Основные правила переписки сводятся к следующему.

· Необходимо четко определить характер и назначение письма, проанализировать особенности адресата и суть переписки и на этой основе выбрать форму, содержание и стиль.

 

· При этом надо учитывать, пишите ли Вы впервые, рассчитываете ли на ответ, должны ли дать какие-либо письменные гарантии.

 

· Тон письма обязан быть корректным. В тексте письма не должно быть неточностей, сокращений, намеков, двусмысленности. Текст необходимо располагать аккуратно, с полями, только на одной стороне листа; бумага должна быть только белого цвета и стандартного размера.

 

· Исправлять ошибки машинистки можно только очень аккуратно и малозаметно с помощью специальных паст.

 

· Все подписи должны быть подлинными и от руки. Копии (в том числе и факс) не имеют юридической силы и, если это необходимо, должны быть заверены подписью от руки и печатью.

 

· Желательно адресату направлять письмо на его родном языке или дать резюме на этом языке. Недопустимо ради амбиций направлять письмо на языке малораспространенном и, возможно, неизвестном адресату.

 

· Если Вы должны отвечать на письмо, то неделя - это максимальный срок.

 

· Адрес обязательно пишется на языке и по правилам страны получателя. Так, большинство стран используют следующую последовательность строк в адресе:

- фамилия

- учреждение (организация)

- улица, номер дома

- город, индекс

- страна

 

· Цветные, украшенные различным образом бланки и открытки используются как приглашения или для поздравления.

 

· Вся официальная переписка ведется на бланках организации, имеющих угловое (слева) или продольное (сверху) расположение реквизитов, называемых "штамп". Штамп включает в себя полное и сокращенное название организации, полный почтовый и телеграфный адреса, телефон, телетайп, факс. Ниже даются две строчки для указания даты и регистрационного (исходящего) номера письма и номера и даты документа, ответом на который является данное письмо. Если бланк относится к государственному учреждению, то на бланке выше названия указывается полное наименование министерства (ведомства).

 

· Адрес на письме указывается справа.  Сначала с указанием должности и званий в дательном падеже пишется адресат, а под ним черта, под которой полный адрес.

 

· Слева внизу под текстом письма, ниже подписи руководителя указывается фамилия и телефон конкретного исполнителя по тексту письма.

 

· Современный уровень делопроизводства требует исключительно машинописного текста, от руки возможен короткий текст или приписка на поздравительном бланке.

 

Собственно письмо состоит из пяти частей:

- обращение (в определенных случаях не обязательно);

- вступительной части из одной-двух фраз, в которой адресату напоминают, о чем идет речь, или ссылаются на прежнюю переписку;

- основной, содержательной части, в которой сообщается отношение к предмету обсуждения;

- заключительной, в которой кратко сообщается решение или конкретное предложение;

- подписи.

 

· Письмо может не содержать прямого обращения, в этом случае оно подписывается без формулы вежливости - только должность и фамилия подписавшего. В других случаях используют различную степень обращения: "Господин директор", "Уважаемый господин президент", "Глубокоуважаемый Николай Иванович"; в этих случаях подпись сопровождается заключительной формулой вежливости: "С уважением...", "С пожеланиями успехов...", "Заверяем в своих усилиях по достижению общих целей" и т.д.

 

· Текст письма необходимо уместить на одной странице. Исключение возможно лишь в крайнем случае. Все разъяснения, дополнения и справочный материал, списки и т.п. даются в качестве приложения. В этих случаях в тексте письма ниже подписи, как правило, справа дается строка: "Приложение на... страницах".

 

· Письмо на бланке может подписать только руководитель или его заместители. Печать не является обязательным атрибутом письма и ставится в случае, если письмо должно или может быть использовано в качестве официального документа или в нем даются конкретные гарантии. Письмо подготавливается минимум в трех экземплярах:

     - первый - адресату,

     - второй - в дело,

     - третий - исполнителю.

 

· Особой формой является гарантийное письмо. Оно направляется как обязательство оплаты за покупку, услуги и т.д. и состоит из заголовка, содержательной части, в которой указывается конкретно и точно вид операции, которую предстоит оплатить, и заканчивается фразой: "Оплату гарантируем. Наш расчетный счет: (указываются полные бухгалтерские реквизиты)".  Это письмо обязательно имеет две подписи: руководителя и главного бухгалтера.

 

Письмо должно показать адресату Вашу квалификацию и грамотность, высокий уровень фирмы, в том числе и в делопроизводстве, и четко определить Вашу позицию.