Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Организационные формы делопроизводства. Структура и функции службы делопроизводства.
Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства. Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет: • снизить стоимость делопроизводственных операций; • улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование; • обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников; • использовать прогрессивные и производительные технические средства; • обеспечить единство организационного и методического руководства. В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.
Под структурой службы делопроизводства понимают состав ее подразделений, их соотношение и формы взаимодействия, которые могут иметь характер подчинение и соподчинение. При определении структуры службы делопроизводства учитываются вид и группа органов управления, в которых она создается. Структура службы делопроизводства зависит от объема документооборота, а также технологии работы с документами (уровня автоматизации и механизации делопроизводственных процессов). При формировании структуры службы делопроизводства следует стремиться к созданию рациональной количества подразделений с учетом простейших организационных связей между ними, а также задач, возложенных на службу делопроизводства, и функций, которые она должна выполнять. В зависимости от объема работ (прежде всего документооборота) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений. Для выполнения каждой функции в составе службы делопроизводства предусматривают соответствующие подразделения. В учреждениях с большим документооборотом функции службы делопроизводства распределяются между ее подразделениями. Секретариат (секретари и помощники руководителя) рассматривает и готовит для доклада руководителю учреждения входящую корреспонденцию; составляет по поручению руководителя проекты отдельных приказов, писем, справок и т.д. и согласовывает их с другими структурными подразделениями; анализирует справки и доклады структурных подразделений и готовит заключения по ним; составляет проекты планов работы коллегии (другого коллегиального органа) на основании предложений структурных подразделений и представляет их на рассмотрение и утверждение коллегии (другого коллегиального органа) учреждения; готовит материалы к заседаниям коллегии (Другого коллегиального органа) и обеспечивает их своевременное рассылки; оформляет протоколы заседаний коллегии (иного коллегиального органа); осуществляет контроль за исполнением решений коллегии (иного коллегиального органа); обеспечивает подготовку необходимых материалов для совещаний, которые проводит руководитель учреждения.
Подразделение по рационализации делопроизводства (организационно-методического обеспечения, совершенствования организации делопроизводства) разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию организации делопроизводства в учреждении; организует работу по повышению квалификации делопроизводственного персонала; осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях, разрабатывает инструкцию по делопроизводству, табель форм документов учреждения, альбом унифицированных форм документов, перечни документов, подлежащих и не подлежащих регистрации, классификационные справочники, документограмы, оперограммы; составляет сводную номенклатуру дел учреждения. В центральных органах государственной власти, других центральных органах и учреждениях, имеющих подведомственную сеть, на это подразделение возлагаются функции по подготовке ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками хранения, типовых или примерных номенклатур дел и инструкций по делопроизводству для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сфере их управления. Подразделение по контролю за исполнением документов отслеживает ход исполнения документов, осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями поручений вышестоящих органов и руководства учреждения, анализирует состояние исполнения документов, составляет соответствующие справки для руководства. Подразделение учетно-справочной работы осуществляет учет, регистрацию документов и информационно-справочное обслуживание, готовит для доклада руководству учреждения полученную корреспонденцию, контролирует правильность составления и оформления документов, предоставляемых на подпись руководству, осуществляет учет документов, составляет номенклатуру дел службы делопроизводства, формирует дела в соответствии с действующей номенклатуры, готовит дела, законченные делопроизводством, для передачи в архив учреждения. Подразделение по учету и регистрации обращений граждан осуществляет прием и регистрацию таких документов, готовит на рассмотрение руководству корреспонденцию из важнейших вопросов, направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение, осуществляет контроль за сроками исполнения обращений, изучает и обобщает материалы по рассмотрению обращений граждан, организует прием посетителей. Подразделение по приему и отправке корреспонденции (экспедиция) осуществляет прием входящей корреспонденции и ЕЕ распределение по структурным подразделениям, проводит ежедневный учет документов, составляет по установленной форме сведения о документообороте в учреждении, осуществляет прием и отправку (доставку) исходящей корреспонденции. Подразделение автоматизации делопроизводства существляет внедрение в работу с документами новейших информационных технологий, в частности систем автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронной цифровой подписи, а также современной офисной техники, обеспечивает их техническое сопровождение и сохранность информации.
Архивный подразделение (архив) осуществляет приемку, учет, хранение и использование дел, завершенных в делопроизводстве, участвует в рецензировании номенклатур дел структурных подразделений, оказывает методическую помощь по вопросам проведения экспертизы ценности документов и оформление дел, осуществляет контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче в государственных архивных учреждений (архивных отделов городских советов), оказывает методическую помощь архивам подведомственных учреждений. Подразделение печатания и размножения документов осуществляет компьютерный набор служебных документов (как правило, для руководства), редактирование и правку напечатанного материала, проводит стенографирование заседаний коллегиальных органов, совещаний, конференций с последующими расшифровкой текстов и их печатанием, осуществляет размножения документов. В учреждениях также возможно совмещение в одном подразделении нескольких функций. Иногда выполнение определенных видов работ возлагается на отдельных сотрудников службы делопроизводства согласно их функциональных обязанностей, закрепленных в должностных инструкциях.
|
|||||||
Последнее изменение этой страницы: 2021-05-12; просмотров: 79; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.223.125.219 (0.006 с.) |