Служебная (докладная) записка и приказ.

Основными внутренними деловыми документами учреждения являются служебная (докладная) записка и приказ.

Служебная (докладная) записка - это письменная форма изложения мнения, просьбы, предложения подчиненного начальнику или нижестоящего руководителя от своего имени или имени возглавляемого им подразделения вышестоящему.

В правом верхнем углу пишется должность и фамилия адресата, далее заголовок "Служебная (докладная) записка", основной текст и подпись с указанием должности и даты.

В принятой для нашей страны практике руководитель высказывает свое мнение резолюцией, которую пишет непосредственно на служебной записке, заявлении или другом документе; эта резолюция может носить любой характер, в том числе и распоряжения. Целесообразнее (такая система также существует давно) резолюцию давать на специальном именном бланке, который прикрепляется к соответствующему документу.

 

Приказ - правовой акт и юридический документ, письменно (печатно) издаваемый руководителем учреждения (организации, фирмы, предприятия) на основе единоначалия и оформляющий распоряжения руководителя, кадровые вопросы и другие решения.

Приказ выпускается на специальном бланке, имеющем штамп организации, дату регистрации и порядковый номер. Первый экземпляр приказа подшивается в дело, а второй вывешивается на доске приказов. Копии приказов направляются во все подразделения или только лицам (подразделениям), в нем указанным и имеющим к нему отношение.

Приказ состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая часть содержит цели, задачи и причины издания приказа, факты и изложение предмета приказа.

Распорядительная часть начинается выделенным в одну строку прописными буквами словом ПРИКАЗЫВАЮ, имеет повелительную форму изложения и состоит из конкретных пунктов, содержащих намеченные действия, срок их исполнения и ответственных исполнителей. В последнем пункте определяется должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа.

Руководитель подписывает приказ лично после согласования с соответствующими должностными лицами, визы которых располагаются ниже подписи руководителя. Указывается также рассылка, т.е. подразделения, в которые направляются копии приказа.

Кадровый приказ (приказ по личному составу) издается:

- при приеме на работу;

- при увольнении;

- при переводе на другую работу;

- при изменении должности;

- о поощрении;

- о наложении дисциплинарного взыскания;

- в других случаях, касающихся кадровых вопросов.

 

Этот приказ может не иметь констатирующей части, но в ряде случаев, предусмотренных законодательством, должен быть согласован с профсоюзным комитетом и иметь строку:

"С приказом ознакомлен  ______"

 для подписи работника, о котором издан данный приказ. В ряде случаев, в том числе и по просьбе работников, оформляются выписки из приказа, которые заверяются канцелярией или отделом кадров учреждения.

 

В целом в оформлении деловой документации необходимо придерживаться общепринятых правил и утвержденных стандартов

Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем.

1. Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.

2. Письмо-заявление об уходе.

3. Рекомендательное письмо.

4. Письмо-отказ.

5. Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.).

6. Письмо-напоминание.

7. Письмо-уведомление.

8. Письмо-благодарность.

Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависи­мости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между орга­низациями, существует и внутриорганизационная переписка.

Содержание внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:

• письмо должно быть лаконичным;

• обязательно должна проставляться дата;

• письмо не должно содержать клеветнических измышлений;

• должно быть разборчивая подпись.

 

Документационное обеспечение  

                                                                                  делового общения.

Некоторые примеры деловой переписки.

Пример делового письма.

«Уважаемая (ый) _________________________

Я хочу сообщить Вам нечто важное (интересное)»

Интерес: «Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно улуч­шить Вашу жизнь...»

Просьба: «Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы... в благородное,

патриотическое дело...»

Действие: «Мы призываем Вас присоединиться к тысячам добрых людей...»

Помните, что просьбу нужно формулировать так, чтобы у ад­ресата выбор вариантов был ограничен, поскольку чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стан­дартизированных словесных оборотов не только позволяет исклю­чить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выра­жением деловой вежливости.