Підготовка документів і приміщення

  Підготовка документів для учасників наради має таку мету: скороти­ти час на виголошення доповіді; переконатися в тому, що всі ознайомлені з положеннями і фактами, які обговорюватимуться на нараді; зосеред­ити увагу учасників на тих питаннях, які доповідач вважає основними. Документи, які перед початком наради роздають учасникам, містять основні тези, висновки, пропозиції, а також описи, витяги з директив­них і нормативних документів, статистичний матеріал, схеми тощо.

Запропоновані учасникам документи систематизують, скріплюють або кладуть у теку, неприпустимо вимагати повернення їх після наради. Приміщення обирають з врахуванням чисельності учасників, щоб кожен міг добре бачити і слухати доповідача. Воно може бути обладнане екраном, демонстраційною дошкою, засобами для демонстрування слайдів. Для учасників необхідно створити комфортні умови (зручні крісла або стільці, письмові приладдя, мінеральна вода та ін.).

Якщо нараду проводять у кабінеті керівника, то на час її проведення телефон перемикають на секретаря, припиняють приймати відвідувачів і співробітників.

Приміщення повинно бути світлим, з доброю вентиляцією і зву­коізоляцією, забезпечувати вільний огляд ілюстративного матеріалу.

1.4. Підготовка учасників до наради

Вона передбачає: визначення працівниками своєї ролі у вирішенні завдань, поставлених перед нарадою; з'ясування працівниками своєї по­зиції з питань, які передбачається обговорити; докладне ознайомлення

з документами; чітке формулювання запитань до голови й учасників; підготовку матеріалів (даних, аргументів, фактів) до полеміки.

Й етап - ПРОВЕДЕННЯ НАРАДИ

2.1. Відкриття наради

Відкриваючи нараду, керівник виголошує вступне слово, повідомляє про склад присутніх, у разі потреби називає прізвище, ім'я, по батькові та посади всіх або деяких учасників. Серед учасників наради не пови­нно бути невідомих осіб.

Потім оголошують порядок денний наради та повідомляють ре­гламент.

Рекомендований регламент проведення традиційних нарад є та­ким: вступне слово - 5-7 хв., доповідь - 25-30 хв., відповіді доповідача на запитання - 5-7 хв., виступи у дебатах - 3-5 хв., викладення проекту рішення - 3-5 хв., обговорення і прийняття рішення - 8-10 хв.

Доцільно вказати мету і завдання наради, коротко схарактеризувати проблеми, поставлені перед її учасниками (актуальність, важливість, труднощі, що виникають при їх вирішенні), підкреслити їх практичне значення.

До того ж слід враховувати такі рекомендації голові наради:

• Необхідно нагадати присутнім мету засідання, порядок денний,
встановити регламент.

• Рекомендується з'ясувати, чи немає у учасників запитань, за­уважень, пропозицій щодо порядку денного, регламенту і складу
присутніх.

• Керівник повинен сприяти тому, щоб слово отримав кожен охо­чий, не повинен допускати дублювань у виступах (необхідно
ввічливо вказати, що доповідач повторюється, що ці положення
вже звучали).

• Особливу увагу голова має приділяти висловлюванням опо­нентів.

• Найважливіше завдання голови - організувати і підтримати по­леміку, зацікавлений, відвертий і доброзичливий обмін думками
між учасниками наради. Цього він загострює одні проблеми,
просить висловити думку з інших, не допускає нетактовних
виступів і реплік, з повагою ставиться до кожної думки.
Обов'язок голови - підтримувати у залі атмосферу зацікавле­ності, доброзичливості.

2.2.Виголошення доповіді

Після вступного слова виголошують доповідь або повідомлення. Такий порядок традиційний, проте не завжди він виправданий, у деяких випадках доповідь може замінити коротка інформація, представлена учасникам у письмовому вигляді, тези доповіді або її текст.

Велике значення для успіху виступу має культура мовлення того, хто виступає, зокрема правильність і чіткість вимови, логічність, ви­разність, емоційність.

2.3. Відповіді на запитання

Після закінчення доповіді (повідомлення, інформації) доповідач відповідає на поставлені запитання з метою поглибити і доповнити матеріал на прохання учасників, переконати їх у достовірності інформа­ції, проте запитання не повинні виходити за межі обговорюваної теми.

Іноді під час відповідей на запитання виникає полеміка.

Обговорення доповіді

Забезпечує виявлення думок учасників наради; визначення сильних і слабких сторін доповіді; формулювання різних поглядів на проблему; розроблення нових ідей, підходів і методів.

Саме під час обговорення, діалогу з учасниками керівник отримує нову інформацію, з'ясовує інтереси учасників наради.

Якщо нарада має суто інформаційний, ознайомлювальний характер, керівник може обмежити кількість учасників дискусії.