователь может удалять только те РК, которые были зарегистрированы в данной картотеке.

Пересылка РК – дает право пересылать РК в системе, адресатами пересылки при этом могут являться подразделения и должностные лица.

Получение отчетов – дает пользователю право работать с модулем "Отчетные формы" и получать отчеты по документам, находящимся в выбранной картотеке.

Переотметка документов – дает пользователю право редактировать в указанной картотеке дополнительный раздел РК "Журнал передачи документов".

"Списание документов в дело" – дает пользователю право списывать документы в дела подразделений указанной картотеки.

Отметка ознакомления – дает пользователю право вносить изменения в дополнительный раздел РК "Журнал ознакомления с документом".

Отправка по e-mail – дает пользователю право отправлять РК по электронной почте, т.е. обеспечивает доступ к командам "Отправить по E-mail" и "Подготовить E-mail".

Отметка отправки документов – дает пользователю право отмечать отправку документов из дополнительного раздела РК "Адресаты" без обращения к функции "Реестр" (децентрализованная отправка).

Опись дел – дает пользователю право работать с одноименной функцией.

Также к картотечным правам можно отнести право доступа к кабинетам картотеки и папкам кабинетов.

С помощью ограничения прав доступа определяются те группы документов и грифы доступа, к которым пользователь будет иметь доступ.

Определения количества рабочих мест системы

Необходимое количество рабочих мест системы "ДЕЛО" определяется:

- задачами, которые предполагается решать с применением автоматизированной системы;

- объемом документооборота организации;

- структурой организации;

Если с помощью системы "ДЕЛО" предполагается решать только задачи документационного обслуживания и контроля за исполнением документов (поручений), то количество рабочих мест зависит от объема документооборота и структуры организации (объем документооборота в основном влияет на количество рабочих мест в службе ДОУ, структура – на необходимость установки рабочих мест в структурных подразделениях (при наличии в них секретарей или ответственных за делопроизводство).

Если же организация предполагает внедрять электронный документооборот, создавать, регистрировать и отслеживать движение документов и их проектов в электронной форме, то количество рабочих мест должно соответствовать количеству задействованных в данном процессе сотрудников.

2.4. Контрольные вопросы к разделу 2

1. Для чего следует проводить настройку системы на структуру организации и правила ведения делопроизводства? Можно ли обойтись без данной настройки?

2. Чем иерархический справочник отличается от линейного? Что такое вершина и лист?

3. Какие элементы содержит справочник "Подразделения"? Для чего в системе "ДЕЛО" используются элементы данного справочника?

4. Какая информация необходима для заполнения справочника "Подразделения"?

5. От чего зависит количество создаваемых картотек в справочнике "Подразделения"? Какое минимальное количество картотек может быть в системе? В каких случаях целесообразно создание нескольких картотек?

6. Какую роль выполняет справочник "Кабинеты"?

7. В каких случаях целесообразно назначать одного владельца для кабинета? В каких случаях целесообразно назначать несколько владельцев для кабинета?

8. В каких случаях целесообразно разрешать поступление документов (проектов) в следующие папки кабинета: "Поступившие", "На исполнении", "На контроле", "У руководства", "На рассмотрении", "Управление проектами", "На визировании", "На подписи"?

9. Какие сведения содержит справочник "Группы документов"?

10. Для каких целей следует объединять группы документов в папки (подпапки)?

11. Какую информацию предварительно надо собрать и проанализировать перед заполнением справочника "Группы документов"?

12. Из каких элементов может формироваться шаблон регистрационного номера для группы документов?

13. Какое назначение имеет справочник "Гриф доступа"?

14. Какое назначение имеет справочник "Виды доставки"?

15. Какое назначение имеет справочник "Типы связок"?

16. Какое назначение имеют справочники "Список организаций" и "Граждане"?

17. Какое назначение имеет справочник "Рубрикатор"?

18. Какое назначение имеют справочники "Категория адресатов" и "Типы реестров"?

19. Какое назначение имеет справочник "Типы виз"?

20. Какое назначение имеет справочник "Номенклатура дел"?

21. Какое назначение имеет справочник "Настройка реквизитов"?

22. Как редактирование элементов справочников отражается на уже созданные в системе РК и РКПД?

23. Что такое физическое удаление? Что такое логическое удаление? Какие между ними различия?

24. Можно ли восстановить логически удаленный элемент?

25. Для чего используется модуль "Пользователи"?

26. Какие абсолютные права могут назначаться пользователям?

27. Какие картотечные права могут назначаться пользователям?

28. Чем абсолютные права отличаются от картотечных прав?

29. Что влияет на определение количества рабочих мест системы?

30. В каком документе подробно описываются правила работы в модулях "Справочники" и "Пользователи"?