Организационно-правовые документы службы делопроизводства.

С целью рациональной организации делопроизводства должны быть разработаны следующие организационно-правовые документы:

- положение о службе делопроизводства;

- должностные инструкции для каждого работника, который осуществляет делопроизводственное обслуживание;

- инструкция по делопроизводству;

- табель форм документов и альбом унифицированных форм документов.

Упомянутые документы содержат правила и нормы, определяющие статус службы делопроизводства, ее компетенцию, структуру, должностной состав, функции работников, их права, обязанности, ответственность, а также регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении. Положения указанных организационно-правовых документов являются обязательными для выполнения. Эти документы должен утвердить руководитель учреждения.

Основным документом, регламентирующим деятельность службы делопроизводства, является положение о службе делопроизводства. Этот нормативный документ определяет порядок создания службы делопроизводства, ее задачи, функции, права и обязанности, организацию работы, взаимодействие с другими структурными подразделениями учреждения.

Текст положения, как правило, состоит из шести разделов:

1. Общие положения;

2. Основные задачи;

3. Функции;

4. Права и ответственность;

5. Руководство;

6. Взаимодействие с другими структурными подразделениями (служебные связи).

Должностная инструкция является, с одной стороны, организационно-распорядительным документом, определяет должностные обязанности каждого работника, его права и ответственность за выполненную работу, с другой - нормативной основой для оценки деятельности работника, установление его соответствия определенной должности.

Инструкции разрабатывают для всех должностей сотрудников службы делопроизводства, предусмотренных штатным расписанием, кроме руководителя, поскольку его права и обязанности определяет положение о службе делопроизводства.

Должностная инструкция имеет установленную структуру текста:

1. Общие положения;

2. Задачи и обязанности;

3. Права;

4. Ответственность;

5. Объем знаний;

6. Квалификационные требования;

7. Взаимоотношения (связи) по должности.

Основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единый порядок создания, оформления документов и работы с ними, является инструкция по делопроизводству. Это обязательный документ для любого учреждения. Разработка инструкции по делопроизводству - одна из функций службы делопроизводства или секретаря. Этот документ предназначен не только для работников службы делопроизводства или секретаря, а для всех работников учреждения, поскольку определяет технологию работы с документами.

Основная задача инструкции по делопроизводству - установить технологию работы с документами с момента их создания или поступления и до отправки корреспонденту или передачи на архивное хранение.

По этой причине в инструкции по делопроизводству должны быть включены:

- правила документирования управленческой деятельности учреждения (создание и оформление основных комплексов управленческих документов);

- правила документооборота (движение документов в процессе их создания и исполнения, получение и отправка, регистрация, контроль за исполнением документов, справочная работа по документам);

- правила хранения документов (систематизация исполненных документов, формирование дел и обеспечение их сохранности, подготовка к передаче на архивное хранение).

Одной из функций службы делопроизводства является совершенствование форм и методов работы с документами. Для ее реализации должен быть разработан ряд внутренних нормативных документов, в частности табель форм документов и альбом унифицированных форм документов, которые утверждает руководитель учреждения. Ведение этих документов, то есть внесение в них изменений и контроль за их применением, также возлагается на службу делопроизводства.

Табель форм документов - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности учреждения, с характеристикой их статуса, этапов подготовки и прохождения.

Табель форм документов нормативно закрепляет состав документов, применяемых в учреждении, и процедуру их подготовки.

Разработка табеля дает возможность решить одновременно несколько задач, в частности:

- оптимизировать состав форм документов, применяемых в учреждении, и закрепить их в едином нормативном документе;

- классифицировать формы документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

- унифицировать состав и формы управленческих документов, уменьшить количество форм документов, применяемых в учреждении, удалить с них показатели, дублирующие друг друга;

- унифицировать и нормативно закрепить процедуры подготовки (или ее отдельные важнейшие этапы) управленческих документов в учреждении;

- упорядочить документальную базу учреждения с целью повышения эффективности использования в управленческой деятельности информационных технологий.

Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде названия форм документов, используемых в процессе деятельности учреждения. Это способствует оперативному поиску необходимых форм документов, а также контроля за деятельностью исполнителей, исключая при этом возможность появления непредусмотренных форм документов.

Табель форм документов составляется в форме таблицы и содержит графы, в которых указывают сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам.

Как правило, табель форм документов и альбом унифицированных форм документов разрабатываются одновременно, поскольку работа по составлению альбома является логическим продолжением подготовки табеля и связана с ней на содержательном уровне. В то же время альбом можно разрабатывать и использовать как самостоятельный документ, без предварительного составления табеля.

В ходе подготовки альбома выделяют такие этапы работы:

- определение задачи (назначение альбома и состав документов);

- классификация форм документов с целью определения структуры альбома и распределения всех документов на две группы: а) те, что имеют унифицированные формы, б) нуждающиеся в унификации;

- унификация форм документов;

- формирование альбома и подготовка методических указаний по применению форм документов, включенных в него.

Если альбом разрабатывается одновременно с табелем, первый этап работы проводится еще во время подготовки табеля. Следовательно, непосредственная работа по разработке альбома начинается с классификации документов на те, что уже имеют унифицированные формы, и на те, которые их не имеют.

 

Закрепление новых знаний, контрольные вопросы:

41 Какие организационные формы делопроизводства существуют?

42 Какая организационная форма делопроизводства является наиболее рациональной?

43 Что понимают по структурой службы делопроизводства?

44 Какие подразделения относятся к службе делопроизводства?

45 На какие категории делятся работники службы делопроизводства?

46 Какой фактор является основным при влиянии на численность делопроизводственного персонала?

47 Какие организационно-правовые документы должны быть разработаны для рациональной организации делопроизводства?

48 Какой документ является основным при организации деятельности службы делопроизводства?

49 Что определяет и устанавливает инструкция по делопроизводству?

50 Какие правила должны быть включены в инструкцию по делопроизводству?

51 Что нормативно закрепляет табель форм документов?

52 Какие этапы работы выделяют при подготовке альбома унифицированных форм документов?