Обзор информационных систем автоматизации предприятий сервиса

Для предприятий социально – культурного сервиса основной задачей является эффективная и качественная работа с потребителями – клиентами. Необходимо предоставить клиенту весь спектр услуг, а также сделать его пребывание в гостинице, развлекательном центре или ресторане максимально комфортным и безопасным. Только в этом случае предприятие может быть конкурентоспособным и эффективным. Сегодня невозможно представить себе сервис высокого уровня без использования средств автоматизации бизнес – процессов организации сервиса. АИС в области сервиса позволяют автоматизировать внешнюю деятельность работы предприятия, например, обслуживание клиентов, начиная от бронирования и заканчивая базой данных о постоянных посетителях и их предпочтениях, или работу с партнёрами. Благодаря этим системам бэк - офисные процессы на предприятия будут менее затратными и более оперативными.

Любая гостиница представляет собой многофункциональную систему, состоящую из отдельных подсистем, выполняющих определённые задачи (рисунок 21).

ОТДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ НОМЕРНЫМ ФОНДОМ

ИНЖЕНЕРНО – ТЕХНИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ

ОТДЕЛ ОБСЛУЖИВАНИЯ НОМЕРОВ (ГОРНИЧНЫЕ)

ОТДЕЛ ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ

РЕЦЕЦПЦИЯ (ПРИЁМ И РАЗМЕЩЕНИЕ ГОСТЕЙ)

ОТДЕЛ БРОНИРОВАНИЯ

ПОРТЬЕ

ОХРАНА И БЕЗОПАСНОСТЬ.

АДМИНИСТРАЦИЯ

КОММЕРЧЕСКИЙ ОТДЕЛ

 

Рисунок 21 – Основные подсистемы гостиничного комплекса

Все подсистемы гостиницы взаимосвязаны между собой. АИС гостиницы должна обеспечить не только автоматизацию работы каждой подсистемы, но и реализацию связей между ними.

Систем автоматизации сервисной деятельности в настоящее время существует большое количество. Зарубежные разработки в этой области имеют более чем полувековую историю, но отечественные АИС лучше адаптированы к российской действительности и нашему законодательству.

Первые системы автоматизации отелей создавались под работу конкретной гостиницу. В настоящее время также можно заказать индивидуальную АИС, но это будет достаточно дорого. Гораздо эффективнее и с большей экономической выгодой можно выбрать готовую систему автоматизации, имеющую большой опыт эксплуатации, в случае необходимости адаптировать её под нужды конкретного отеля.

В данной работе мы рассмотри наиболее известные и популярные зарубежные АИС Fidelio, Epitome PMS  и Lodging Touch, а также российские «КРЕДОТЕЛЬ», «Русский Отель» и «СИНИМЕКС: ГОСТИНИЦА».

Система FIDELIO (http://www.hrsinternational.com/rus, http://www.micros-fidelio.eu) является разработкой немецкой фирмы HRS, производителем автоматизированных систем для гостинично-ресторанного бизнеса. Это одна из самых популярных систем управления гостиницей (FIDELIO HOTEL MANAGEMENT SYSTEM).

Fidelio представляет собой полностью интегрированный пакет программного обеспечения, предназначенный для максимального повышения эффективности работы гостиницы.

Система FIDELIO производит:

ü бронирование и заселение гостей,

ü начисления за проживание и другие услуги, оказываемые гостиницей,

ü аккумулирование информации о неоплаченных счетах клиентов, поступающих из различных точек продаж,

ü выставление промежуточных и окончательных счетов для расчетов с клиентами,

ü  ведение информации о клиентах и клиентских счетах: ведение истории по клиентам;

ü учет информации о безналичных расчетах,

ü получение финансовых и статистических отчетов.

В программном комплексе существуют следующие модули:

ü  карточка гостя;

ü  бронь;

ü  комната и счет клиента; -

ü код услуги;

ü инструкция перенаправления.

Карточка гостя содержит полную информацию о клиенте, включая персональные данные и личные предпочтения (рисунок 22). Эта информация вносится в базу данных клиентов гостиницы и хранится в ней. В случае повторного визита гостя по запросу система выдаёт всю историю предыдущего проживания.

Рисунок 22 – Карточка гостя

Бронь связана с карточкой гостя и заводится на весь период времени снятия номера, она может быть отменена и в неё в случае необходимости могут быть внесены изменения. Бронь содержит информацию о времени проживания, количестве гостей, типе размещения и т.д.

Вид экрана рабочей области программы представлен на рисунке 23.

Рисунок 23 - Вид экрана рабочей области программы

 Система управления гостиницей Epitome PMS (http://www.infor.com/industries/hospitality, http://www.librahospitality.com)- это классическая, проверенная временем система автоматизации гостиницы, разработанная компанией Infor (США), сертифицирована Microsoft, использует базу данных MS SQL, проста в работе и обладает необходимой гибкостью для применения в управлении гостиницами любого типа. Epitome PMS позволяет построить успешную технологию ведения бизнеса и повысить финансовые показатели, а также достичь высокого уровня сервиса для гостей.

Модули системы Epitome PMS:

ü · Базовый модуль (Портье, Бронирование, Кассир, Управление номерным фондом, Управление тарифами, Отчетность);

ü · Групповые продажи;

ü · Управление туристическими агентствами;

ü · История гостя / История компании;

ü · Подарочные сертификаты;

ü · Счета к получению;

ü · Модуль отчетности.

Интересным отличием системы Epitome PMS является возможность подключения Модуля регистрации паспортов Libra Pass и контрольной панели Libra Control Panel.

Модуль Libra Pass позволяет регистрировать паспортные данные гостей, с последующим формированием статистических таблиц, форм и отчетов для федеральных служб. Программа предназначена для автоматизации работы администратора гостиницы и печати документов принимающей стороны для Федеральной миграционной службы (ФМС), для ввода сведений о месте пребывания иностранных граждан, формирования и распечатки уведомления о прибытии иностранного гражданина, проживающего в гостинице, а также передачи сведений, содержащихся в уведомлении, в территориальные подразделения ФМС России.

Libra Control Panel, выполненная в виде Web-приложения, предназначена для удобного отображения информации по загрузке отеля и основных показателях его работы. Контрольная панель анализирует следующие ключевые показатели работы гостиницы:

ü Доход от продажи номеров (Room Revenue);

ü Доход на номер (RevPAR);

ü Средний тариф (ADR);

ü Средний доход на гостя (RevPAC);

ü Средняя продолжительность проживания (Average Length of Stay);

ü Количество проданных номеров (Rooms Sold);

ü Процент загрузки (Occupancy %).

На рисунках 24 и 25 представлены виды экрана в режиме базового модуля

Рисунок 24 - Вид экрана в режиме базового модуля

 

Рисунок 25 - Вид экрана в режиме базового модуля.Бронирование

Система Lodging Touch представляет собой интегрированный пакет программ, автоматизирующий различные отделы гостиницы: портье, ресторанную службу, отдел продажи организации банкетов. Система Lodging Touch создана американской компанией MAI Hospitality, являющейся одним из лидеров в разработке программ для индустрии гостеприимства. В числе 4500 клиентов компании есть и российские гостиницы: На сегодняшний день система Lodging Touch является, одной из наиболее современных программных средств комплексной автоматизации гостиничного бизнеса.

Программа полностью русифицирована и адаптирована под российский гостиничный рынок. В отличие от других подобных систем, Lodging Touch функционирует в операционной среде Windows NT, что значительно расширяет ее деятельность, а также позволяет легко освоить работу с ней даже неискушенному пользователю.

Система Lodging Touch может быть связана с такими периферийными системами, как бухгалтерские программы, системы оптимизации прибыли гостиницы,  платное телевидение, системы телефонные, контроля доступа в номера и др.

Центральным в программном пакете является операционный блок, поддерживающий функции бронирования номеров (оформление и отмена брони, ведение листов ожидания, просмотр поэтажных планов), заселения и выписки гостей, начисления платежей и процедуру ночного аудита.

Следует отметить наличие в системе Lodging Touch программного блока работы с турагентствами, позволяющего выполнять оформление заявок от агентств, расчет комиссионных, определение скидок и специальных предложений, просмотр статистики.

Официальным дистрибьютором системы Lodging Touch в России, странах СНГ и Балтии выступает компания ЛИБРА Интернэшнл (http://www.librahospitality.com).

Система «КРЕДОТЕЛЬ» разработана компанией Кредсофт (http://www.kredosoft.ru) предназначена для автоматизации учета и управления гостиниц, домов отдыха, пансионатов, санаториев и т.д.

Функции системы:

· автоматизация работы службы размещения;

· автоматизации работы службы бронирования;

· автоматизация работы этажной службы;

· автоматизация работы бухгалтерии и финансовой службы;

· получение оперативной информации о деятельности гостиницы.

Можно выделить следующие особенности системы «КРЕДОТЕЛЬ»:

— определение количества дней проживания;

—  автоматический расчет полной стоимости проживания гостя при его поселении;

— автоматический подбор наиболее подходящих номеров для каждого конкретного размещения;

—  учет номерного фонда по номерам и местам;

— возможность поселения на дополнительное место;

— бронирование как номеров, так и категорий;

— разделение оплаты за услуги между гостем и контрагентом в любых соотношениях;

— возможность разделения номерного фонда гостиницы на несколько частей, с последующим пропорциональным расселением гостей и распределением выручки;

— возможность работы с компонентой Web - расширение, для настройки системы удаленного бронирования;

— взаимодействие со смежными системами (бухгалтерия, общепит, тарификационные системы, электронные замки);

— возможность гибкой настройки системы под бизнес - процессы конкретного гостинично - санаторного объекта;

— поддержка работы с различными моделями фискальных регистраторов.

Компания ООО «Интеллект стайл» предлагает программный продукт «Русский Отель» (http://intellect-style.ru). Система представляет собой единый комплекс взаимосвязанных бизнес-процессов, полностью охватывающих основную производственную деятельность, учет и контроль, построена по технологии автоматизированных рабочих мест, которая исключает возможность прохождения не учтенных в системе документов.

Система имеет ряд преимуществ: мобильна в использовании аппаратных средств, проста в эксплуатации и состоит из нескольких функциональных компонентов – «Управление», «Коммерческий отдел», «Портье», «Диспетчер».

Следует также отметить программный комплекс «СИНИМЕКС: ГОСТИНИЦА», фирма «Синимекс» (http://www.cinimex.ru), который разработан на основе популярного пакета программ «1С Предприятие».

Для автоматизации санаторно – курортного кластера сейчас предлагается множество российских программных продуктов, например, «ДИП - Пансион», компания Дипсофт (http://www.dipsoft.ru), сетевой программный комплекс «Здравница» (компания «ITM», http://www.resortsoft.ru) и др.

В настоящее время практически все отрасли сервисной деятельности могут быть автоматизированы при помощи программных комплексов. Например, развлекательные центры. Интересным программным продуктом является «АСТОР: Развлекательный центр» - система управления и учета в развлекательных центрах, бильярдных клубах, боулингах, аквапарках и других предприятиях индустрии развлечений.

Система "АСТОР: Развлекательный центр" (http://www.soft-servis.ru/katalog/otraslevoe_po/astor_razvlekatelniy_centr) содержит, кроме функций оперативного и бухгалтерского учета, широкий спектр управленческих инструментов. Их использование позволит управляющему комплексом снизить издержки заведения, повысить лояльность посетителей и обрести дополнительную устойчивость в конкурентной борьбе.

Из современных АИС ресторанного сервиса хочется выделить российскую систему управления рестораном «iiko Rms», компания Айко (http://iiko.ru). В этом решении привычные для рестораторов инструменты объединены в единое информационное пространство и дополнены функциональностью, ранее доступной только пользователям крупных систем.