Важнейшей функцией контроля затрат является регистрация изменений в оценках стоимости и сравнение их с первоначальными значениями.

К этой функции относятся также такие важнейшие виды деятельности, как установление фактического объема затрат, выявление причин трудностей и выработка рекомендаций по их устранению.

Функция контроля затрат включает также сбор оценок стоимости работ от соисполнителей, определение их реальности и создание уверенности в том, что ни одна область затрат не упущена и что оценки затрат достаточно обоснованны.

Контроль технического уровня работ. Технический уровень – это тот параметр проекта, который труднее всего поддается определению и контролю. Термин “технический уровень проекта” характеризует научно-технический потенциал, созданный в результате работ проекта. Он часто измеряется в терминах рабочих характеристик изделия. В свою очередь, выражаются в таких показателях как: скорость, дальность, полезность, прочность, ограничения, надежность, ремонтопригодность.А также транспортабельность и технические параметры конструкции.

Новое изделие должно обладать большей полезностью, чем прежнее, и увеличения полезности означает повышение технического уровня, достигнутого данным проектом.

Наиболее надежным источником подобной информации является инженерно-технический персонал, его оценки полезности проекта.

Документация контроля. В управлении проектом используются разнообразные формы документов. Имеется множество руководящих документов, где задаются цели работ, определяется порядок их исполнения, разрешается передача полномочий и дается сравнение рабочих характеристик с нормативами.

Бизнес-план проекта служит основным рабочим документом для осуществления контроля за реализацией проекта. В нем содержится четкое определение принципов, которыми надлежит руководствоваться всем участникам проекта.

Бизнес-план проекта устанавливает рамки действий его участников и распределение обязанностей между ними.

Рассылка первого варианта бизнес-плана должна предшествовать началу работ по проекту, поскольку этот документ призван играть интегрирующую роль в управлении проектом. Если бизнес-план будут готовить совместно основные участники работ, то это даст важные преимущества, например:

v участники проекта будут с большей охотой следовать указаниям бизнес-плана, поскольку они сами участвовали в его составлении и корректировке;

v участники проекта будут более информированы, поскольку в ходе работы над документацией они смогут ознакомиться с пробелами проекта;

v проект приобретает большее значение для участников, так как они смогут связать свою систему ценностей и личные цели с достижением целей проекта.

Бизнес-план проекта - это именно та информация, которая необходима управляющему проектом, чтобы он мог поддерживать ход работы в соответствии с планом.

При управлении малым проектом он еще может хранить всю эту информацию в голове или в нескольких документах, но для поддержания в порядке всякого более или менее сложного проекта ему потребуется более формализованная документация, какую и представляет собой бизнес-план проекта.

Обзор состояния работ проекта - это эффективный метод сравнения фактического положения дел с плановым состоянием на данный период времени. Его цель сводится к следующему:

v выяснению степени эффективности управления проектом;

v установлению степени реализации целей проекта;

v определению того, следует ли работы по проекту ускорить, приостановить или свернуть.

Обзор состояния работ проекта может и должен производить управляющий проектом совместно с основными участниками работ.

При этом он может назначать одного из сотрудников своего аппарата выполнять обязанности посредника в контактах, возникающих в ходе обзора.

Каждый из перечисленных основных пунктов должен быть разбит на конкретные вопросы, ответы на которые должны дать основную информацию о проекте.

Если в ходе обзора выявляются неясности, то эта область должна подвергаться дальнейшему изучению. Все неясности должны быть разрешены или, по крайней мере, объяснены до того, как окончательный текст отчета будет передан руководству высшего уровня.

Обзор состояния работ проекта следует проводить таким образом, чтобы по возможности не нарушать нормального хода работ проекта. Непрерывность работ достигается тем, что для руководства в целях проведения обзора создается специальная группа, состоящая из наиболее квалифицированных ответственных исполнителей.

Состав специалистов в группе должен соответствовать основным видам работ проекта. Сюда включаются специалисты по расчету стоимости, по графикам и по технике и технологии производства. По окончании обзора эта группа должна представить свои независимые соображения, выводы и рекомендации управляющему проектом, который по желанию может сопроводить этот отчет соответствующими замечаниями и передать его руководству высшего уровня.

Отчет этой группы следует широко распространить в рамках проекта, особенно среди основных его участников. Это будет способствовать взаимному обогащению идей, которое весьма важно для общего понимания проблем и задач проекта.

Контрольный лист для оценки управления проектом. Команда, оценивающая состояние работ проекта, должна придерживаться определенной системы.

Контрольные листы широко используются для обеспечения должной очередности выполнения элементов сложных работ. Они, например, применяются в практике работы высокоавтоматизированных производственных предприятий.

Наглядные примеры ценности контрольных листов дает авиация, где они служат для контроля готовности систем к работе.

Контрольный лист с расписанной в нем последовательностью операций требуется как для материальных подсистем, так и для подсистем, включающих человека. “Застегнуть привязные ремни” и “Запустить двигатели” - это две отдельные операции при подготовке самолета к полету, и они должны выполняться в определенной последовательности, в некотором смысле контрольный лист проекта является сводкой всех руководящих документов управляющего проектом. Он включает основные положения планов общих принципов организации работ и философии управления. В то же время контрольный лист служит средством для выявления слабых мест в работах проекта и способствует их изучению.

Хотя контрольный лист, требует механического подхода к контролю, он не является догмой.

При обзоре проекта он исполняет ту же роль, чьи средства финансового контроля - сигнализирует о необходимости дальнейшего изучения или расследования вопроса.

Отклонение, выявление с помощью контрольного листа, может быть важным для интересов компании, но может оказаться и пустяком; все зависит от результатов его дальнейшего расследования.

Руководству проектом нужен контрольный лист или подобный инструмент для периодического обзора состояния работ проекта.

Поэтому следует довести этот метод до такой степени формализации, чтобы он мог стать полезным инструментом для контроля работ проекта.

Тема 12 Методы проектного анализа

 Вопросы:

1.Экстрополяционные методы прогнозирования.

2. Специфические методы проектного анализа.

3. Понятие «альтернативной стоимости»

 

1.Экстраполяционные методы прогнозирования

    По оценкам зарубежных и отечественных специалистов, уже насчитывается свыше 150 методов прогнозирования. Число базовых методов, которые в тех или иных вариациях повторяются в других методах, гораздо меньше. Однако, несмотря на наличие такого количества методов, они слабо используются в прединвестиционных исследованиях при подготовке проектов. Наиболее распространенный и вместе с тем наиболее упрощенный - это метод интуитивных экспертных оценок и формальной экстраполяции. Большинство бизнес-планов, имеющих грифы институтов или известных консалтинговые фирм и предназначенных для реализации в государствах -участниках СНГ, готовится одним-двумя специалистами. Поэтому вероятность подтверждения на практике показателей, скрытых за красивыми обложками, весьма невелика.

Можно выделить, по крайней мере, шесть направлений проведения прединвестиционных исследований, где должны использоваться методы прогнозирования:

1. Определение целей и задач проекта на основе структурно-логического подхода.

2. Планирование графика реализации проекта на основе сетевого планирования, метода критического пути и т.д.

3. Прогнозирование потоков затрат и выгод.

4. Повышение точности оценки затрат за счет применения методов структурных аналогий.

5. Применение матричных и других методов для создания системы контроля за реализацией проекта.

6. Анализ рисков с применением вероятностного моделирования и других методов прогнозирования.

    Таким образом, использование методов прогнозирования в проектном анализе - не дань уважения уровню развития экономической науки, а необходимый элемент принятия обоснованных инвестиционных решений.

 

Различают формальную и прогнозную экстраполяцию. Формальная экстраполяция базируется на предположении о сохранении в будущем прошлых и настоящих тенденций развития объекта прогноза. При прогнозной экстраполяции фактическое развитие увязывается с гипотезами о динамике исследуемого процесса с учетом в перспективе его физической и логической сущности.

Основу экстрополяционных методов прогнозирования составляет изучение временных рядов, представляющих собой упорядоченные во времени наборы измерений тех или иных характеристик исследуемого объекта, процесса например, промежутков-лет, месяцев, суток; моментный временной ряд - ряд, в котором время задано в виде конкретных дат (например, ряд численности населения по оценке на I января каждого года).

Отдельную проблему составляет выбор критических показателей проекта, по которым следует производить статистическое изучение динамики. В модели нецелесообразно брать очень большое число опорных показателей, так как нельзя априори гарантировать их надежность. Минимум числа опорных показателей при максимуме обоснованности каждого из них - таким, видимо, должен быть ведущий принцип проектного анализа.

При статистическом изучении динамики (например, цен на производимую проектом продукцию; стоимости строительно-монтажных работ; цен на оборудование; эксплуатационных затрат; ставки процента за кредит и т.д.) необходимо четко разделять два ее основных элемента - тенденцию и колеблемости с тем, чтобы дать каждому из них количественную характеристику с помощью специальных показателей.