Служба систем управління електронним документообігом, її роль в організації документообігу в органах державної влади

Системи, що організують електронний документообіг. Електронний документообіг — це сукупність нових технологій роботи з документами. Застосовувані технології дозволяють організувати «безшовну» взаємодію систем, що забезпечують різні операції обробки документів. У першу чергу до таких технологій можна віднести:

- технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документи в цілком електронну форму представлення;

- електронний аналог власноручного підпису;

- засоби передачі даних;

- засоби збереження електронної інформації.

Перераховані технології дозволяють підсистемам, що виконують різні функції, органічно доповнювати одна одну. Подібна взаємодія дозволяє різко підвищити ефективність праці держслужбовців при роботі з документами.

Функції і роль служби документаційного забезпечення в управ­лінні СЕДО в органах державної влади..

Електронний документообіг дозволяє створити в органі влади єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій українського діловодства.

Основа подібної інтеграції — надійне сховище документів і взаємодіючі з ним системи документообігу. Всі оброблювані документи зберігаються в єдиному сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний пошук і вибірку інформації при підготовці матеріалів.

Служба управління ЕД повинна забезпечувати головний стрижень подальшого розвитку органу влади, оскільки вона за допомогою СЕДО дозволяє включити в єдине інформаційне поле головну прикладну задачу органу влади — роботу з організаційно-розпорядчими документами.

 

План впровадження системи електронного документообігу в установу

 

Впровадження електронного документообігу в органі державної влади або місцевого самоврядування вимагає для всіх службовців, які беруть участь у роботі з документами, наявності:

- засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному ПЗ документообігу; обов'язковою є 100%-а оснащеність персональними комп'ютерами всіх працівників органу влади, які працюють з документами;

- засобів зв'язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями;

- автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

- психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі;

- служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів в електронну форму.

Завжди варто пам'ятати, що при розгортанні електронного документообігу всі службовці, які по тих чи інших причинах не мають постійного доступу до електронних документів за допомогою використовуваних засобів обчислювальної техніки, фактично перестають брати будь-яку участь у роботі органу влади. Всі службовці, до яких документи будуть доходити в неелектронному вигляді, зможуть з ними лише ознайомитися. Будь-яка участь у роботі над документами, навіть просте візування чи обговорення, автоматично буде вимагати наявності персонального засобу обчислювальної техніки (ЗОТ), що має доступ до системи ЕДД.

Запуск будь-якої комплексної інформаційної системи вимагає не тільки установки обладнання і настроювання ПЗ, але і перебудови бізнесів-процесів і перенавчання службовців. Чим нижче обсяг зміни бізнесів-процесів при впровадженні системи — тим вище шанс дотримання строків впровадження, а інколи і взагалі запуску системи. Тому комплексні інформаційні системи завжди впроваджують поодинці, послідовно автоматизуючи відносно замкнуті сфери діяльності, згодом поєднуючи їх інтеграційною системою.

З технологічної точки зору система електронного документообігу являє собою інтеграційну систему, що охоплює діловодство і підготовку документів і поєднує їх із зовнішнім середовищем електронного обміну. Таким чином, для підвищення шансів завершення автоматизації органу влади в необхідний строк треба попереднє впровадження систем автоматизованого діловодства і засобів організації колективної роботи при підготовці документів.

Попереднє впровадження та експлуатація САДД дозволить не тільки полегшити технологічне впровадження ЕДД, але і ознайомить на практиці державних службовців з поняттям електронного документа, пересилання електронних документів і автоматичних систем контролю виконання. Найчастіше психологічна готовність виявляється важливіше, ніж наявність необхідного технічного забезпечення. Технологічно ж використання в обох системах спорідненого сучасного універсального програмного забезпечення від одного виробника дозволить більш якісно перенести бізнес-процеси документообігу в цілком електронну форму.

Основною технологічною проблемою для державних службовців при переході до електронного документообігу є використання електронного аналога власноручного підпису на документах. Без розуміння і впровадження цієї технології неможливо перейти на цілком безпаперову обробку документів в органах державної влади і місцевого самоврядування.