Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Стандарты контроля документов ⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 7
Цель данных стандартов — определить, каким образом создаются, хранятся и поддерживаются документы по проекту. Данные стандарты предназначены для использования всеми членами команды проекта при работе с документацией по проекту. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ Библиотека проекта. Вся документация по проекту хранится в библиотеке проекта. Библиотека проекта организована для: 1) гарантии доступности всех документов для персонала проекта; 2) регистрации и хранения копий измененных документов, предоставления по требованию текущей и предыдущих версий документов; 3) хранения справочных материалов, включая документацию по стандартам и качеству; 4) поддержки административной информации по проекту такой, как материалы по логистике, созданию отчетности; 5) хранения рабочей информации, отражающей день за днем ход проекта. Библиотека проекта делится на три части — файлы управления, Файлы выполнения и справочные файлы. Файлы управления. Файлы управления содержат управляющие документы по проекту, такие, как рабочий план и план качества управления проектом, корреспонденцию, протоколы, документы с контролем изменений, акты приемки. Информация о конкретных доку-Я ментах, подготавливаемых по данному проекту, содержится в документе «План качества управления проектом». Менеджеры отвечают за то, что все документы, находящиеся в сфере их ответственности, должны представляться администратору проекта в конце каждой недели. Эти файлы делятся на разделы в соответствии со следующими процессами управления: «Контроль и отчетность» (CR),Я «Управление работами» (WM), «Управление ресурсами» (ЛЛ/) «Управление качеством» (QM), «Управление конфигурацией» (СМ). ^Я Файлы выполнения. Эти файлы содержат все документы с результатами выполняемых задач по проекту. Как только документы утверждаются, они поступают к администратору проекта. Данные файлы делятся на разделы в соответствии со следующими выполняемыми Я процессами: «Обучение», «Сбор данных», «Моделирование», «Подготовка отчетов и презентаций». Справочные файлы. Справочные файлы включают документы, со- Я держащие информацию, которая чаще всего необходима персоналу проекта при управлении и реализации проекта. Администратор проекта несет ответственность за полноту и актуальность этой информации. Эти файлы делятся на следующие разделы (с добавлением в случае необходимости дополнительных разделов): «План качества управления проектом», «Руководства по системе качества», «Стандарты, I процедуры и руководства по проекту», «Технические руководства», Я «Политика и процедуры заказчика», «Политика и процедуры исполнителя», «Материалы по администрированию проекта».
Индекс документов. Индекс документов используется, чтобы опр е делить, какие документы хранятся в библиотеке проекта и как они 1 там размещаются. Вся эта информация заносится в форму «Список оригиналов и индексов». Для каждого нового документа в этой форме выделяется отдельная строка. Как только становится доступна новая У версия документа, номер этой версии и ее дата добавляются в форму. ] Если в форме не хватает места для записи новых версий и дат, то Я создается новая форма с пометкой «продолжение». Для сложных библиотек может возникнуть необходимость поддержания субиндексов, но в любом случае форма «Список оригиналов и индексов» должна обязательно вестись и поддерживаться по ходу проекта. Электронные документы. К программному обеспечению, используемому в проекте для подготовки документов, относятся Microsoft Word, Visio. Электронные документы по проекту представляют собой составную часть библиотеки проекта. Также в библиотеке проекта хранятся идентичные бумажные копии каждого электронного документа с результатами по проекту. Электронная документация должна быть защищена как часть репозитария процесса управления конфигурацией и должна контролироваться при помощи процедуры контроля конфигурации. РАССЫЛКА ДОКУМЕНТОВ Контроль рассылки. Рассылка должна производиться и поддерживаться авторами для всех контролируемых документов по проекту. Список рассылки должен включать следующую информацию: номер копии (если копии контролируются), фамилия, имя и отчество получателя, его местоположение или роль. Чтобы идентифицировать копии контролируемых документов, документ должен содержать одинаковый номер копии на титульном листе и в списке рассылки. В тех случаях, когда документ заведомо не контролируем (например, при копировании документа в информационных целях), он должен быть помечен как «неконтролируемая копия».
Электронная рассылка. Все документы, рассылаемые по электронной почте (размещаемые или внутри самих сообщений, или как «присоединенные»), должны удовлетворять требованиям тех же стандартов. Если документ рассылается в электронном виде, то нужно обеспечить получение копии каждым адресатом. Текст сообщения может быть следующим: «Это Ваша копия (см. список рассылки). Если Вы будете ее распечатывать, укажите свое имя. Если Вы будете пересылать кому-либо данную копию, то пометьте ее как “электронная неконтролируемая копия”». Рассылка документов по факсимильной связи снабжается аннотацией для получателя: «Это Ваша копия (см. список рассылки)». ПОДГОТОВКА ДОКУМ ЕНТОВ Все документы по проекту включают ряд стандартных компонентов (титульный лист, историю изменений, список рецензентов и таблицу рассылки). Контролируемые документы. Контролируемые документы — это любые документы, описывающие результаты по проекту или представляющие собой объект обзора и ревизии. Контролируемый документ стандартно включает титульный лист, историю изменений, список рецензентов и список рассылки. Титульный лист содержит следующую информацию (табл. 8.3). Таблица 8.3
Таблица «История изменений» используется для того, чтобы отразить все изменения документа, начиная с выхода первой версии. Эта таблица содержит следующую информацию (табл. 8.4).
Таблица 8.4 История изменений
В таблице «Список рецензентов» перечисляются лица, которые будут рецензировать данный документ. Эта таблица содержит следующую информацию (табл. 8.5).
Список рецензентов Таблица 8.5
Список рассылки определяет получателей документа (включая библиотеку проекта и другие возможные хранилища информации). Ж Таблица рассылки содержит следующую информацию (табл. 8.6)
Таблица 8.6 Таблица рассылки
Неконтролируемые документы. Неконтролируемые документы не требуют рецензии или пересмотра (например, протоколы), а также формальной рассылки. Однако копия такого документа всегда сохраняется в библиотеке проекта. Неконтролируемый документ стандартно включает титульный лист, имеющий следующую структуру (табл. 8.7).
Таблица 8.7 Титульный лист
ИДЕНТИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТА Контрольный номер. Контрольный номер (вместе с номером версии и датой) делает документ уникально идентифицируемым. Контрольный номер документа должен иметь формат DDDD/CCCC/ TTTT/NNNN, где DDDD — идентификатор программы, оргединицы и т.д.; СССС — ссылка на заказчика или проект; ТТТТ — мнемоническое обозначение; NNNN — «внутрисерийный» номер (не номер версии). Отметим, что длина каждой из частей может быть различной. К примеру, если тип документа «Предложение», то данный документ имеет трехсимвольный идентификатор ПРД в DDDD-формате и четырехсимвольный идентификатор для 7Т7Т-формата. Например, номер ‘АДМ/ВТ173/ПК/002’ означает, что документ поступил из администрации, заказчик — British Telecommunications и этот документ — план качества управления проектом. Обратите внимание на последние цифры: они указывают на то, что существуют два плана качества управления проектом (001 и 002), а не на то, что это вторая версия плана. Версия. Все контролируемые документы поддерживаются последовательной нумерацией версий. Если изменения, вносимые в версию, значительны, то номер версии увеличивается на единицу; если же изменения небольшие, то номер версии увеличивается на 0.1. Дата версии указывается в следующем формате ‘09 Май 2004’. Если в контролируемом документе подвергается изменению не весь документ, А его отдельные страницы, то изменение номера версии происходит следующим образом. Измененный номер в формате ‘X. Z' (где X — текущая версия, a Z— номер правки) указывается только на страницах, которые подверглись изменению, на титульном листе и в таблице «История изменений». Например, в документе с номером версии 1 изменения вносились только на стр. 3 и 10. В этом случае устанавливается новый номер версии 1.1 (с новой датой), который указывается! на титульном листе, в таблице «История изменений» и на стр. 3 и 10. Остальные страницы остаются без каких-либо изменений.
Верхний и нижний колонтитулы. В каждом документе на всех страницах в верхнем и нижнем колонтитулах указывается следующая ин- | формация: контрольный номер, номер версии, номер страницы и название файла (включая полный путь). Помимо этой информации I могут быть также указаны заголовок документа и требования по его защите.
СОКРАЩЕНИЯ В ДОКУМЕНТАХ В табл. 8.8 приведен список сокращений, встречающихся в доку- 1 ментах по проекту. Список сокращений Таблица 8.8
РАЗРАБОТКА ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ Как правило, для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи: I) определить стратегии управления; 2) определить стандарты и процедуры; 3) подготовить предварительный вариант плана качества работ по проекту; 4) утвердить план у заказчика и исполнителя; 5) подготовить окончательный вариант плана качества работ.
Определение стратегий управления. Проводится анализ стратегий управления на полноту и совместимость, анализ всех планов — на согласованность и координацию. В случае необходимости планы корректируются. Определение стандартов и процедур. Проводится анализ стандартов и процедур на совместимость со стратегиями управления, а также на согласованность и координацию. В частности, необходимо убедиться, что процедура утверждения документов позволяет избежать излишней бюрократизации. Предварительный вариант плана качества работ. Необходимо включить в план качества работ по проекту разработанные стратегии управления, стандарты и процедуры и подготовить документ по стандартному формату. Утверждение плана заказчиком и исполнителем. Для утверждения со стороны исполнителя плана качества работ по проекту (и других связанных с ним документов), а также рабочего плана и финансового плана необходимо использовать процедуру обзора качества. Согласованию подлежат сроки, ресурсы, график работ и т.д. Для утверждения со стороны заказчика плана качества работ по проекту и рабочего плана также необходимо использовать процедуру обзора качества. Необходимо согласовать с заказчиком требования по ресурсам, график работ и обязательства, внести в планы необходимые поправки и поставить на контроль процесс управления конфигурацией. Окончательный вариант плана качества работ. Опубликовать и разослать план качества работ по проекту и другие соответствующие документы. Провести совещания по запуску проекта. Отметим, что запуск проекта — это итоговый результат совещаний и встреч, проводимых с целью согласования области применения проекта, его целей и используемого подхода. СОСТАВЛЕНИЕ РАБОЧЕГО ПЛАНА Для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи: 1) создать структуру распределения работ; 2) разработать схему зависимостей задач; 3) провести оценку работ; 4) составить график работ; 5) определить требования к ресурсам; 6) подготовить календарный план работ. Структура распределения работ. Необходимо разработать систему организации работ, которые предстоит выполнить, и определить, как эти работы согласуются с документом «Область применения проекта, его цели и подход», планом качества работ по проекту, ключевыми показателями выполнения. Структура распределения работ создается путем определения соответствующих этапов, задач, результатов и ролей, с указанием оценки трудоемкости планируемых работ. Схема зависимостей задач. Необходимо разработать схему зависимостей задач и идентифицировать ключевые показатели выполнения (представляющие собой некие стратегические моменты проекта, во время которых будет проверяться, отвечает ли ход выполнения проекта его целям). Следует проверить зависимости между задачами в структуре распределения задач. Результаты каждой из задач должны быть согласованы с документом «Область применения проекта, его цели и подход», а также с планом качества работ. Отметим, что необходимо избегать добавления зависимостей между задачами для того, чтобы отразить желаемую последовательность задач, тогда как на самом деле такой зависимости не существует. Оценка работ. Оценка затрат, необходимых для выполнения каждой задачи и роли, производится в соответствии с выбранным подходом к осуществлению проекта. Прежде всего оценивается сложность проекта. Для каждой задачи в структуре распределения В работ определяется формула оценки. Всем оценочным показателям I присваиваются значения. Оценки рассчитываются для каждой В задачи и роли в структуре распределения работ. Устанавливаются I ограничения для неизмеримых рисков. В График работ. График работ составляется в соответствии с календарным планом работ по проекту, исходя из плановой продолжительности проекта (как определено в документе «Область применения проекта, его цели и подход»), с указанием объема ресурсов, требуемых для выполнения каждой из ключевых ролей. Требования к ресурсам. Необходимо определить требования к персоналу и ресурсам заказчика, которые удовлетворяли бы доку- В менту «Область применения проекта, его цели и подход» и соответствовали бы календарному плану работ по проекту. В соответствии с графиком работ для каждого ресурса надо установить приоритет и для каждой задачи указать объем требуемых ресурсов. В результате требования к ресурсам должны включать даты начала и окончания работ, затраты, роль, описание ответственности и I требуемых навыков персонала. · Календарный план работ. Календарный план работ разрабатывается на основе плана по персоналу. Сопоставив план по персоналу и график работ, подготавливают один или несколько возможных вариантов календарного плана работ для согласования заказчиком и исполнителем. Необходимо проанализировать план по персоналу и установить ожидаемую или фактическую загрузку. В соответствии с графиком работ и требованиями к ресурсам вносятся изменения в план по персоналу. Календарный план работ В корректируется до тех пор, пока не будет достигнут оптимальный вариант, предполагающий рациональную загрузку персонала и эффективное использование ресурсов заказчика. Отметим, что если в календарном плане работ предполагается отслеживать финансовое состояние проекта, то необходимо указать соответствующие расценки на ресурсы, исходя из их категории. РАЗРАБОТКА ФИНАНСОВОГО ПЛАНА Для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи: 1) провести оценку трудоемкости; 2) оценить расходы по проекту; 3) провести анализ прибыли; 4) составить график платежей; 5) составить график затрат. Оценка трудоемкости. На основе документа «Область применения проекта, его цели и подход», а также информации из календарного плана работ необходимо оценить трудоемкость работ персонала исполнителя, заказчика и субподрядчика. В качестве источника информации можно использовать требования к ресурсам (из рабочего плана). Оценка расходов по проекту. Необходимо составить по месяцам смету затрат и указать сроки, когда расходы будут произведены. Анализ прибыли. На основании данных оценки трудоемкости работ и расходов по проекту необходимо оценить доходы, расходы. (прямые и накладные) и ожидаемую прибыль. Составление графика платежей. На основании данных оценки расходов по проекту и анализа прибыли составляется график платежей. Составление графика затрат. Финансовый бюджет проекта разрабатывается на основании анализа прибыли и графика платежей. Составляется график затрат, который используется в подпроцессе «контроль рабочего плана» для отслеживания финансового состояния проекта.
РАЗРАБОТКА ПЛАНА ПО ПЕРСОНАЛУ И ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПЛАНА Для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи: 1) спланировать организационную подготовку, роли и ответственность участников проекта; 2) определить наличие персонала требуемой квалификации. Планирование организационной подготовки, ролей и ответственности. Необходимо проанализировать требования к ресурсам, прежний план организационной подготовки, сформулировать обязанности для каждой роли, составить предварительный организационный план проекта. Определение персонала требуемой квалификации. Вместе с менеджерами необходимо подобрать персонал требуемой квалификации, установить требования для субподрядчиков, провести собеседование с кандидатами и оценить потребности в обучении, разослать запросы по необходимым назначениям и получить подтверждения на эти запросы. Если подтверждения не удовлетворяют требованиям организационного плана, то необходимо снова спланировать организационную подготовку, роли и ответственность участников проекта. Может быть целесообразно пересмотреть требования (в рабочем плане). Если требования организационного плана выполнены, то работа по подготовке плана по персоналу завершается. ПЛАНИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ПОДГОТОВКИ Для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи: 1) провести набор персонала в команду проекта; 2) спланировать обучение персонала; 3) сделать назначения и провести обучение персонала. Набор персонала в команду проекта. Необходимо утвердить даты начала работ с менеджерами и субподрядчиками. В случае невозможности задействовать в проекте запланированный персонал по каким-либо внешним причинам следует провести поиск кандидатур для замены. Планирование обучения персонала. В соответствии с установленными требованиями необходимо составить график обучения, подготовить «Введение в проект». Назначения и обучение персонала. Необходимо провести вводное обучение для новых членов команды проекта. Для каждого члена команды проекта следует согласовать круг обязанностей, проконтролировать и зарегистрировать проведение обучения.
РАЗРАБОТКА ПЛАНА ПО МАТЕРИАЛЬНЫМ РЕСУРСАМ Для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи: 1) подготовить требования к рабочей среде; 2) спланировать создание инфраструктуры; 3) спланировать поставку материальных ресурсов; 4) спланировать сервисное обслуживание. Подготовка требований к рабочей среде. Необходимо определить требования к рабочей среде для персональных компьютеров, файлового пространства, офисного программного обеспечения для всех процессов проекта и т.д. Планирование создания инфраструктуры. Следует определить инструментальные средства и компьютерные ресурсы, необходимые для удовлетворения требований, и спланировать соответствующее сервисное обслуживание. Планирование поставки материальных ресурсов. Необходимо провести анализ материальных ресурсов исполнителя и заказчика, составить перечень потенциальных поставщиков, подготовить предварительный план поставок по всем материальным ресурсам, проанализировать и утвердить план поставок в организации-исполнителе и организации-заказчике. Планирование сервисного обслуживания. Необходимо проанализировать опыт практической деятельности исполнителя и занести ответственность за сервисное обслуживание с обеих сторон, подготовить проект соглашения по данному вопросу, определить, будут ли участвовать какие-либо сторонние организации (не со стороны заказчика или исполнителя), и скорректировать соответственно план поставок. Следует проанализировать и утвердить соглашения по сервисному обслуживанию в организации-исполнителе и организации-заказчике.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-07-11; просмотров: 691; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.135.198.49 (0.05 с.) |