Раздел 3. Модули и основные функции системы

Модули системы

При работе с системой "ДЕЛО" различным категориям пользователей необходим доступ к определенному набору функций системы. Например, работа системного технолога сводится к настройке системы, что обуславливает необходимость доступа к функциям, поддерживающим ввод значений в системные справочники и их редактирование. Круг задач других пользователей может определяться должностными инструкциями и быть ограниченным, например, только регистрацией поступающих документов или подготовкой отчетов руководству.

В связи с этим система "ДЕЛО" имеет модульную структуру, а каждый из модулей реализует набор функций, поддерживающих определенный технологический этап работы с документами.

Каждый модуль оформлен как отдельное Windows-приложение. Система "ДЕЛО" состоит из следующих модулей:

- Документы;

- Отчетные формы;

‑ Справочники;

‑ Пользователи.

При запуске того или иного модуля запрашивается идентификатор и пароль пользователя и проверяется наличие прав этого пользователя на работу с данным модулем.

Системный технолог работает со следующими модулями:

Модуль "Пользователи". Данный модуль предназначен для регистрации в системе новых пользователей, а также для установки прав доступа этих пользователей к другими модулям, картотекам, кабинетам и документам, хранящимся в системе "ДЕЛО";

Модуль "Справочники". Этот модуль используется для настройки системы "ДЕЛО" на структуру организации и технологию работы с документами путем ввода и редактирования содержимого справочников системы.

Модули, перечисленные ниже, предназначены для работы пользователей, непосредственно выполняющих те или иные делопроизводственные операции.

Модуль "Отчеты". Данный модуль обеспечивает формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводок об исполнении документов и справок-напоминаний об исполнении документов.

Модуль "Документы". Этот модуль реализует основные функциональные возможности системы "ДЕЛО". (Окно модуля "Документы" см. на Рисунке 12).

Рисунок 12

На главном окне модуля "Документы" (См. Рисунок 12) содержатся кнопки, открывающие доступ к следующим функциям системы:

Регистрация документов – данная функция обеспечивает регистрацию документов в системе, т.е. присвоение документу регистрационного номера, создание и заполнение для него РК и направление документа на исполнение;

Кабинеты – эта функция предоставляет доступ к содержимому папок кабинета с целью исполнения документов, включая выдачу поручений по документу, оформление отчетов исполнителей, контроль исполнения, снятие документа с контроля, списание документа в дело и т.д. Кроме того, данная функция используется для работы с проектами документов (создание проектов, визирование и подписание проектов документов);

Поиск документов и личные папки – эта функция предназначена для поиска документов и проектов документов по задаваемым пользователем критериям отбора. Для хранения результатов поиска пользователь может создавать личные папки и помещать в них отобранные документы (проекты документов);

Реестры внешней отправки документов – данная функция используется для формирования реестров внешней рассылки документов для их отправки по адресатам;

Опись дел – данная функция обеспечивает просмотр документов, списанных в дела, и их закрытие. Кроме того, эта функция используется для выгрузки информации о делах в БД подсистемы "Архивное дело".

Доступ пользователей к тем или иным модулям, а также права, необходимые для выполнения каких-либо функций в этих модулях, устанавливаются системным технологом.

3.2. Основные функции модуля "Документы"

Регистрация документов

Для того чтобы документ был учтен в системе, он должен быть зарегистрирован. При регистрации формируется РК документа, в которую заносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам.

Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, акты и прочее.

Регистрация документов может производиться централизовано (в одном подразделении) или децентрализовано.

РК содержит полный набор реквизитов, предусмотренных Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые реквизиты могут создаваться системных технологом самостоятельно.

К РК документа могут прикрепляться файлы документов любого формата.

Некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников, а в остальные поля информация вводится с клавиатуры. При этом в системе "ДЕЛО" существует возможность выполнять проверку орфографии текста, введенного с клавиатуры. Кроме этого каждый пользователь может вести список стандартных текстов, используемых для экономии времени при заполнении полей, информация в которые вводится с клавиатуры.

Файлы исходящих и внутренних документов по стандартной технологии могут быть прикреплены к РК. Для документов, которые готовятся в MS Word, реализована упрощенная процедура регистрации прямо из среды текстового процессора.

Документы в системе регистрируются однократно. После осуществления регистрации РК может быть переслана в кабинеты должностных лиц, которые должны осуществлять работу с документом или должны быть с ним ознакомлены. Также, при необходимости, на основании документа может быть издано поручение, в этом случае РК документа вместе с информацией о поручении автоматически направляется в кабинеты исполнителей и контролера.

Реквизиты РК, имеющей вид "Входящие" (См. Рисунок 13), описаны в таблице 3. Реквизиты РК, имеющей вид "Письма граждан" (См. Рисунок 14), описаны в таблице 4. Реквизиты РК, имеющий вид "Исходящие" (См. Рисунок 15), описаны в таблице 5.

Правила регистрации документов в системе описаны в главе 5 "Руководства пользователя".

Рисунок 13

Таблица 3

Реквизиты РК, имеющей вид "Входящие"

 

№	Наименование реквизита	Состав (для множественных реквизитов)	Описание
1.	Регистрационный номер документа		Номер (индекс) документа, задаваемый по принятым в организации правилам
2.	Дата регистрации		Дата регистрации поступившего в организацию документа
3.	Экземпляр		Номер(а) экземпляра документа
4.	Гриф доступа		Гриф доступа пользователей к содержимому карточки по принятой в организации классификации
5.	Плановая дата исполнения		Плановая дата исполнения документа
6.	Фактическая дата исполнения		Фактическая дата исполнения документа
7.	Состав		Количественные характеристики состава документа. Количество листов, наличие и количество приложений и т.п.
8.	Корреспонденты	Наименования организаций; Исходящие номера; Исходящие даты; Кто подписал; Примечание	Информация об авторах документа и их регистрационных реквизитах документа
9.	Доставка		Наименование способа получения документа по принятой в организации классификации
10.	Почтовый номер		Реквизит доставки документа (номер заказного письма, телеграммы и т.п.)
11.	Кому адресован	Наименования подразделений или ФИО и должности работников	Адресаты документа в организации
12.	Сопроводительные документы	Содержание; Корреспонденты; Исходящие номера; Исходящие даты; Кто подписал; Состав документа; Примечание	Описание характеристик сопроводительного документа и его авторов
13.	Адресаты	Для организаций указываются: Наименование организации; Дата, время и вид отправки; Состав документа; Кому адресован документ; регион, город, почтовый индекс, адрес; e-mail; Полное название организации; Примечание. Для граждан указываются: Кому адресован документ; Дата, время и вид отправки; Примечание; регион, город, почтовый индекс; Адрес; e-mail. Для внутренних адресатов указываются: Наименования подразделений или ФИО и должности работников; Дата и время отправки; Вид документа (оригинал, копия); Номер экземпляра; Примечание.	Перечень адресатов документа (организации, граждане, внутренние адресаты организации) и атрибуты отправки им документа
14.	Журнал передачи документа	Дата и время передачи документа; Вид документа (оригинал, копия); Номер экземпляра; Наименования подразделений или ФИО работников, которым передан документ; Название дела, в которое был списан документ; Примечание	Информация о движении бумажного документа
15.	Краткое содержание		Краткое описание содержания документа
16.	Рубрики	Наименования рубрик; Коды рубрик	Тематические рубрики, по которым классифицируется документ. Могут быть расширены дополнительными реквизитами
17.	Связки	Типы связок; Номера связанных документов	Информация о связи текущего документа с другими документами (проектами документов)
18.	Файлы	Наименования файлов; Грифы доступа	Описание прикрепленных файлов и грифы доступа к ним
19.	Примечание		Поле для ввода произвольного текста комментария с характеристиками документа или, возможно, способа его обработки
20.	Дополнительные реквизиты		По усмотрению организации можно дополнить реквизитный состав РК

Рисунок 14

 

Таблица 4

Реквизиты РК, имеющей вид "Письма граждан"

 

№	Наименование реквизита	Состав (для множественных реквизитов)	Описание
1.	Регистрационный номер письма		Номер (индекс) документа, задаваемый по принятым в организации правилам
2.	Дата регистрации		Дата регистрации поступившего в организацию письма
3.	Экземпляр		Номер(а) экземпляра письма
4.	Гриф доступа		Гриф доступа пользователей к содержимому карточки по принятой в организации классификации
5.	Плановая дата исполнения		Плановая дата исполнения документа
6.	Фактическая дата исполнения		Фактическая дата исполнения документа
7.	Состав		Количественные характеристики состава документа. Количество листов, наличие и количество приложений и т.п.
8.	Корреспонденты	ФИО граждан; Регионы; Города проживания; Почтовые индексы и адреса авторов	Информация об авторах письма и их почтовые реквизиты
9.	Ответ		Признак того, что данному корреспонденту в дальнейшем будет отправлен ответ
10.	Признак коллективности		Признак коллектива авторов письма
11.	Признак анонимности		Признак анонимности письма
12.	Доставка		Наименование способа получения письма по принятой в организации классификации
13.	Почтовый номер		Реквизит доставки письма (номер заказного письма телеграммы и т.п.)
14.	Кому адресован	Наименования подразделений или ФИО и должности адресатов	Адресаты письма в организации
15.	Сопроводительные документы	Содержание; Корреспонденты; Исходящие номера; Исходящие даты; Кто подписал; Состав документа; Примечание	Описание характеристик сопроводительного документа и его авторов
16.	Адресаты	Для организаций указываются: Наименование организации; Дата, время и вид отправки; Состав документа; Кому адресован документ; регион, город, почтовый индекс, адрес; e‑mail; Полное название организации; Примечание. Для граждан указываются: Кому адресован документ; Дата, время и вид отправки; Примечание; регион, город, почтовый индекс; Адрес; e-mail. Для внутренних адресатов указываются: Наименования подразделений или ФИО и должности работников; Дата и время отправки; Вид документа (оригинал, копия); Номер экземпляра; Примечание	Перечень адресатов документа (организации, граждане, внутренние адресаты организации) и атрибуты отправки им документа
17.	Журнал передачи документа	Дата и время передачи документа; Вид документа (оригинал, копия); Номер экземпляра; Наименования подразделений или ФИО работников, которым передан документ; Название дела, в которое был списан документ; Примечание	Информация о движении бумажного документа
18.	Краткое содержание		Краткое описание содержания письма
19.	Рубрики	Наименования рубрик; Коды рубрик	Тематические рубрики, по которым классифицируется письмо. Могут быть расширены дополнительными реквизитами
20.	Связки	Типы связок; Номера связанных документов	Информация о связи письма с другими документами (проектами документов)
21.	Файлы	Наименования файла; Грифы доступа	Описание прикрепленных файлов и грифы доступа к ним
22.	Примечание		Поле для ввода произвольного текста комментария с характеристиками письма или, возможно, способа его обработки
23.	Дополнительные реквизиты		По усмотрению организации можно дополнить реквизитный состав РК

Рисунок 15

Таблица 5

Реквизиты РК, имеющей вид "Исходящие"