Глобальная информационная сеть Internet. Характеристика основных ресурсов Internet. Браузеры. Настройка параметров браузера.

Подготовка доклада средствами Microsoft Word. Создание таблиц.

Докл. – подгот. Выступление перед аудиторией. Содержит тобязат постановку пробл, краткую методологию ее реш. Осн. Выводы. При подготовке доклада рекомендуется представить результаты проделанной работы в виде наглядных материалов. уместны чертежи, блок схемы, рисунки таблицы и т.д.

Подготовка и форматирование таблиц. Под таблицей понимается набор строки столбцов, которые содержат текст или числа. На пересечении строки и столбца располагается ячейка. Строки нумеруются, столбцы обозначаются латинскими буквами. Положение ячейки обозначается ее адресом – буквой, обозначающей столбец, и номером строки.

Процесс создания таблиц включает в себя 3 этапа:

- создание предварительного макета таблицы;

- заполнение ячеек таблицы текстом или числами;

- форматирование подготовленной таблицы;

Создание предварительного макета таблицы. Изначально в документ добавляется простая таблица, т.е. таблица, все ячейки которой имеют одинаковую ширину и одинаковую высоту. Создать таблицу можно при помощи команды Таблица – Добавить таблицу. Если необходимо изменить размеры какой-либо ячейки таблицы, следует воспользоваться горизонтальной и вертикальной линейками, или командой Таблица – Высота и ширина ячейки, предварительно установив курсор в нужную ячейку. Для того, чтобы объединить или разбить ячейка таблицы следует выделить мышью нужное количество ячеек и воспользоваться командой Таблица – Объединить ячейки, Таблица – Разбить ячейки. Для добавления строки в верхней части таблицы необходимо:

- установить курсов в любой ячейке первой строки таблицы;

- выполнить команду Таблица – Добавить строки.

Для вставки в таблицу некоторого количества строк следует выделить в готовой таблице нужное количество строк и выбрать команду Таблица – Добавить строки. Автоматическое добавление стоки в конец таблицы происходит установкой курсора в последнюю строку таблицы и нажатием затем клавиши Tab. Со столбцами можно поступать аналогично (команда Таблица – Добавить столбцы). При добавлении ячеек в таблицу – команда Таблица – Добавить ячейки.

При вычислениях в таблице учитываются координаты ячеек таблицы. Для ссылки на несколько ячеек используется «:». При ссылке на целый столбец или строку можно не указывать первую и последнюю ячейку. Чтобы произвести вычисления в таблице необходимо произвести следующие действия:

- установит курсор в ту ячейку, куда следует поместить результат вычислений;

- выбрать команду Таблица – Формула в результате открывается диалоговое окно Формула. Вводится формула.

- ввод формулы начинается с ввода в строке формула знака «=». Формулу можно выбрать из списка Выбрать функцию. Функция имеет вид: Имя функции (), где в пустых скобках указываются аргументы функции, разделенных «;». Аргументами могут быть числа, формулы, адреса ячеек в поле формат ячеек можно указать формат и представление результата вычислений.

- поле ввода формулы нужно подтвердить ее ввод нажатием кнопки ОК.

- для проверки формулы следует щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и из контекстного меню выбрать команду Коды/Значение полей. Для возвращения к числовым значениям следует повторно применить к ячейке указанную команду.

- в случае использования однотипных вычислений рекомендуется скопировать формулы в нужные ячейки и последовательно обновить поля, содержащие формулу

Форматирование таблицы. Форматирование таблицы можно произвести автоматически: выделить всю таблицу и выполнить команду Таблица – Автоформат. Самостоятельное оформление таблицы: Панели инструментов – Таблица и границы – Форматирование.

 

Подготовка доклада средствами Microsoft Word. Списки. Сложная нумерация страниц.

Докл. – подгот. Выступление перед аудиторией. Содержит тобязат постановку пробл, краткую методологию ее реш. Осн. Выводы. При подготовке доклада рекомендуется представить результаты проделанной работы в виде наглядных материалов. уместны чертежи, блок схемы, рисунки таблицы и т.д.

Работа по подготовке доклада разбивается на следующие этапы:

- подготовка текста доклада;

- форматирование и корректировка текста;

- создание списка представленных результатов;

- подготовка графических материалов, схем, диаграмм, таблиц и вставка их в текст доклада;

- добавление нумерации страниц.

Создание простых списков. Для создания простого списка следует:

- выделить текст, который будет оформлен в виде списка;

- выбрать команду Формат – Список – Маркированный (или нумерованный), и выбрать необходимый вид списка;

- после выбора типа списка нажимаем кнопку ОК

Создание многоуровневых списков. Многоуровневые списки отличаются наличием отступов, причем определенный отступ принимается за уровень такого списка. Создание многоуровневого списка возможно только с помощью окна Список (команда Формат - Список). Для создания такого списка следует:

- перейти к тексту, который будет оформлен в виде списка;

- создать отступы для уровня (кнопка Увеличить/Уменьшить отступ на панели инструментов форматирования);

- выделить текст, который будет оформлен в виде списка;

- воспользоваться командой Формат – Сервис – вкладка Многоуровневый, выбрать необходимый тип списка и нажать кнопку ОК.

Нумерация страниц. Самым простым способом добавления нумерации страниц в документ является команда Вставка – Номера страниц. В открывшемся диалоговом окне можно выбрать формат номера и его расположение на странице документа. Номера страниц помещаются в колонтитулы поэтому для удаления нумерации следует воспользоваться командой Вид – Колонтитулы где выделяется номер страницы, далее он удаляется. Колонтитулы, используя панель инструментов Колонтитулы позволяют разместить на каждой странице документа также и любую другую информацию. Используя команду Вид – Колонтитулы можно размещать на каждом листе различную информацию и графические объекты включая так называемые «водяные знаки», повторяющиеся на каждом листе за текстом документа.

Подготовка сообщений о предстоящей конференции.

Информационное сообщение о конференции представляет собой проспект включающий следующую информацию:

- название конференции и место проведения; сопровождаемые логотипом конференции или другими графическими изображениями;

- сведения об орг. Комитете;

- предполагаемые секции;

- условия участия;

- требования к представляемым материалам;

- почтовый и электронные адреса.

Обычно информационное сообщение располагается в 3-х колонках на листе альбомного формата с двусторонней печатью. Этапы подготовки информационного сообщения:

- подготовка текстовой информации и расположение ее в 3-х колонках (команда Формат – Колонки) на листе альбомной ориентации (команда Файл – Параметры страницы – вкладка Параметры страницы);

- форматирование текстовой информации, включая например такие элементы как буквица;

- вставка в проспект необходимых графических объектов, логотипы, рисунки, объекты Word Art;

- окончательное редактирование сообщения;

- сохранение окончательного варианта и распечатка.

 

Подготовка диссертации средствами Microsoft Word. Оформление титульного листа и содержательной части. Создание алфавитного указателя.

Диссертационная работа представляет собой крупный документ. Как правило, к документам большого объема относятся такие, которые обладают следующими свойствами:

- большой объем информационного материала;

- наличие некоторый иерархической структуры;

- наличие разделов, отличающихся друг от друга параметрами форматирования страниц.

Примерами работ такого рода являются отчеты в виде курсовой, дипломной и диссертационной работы.

Подготовка результатов научного исследования и других работ в виде крупного документа может быть подразделена на следующие этапы:

- оформление титульного листа;

- оформление основной части в соответствии с требованиями ГОСТа.

- создание указателя;

- создание списка используемых литературных источников;

- создание приложений;

- создание других указателей;

- создание оглавления.

Оформление титульного листа и содержательной части. Происходит в соответствии с правилами ГОСТа при помощи средств MS Word.(меню Формат, проверка на ошибки, использование Редактора формул)

С помощью диалогового окна Найти и заменить (команда Правка - Найти) можно производить различный поиск, замену и переход по тексту диссертации.

Поиск текста осуществляется с помощью вкладки Найти и начинается с того места, в которое установлен курсор. В поле Найти вводиться текст, который необходимо найти, и нажимается кнопка Найти далее либо друга подходящая кнопка.

Поиск текста, отформатированного особым образом, также производится на вкладке Найти.

Поиск и замену текста в соответствии с необходимыми критериями можно осуществить с помощью вкладки Заменить, где в поле Найти помещается образец для поиска, а в поле Заменить на вводится новый текст, на который заменяется данный текст.

Переход в необходимое место диссертации производится с помощью вкладки Перейти.

Создание указателя. Алфавитный указатель представляет собой список необходимых текстовых элементов документа (слов или словосочетаний) с указанием номеров страниц, на которых они встречаются.

Алфавитные указатели бывают простые одноуровневые (содержащие непосредственно элементы текста и номер страницы) и многоуровневые (в указателе есть главные элементы, за которыми следуют элементы более низких уровней, т.е. образуют сочетание главного элемента и других терминов документа). Т.о. можно создавать до девяти уровней указателя. Элементы указателя могут давать ссылку на одиночную страницу, все страницы, диапазон страниц, а также включать - перекрестную ссылку. В основе указателя лежит метод пометок ключевых слов, входящих в список. Процесс создания указателя имеет следующие этапы:

- разработка логической структуры указателя;

- маркировка элементов, входящих в состав указателя:

-- выделить элемент, входящий в указатель;

-- выполнить команду Вставка – Оглавление и указатели – вкладка Указатель, нажать кнопку Пометить;

-- в диалоговом окне Определение элемента указателя в разделе Элемент указателя в поле Основной ввести основной элемент указателя; в поле Дополнительный расположить все элементы уровней указателя в порядке их убывания и разделяя между собой «:». Если указатель простой, то поле Дополнительный не заполняется.

-- после определения элемента указателя устанавливаются некоторые параметры для ссылки на страницу в разделе Параметры.

-- выбрать необходимый формат для номера страницы в разделе Формат номера страницы;

-- нажать кнопку Пометить, чтобы определить выделенный текст как элемент предметного указателя (либо кнопка Пометить все);

-- не закрывая окна диалога Определение элемента указателя, можно отметить все требуемые элементы указателя, устанавливая курсор и выделяя нужный фрагмент текста и повторяя действия, описанные выше.

- после того как отмечены все элементы указателя и проставлена нумерация страниц, сам указатель создается следующим образом:

-- курсор устанавливается в то место документа, где будет находиться указатель;

-- команда Вставка – Оглавление и указатели – вкладка Указатель;

-- установит необходимые опции для создаваемого указателя;

-- нажать кнопку ОК.

 

 

Функции Microsoft Excel.

Основным средством анализа и обработки вводимых в таблицу данных являются формулы. С их помощью данные можно складывать, умножать и сравнивать, производить над ними другие операции. Для выполнения стандартных вычислений — как сложных, так и простых — Excel предлагает большое количество встроенных функций, которые можно вызывать в формулах.

Основные свойства формулы.

Формула — это выражение, которое начинается знаком равенства и определяет, какие расчеты нужно произвести на рабочем листе. Формула в ячейке может включать следующие элементы: числовые и текстовые значения, ссылки на другие ячейки, знаки математических и логических операций, а также обращения к функциям.

При вычислении формулы используется порядок действий, принятый в математике. Для его Изменения можно применять круглые скобки. Знаки операций, которые допускается использовать в формулах: % - взятие процента; - отрицание; ^ - возведение в степень; * - умножение; / - деление; + сложение; - вычитание; = равно; < меньше; > больше; < = меньше или равно; > = больше или равно; <> не равно. Результатом вычисления формулы, включающей арифметические операции, является числовое значение.

Формула с операторами сравнения дает в результате логическое значение TRUE (Истина) или FALSE (Ложь).

При работе с текстовыми данными можно использовать знак конкатенации (&), задающий операцию соединения строк.

Знаки сложения и вычитания, как и знак равенства, служат для идентификации формулы, то есть Excel рассматривает данные, начинающиеся с любого из этих знаков, как формулу. После ввода формулы, которая начинается знаком сложения или вычитания, и нажатия клавиши Enter программа автоматически вставляет перед формулой знак равенства.

Ввод различных формул.

1. Выберите ячейку, в которой надо отобразить результат.

2. Введите с клавиатуры знак равенства.

3. Щелкните в области первой ячейки, которую необходимо включить в формулу. В результате вокруг этой ячейки появится пунктирная бегущая рамка, а в итоговой ячейке — адрес.

4. Введите знак операции.

5. Щелкните на следующей ячейке формулы.

6. Повторяйте шаги 4 и 5, пока вся формула не будет введена.

7. Завершите ввод формулы нажатием клавиши Enter

Формулы массива.

Если над данными определенного диапазона нужно произвести однотипные операции, процесс формирования необходимых формул можно упростить, создав для диапазона формулу массива, которая будет связана со всеми его ячейками.

Для этого необходимо выделить ячейки, где будут находиться расчеты, и диапазоны, определяющий массив, и ввести формулу (для указания диапазонов их можно выделять мышью):например =H4:H9+I4:I9+J4:J9

Чтобы действие формулы распространялось на все выделенные ячейки массива, ее ввод следует завершить нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+ Enter. Фигурные скобки являются признаком формулы такого типа.

Изменить формулу массива можно в режиме редактирования. Однако, для того чтобы подтвердить необходимость внесения изменений в формулу массива, следует воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+Shift+Enter.

Функции.

Excel предоставляет в распоряжение пользователей множество специальных функций, которые можно применять в вычислениях. Функция представляет собой формулу, выполняющую определенные операции. Исходные данные передаются в нее посредством аргументов.

Стандартные функции Excel.

Все используемые в Excel функции в зависимости от их назначения делятся на десять категорий. См. вкладка Вставка – Функции.

Создание сложных функций

Функции могут быть вложенными, то есть одна функция может служить аргументом другой. Например, необходимо найти минимальное среднее значение. Данную задачу можно решить в два этапа: сначала рассчитываются средние значения, а затем среди них ищется минимальное. Пользуясь вложенными формулами, расчет можно выполнить в один прием. Для этого нужно ввести следующую формулу:

=MIN(AVERAGE (…);AVERAGE (…);AVERAGE (…);AVERAGE (…))

 

Гистограмма

В гистограмме (ее также называют столбиковой диаграммой) отдельные значения представлены вертикальными столбиками различной высоты. Высота столбика определяется соответствующим ему значением. Диаграммы этого типа удобно использовать для сравнения значений, относящихся к определенному периоду времени. Для представления итогового значения, складывающегося из отдельных составляющих, можно воспользоваться составной гистограммой, столбцы в которой ставятся один на другой.

В объемной гистограмме маркерами служат параллелепипеды, высота каждого из которых определяется представляемым им числовым значением. При выборе соответствующего формата каждый ряд данных можно представить как долю в общей сумме категории. Кроме того, в объемных диаграммах существует возможность упорядочить ряды данных по оси Z. Преимущество диаграмм этого типа заключается в возможности изменять угол обзора, что позволяет отображать ряды данных, скрытые за другими рядами.

Маркеры данных на объемных диаграммах могут быть конической, цилиндрической и пирамидальной формы.

Линейчатая диаграмма

В отличие от гистограммы, где полоски (столбики) располагаются вертикально, то есть параллельно оси Y, полоски в линейчатой диаграмме развернуты горизонтально, параллельно оси X. Длина полоски определяется соответствующим ей числовым значением.

График

Маркеры данных на графиках представляют собой линии, которые интерполируют определенные значения. Применять график не рекомендуется, если описываемые им абсолютные величины не связаны между собой.

В объемных графиках линии имеют форму лент.

Круговая диаграмма

Круговая диаграмма строится в виде круга, разбитого на несколько сегментов, каждый из которых соответствует определенному значению, входящему в суммарный показатель. Сумма всех значений принимается равной 100 %.

При построении круговой диаграммы используется только один ряд данных. Круговые диаграммы широко используются в научных и научно-популярных изданиях по политологии, экономике и экономической географии. Таким образом, легко отобразить, скажем, результаты выборов, поскольку эти диаграммы позволяют наглядно отобразить распределение голосов избирателей.

Кольцевая диаграмма

Кольцевая диаграмма — это разновидность круговой диаграммы. Здесь сумма всех значений также принимается равной 100 %, а ряды данных представляются в виде вложенных колец, которые разделены на сегменты с учетом их процентного соотношения. Преимущество кольцевой диаграммы по сравнению с круговой состоит в том, что она позволяет отображать несколько рядов данных одновременно. Однако следует учитывать то обстоятельство, что с увеличением количества рядов данных размеры областей, которые отводятся для каждого такого ряда, уменьшаются.

Точечная диаграмма

В точечной диаграмме маркерами являются точки в декартовой системе координат. Диаграммы такого типа больше всего подходят для представления взаимосвязи между двумя или несколькими значениями. Из точечной диаграммы путем добавления соединительных линий можно легко получить график.

Пузырьковая диаграмма

Диаграмма этого типа напоминает точечную диаграмму. Отличие состоит в том, что ее маркеры характеризуются двумя значениями. Первое определяет положение маркера на плоскости, а второе — его размер.

Диаграмма с областями

В этой диаграмме в качестве маркеров используются области, закрашенные разными цветами. При построении диаграммы данного типа отдельные значения таблицы рассматриваются как выборка из некоторого множества значений, получаемого путем интерполяции. Диаграмму с областями не следует применять, если данные не связаны между собой. Ряды данных в ней можно представить как части целого.

Лепестковая диаграмма

Маркеры на диаграмме данного типа представляют собой лучи, исходящие из одной точки. Каждый маркер ряда данных находится на оси и соединен с другими маркерами замкнутой линией.

Создание диаграммы

1. Выделите ячейки с данными, которые необходимо представить на диаграмме.

2. Щелкните мышью на кнопке Мастер диаграмм, расположенной на стандартной панели инструментов.

3. В первом окне мастера выберите тип и вид создаваемой диаграммы, затем щелкните на кнопке Далее.

4. Во втором окне мастера уточните диапазон ячеек с данными, представленными на диаграмме, и выберите способ отображения ряда данных. Щелкните на кнопке Далее.

5. На вкладках третьего окна мастера задайте для диаграммы дополнительные параметры.

Предлагается заполнить поля шести вкладок, определяю­щих оформление диаграммы. Например, открыв вкладку Заголовки, можно ввести в соответствующие поля название диаграммы, надписи по осям координат: Ось X (категорий) и Ось Y (значений). Введенный текст отображается в обрамлении марке­ров.

Ось, как правило, отображается на линейчатых диаграммах. Она имеет шкалу для значений. Если данные на листе отформатированы как даты, то автоматически используется ось масштабирования по времени. Размер шрифта над­писей автоматически меняется при изменении размера диаграммы.

Вкладка Оси предназначена для установки режима отображения меток на осях диаграммы. По умолчанию отображаются все метки. В качестве меток оси X можно использовать либо имена категорий, либо временные значения. В последнем случае цена деления оси будет равна определенному промежутку времени (например, нескольким дням, месяцу или году). Такой тип меток применяется автоматически, если значения, на основе которых строится диаграмма, отформатированы как даты.

Вкладка Линии сетки предназначена для регулирования отображения дополнительных линий на диаграмме.

В зависимости от установленных флажков на экране вдоль каждой оси могут быть:

• основные линии;

• промежуточные линии.

Промежуточные линии расположены чаще основных линий. Поэтому следует учиты­вать, что слишком большое количество линий сетки затрудняет восприятие диаграммы.

Легендой называется прямоугольник на диаграмме, содержащий условные обозначения и названия рядов данных или категорий. Условное обозначение состоит из знака и цвета, назначенных ряду данных или категорий. Для этого необходимо на одноименной вкладке установить флажок Добавить легенду.

В зависимости от положения переключателя легенда будет находиться внизу, в правом верхнем углу, вверху, справа, слева. Программа автоматически предлагает в качестве легенды выделенный крайний левый ряд.

Если вы хотите, чтобы рядом с маркером данных на диаграмме отображалось соответствующее числовое значение, установите на вкладке Подписи данных флажок Значения. При установке флажка имена категорий рядом с каждым маркером будет находиться название соответствующей ему категории. Наличие флажка Имена рядов свидетельствует о том, что рядом с каждым маркером указывается название ряда, которому он принадлежит. Другие флажки этой вкладки становятся доступными только при выборе определенного типа диаграммы. Например, при создании круговой или кольцевой диаграммы можно установить флажок Доли, после чего каждый маркер данных будет снабжен меткой, указывающей процентное соотношение данного значения и суммы всех значений. В поле Разделитель выбирается способ разделения содержимого подписи данных. Пользователь может выбрать один из разделителей, предлагаемых программой, или задать любой другой.

Иногда рядом с диаграммой необходимо расположить таблицу, содержащую значения, на основе которых эта диаграмма построена. Такая потребность возникает, в частности, тогда, когда диаграмма размещается на отдельном листе или когда для ее создания используются лишь часть таблицы или данные из разных таблиц.

В этом случае на вкладке Таблица данных нужно установить флажок Таблица данных. При установке флажка Ключ легенд возле названия ряда данных, в таблице появляется значок, цвет которого соответствует цвету этого ряда на диаграмме.

6. В четвертом окне мастера введите имя нового рабочего листа для диаграммы или же разместите ее на текущем рабочем листе. Щелкните на кнопке Готово.

 

Списки в Microsoft Excel.

Большие массивы информации обычно хранятся в виде базы данных и обрабатываются специальными программами. В Excel аналогом простой базы данных является список. Он представляет собой группу строк, содержащих связанные данные. Отличительная особенность списка заключается в том, что каждый его столбец содержит однотипные данные. Если провести аналогию между списком и базой данных, то можно сказать, что столбцы списка являются полями базы данных, а его строки — записями.

Классическим примером списка может служить список сотрудников, в котором указаны их фамилии и имена, должности, даты рождения и другая информация.

Предлагаемые Excel средства работы со списками значительно облегчают выполнение рутинных операций по сортировке данных и поиску нужной информации. Полученные при этом результаты можно использовать в расчетах. Например, сначала можно задать поиск определенных значений в списке, а затем произвести с этими значениями вычисления или создать на их основе диаграмму.

Поиск записей

При поиске определенных записей с помощью формы данных используются критерии поиска. Чтобы выделить в нашем списке, скажем, всех сотрудников с именем Ольга, следует воспользоваться кнопкой Критерии, в результате нажатия которой на экране появляется пустая форма данных. Введите в поле Имя в качестве критерия слово Ольга нажмите кнопку Далее, и в диалоговом окне отобразится первая запись, соответствующая заданному критерию. Просмотреть все записи, удовлетворяющие определенному критерию, можно с помощью кнопок Далее и Назад.

Если же необходимо найти, например, фамилию, из которой вы знаете только начальную букву, то, задавая критерии, следует применять символы подстановки: звездочку (*) — для замены произвольного количества неизвестных символов и знак вопроса (?) — для замены одного неизвестного символа.

При работе с числовыми значениями в критериях поиска можно использовать операторы сравнения, а именно: = (равно), < (меньше), > (больше), <> (не равно), <- (меньше или равно), >= (больше или равно). Например, для проведения поиска в списке, содержащем данные о сбыте товара, в качестве критерия можно задать диапазон значений, указав максимальное и минимальное из них. В этом случае будут выданы только записи, значения соответствующих полей которых находятся в указанном интервале. Чтобы сузить область поиска, критерии можно ввести в нескольких полях.

 

Сортировка списков

Необходимость сортировки записей в списках может возникнуть при выполнении самых различных задач, например, при поиске в длинном прайс-листе более дешевых товаров или в процессе группировки записей о продажах, относящихся к одному менеджеру. Сортировать можно как числовые, так и текстовые данные.

Причем текстовые данные сортируют в алфавитном порядке (от А до Z или от Z до А), а числовые — либо в порядке убывания, либо в порядке возрастания.

Сортировка строк/столбцов

По умолчанию строки/столбцы выделенного списка сортируются по содержимому одного из столбцов/строк, но существует возможность отсортировать список по содержимому двух и даже трех столбцов/строк одновременно. При использовании функций списка Excel выделит список автоматически. Однако, пользователь может и самостоятельно перед вызовом команды сортировки предварительно выделить диапазон ячеек, подлежащих сортировке.

Критерии сортировки устанавливаются в диалоговом окне Сортировка диапазона, которое вызывается командой Данные – Сортировка.

Если первая строка выделенного диапазона содержит заголовки, то, для того чтобы исключить ее из числа, подлежащих сортировке, следует установить в области Идентифицировать поля по флажок подписям (первая строка диапазона). Флажок обозначениям столбцов листа этой области позволяет выполнить сортировку с учетом данных первой записи выделенного диапазона ячеек.

Столбец/строки, содержимое ячеек которых подлежит сортировке, выбирается в поле списка области Сортировать по. Здесь же следует задать порядок сортировки — по возрастанию или по убыванию. При этом Excel автоматически определит тип данных — текст или числовые значения. Если столбец, данные которого сортируются, содержит и текст, и числовые значения, числовые значения должны предшествовать тексту.

Если при сортировке в алфавитном порядке следует различать прописные и строчные буквы, необходимо нажать кнопку Параметры. В результате откроется диалоговое окно Параметры сортировки, вкотором нужно установить флажок Учитывать регистр.

Фильтрация данных

Процессы ввода записей в список и удаления из него, а также процесс поиска информации можно значительно упростить за счет использования фильтров. Преимущество применения фильтров по сравнению с использованием формы данных заключается в том, что результаты запроса можно скопировать в отдельную область таблицы и использовать в вычислениях. Записи, которые не соответствуют заданному критерию, при фильтрации не отображаются, однако общий порядок их расположения остается прежним.

Функция автофильтра

Функция автофильтра позволяет с помощью определения ряда критериев производить отбор записей непосредственно в рабочем листе. При использовании функции автофильтра можно устанавливать и пользовательские критерии. Откройте поле списка столбца, данные которого вы хотите отфильтровать, и выберите элемент Условие. Когда появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр.

Создание итоговых данных

1. Отсортируйте список по столбцу, при изменении значений в котором должны вычисляться итоги.

2. Установите указатель ячейки в область списка и вызовите команду Данные – Итоги.

3. В списке При каждом изменении в выберите столбец, по которому должны вычисляться итоги, а в списке Операция — нужную функцию. Столбцы, значения которых будут использоваться в качестве аргументов этой функции, установите в списке Добавить итоги по. Нажмите кнопку ОК.

По умолчанию строки, содержащие итоговые значения, размещаются под строками с исходными данными. Если их нужно разместить над исходными данными, следует отключить флажок Итоги под данными. При выводена печать каждую группу итоговых данных можно расположить на отдельной странице. Для этого нужно установить флажок Конец страницы между группами. Флажок Заменить текущие итоги управляет удалением ранее созданных итоговых значений. Для удаления всех строк с такими данными предназначена кнопка Убрать все.

Общий итог вычисляется не на основе промежуточных итоговых значений, а с учетом всех исходных данных столбца. Таким образом, если необходимо вычислить среднее значение, то при расчете общего итога будут использоваться все данные столбца, то есть программа не вычисляет среднее среднего.

При создании итогов таблица структурируется. Создание уровней структуры приводит к повышению наглядности таблицы. Чтобы отобразить на экране только итоговые данные, следует выполнить щелчок на кнопке второго уровня структуры, вследствие чего данные третьего уровня (исходные значения) будут скрыты. Для того чтобы восстановить отображение исходных значений, необходимо выполнить щелчок на кнопке третьего уровня. Щелкая на кнопках + и -, можно скрывать избыточную, неактуальную информацию и формировать нужный отчет с определенной степенью детализации.

 

 

Консолидация данных

Консолидация данных (обобщение) выполняется в том случае, если необходимо подытожить данные, хранящиеся на разных листах или в различых книгах. С помощью функции консолидации для значений из несмежных диапазонов можно выполнить те же операции, что и при автоматическом определении промежуточных итогов, то есть вычислить сумму, минимальное, максимальное или среднее значение и т. д.

В зависимости от способа организации исходные данные для консолидации можно задавать тремя способами.

1. С помощью формул, содержащих ссылки. Для расчета итоговых данных составляются обычные или так называемые трехмерные формулы, то есть формулы, которые содержат ссылки на диапазоны, включающие ячейки разных листов. Этот метод следует использовать в тех случаях, когда исходные данные расположены бессистемно.

2. По расположению ячеек. Исходные данные для функции консолидации задаются в диалоговом окне в виде ссылок на диапазоны. Для консолидации используется набор таких ссылок. При этом требуется, чтобы исходные данные в каждом диапазоне имели одинаковую структуру.

3. По заголовкам строк или столбцов. Ячейки, содержащие исходные данные для функции консолидации, идентифицируются по заголовкам, а не путем указания их адреса. В этом случае не обязательно, чтобы исходные данные на разных листах были расположены одинаково.

Сводные таблицы и диаграммы

Сводная таблица является интерактивным средством, позволяющим получить данные из некоторого источника (списка, таблицы, базы данных) и выполнить их анализ и просмотр различными способами. С помощью сводной таблицы можно просмотреть необходимую для анализа часть имеющейся информации, отфильтровать данные и разместить результаты на различных рабочих страницах, отсортировать данные, автоматически сгенерировать итоги. Для более наглядного представления результатов наряду со сводной таблицей можно создать диаграмму.

Установите указатель ячейки в область списка и вызовите команду Данные > Сводная таблица, в результате чего будет открыто первое диалоговое окно мастера сводных таблиц и диаграмм.

2. Выберите в нем источник данных и укажите, что будет создавать сводная таблица. Щелкните на кнопке Далее.

3. Во втором диалоговом окне мастера при необходимости выберите диапазон ячеек для исходных данных. Щёлкните на кнопке Далее.

4. В третьем окне мастера укажите, куда следует поместить сводную таблицу: на новый рабочий лист или на существующий. Во втором случае укажите также начальную ячейку для размещения таблицы.

5. Щелкните на кнопке Макет для открытия одноименного диалогового окна. Перетащите кнопки полей в области макета таблицы. Вы должны разместить хотя бы по одному полю в областях Строка, Столбец и Данные. Заполнять область Страница не обязательно. Нажмите кнопку ОК (Готово), а затем — кнопку Готово. После этого сводная таблица с заданными параметрами появится на рабочем листе.

ИЛИ

Щелкните на кнопке Готово, в результате чего отобразятся панель инструментов Сводные таблицы и окно Список полей сводной таблицы, а на рабочем листе появятся области перетаскивания строки, столбца, страницы и данных. Перетащите в них нужные поля, и таблица будет сформирована.

Подготовка материалов выступления по научным исследованиям с помощью Power Point.