Основные особенности программ серии «1С»

БУ – это область специальных экономических знаний, один из главных механизмов управления организацией. Ведение БУ без применения компьютера становится практически невозможным или крайне затруднительным. Это обуславливается большим объемом учетной информации, значительным количеством обрабатываемых и создаваемых первичных документов, а также все усложняющимся законодательством по бухгалтерскому и налоговому учету. Кроме того, невозможно без использования компьютера своевременно сформировать и сдать в соответствующие органы бухгалтерскую и налоговую отчетность.

Развитие компьютерной отрасли привело к снижению стоимости компьютеров, и появилась возможность оснастить компьютерами каждое рабочее место бухгалтера. К 2007 г. подавляющее большинство организаций ведут БУ на компьютере с помощью специальных программ.

Современному специалисту уже недостаточно знаний основ бухгалтерского, оперативно-аналитического и налогового учета. Необходимо владеть современными компьютерными технологиями в этих направлениях. Причем важно не просто уметь работать с компьютерной программой, но и применять рациональную технологию компьютерного БУ. БУ целесообразно вести на основе единого информационного поля. Информация о проведенной хозяйственной операции должна вводится только один раз и использоваться во всех связанных с ней первичных документах.

БУ на предприятиях может существенно различаться в зависимости от рода деятельности отрасли, специфики продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, уровня автоматизации, учитываются фактор потребности, соотношение цена и качество, возможность настройки программы под задачи конкретного предприятия, а также массовость программного продукта.

В России существует множество фирм разработчиком программного БУ. Однако лидирующее положение в разработке массовых бухгалтерских программ, доступных и малым организациям, занимают лишь некоторые. К наиболее известным разработчикам программ массового спроса относятся: фирма «1С» (программы серии «1С: Предприятие»), фирма ДИЦ (программы серии «Турбо Бухгалтер»), фирма «Информатика» (программы серии «Инфобухгалтер»), фирма «Парус» (программы серии «Парус»), фирма «Интеллект-Сервис» (программы серии «БЭСТ») и др..

Фирма «1С» является безусловным лидером в сфере разработки, распространения и сопровождения бухгалтерских программ. Фирма «1С» основана в 1991 году в Москве Борисом и Сергеем Нуралиевым. Борис Нуралиев в середине 80-х годов занимался разработкой программы, позволяющей извлекать информацию из огромных баз данных с помощью запросов на языке программирования, не похожим на существующие. Одной из примечательностей программы являлась гарантия, что система дает ответ на заданный вопрос не более чем за одну секунду, поэтому и была названа «1С».

Первой программой для бухгалтерии стала «1С:Бухгалтерия», работающая в операционной системе DOS и разработанная Сергеем Нуралиевым. «Изюминкой» разработанной программы стал встроенный язык микропрограммирования. Идея встроенного языка была в то время не новой, но в программе был создан «скелет», позволяющий создавать и конфигурировать бухгалтерские операции, обрабатывать документы, создавать отчеты для конкретной организации, подстраиваясь под разную учетную политику. В 1997 году Нуралиев решил охватить не только бухгалтерию, но и другие сферы деятельности предприятия, что было реализовано в «1С: Предприятие». Но существуют конфигурации, которые обеспечивают комплексную автоматизацию различных направлений учета в единой информационной базе [14, с.9-10].

Программы фирмы «1С» отличаются достаточно высокой надежностью и скоростью работы, возможностью гибкой настройки на нужды организации любого профиля. Они содержат полный набор бланков и форм бухгалтерской отчетности, оперативно обновляемых по мере изменения законодательства [34, с.3-4].

Выбор системы «1С: Предприятие» не является случайным, поскольку это мощная универсальная система нового поколения. Конфигурируемость как основное свойство системы позволяет настроить прикладную подсистему на автоматизированное ведения учета на практически любом участке БУ. В комплект поставки системы с компонентой «Бухгалтерский Учет» входит так называемая типовая конфигурация, представляющая собой готовую настройку для автоматизации учета на тех участках, которые присутствуют в любой коммерческой организации («Касса», «Банк», «Учет внеоборотных активов», «Продажи», «Расчеты» и т.д.). При изменении текущего законодательства типовая конфигурация актуализируется разработчиком, обновляемый вариант передается пользователям в централизованном порядке, регламентированная отчетность – 1 раз в квартал для зарегистрированных пользователей..

Различная степень охвата учетных функций обеспечивается за счет компонентной структуры. В состав системы входят три основных компоненты: «Бухгалтерский Учет», «Оперативный Учет» и «Расчет», - каждая из которых расширяет возможности системы дополнительными механизмами обработки информации. Эти механизмы нельзя однозначно сопоставить с конкретными задачами автоматизации предметной области, но они имеют достаточно четкую направленность.

Компонента «Бухгалтерский Учет» ориентирована на отражение хозяйственных операций на счетах БУ. Она оперирует такими понятиями как «бухгалтерский счет, «операции» и «проводки». Возможности этой компоненты позволяют организовать многомерный, многоуровневый и мультивалютный аналитический учет параллельно в нескольких счетов в натуральном и денежном выражении.

Компонента «Оперативный Учет» предназначена для оперативного учета наличия и движения имущества и обязательств организации в реальном масштабе времени. Это достигается за счет поддержки механизма регистров, который и обеспечивает запись движения и получения остатков в различных разрезах.

Компонента «Расчет» предназначена для автоматизации сложных периодических расчетов заработной платы. Особенностями этой компоненты являются поддержка работы с журналами расчетов.

Выбор состава необходимых компонентов определяется теми задачами, которые организация ставит в области автоматизации учета.

Все организации обязаны вести бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, обобщать информацию на балансовых и забалансовых счетах, вести синтетические и аналитические регистры, составлять бухгалтерскую отчетность.

Функционирование системы подразделяют на два процесса – конфигурирование и исполнение. Конфигурирование представляет собой описание модели предметной области, создание пользовательских интерфейсов, назначения прав доступа к объектам данных, обновления конфигурации, сохранения и восстановления данных предметной области и некоторых других целей. Для обработки данных предметной области систему запускают в режиме «1С:Предприятие». Режим «Отладчик» предназначен для отладки программных модулей в процессе конфигурирования, а режим «Монитор» - для мониторинга работы пользователей с информационной базой [33, с.9-11].

Программа имеет современный внешний вид, разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю: в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы документов, что дает возможность удобно и быстро работать с ними. В программе имеется список корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибок при корреспонденции счетов. Каждый бухгалтер может иметь свой «пользовательский интерфейс», свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка БУ, права доступа к данным, хранящимся в системе.  Можно оставить свое рабочее место и заблокировать работу с программой. Без знания личного пароля никто не сможет получить доступ к программе и учетным данным, хранящимся в информационной базе.

В основу типовой конфигурации заложен принцип ввода бухгалтерской информации «от документа». Документы соответствуют типовым формам и возможен вывод на печать их копий. Многие документы могут быть автоматически заполнены на основании уже существующих.

Реализован обмен данными с программой «1С:Зарплата и кадры», результаты расчета переносятся с помощью специализированной программы или вручную.

Проводки могут формироваться разными способами: пользователем вручную, с помощью типовых операций или документов, охватывающих практически все разделы учета. Типовые операции разбиты по группам, связанным с одним участком БУ. Первичные документы формируются с помощью раздела «Документы». В типовой конфигурации все документы этого раздела разбиты на группы по смысловому содержанию. Отдельно стоит сказать о регламентных документах. К ним относятся документы по начислению амортизации ОС и НМА, переоценке валюты, закрытию месяца и др.. Эти документы вводятся один раз в течении месяца.

Так как план счетов – основа введения БУ, на предприятии программа поставляется с настройкой на стандартный план счетов для хозрасчетных предприятий, установленный соответствующим законодательством. В зависимости от конкретной конфигурации программа может иметь несколько планов счетов.

В программе предусмотрено большое количество иерархических справочников для организации аналитического учета (организации, сотрудники, материалы и др.). Справочники могут быть подчиненными друг другу.

Еще одним средством для организации аналитического учета являются перечисления. Они создаются на этапе конфигурирования системы и служат для списания постоянных, неизмененных значений.

Для определения набора значений аналитического учета по бухгалтерским счетам существует специальный термин – субконто.. Значениями конкретного вида субконто, как правило, являются значения справочников – перечислений, существующих в конфигурации. Любому из счетов (субсчетов) можно поставить в соответствие любой вид субконто. К одному счету в типовой конфигурации может быть прикреплено до трех субконто, что позволяет вести многомерный аналитический учет.

Кроме того, программа позволяет вести валютный учет. Для этого предусмотрено введение справочников видов валют и курсов по ним, истории курсов валют. Программа поставляется с большим набором форм бухгалтерской отчетности – главная книга, журналы ордера, книги продаж и покупок [15, с.163-164].

Программа полностью использует интерфейс WINDOWS (меню, окна, пиктограммы, линейки прокрутки), что облегчает освоение, делает более наглядной и удобной в работе. Программой используется также и многооконные возможности WINDOWS. Поэтому в одном окне можно редактировать журнал операций, в другом – просматривать оборотно сальдовую ведомость, в третьем вывести калькулятор.

Программа поддерживает возможности обновления окон с отчетами, выводя любой стандартный отчет можно потом внести изменения в журнал операций и нажатием одной кнопки обновить выведенный отчет, чтобы он соответствовал новому состоянию журнала операций. А для особо интересующих выражений макроязыка и счетов можно вывести на экран табло или табло счетов, в которых значения этих выражений или остатки и обороты по счетам будут выводиться и обновляться программой автоматически.

Поскольку программа является WINDOWS-программой, она может печатать на любых принтерах, поддерживаемых WINDOWS – матричных, струйных, лазерных. Перед печатью стандартных и произвольных отчетов можно просмотреть документ в том виде, в котором он будет напечатан [11, с.4].

Конфигурация «Бухгалтерия для бюджетных организаций» кроме возможностей типовой конфигурации обеспечивает введение учета по плану счетов бюджетного учета:

- по действующей бюджетной классифиации РФ (приказ Минфина России от 21.12.2005 г. № 152н «Об утверждении указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ);

- в разрезе видов деятельности - бюджетная деятельность, приносящая доход деятельность со средствами, находящимися во временном распоряжении;

- в разрезе учреждений (структурных подразделений, выделенных на самостоятельный баланс), видов средств, которые учитываются на отдельном балансе.

Реализована возможность ведения бюджетного учета как одного бюджетного учреждения, так и группы бюджетных учреждений (структурных подразделений учреждения) в одной информационной базе с получением как общих так и раздельных (по учреждениям, структурным подразделениям) главных книг и балансов. Реализована возможность обособленного ведения бюджетного учета по видам средств учреждения, с получением как раздельной, так и консолидированной отчетности по всем средствам[3, с.6-7].