Інформаційний контур, інформаційне поле

У сучасних компаніях є різні рівні управління, для кожного з яких необхідні конкретні види інформаційної підтримки. У зв'язку з цим використання інформаційних технологій відноситься до найбільш суперечливих внутрішньофірмових проблем. Керівництво підприємств, навіть розуміючи, що такі проблеми є, часто відмовляється їх вирішувати, оскільки не відчуває себе достатньо компетентним. Рішення, в кращому разі, покладаються на керівників інформаційних служб або спеціалізовані зовнішні організації, які не завжди зацікавлені в швидкому дозволі інформаційних проблем свого замовника.

Інформаційні ресурси вимагають кваліфікованого управління. Відзначимо, що дотепер немає загальноприйнятих методологій і метрик для кількісної і якісної оцінок ефективності інформаційних ресурсів, а також прогнозування потреб в них. І проте на рівні підприємства можна і потрібно вивчати інформаційні потреби, вибудовувати інформаційний контур, формувати інформаційне поле, вимірювати (розробляти відповідні метрики), планувати і управляти інформаційними ресурсами. Це припускає:

оцінку інформаційних потреб на кожному управлінському рівні і в рамках кожної функції управління;

рішення проблеми несумісності типів даних;

створення системи управління даними, базами і сховищами даних;

організацію пошуку, обробки, перетворення, аналізу даних;

розмежування доступу і забезпечення безпеки;

доставку інформації кінцевому споживачу.

Дані, інформація, документи, що циркулюючі усередині підприємства і відображають суть його діяльності, утворюють потоки, що переплітаються і взаємодіючі. Можна виділити основні види: фінансові потоки (Cash Flow), управлінські потоки (Control Flow), потоки робіт (Work Flow), потоки документів (Document Flow), що базуються на потоках даних (Data Flow).

Найчіткіше позначені, формалізовані і вимірювані фінансові потоки, оскільки для них існує розвинена законодавча база, правила бізнесу, нормативна документація, внутрішній і зовнішній контроль. В той же час фінансові потоки утворюють найкрихкішу частину механізму реалізації діяльності компанії - збій в роботі цього механізму негайно приведе до найсумніших наслідків. Внаслідок цього організації фінансових потоків, їх захисту і інформаційній підтримці слід приділяти найпильнішу увагу.

Якщо підприємство має організаційну структуру, що добре спланована, - рівні управління розділені, функції підрозділів визначені і чітко обкреслені, - то це дає можливість ефективно організувати управлінські інформаційні потоки і автоматизувати документообіг.

І фінансові, і організаційні потоки мають багато загальних рис у різних компаній, і тому при інформатизації часто досить скористатися доступними на ринку засобами. Найважче спланувати і сформувати потоки робіт, оскільки вони реалізуються в найскладнішій для автоматизації області діяльності компанії - процесно-процедурної області. Так само потоки даних, супроводжуючі потоки робіт, складаються з даних різних типів, що вимагають постійного узгодження, ув'язки і конвертації. Проте, автоматизовані системи управління виробництвом (АСУП) і аналогічні системи управління технологічними процесами (АСУТП) вже чверть століття успішно працюють на багатьох промислових підприємствах.

В процесі діяльності підприємства відбувається постійний перерозподіл і зміна інформаційного наповнення потоків. Ці зміни викликають необхідність управління. Система управління діяльністю підприємства (Managerial Enterprise System), реалізована на базі інформаційної системи, дозволяє відстежувати зміни, адекватно на них реагувати, стабілізувати ситуацію, зберігати якісну визначеність процесів, удосконалювати внутрішнє середовище, підтримувати динамічну рівновагу із зовнішнім середовищем в цілях досягнення тих або інших переваг.

Частина організації, що управляє, надає на керований об'єкт або процес управлінську дію (рис. 1.5). Щоб система, що управляє, могла реально здійснювати управління, їй потрібно зіставляти фактичний стан керованого об'єкту з кінцевою метою управлінської дії. Взаємодія органу управління з керованим об'єктом відбувається у вигляді циркуляції інформації по деякому замкнутому контуру, званому локальним інформаційним контуром.

 

Рис. 1.5. Локальний інформаційний контур

 

Локальні контури, утворені сумою сигналів, що управляють, і інформаційних відгуків по всій процесної області, складаються в складну замкнуту конфігурацію потоків, що управляють, і потоків даних усередині підприємства.

Верхня межа цієї конфігурації, що відокремлює внутрішнє середовище від зовнішнього, утворює інформаційний контур підприємства. Сукупні об'єми ділової інформації формують зовнішнє і внутрішнє інформаційні поля (рис. 1.6). Власне інформаційне поле об'єднує інформацію, що зароджується усередині підприємства.

 

Взаємодія з зовнішнім середовище

Зовнішнє середовище

Рис. 1.6. Інформаційний контур і інформаційне поле підприємства

 

До такої інформації слід відносити:

накази і розпорядження вищих керівників і менеджерів всіх ланок (у паперовому і електронному видах);

поточні і перспективні плани;

бази даних про номенклатуру продукції, що випускається, постачальниках, стані запасів, готових продуктах;

первинні документи управлінського, бухгалтерського, торгового і оперативного обліку;

дані бухгалтерського обліку і іншої обов'язкової звітності за поточний і минулі періоди;

дані внутрішнього документообігу (паперового і електронного);

результати власного аналізу фінансово-господарської діяльності і результати зовнішнього аудиту;

інші дані (наприклад, результати анкетування співробітників підприємства, відомості про підвищення кваліфікації).

Важливо відзначити, що якість власного інформаційного поля підприємства в основному визначається самим підприємством (в першу чергу - його керівництвом!.

Наприклад, інформаційні системи управління конкуренцією орієнтовані, власне, не на інформаційні технології, а на формулу конкуренції (Competition Formula) - на вхідні в неї ключові чинники успіху і відповідні їм "інформаційні пучки" (вузькі гостро направлені потоки інформації з жорсткою адресацією одержувачів, в яких збирається, обробляється і акумулюється інформація, важлива для ключового чинника успіху в певному напрямі).

Для розуміння всього цього не потрібно розбиратися в інформаційних технологіях - досить розуміння природи конкурентної переваги, до якої прагне компанія. А розуміти це зобов'язані менеджери, що управляють виробництвом. Якщо в цьому розумінні є провали, то не допоможуть ніякі електронні системи обробки даних. Найчастіше управлінцям не вистачає стратегічного мислення у використанні інформаційних технологій, а зовсім не самих технологій.

Впровадження оптимальної інформаційної технології для підтримки добре продуманої стратегії є непростим завданням. Додаткові складнощі вибору системи або розробки пакетів прикладних програм створюють швидку зміну інформаційних технологій і догматизм "експертів", який прямо пропорційний невизначеності майбутнього інформаційної технології. Втім, наприклад, для ІС управління конкуренцією три головні джерела труднощів інші.

По-перше, достатньо важким завданням залишається пов'язання формули конкуренції з інформаційними пучками. Як риба нічого не знає про воду, так і користувач інформації часто не віддає собі звіту в тому, в що обходиться підприємству інформація, яку він використовує. Перш за все, необхідне детальне продумування формули конкуренції і підтримуючих її ключових чинників успіху. Щоб зрозуміти, як і за рахунок чого компанія бере участь в конкуренції і як тут можуть допомогти інформаційні технології, потрібен високий рівень розуміння загальних завдань управління.

По-друге, інформаційні системи управління стратегією - це капіталовкладення, які не можуть бути виправдані з погляду традиційних критеріїв. Потрібно вкладати гроші в процес зміни, іншими словами - навчити співробітників компанії конкурувати інакше, ніж вони звикли. Для цього необхідні глибоке розуміння і бачення перспектив, а значить, рішення повинні ухвалюватися і підтримуватися керівництвом компанії. Таке вкладення грошей є справжнім стратегічним рішенням, і не тому, що йдеться про великі витрати, а тому, що вони виражають саму істоту формули конкуренції. Витрати на закупівлю інформаційного устаткування є в цьому випадку тільки малою частиною загальних витрат.

По-третє, при впровадженні інформаційних систем управління джерелом труднощів часто є конфлікт між двома підходами до інформаційних технологій. Перший підхід - це "сліпа" віра в могутність сучасних технологій і комп'ютерних пристроїв, другий - вузько прагматичний, утилітарний, коли технологіям відводиться роль "прислуги" і вони абсолютно не використовуються для реалізації формули конкуренції. Вибираючи потрібну систему, не потрібно дуже покладатися на знання "бітів і байтів". Тут не стоїть вже дуже розраховувати на кваліфікацію корпоративної служби обробки електронної інформації, оскільки її працівники обтяжені знанням колишніх технологій і звичками до шаблонних рішень. Тут потрібні свіжий погляд і готовність ставити під сумнів те, що прийняте приймати як аксіоми, а ці якості рідко зустрічаються у фахівців з традиційних технологій.

Чітка організаційна структура управління, раціональний розподіл функціональних обов'язків серед персоналу, надійний і зручний облік на базі сучасних автоматизованих систем, продумана схема документообігу сприяють поліпшенню і розвитку інформаційного поля, що в свою чергу приводить до підвищення якості схвалюваних управлінських рішень. Навпаки, зневага до проблем збору, обробки і аналізу внутрішньої інформації чревата важкими проблемами при управлінні процесами бізнесу на підприємстві.

Організація служби інформації істотно залежить від розміру підприємства. Для невеликих підприємств можна обмежитися одним або декількома фахівцями, спеціально виділеними для роботи з інформацією. На крупних і середніх підприємствах з високим ступенем диференціації бізнесу або з великим об'ємом документообігу представляється доцільним створити власний інформаційний відділ або підрозділ (департамент) для збору, зберігання і обробки інформації, розмежування і контролю прав доступу до неї, координації інформаційних потоків і пучків.

Розмитість повноважень і відповідальності в інформаційній роботі приводить до неможливості реального контролю стану інформаційного поля підприємства. При цьому слід розуміти відмінність між комп'ютерним і інформаційним підрозділами. Вельми небезпечна ілюзія з приводу того, що фахівці з програмного забезпечення і підтримки телекомунікаційних мереж є хорошими інформаційними працівниками. Для збору і аналізу інформації потрібні зовсім інша освіта, підготовка, навики і здібності, чим для програмування і наладки техніки.

Окрема інформаційна служба потрібна, перш за все, для чіткого визначення коло, відповідальних за збір і обробку інформації осіб, за забезпечення її повноти і достовірності.

 

Підсумки теми

1. Інформатизація - процес переходу від індустріального суспільства до інформаційного шляхом насичення політичної, економічної і соціальної діяльності сучасними інформаційними технологіями.

2. Інформаційна система - взаємозв'язана сукупність концепцій, методів, технологій, технічних і програмних засобів, використовуваних для збору, обробки, зберігання і видачі інформації споживачу на користь досягнення поставленої мети. Сучасне розуміння інформаційної системи припускає використання комп'ютера як основний технічний засіб переробки інформації.

Інформаційна система визначається наступними властивостями: будь-яка ІС може бути піддана аналізу, побудована і керована на основі загальних принципів побудови складних систем; при побудові ІС необхідно використовувати системний підхід; ІС є динамічною системою, що розвивається; ІС слід сприймати як систему обробки інформації, що складається з комп'ютерних і телекомунікаційних пристроїв і реалізовану на базі сучасних технологій; вихідною продукцією ІС є інформація, на основі якої ухвалюються рішення або проводиться автоматичне виконання рутинних операцій; участь людини залежить від складності системи, типів і наборів даних, ступеня формалізації вирішуваних задач.

3. Основні етапи розвитку інформаційних систем пов’язані із зміною концепцій ІС, які були: 1) Паперовий потік розрахункових документів, 2) Основна допомога в підготовці звітів, 3)Управлінський контроль виробництва і реалізації, 4) Управління стратегією розвитку підприємства. Для реалізації цих концепцій створювалися відповідні системи: 1) Інформаційні системи обробки розрахункових, документів на електромеханічних бухгалтерських машинах, 2) Управлінські ІС для виробничої інформації, 3) Системи підтримки прийняття рішень, 4) Системи для вищої ланки управління.

4. Інформаційне забезпечення не є тривало діючим чинником успіху, воно всього лише допомагає реалізувати можливості, створювану формулою конкуренцію. Одне з головних завдань ІС підприємства є забезпечення інформаційної взаємодії між зовнішнім оточенням і внутрішнім середовищем

5. Зовнішня і внутрішня інформація компанії складає її інформаційні ресурси.

Інформація внутрішнього середовища відображає фінансово-економічний стан підприємства і результати його діяльності.

Приклади внутрішньої інформації: плани, накази, розпорядження, звіти, виробничі дані, рух фінансів і інших ресурсів, підготовка персоналу, сфери застосування продуктів діяльності, методи і канали збуту, техніка продажів, замовлення, постачання.

Джерела внутрішньої інформації: директорат і адміністрація підприємства, планово-фінансові підрозділи, бухгалтерія, ІТ-відділи і обчислювальні центри, відділи головного інженера і головного механіка, виробничі підрозділи, юридичні, експлуатаційні і ремонтні служби, відділи логістики, закупівлі і збуту.

Зовнішнє середовище - економічні, політичні і соціальні суб'єкти, що діють за межами підприємства, зв'язку і відношення з ними. Це, відповідно, економічні, політичні, соціальні, технічні, технологічні, наукові та інші відносини з партнерами, споживачами, конкурентами, державними органами і громадськими організаціями.

Приклади зовнішньої інформації: ринок і його нестабільність, вимоги і очікування споживачів, "підступи" конкурентів, тенденції в діловому середовищі і стан світових ринків, попит і пропозиції, зміни в законодавстві.

Джерела зовнішньої інформації: загальна інформація про стан економіки: інформаційно-аналітичні огляди, спеціалізовані друковані видання, газети, Internet-сайти; спеціалізована економічна інформація; офіційна інформація з державних органів і органів управління; інформація за цінами на товари: журнали і бюлетені, каталоги, сайти в Internet; тематична інформація.

6. Сукупність зовнішньої і внутрішньої інформації, обслуговуючі системи і технології, ІТ-фахівці і персонал ІТ-підрозділів складають інформаційно-технологічний ресурс (Information Technology Resource - ITR) сучасного підприємства.

7. Інформаційні потоки – дані, інформація, документи, що циркулюють усередині підприємства і відображають суть його діяльності. Виділяють такі основні види: фінансові потоки (Cash Flow), управлінські потоки (Control Flow), потоки робіт (Work Flow), потоки документів (Document Flow), що базуються на потоках даних (Data Flow).

Взаємодія органу управління з керованим об'єктом відбувається у вигляді циркуляції інформації по деякому замкнутому контуру, званому локальним інформаційним контуром. Локальні контури, утворені сумою управлінських сигналів і інформаційних відгуків по всій процесної області, складаються в складну замкнуту конфігурацію управлінських потоків і потоків даних усередині підприємства.

Верхня межа цієї конфігурації, що відокремлює внутрішнє середовище від зовнішнього, утворює інформаційний контур підприємства. Сукупні об'єми ділової інформації формують зовнішнє і внутрішнє інформаційні поля.

8. Для ІС управління конкуренцією три головні джерела труднощів:

По-перше, достатньо важким завданням залишається пов'язання формули конкуренції з інформаційними пучками. Щоб зрозуміти, як і за рахунок чого компанія бере участь в конкуренції і як тут можуть допомогти інформаційні технології, потрібен високий рівень розуміння загальних завдань управління.

По-друге, інформаційні системи управління стратегією - це капіталовкладення, які не можуть бути виправдані з погляду традиційних критеріїв. Потрібно вкладати гроші в процес зміни, іншими словами - навчити співробітників компанії конкурувати інакше, ніж вони звикли.

По-третє, при впровадженні інформаційних систем управління джерелом труднощів часто є конфлікт між двома підходами до інформаційних технологій. Перший підхід - це "сліпа" віра в могутність сучасних технологій і комп'ютерних пристроїв, другий - вузько прагматичний, утилітарний, коли технологіям відводиться роль "прислуги" і вони абсолютно не використовуються для реалізації формули конкуренції.

9. Розмитість повноважень і відповідальності в інформаційній роботі приводить до неможливості реального контролю стану інформаційного поля підприємства. При цьому слід розуміти відмінність між комп'ютерним і інформаційним підрозділами. Вельми небезпечна ілюзія з приводу того, що фахівці з програмного забезпечення і підтримки телекомунікаційних мереж є хорошими інформаційними працівниками. Для збору і аналізу інформації потрібні зовсім інша освіта, підготовка, навики і здібності, чим для програмування і наладки техніки.

Питання для самоперевірки

1. Що таке інформатизація управління? Які цілі і завдання інформатизації?

2. Зовнішнє і внутрішнє інформаційне оточення підприємства.

3. Дайте визначення поняттю "інформаційні ресурси" сучасного підприємства.

4. Чи є інформаційні ресурси активом компанії, і якщо є, то яким чином оцінюється їх частка в сукупній вартості кінцевого продукту або послуги?

5. Хто є споживачем інформаційних ресурсів, на яких рівнях управління і для яких цілей використовуються інформаційні ресурси в компанії?

6. Приведіть приклади джерел в зовнішній і внутрішніх середовищах компанії для формування інформаційних ресурсів.

7. Що включають поняття систем, що управляють і керованої?