Создание и заполнение списков

Прежде чем приступать к созданию списка, необходимо тщательно продумать его структуру и определить, какие данные должны быть в него включены. Начинать нужно с формирования заголовков столбцов. Символы используемого в заголовках шрифта должны быть другого цвета илииметь характерное начертание, например полужирное или курсивное. Если заголовки оформлены по-другому, программа автоматически определяет, что создается список, и оказывает помощь в его заполнении.

Использование функции автозаполнения

При формировании списка, который содержит повторяющиеся значения, целесообразно применять функцию автозаполнения. Для ее включения на вкладке Правка диалогового окна Параметры необходимо установить флажок Автозаполнение значений ячеек.

Когда функция автозаполнения активна, при вводе текста в ячейку программа таблицы Excel проверяет содержимое других ячеек данного столбца. Если в них находится текст, первые символы которого совпадают с символами, введенными пользователем, ввод данных завершается автоматически. Нажмите клавишу Enter, чтобы подтвердить необходимость ввода предложенного программой текста. Но если он вам не подходит, проигнорируйте предложение Excel и продолжайте самостоятельно вводить в ячейку необходимые данные.

Диалоговое окно формы данных

Значительно упростит вашу работу со списками диалоговое окно формы данных, предназначенное для ввода и обработки информации. В этом окне находятся несколько полей ввода, названия которых соответствуют заголовкам столбцов списка. Окно формы данных позволяет произвести поиск нужной информации, дополнить список новыми записями, удалить ненужные, а также отредактировать имеющиеся.

Открывается диалоговое окно формы данных с помощью команды Данные – Форма, после того как пользователь помещает указатель ячейки в любую позицию списка. В заголовке этого окна указывается имя текущего рабочего листа.

Поиск записей

При поиске определенных записей с помощью формы данных используются критерии поиска. Чтобы выделить в нашем списке, скажем, всех сотрудников с именем Ольга, следует воспользоваться кнопкой Критерии, в результате нажатия которой на экране появляется пустая форма данных. Введите в поле Имя в качестве критерия слово Ольга нажмите кнопку Далее, и в диалоговом окне отобразится первая запись, соответствующая заданному критерию. Просмотреть все записи, удовлетворяющие определенному критерию, можно с помощью кнопок Далее и Назад.

Если же необходимо найти, например, фамилию, из которой вы знаете только начальную букву, то, задавая критерии, следует применять символы подстановки: звездочку (*) — для замены произвольного количества неизвестных символов и знак вопроса (?) — для замены одного неизвестного символа.

При работе с числовыми значениями в критериях поиска можно использовать операторы сравнения, а именно: = (равно), < (меньше), > (больше), <> (не равно), <- (меньше или равно), >= (больше или равно). Например, для проведения поиска в списке, содержащем данные о сбыте товара, в качестве критерия можно задать диапазон значений, указав максимальное и минимальное из них. В этом случае будут выданы только записи, значения соответствующих полей которых находятся в указанном интервале. Чтобы сузить область поиска, критерии можно ввести в нескольких полях.



 


Обработка списков Microsoft Excel. Поиск информации в списке.

Сортировка списков

Необходимость сортировки записей в списках может возникнуть при выполнении самых различных задач, например, при поиске в длинном прайс-листе более дешевых товаров или в процессе группировки записей о продажах, относящихся к одному менеджеру. Сортировать можно как числовые, так и текстовые данные.

Причем текстовые данные сортируют в алфавитном порядке (от А до Z или от Z до А), а числовые — либо в порядке убывания, либо в порядке возрастания.

Сортировка строк/столбцов

По умолчанию строки/столбцы выделенного списка сортируются по содержимому одного из столбцов/строк, но существует возможность отсортировать список по содержимому двух и даже трех столбцов/строк одновременно. При использовании функций списка Excel выделит список автоматически. Однако, пользователь может и самостоятельно перед вызовом команды сортировки предварительно выделить диапазон ячеек, подлежащих сортировке.

Критерии сортировки устанавливаются в диалоговом окне Сортировка диапазона, которое вызывается командой Данные – Сортировка.

Если первая строка выделенного диапазона содержит заголовки, то, для того чтобы исключить ее из числа, подлежащих сортировке, следует установить в области Идентифицировать поля по флажок подписям (первая строка диапазона). Флажок обозначениям столбцов листа этой области позволяет выполнить сортировку с учетом данных первой записи выделенного диапазона ячеек.

Столбец/строки, содержимое ячеек которых подлежит сортировке, выбирается в поле списка области Сортировать по. Здесь же следует задать порядок сортировки — по возрастанию или по убыванию. При этом Excel автоматически определит тип данных — текст или числовые значения. Если столбец, данные которого сортируются, содержит и текст, и числовые значения, числовые значения должны предшествовать тексту.

Если при сортировке в алфавитном порядке следует различать прописные и строчные буквы, необходимо нажать кнопку Параметры. В результате откроется диалоговое окно Параметры сортировки, вкотором нужно установить флажок Учитывать регистр.









Последнее изменение этой страницы: 2016-12-27; Нарушение авторского права страницы

infopedia.su не принадлежат авторские права, размещенных материалов. Все права принадлежать их авторам. Обратная связь