Организационные формы отношений государственных , общественных и бизнес - структур с прессой

Как уже упоминалось выше, организационными формами отношений государственных и коммерческих структур со СМИ являются пресс-служба, пресс-центр и различные их модификации.

Сегодня практически каждая более или менее крупная организация имеет собственную службу по связям с общественностью в виде пресс-

3.2. Организационные формы отношений государственных, общественных... 53

службы, пресс-центра, пресс-агентства или пресс-секретаря. То же са­мое можно сказать и об органах власти — от федерального уровня до регионального.

Пресс-служба решает две задачи:

♦ обеспечивает полноту и оперативность информации о своей дея­тельности;

♦ создает оптимальные условия для работы аккредитованных жур­налистов.

Условия аккредитации представителей СМИ определяются руко­водством администрации, главой пресс-службы с учетом общего чис­ла редакционных заявок и технических возможностей.

Аккредитационная анкета предлагается для заполнения только жур­налистам, включенным в квоту аккредитации.

Техническое оснащение пресс-служб обычно включает:

♦ средства связи (телефон, телетайп, факс и т. п.);

♦ системы электронной обработки информации (банк данных, ком­пьютеры с соответствующим программным обеспечением и т. п.);

♦ издательский отдел (печатная информация в виде бюллетеней, пресс-релизов и пр.);

♦ внутренняя ТВ- и радиосеть;

♦ библиотека текущей печати, информационно-справочные пункты;

♦ службы сервиса (питание, экспедиция, транспорт и пр.).

Группа аккредитации выдает журналистам аккредитационные кар­точки, а также документы, обеспечивающие работу творческих бригад ТВ, фотокорреспондентов и т. п.; вручает информационный пакет до­кументов.

Творческая группа пресс-службы включает собственных корреспон­дентов, ТВ-репортеров и операторов, способных самостоятельно подго­товить материал для редакций СМИ.

Пресс-конференции проводятся руководителями пресс-служб.

Культурная программа, адресованная аккредитованным журналис­там, обеспечивается также пресс-службой.

Состав пресс - службы

Пресс-служба является структурным подразделением организации. Ру­ководитель пресс-службы и (или) пресс-секретарь подчиняется непо­средственно руководителю организации и взаимодействует со всеми ее структурными подразделениями.

54    Глава 3. Мероприятия, направленные на установление и поддержание..,

Существует множество вариантов состава пресс-службы в зависи­мости от масштабов деятельности организации и организационной структуры. Но, как показывает опыт, во время текущей работы (когда нет крупных мероприятий) достаточно пресс-секретаря и его помощ­ника. При проведении же массовых мероприятий и акций необходи­мо сформировать пресс-центр.

Пресс-центр создается на уровне министерства, государственного комитета, крупной компании, банка, а также на региональном уровне (пресс-центр мэрии, областной администрации, филиала компании).

По масштабу деятельности пресс-центр уступает пресс-службам, хотя в принципе решает те же самые задачи (аккредитация, освеще­ние деятельности «своей» структуры, организация пресс-конферен­ций, подготовка информационных материалов, выпуск бюллетеней и т. п.).

В структуру пресс-центра входят как технические сотрудники, так и журналисты, специализирующиеся по связям с прессой, ТВ или радио.

В распоряжении пресс-центра находятся средства связи, транспор­та, оперативной полиграфии.

Близки к пресс-центрам по своему функциональному назначению государственные и коммерческие структуры, ориентированные на свя­зи с общественностью, на поддержание оптимальных связей не только со средствами массовой информации, но и со всеми социальными ин­ститутами, с общественностью в целом.

Управления информации министерств (ведомств), поддерживая кон­такты со СМИ, снабжая их материалами по запросам редакций, в то же время способны и самостоятельно провести PR-кампанию, информа­ционную акцию в поддержку (обоснование) собственной позиции. На­пример, Департамент информации и печати МИД РФ самостоятельно поддерживает плодотворную работу иностранных журналистов, обес­печивает информацией российские СМИ, проводит пресс-конферен­ции, участвует в международных мероприятиях (информационные фо­румы, симпозиумы, конференции).

На региональном уровне контакты с журналистами весьма разно­образны по форме и содержанию.

Например, пресс-бюро может быть открыто в государственном уч­реждении, общественно-политической организации, коммерческой структуре. Пресс-бюро готовит пресс-релизы, корреспонденцию для прямой почтовой рассылки и т. п., выходит на связь с редакциями СМИ.

3,2, Организационные формы отношений государственных, общественных... 55

♦ Пресс-клуб — профессиональное объединение журналистов, регу­лярно устраивающее встречи с популярными политиками, коммер­сантами (бизнесменами), деятелями культуры. Московский пресс-клуб был создан в 1991 г.

♦ Клуб главных редакторов (Москва) имеет примерно те же задачи, что и пресс-клуб (различия касаются членства в клубе).

♦ Деловая встреча бизнесменов с представителями журналистов про­ходит обычно в рамках крупных мероприятий международного или всероссийского уровня.

♦ «Круглый стол» организуют редакции газет, приглашая специа­листов (экспертов) для обсуждения очередных проблем.

♦ Неформальные встречи с журналистами принимают форму «зва­ного обеда для журналистов», или «званого ужина».

Пресс-секретарь — ключевая фигура пресс-службы (пресс-центра). Его деятельность наглядно воплощает стиль отношений руководства с общественностью: во-первых, со средствами массовой информации, во-вторых, с журналистами.

Функции пресс-секретаря определяются творческим подходом к сво­ей работе. Можно ограничиться лишь контактами со СМИ по мере необ­ходимости, а можно стать для всех СМИ постоянным источником ин­формации о деятельности вашей организации.

Что касается взаимодействия пресс-секретаря со СМИ, то можно выделить в его работе ряд основных направлений:

♦ освещение мероприятий, проводимых организацией, в СМИ;

♦ постоянное информирование СМИ о деятельности организации;

♦ организация совместно со СМИ общественных акций;

♦ подготовка программ на ТВ и радио;

♦ сотрудничество со специализированными изданиями (можно до­говориться о том, чтобы организации предоставляли отдельную полосу в газете);

♦ организация брифингов, пресс-конференций;

♦ формирование состава пресс-центра и организация его работы во время мероприятий;

♦ формирование круга «доверенных» журналистов, которые будут постоянно сотрудничать с вашей организацией;

♦ подготовка информационных материалов и имиджевых статей, касающихся деятельности организации;

♦ организация интервью руководства организации;

56        Глава 3. Мероприятия, направленные на установление и поддержание...

♦ отслеживание (мониторинг) всех материалов, вышедших в СМИ, создание архива;

♦ формирование базы данных СМИ и отслеживание изменений на рынке СМИ;

♦ сотрудничество с другими пресс-службами, департаментами по связям с общественностью;

♦ сотрудничество с пресс-службами общественных организаций и проведение совместных акций;

♦ написание статей в газетах и журналах;

♦ выпуск собственного печатного издания.