Организация и проведение внутреннего аудита

 

Организация внутреннего аудита в потребкооперации РБ включает:

1) Регламентацию порядка проведения внутреннего аудита.

2) Сбор сведений для составления сводного плана внутреннего аудита в системе потребкооперации РБ на полугодие.

3) Планирование на полугодие комплексных внутренних аудитов (проверок, ревизий и т.п.) в разрезе организаций системы Белкоопсоюза. Утверждение сводного плана Председателем Правления Белкоопсоюза.

4) Рассылка Белкоопсоюзом по облпоребсоюзам (ОПС) и облпотребобществам (ОПО) выписок из сводного плана в качестве директив для исполнения.

5) Назначение и проведение плановых и внеплановых внутренних аудитов.

6) Рассмотрение результатов внутренних аудитов органами, уполномоченными на их проведение. Обсуждение результатов внутренних аудитов на правлениях кооперативных организаций. Выработка регулирующих управленческих решений по устранению недостатков.

 

Организация, порядок проведения и реализации материалов внутреннего аудита в потребительских обществах, союзах потребительских обществ, созданных ими организациях регламентированы Положением о порядке проведения внутреннего аудита в организациях потребительской кооперации (утв. постановлением Правления Белкоопсоюза от 28.02.2018 г., №52 / Минск: Белкоопсоюз, 2018. – 80 с.).

 

Плановый внутренний аудит проводится на основе сводного плана проведения внутреннего аудита на соответствующее полугодие.

Продолжительность планового внутреннего аудита не должна превышать 30 рабочих дней. Продолжительность аудиторского мероприятия – не более 10 рабочих дней.

Координацию работы по внутреннему аудиту осуществляют контрольно-аналитические управления (отделы) союзов потребительских обществ, областного потребительского общества.

Сводные планы проведения внутреннего аудита составляются Белкоопсоюзом на полугодие на основании предложений (планов), предоставляемых областными союзами потребительских обществ, облпотребобществами. Включение субъектов для проведения внутреннего аудита в планы допускается с периодичностью не чаще 1 раза в 3 года.

«календарные периоды исчисляются контролирующим (надзорным) органом с учетом установленной сферы контрольной (надзорной) деятельности с года окончания предыдущей выборочной (плановой, проведенной до 1 января 2018 г.) проверки (включая этот год)» (Указ 510, п. 10).

Уполномоченный орган ответственный за проведение внутреннего аудита определяется Белкоопсоюзом по согласованию с облпотребсоюзами, облпотребобществами. Как правило, это контрольно-аналитическое управление или отдел.

Облпотребсоюзы, облпотребобщество предоставляют в Белкоопсоюз предложения в планы проведения внутреннего аудита, утвержденные председателем правления облпотребсоюза, облпотребобщества (его уполномоченным заместителем) в срок до 15 ноября на I полугодие следующего года, до 15 мая – на II полугодие текущего года.

Сводные планы проведения внутреннего аудита утверждаются Председателем Правления Белкоопсоюза. В утвержденные планы допускается внесение изменений путем исключения или дополнения субъектов внутреннего аудита, ответственного исполнителя, а также изменения месяца начала проведения планового внутреннего аудита. Внесение изменений осуществляется путем согласования в течение 5 рабочих дней Председателем Правления Белкоопсоюза ходатайства ответственного исполнителя по проведению внутреннего аудита.

Выписки из утвержденных Председателем Правления Белкоопсоюза (его уполномоченным заместителем) сводных планов направляются подведомственным организациям в течение 15 дней после их утверждения.

Без включения в сводный план проведения внутреннего аудита проведение внутреннего аудита может осуществляться:

- по заявлению субъекта внутреннего аудита в адрес Правления Белкоопсоюза (рассматривается в течение 5 рабочих дней), или в адрес вышестоящего ОПС (ОПО) с уведомлением Правления Белкоопсоюза (рассматривается 2 дня);

- в форме контрольно-аналитических мероприятий (в том числе служебных расследований), мониторинга, анализа и оценки эффективности, при выявлении фактов нарушений, по поручению (распоряжению) руководителя контрольно-аналитического управления (отдела) вышестоящей организации. 

Субъект, представитель субъекта внутреннего аудита уведомляется о назначении внепланового внутреннего аудита, как правило, по факту прибытия специалиста (ревизора) в организацию, структурное подразделение филиал. При проведении внепланового внутреннего аудита по заявлению субъекта внутреннего аудита соблюдается порядок, предусмотренный для планового внутреннего аудита.

В ходе проведения внеплановых контрольно-аналитических мероприятий, как правило, изучают:

· выполнение прогнозных показателей и причины их невыполнения, динамику показателей, характеризующих объемы деятельности, в действующих и сопоставимых ценах;

· состав, структуру и динамику товарных (производственных) запасов, соответствие их фактического наличия установленным нормативам, причины образования сверхнормативных остатков запасов и выполнение мероприятий по их нормализации. Сравнивают структуру объемов продаж и структуру товарных запасов (готовой продукции) с целью определения тех товарных групп (продукции), которые обеспечивают наибольший прирост выручки от реализации товаров (продукции);

· динамику источников формирования прибыли от реализации товаров (продукции, работ, услуг), а также влияние факторов на их изменение. Сравнивают темпы изменения выручки от реализации товаров (продукции, работ, услуг) с темпами изменения себестоимости реализованных товаров (продукции, работ, услуг), расходов на реализацию и управленческих расходов. Оценивают изменение доли прибыли от реализации товаров (продукции работ, услуг) в прибыли до налогообложения;

· динамику прибыли по текущей, инвестиционной и финансовой деятельности, а также структуру доходов и расходов по данным видам деятельности;

· состав, структуру и динамику расходов на реализацию товаров по отраслям экономической деятельности, элементам затрат и статьям расходов, сравнивают темпы изменения расходов на реализацию и выручки от реализации товаров. Оценивают изменение уровня расходов на реализацию товаров, устанавливают причины изменения общей суммы расходов и уровня (в том числе по каждой статье издержек обращения);

· состав, структуру и динамику производственной себестоимости продукции, а также управленческих расходов. Оценивают динамику затрат на 1000 рублей произведенной продукции и устанавливают причины их изменения;

· динамику показателей, характеризующих эффективность использования товарных (производственных) запасов, трудовых ресурсов, основных средств и материально-технической базы. Сравнивают темпы роста средней заработной платы с темпами роста производительности труда;

· динамику показателей платежеспособности и финансовой устойчивости организации по данным бухгалтерского баланса в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.12.2011 года № 1672 «Об определении критериев оценки платежеспособности субъектов хозяйствования» и Инструкцией о порядке расчета коэффициентов платежеспособности и проведения анализа финансового состояния и платежеспособности субъектов хозяйствования, утвержденной постановлением Министерства финансов и Министерства экономики Республики Беларусь от 27.12.2011 года № 140/206. Фактические значения данных показателей сравнивают с нормативами, а также со среднеотраслевыми значениями;

· тенденции изменения относительных показателей деловой активности организации (оборачиваемости краткосрочных активов и запасов, средних периодов погашения дебиторской и кредиторской задолженности);

· динамику показателей рентабельности и их отклонение от среднеотраслевых значений.

 

В соответствии со сводным планом, в каждом ОПС или ОПО соответствующий руководитель органа, уполномоченного проводить внутренний аудит (т.е. руководитель контрольно-аналитического управления (КАУ) или контрольно-аналитического отдела (КАО)), издаёт распоряжение на проведение внутреннего аудита. Оно должно быть издано и направлено субъекту внутреннего аудита за 5 рабочих дней до начала осуществления планового внутреннего аудита.Уведомление субъекта внутреннего аудита может производиться путем отправки электронной копии распоряжения (в формате PDF) на электронный адрес с уведомлением о прочтении.

Оригинал распоряжения на проведение планового внутреннего аудита оформляется на фирменном бланке, подписывается руководителем органа уполномоченного на проведение внутреннего аудита (его уполномоченным заместителем). В распоряжении указываются:

- номер и дата распоряжения;

- основание для проведения внутреннего аудита (пункт сводного плана, или дата согласования ходатайства на проведение внутреннего аудита);

- наименование уполномоченного органа ответственного за проведение внутреннего аудита;

- наименование субъекта внутреннего аудита;

- фамилия и инициалы специалиста (ревизора), его должность (или состав группы внутреннего аудита, фамилия и инициалы руководителя группы внутреннего аудита, его должность);

- масштаб внутреннего аудита, дата начала и дата окончания.

К распоряжению прилагается Программа планового внутреннего аудита. Она оформляется как приложение к распоряжению и представляет собой перечень вопросов подлежащих проверке.

Сразу после издания, распоряжение вручается специалисту (ревизору) или руководителю группы внутреннего аудита, члены группы также с ним ознакамливаются. Как правило, специалист (ревизор) организует уведомление субъекта внутреннего аудита за 5 дней до начала аудита. При этом допускается уведомление путем направления копии распоряжения на электронный адрес субъекта внутреннего аудита. До момента начала планового внутреннего аудита у специалиста (ревизора) есть время на подготовку (5 дней). В течение этого срока, а также уже и после начала планового внутреннего аудита, могут вноситься изменения в распоряжение, касающиеся состава группы внутреннего аудита, программы и масштаба внутреннего аудита. Изменения визирует руководитель органа КАУ или КАО.

Если за период, подлежащий плановому внутреннему аудиту вопросы, указанные в программе внутреннего аудита, были проверены контролирующими (надзорными) органами и по ним составлен акт (справка) проверки, субъект внутреннего аудита обязан до начала проведения внутреннего аудита письменно проинформировать об этом уполномоченный орган ответственный за проведение внутреннего аудита, названный в распоряжении, и направить ему копию акта (справки) проверки. В таком случае вопросы, проверенные в ходе указанной проверки, не подлежат внутреннему аудиту.

 

Специалист (ревизор) обязан прибыть в субъект аудита к его началу. Перед началом проведения планового внутреннего аудита специалист (ревизор), руководитель группы внутреннего аудита предъявляет субъекту внутреннего аудита (его представителю) служебное удостоверение и распоряжение на проведение внутреннего аудита.

Субъект внутреннего аудита обязан обеспечить возможность проведения внутреннего аудита в срок, указанный в распоряжении. По заявлению субъекта внутреннего аудита его можно отложить решением КАУ или КАО. Заявление подаётся не позднее 3 рабочих дней со дня получения распоряжения, с указанием причин, препятствующих проведению планового внутреннего аудита. Не позднее 2 рабочих дней со дня получения заявления уполномоченным органом ответственным за проведение внутреннего аудита (КАУ или КАО) может быть принято решение о переносе срока проведения внутреннего аудита. Срок может быть перенесен только 1 раз.

При проведении внутреннего аудита специалист (ревизор) самостоятельно определяет методы и способы его осуществления. При необходимости специалист (ревизор) составляет План работы проверяющей группы аудита и приступает его методичному выполнению. План представляет собой детализированную программу аудита с указанием конкретных исполнителей и сроков. В состав исполнителей могут включаться специалисты субъекта аудита (например, инвентаризаторы), а также представители общественности.

 

Проведение внутреннего аудита может быть приостановлено по решению руководителя КАУ или КАО, являющегося ответственным исполнителем в соответствии с утвержденным сводным планом проведения внутреннего аудита на срок, не превышающий 3 месяцев при наличии следующих обстоятельств:

- необходимости восстановления субъектом внутреннего аудита документов, необходимых для проведения внутренней аудиторской процедуры;

- невозможности продолжения внутреннего аудита из-за отсутствия в силу временной нетрудоспособности или по иным основаниям, в соответствии с локальными нормативными правовыми актами, специалиста (ревизора) или в силу временной нетрудоспособности, а также по иной причине представителя субъекта внутреннего аудита.

Период, на который приостановлено проведение планового внутреннего аудита, не включается в общий срок проведения планового внутреннего аудита. О приостановлении проведения внутреннего аудита в распоряжении делается отметка.

По решению председателя правления ОПС или ОПО проведение планового внутреннего аудита может быть однократно продлено, но не более чем на 15 рабочих дней, при наличии значительного объема документов, подлежащих внутреннему аудиту, а также при необходимости проведения значительного количества внутренних аудиторских мероприятий. В исключительных случаях аудит продлевается решением Председателя Правления Белкоопсоюза.

В ходе внутреннего аудита все финансово-хозяйственные операции подлежат внутренней аудиторской процедуре на предмет соответствия их требованиям законодательства, планам деятельности организации, требованиям повышения эффективности хозяйствования, обеспечения сохранности активов. Аудит предполагает выявление, исправление и предотвращение нарушений законодательства и отрицательных результатов деятельности.

Отдельные вопросы могут проверяться выборочным методом.

Если в ходе внутреннего аудита выявлены серьёзные нарушения, есть угроза их сокрытия, необходимы неотложные меры по устранению нарушений и привлечению к ответственности виновных лиц, специалистом (ревизором) составляется промежуточный отчет о результатах внутреннего аудита до его окончания. С содержанием промежуточного отчета ознакамливаются: руководитель и главный бухгалтер субъекта внутреннего аудита. Промежуточный отчет представляется в орган, назначивший внутренний аудит (руководителю КАУ или КАО), до его окончания для принятия неотложных мер. Факты, изложенные в промежуточном отчете, включаются в итоговый отчет о результатах внутреннего аудита.

По окончании внутреннего аудита результаты его проведения специалист (ревизор) фиксирует в отчете о результатах планового внутреннего аудита (итоговом). Содержание отчета доводится до сведения представителей субъекта внутреннего аудита (руководителя и главного бухгалтера), а также до уполномоченного органа, назначившего проведение внутреннего аудита. Руководитель уполномоченного органа рассматривает результаты внутреннего аудита в течение 14-30 дней.

По данным отчета принимаются регулирующие управленческие решения соответствующими должностными лицами. В частности, руководителем уполномоченного органа, назначившего проведение внутреннего аудита, при наличии оснований выносится решение по отчету и предписание об устранении нарушений, в форме приказа, распоряжения, постановления. О выполнении каждого пункта решения (приказа, распоряжения, постановления, предписания) субъект внутреннего аудита в установленные сроки, письменно сообщает уполномоченному органу, проводившему внутренний аудит. Если необходимо, материалы внутреннего аудита направляются в органы уголовного преследования.

 

5 Особенности оформления результатов внутреннего аудита в системе потребительской кооперации РБ

Документы по результатам внутреннего аудита оформляются, как правило, специалистом (ревизором).

По результатам внутреннего аудита составляются:

♦ основные документы:

- промежуточный отчет;

- отчет о результатах планового внутреннего аудита;

- аналитическая (информационная) записка по результатам внеплановых аналитических мероприятий;

- акт по итогам служебного расследования;

♦ приложения к основным документам:

- ведомости (таблицы) по однородным нарушениям;

- справки и расчеты, составленные на основании изученных документов;

- копии или выписки из документов, заверенные субъектом внутреннего аудита в установленном порядке;

- объяснения представителей субъекта;

♦ решения по результатам внутреннего аудита:

- приказ (распоряжение, постановление, предписание) уполномоченного органа, назначившего проведение внутреннего аудита (КАУ или КАО), об устранении нарушений, выявленных в ходе внутреннего аудита;

- заявление и сопроводительное письмо на передачу материалов следственным органам;

- рекомендации по устранению, выявленных аналитическим мероприятием, нарушений;

♦ документы, составляемые представителями субъекта внутреннего аудита:

- возражения по отчету в уполномоченный орган назначивший проведение внутреннего аудита;

- заявление с изложением мотивов отказа от подписания отчета о результатах внутреннего аудита;

- сообщение (отчет) уполномоченному органу об устранении нарушений (недостатков);

♦ дополнительные документы:

- письменное заключение специалиста (ревизора) по результатам изучения возражения со стороны представителя субъекта внутреннего аудита по отчету о результатах внутреннего аудита;

- акт об отказе в подписи.

 

Отчет о результатах планового внутреннего аудита — основной документ, который составляется специалистом (ревизором, руководителем группы внутреннего аудита) по результатам планового внутреннего аудита.

Отчет оформляется не менее чем в 2 экземплярах и подписывается специалистом (ревизором, руководителем группы внутреннего аудита) с указанием даты подписания, в срок не позднее 5 рабочих дней со дня окончания планового внутреннего аудита. Дата подписания отчета специалистом (ревизором, руководителем группы внутреннего аудита) является датой составления отчета о результатах планового внутреннего аудита.

В отчете отражаются только достоверно подтверждённые факты нарушений. Не допускается включение в отчет не подтвержденных аудиторскими доказательствами фактов и данных о деятельности субъекта. В отчете о результатах планового внутреннего аудита не допускаются неоговоренные исправления.

 

Содержание отчета о результатах планового внутреннего аудита:

- дата и номер распоряжения на проведение планового внутреннего аудита, должности, фамилия и инициалы специалиста (ревизора, руководителя группы внутреннего аудита);

- даты начала и окончания проведения планового внутреннего аудита (в случае приостановления указывается его период),

- период, подвергнутый внутреннему аудиту, или периоды, если они не совпадают для различных вопросов;

- место составления отчета о результатах внутреннего аудита;

- должности, фамилии и инициалы работников субъекта внутреннего аудита (руководителя, главного бухгалтера и т.п.), обязанных ознакомиться с отчетом о результатах внутреннего аудита и подписать его, с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях в периоде, подвергнутому внутреннему аудиту;

- наименование субъекта внутреннего аудита, местонахождение и подчиненность, учетный номер плательщика, реквизиты текущего (расчетного) и иных счетов (при их наличии);

- наличие книги учета проверок (журнала производства работ), кем и когда и по каким вопросам были проведены проверки за период, подвергнутый внутреннему аудиту, какие выявлены нарушения и принятые меры по устранению выявленных нарушений;

- какие финансово-хозяйственные операции (документы), каким методом и способом, за какой период изучены;

- результаты внутреннего аудита по каждому вопросу, подлежащему изучению в соответствии с программой на проведение внутреннего аудита;

- описание факта нарушения законодательства, место и время его совершения, акты законодательства, требования которых нарушены;

- размер причиненного вреда (при его наличии) и другие последствия выявленных нарушений;

должности, фамилии и инициалы лиц, действия (бездействие) которых повлекли нарушения субъектом внутреннего аудита законодательства;

иные сведения, необходимые для рассмотрения материалов о совершенном правонарушении и принятия решения по результатам внутреннего аудита и (или) вынесения предписания об устранении нарушений.

В отчете о результатах внутреннего аудита могут излагаться предложения об устранении выявленных нарушений.

Отчет, в течение 2 рабочих дней со дня его подписания специалистом (ревизором, руководителем группы внутреннего аудита) вручается под роспись (направляется заказным письмом с уведомлением о вручении) субъекту внутреннего аудита или его представителю. Не позднее 3 рабочих дней со дня получения отчета о результатах внутреннего аудита руководитель субъекта внутреннего аудита и лицо, осуществляющее руководство бухгалтерским учетом субъекта внутреннего аудита, обязаны ознакомиться и подписать отчет, возвратить его (направить заказным письмом с уведомлением о получении) специалисту (ревизору, руководителю группы внутреннего аудита).

При наличии возражений по отчету о результатах внутреннего аудита представитель субъекта внутреннего аудита делает об этом запись перед своей подписью и не позднее 15 рабочих дней со дня его подписания представляет в письменном виде возражения в уполномоченный орган назначивший проведение внутреннего аудита. Просроченные возражения не рассматриваются.

В случае отказа представителей субъекта внутреннего аудита, от подписания отчета о результатах внутреннего аудита в нем делается соответствующая отметка специалистом (ревизором, руководителем группы внутреннего аудита). При этом лицо, отказавшееся от подписания отчета о результатах внутреннего аудита, имеет право письменно изложить мотивы отказа от подписания.

Обоснованность доводов, изложенных в возражениях, изучается специалистом (ревизором, руководителем группы внутреннего аудита), и по ним в течение 15 рабочих дней составляется письменное заключение, которое направляется субъекту внутреннего аудита заказным письмом с уведомлением о вручении либо вручается представителю субъекта под роспись. При необходимости в целях подтверждения обоснованности доводов, изложенных в возражениях, не позднее 10 рабочих дней со дня поступления возражений может быть назначено дополнительное внутреннее аудиторское мероприятие. Такое мероприятие проводится тем уполномоченным органом, который первоначально проводил внутренний аудит. В этом случае письменное заключение по возражениям представляется не позднее 10 рабочих дней со дня завершения дополнительного внутреннего аудиторского мероприятия.

 

На основании отчета о результатах внутреннего аудита, в течение 30 рабочих дней со дня его вручения представителю субъекта внутреннего аудита, а в случае подачи возражений – со дня вручения заключения по этим возражениям, руководителем уполномоченного органа назначившего проведение внутреннего аудита, при наличии оснований выносится решение по отчету и предписание об устранении нарушений, установленных в ходе проведения внутреннего аудита. В случае необходимости привлечения работников к материальной ответственности по результатам внутреннего аудита срок рассмотрения результатов внутреннего аудита не должен превышать 14 календарных дней.

Решение по отчету о результатах внутреннего аудита должно содержать указание на срок, в течение которого нарушения (недостатки) должны быть устранены, и срок информирования уполномоченного органа об устранении нарушений (+ 2 рабочих дня со дня истечения установленного срока на устранение нарушений). Решение является обязательным для исполнения субъектом внутреннего аудита. О выполнении каждого пункта решения (постановления, приказа, распоряжения) и (или) предписания субъект внутреннего аудита в установленные сроки, письменно сообщает уполномоченному органу, проводившему внутренний аудит.

 

Оформление внеплановых контрольно-аналитических мероприятий

 

Внеплановые контрольно-аналитические мероприятия, как правило, оформляются аналитическими (информационными) записками. Они представляются специалистами (ревизорами) в органы, назначившие соответствующее мероприятие (как правило, в КАУ или КАО).

В аналитической (информационной) записке указывается:

- основание для проведения аналитического мероприятия (распоряжение, поручение руководителя (уполномоченного заместителя) органа уполномоченного осуществлять внутренний аудит),

- должности, фамилии и инициалы лиц, проводивших аналитическое мероприятие;

- наименование субъекта внутреннего аудита;

- даты начала и окончания проведения аналитического мероприятия (в случае приостановления указывается его период);

- место составления информационной записки;

- какие вопросы, и за какой период изучены в ходе проведения аналитического мероприятия;

- должности, фамилии и инициалы работников субъекта внутреннего аудита, обязанные ознакомиться с информационной запиской и подписать ее, с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях;

- результаты по каждому вопросу, подлежащему изучению в ходе аналитического мероприятия.

Представителю субъекта внутреннего аудита в течение 2 рабочих дней с момента окончания аналитических мероприятий должностным лицом уполномоченного органа на проведение внутреннего аудита вручаются под роспись распоряжение (приказ, постановление) или рекомендации по устранению нарушений (недостатков), выявленных аналитическим мероприятием.

Субъект внутреннего аудита, получивший рекомендации, вправе добровольно устранить указанные в них нарушения (недостатки) и проинформировать об этом уполномоченный орган в установленный им срок.