Пм. 02 организация архивной и справочно -информационной работы по документам организации

Специальность 034702 Документационное обеспечение управления

и архивоведение

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 

^{Квалификация базовой (углубленной) подготовки}

^{специалист по документационному обеспечению управления, архивист}

 

 

Набережные Челны, 2012

 

 

1. Методические рекомендации по подготовке отчетной документации по итогам практики

В начале практических занятий руководитель практики знакомит студентов с архивом по следующему плану:

1. современное название архива,

2. история архива,

3. хронологические рамки документов архива,

4. количество фондов и единиц хранения,

5. на каких носителях зафиксирована информация,

6. фонды каких учреждений хранятся,

Результатом практических занятий должно стать знакомство студентов с местными архивами - с составом документов и источниками комплектования, со структурой и функциями хранилища. Это необходимо для того, что бы в рамках работы над курсовыми и дипломными сочинениями студенты хорошо знали состав документов фондов необходимых для будущей научной деятельности.

Документация по итогам прохождения архивной практики предоставляется в недельный срок после ее окончания только в печатном виде (в файловой папке, формат А4, поля по 2 см., кегль 14-12, интервал 1 – 1,5) и включает в себя:

1. Дневник архивной практики

Свою деятельность в ходе архивной практики студенты фиксируют в рабочем дневнике. Дневник должен соответствовать графику прохождения практики, содержать описание рода деятельности и характеристику приобретенных навыков работы с архивными материалами.

\

Образец титульного листа

дневника архивной практики

Министерство образования и науки РФ

ФГБОУ ВПО «Набережночелнинский институт социально-педагогических технологий и ресурсов»

Кафедра истории и социально-гуманитарных дисциплин

 

Дневник архивной практики

Студента III курса

группы 581 ОДО

Петрова Ивана Сергеевича

 

 

Набережные Челны

2011 г.

Образец заполнения графика выполнения работ

в ходе архивной практики

Дата	График выполнения работ	Изложение проделанной работы	Приобретенные навыки
30.03.2013	Вводное занятие «Организация работы архива»	Знакомство с историей архива, порядком комплектования фондов, их составом и характеристикой, условиями хранения документов в архиве. Знакомство с научно-справочным аппаратом архива, научно-справочной библиотекой архива, содержанием основных фондов архива и порядком работы в нем исследователя.
31.03.2013	Тема 1. «Фондирование документов»	Совместно со специалистами архива обработка документов, поступающих на хранение
01.04.2013	Тема 2. «Создание научно-справочного аппарата архива»	Описание поступающей на хранение документации. Библиографическое описание документов архивного фонда
02.04.2013	Тема 3. «Публикация документов архива»	Подготовка архивного документа к публикации.
03.04.2013	Тема 4. «Цели и формы использования документов архива»	Выполнение социальных запросов граждан. Оформление справок и ответов на запросы
04.04.2013	Итоговая аттестация	Сдача дневника практики и отчета в соответствии с содержанием тематического плана практики и по формам, разработанным выпускающими кафедрами

2. Отзыв с места прохождения архивной практики

 

Образец

Аттестационный лист

 

1. ФИО обучающегося, № группы, специальность

________________________________________________________

2. Место проведения практики (организация), наименование, юридический адрес ___________________________________________________

3. Время проведения практики ______________________________

4. Виды и объем работ, выполненные обучающимся во время практики:

№	Виды работ, выполненных обучающимся во время практики	Количество часов	Качество выполнения работ в соответствии с технологией и (или) требованиями организации, в которой проходила практика

5. Характеристика учебной и (или) профессиональной деятельности обучающегося во время учебной и (или) производственной практики (дополнительно используются произвольные критерии по выбору выпускающей кафедры)

 

Дата Подписи руководителя практики,

МП ответственного лица организации

 

3. Отчет студента о прохождении архивной практики

 

ОТЧЕТ

О прохождении производственной (архивной) практики

студента ___ курса ____ группы филологического факультета _____________________________________________________

(ф.и.о.)

Место прохождения практики: _____________

Сроки прохождения практики: с _____ по ________ 201_ года

Руководитель практики _________________________ (ф.и.о.)

 

В процессе прохождения практики был ознакомлен ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

В ходе практики выполнялись следующие виды работ: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

За период работы в архиве были закреплены теоретические знания по__________________________________________и сформированы следующие навыки и умения___________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Студент ___ курса ____ группы

Филологического факультета А.А.Иванов

(подпись)

Отчет сдан ____________

(дата)

 

4. Отзыв группового руководителя (бланк для заполнения готовится студентом в соответствие с образцом)

Образец

Отзыв

группового руководителя о прохождении производственной (архивной) практики

студента_________курса__________группы

филологического факультета

_________________________________________________

Ф.И.О.

Вид деятельности	Оценка
Удовлетворительно	Хорошо	Отлично
1. Выполнение программы практики: -полностью -частично 2. Овладение профессиональными умениями 3. Знание теоретического материала 4. Эффективность самостоятельной работы: 5. Уровень анализа и самоанализа: -высокий -средний -низкий. 6. Трудовая дисциплина 7. Качество оформления документаций и своевременность ее предоставления

 

Оценка за архивную практику_____________________

Групповой руководитель

к.и.н., доцент кафедры ИиС-ГД_______________А.А.Иванов

(подпись)

Выполнение практических заданий

(При наличии данной документации в делопроизводстве архива)

Вводное занятие «Организация работы архива»

Паспорт архива

______________________________________

(наименование и адрес получателя)

Кем представляется _____________________

(наименование и адрес _______________________________________

отчитывающейся организации)

 

 

Паспорт ______________________________________________________________

 

________________________________________________ архива на 1 января..... г.

(название архива)

 

1. Состав и объем архивных документов

			Количество ед. хр.	Количество
Показатели	Код	Кол-во	Всего	в том числе	ед. хр. при-
	стро-ки	фондов		внесенных в описи	секретных *	учтенных особо ценных	нятых на временное хранение
А	Б
Док-ты на бум. основе. Всего:
в том числе: Управленческая документация
Док-ты личного происхождения					Ч
НТД
Документы по личному составу						Ч
Кинодокументы
Фотодокументы
Фонодокументы
Видеофонограм-мы
МЧД
Микроформы на правах подлинников					Ч
Итого:

 

.

Форма паспорта архива Формат А4 (210 × 297)

Примечания:

	Код	Количество ед. учета
Показатели	строки	Всего	в том числе внесенных в описи
А	Б
Кинодокументы
Фонодокументы
Видеофонограммы
МЧД
Микроформы на правах подлинников (кадров)
Док-ты л/п не внесенные в описи (док-тов)

 

2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

Показатели	Код	Количество ед. хр.	Объем страхового фонда
	строки	скопированных для страхового фонда	имеющих фонд пользования	Кол-во кадров негатива	Кол-во ед. хр. страхового фонда
А	Б
Документы на бум. основе. Всего:
в том числе: Управленческая документация
Док-ты личного происхождения
НТД
Документы по л/с		Ч		Ч	Ч
Кинодокументы				Ч
Фотодокументы				Ч
Фонодокументы				Ч
Видео- фонограммы				Ч
МЧД				Ч
Микроформы на правах подлинников
Итого:

 

Тема 1. «Фондирование документов»

Библиографическое описание архивных материалов

В качестве приложения к реферату студенту необходимо выполнить десять библиографических описаний архивных документов: 5 описаний архивных дел (в целом) и 5 описаний документов. Это способствует закреплению навыка составления библиографических описаний архивных дел и отдельных документов, необходимого в рамках работы над курсовым сочинением и дипломной работой.

Образец

Описание дел:

Материалы следственной комиссии, учрежденной в связи с распространением в воскресных школах антиправительственной пропаганды. – Центр. гос. ист. архив в С.-Петербурге. Ф. 1282. Оп. 1. Д. 74.

Описание отдельных документов:

Переписка с попечителем Казанского учебного округа об утверждении Д.А. Корсакова экстраординарным профессором по кафедре русской истории, 1881 г. ЦГИА. Ф. 733. Оп. 121. Д. 489. Л. 180-194.