Создание нового документа с использованием шаблонов

Для эффективной работы с Word каждый документ основывается на шаблоне, который является моделью документа. Некоторые шаблоны не содержат текста, предоставляя пустой документ с заданными параметрами форматирования, в котором должен вводиться текст. Другие содержат текст и некоторые параметры форматирования. При создании нового документа, основанного на этом шаблоне, все эти элементы автоматически войдут в него, и все, что вам нужно, — добавить остальные части документа.

Многие документы, базируются на шаблоне Обычный (Normal), предлагающем создание пустого документа. При запуске Word на экране автоматически появляется новый документ, с которым можно работать. Если Word уже запущен, можно создать новый документ, щелкнув на кнопке Создать панели инструментов.

Чтобы создать документ, основанный на другом, непустом шаблоне, сделайте следующее: выберите команду Файл à Создать. Появится диалоговое окно Создание документа.

Корешки вкладок в верхней части окна обозначают различные категории шаблонов. Щелкните на нужном корешке, соответствующем определенной категории документа, который вы хотите создать.

Щелкните на пиктограмме, которая соответствует желаемому шаблону. Щелкните на кнопке ОК. Word создаст документ, который можно редактировать.

Сохранение нового документа

Как было сказано ранее, при создании документа в Word по умолчанию он временно сохраняется в памяти компьютера под именем Документ N, где N - порядковый номер, начиная с 1. Он "сохраняется" в памяти до тех пор, пока вы не выйдете из программы или не выключите компьютер. Для сохранения документа для последующего использования, следует присвоить ему имя и сохранить на диске: выберите команду Файл à Сохранить или щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов, или нажмите <Ctrl>+ <S>. Появится диалоговое окно Сохранение документа:

1) Вначале в графе Папка следует выбрать рабочий диск.

2) Если вы хотите сохранить документ в другой папке откройте её.

3) В текстовом поле Имя файла введите имя, которое вы хотите присвоить своему документу. Имя может иметь до 256 символов и описывать содержание документа.

4) Щелкните на кнопке Сохранить. Документ сохранится на диске, и присвоенное ему имя появится в строке заголовка окна Word. (Документ при редактировании и правке нужно периодически сохранять, чтобы минимизировать потерю данных в случае отключения электроэнергии или возникновения других проблем с системой.)

Для сохранения документа под тем же именем и в той же папке можно воспользоваться одним из следующих способов:

· Выберите команду Файл à Сохранить.

· Щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов.

· Нажмите <Ctrl+ S>.

Word автоматически использует текущее имя документа, поэтому диалоговое окно не появляется.

Изменение имени документа

Для изменения имени документа сделайте следующее.

Выберите команду Файл à Сохранить как. Появится диалоговое окно, в котором в поле Имя файла будет представлено текущее имя документа.

В поле Имя файла замените имя файла.

При необходимости выберите другую папку, чтобы сохранить свой документ в другом каталоге.

Щелкните на кнопке Сохранить. Word сохранит документ под новым именем.

Открытие документа

Выберите команду Файл à Открыть или щелкните на кнопке Открыть (1)стандартной панели инструментов. Появится диалоговое окно Открытие документа

Как распечатать документ

Для распечатки документа, используя установки по умолчанию, т.е. распечатать одну копию всего документа на принтере, установленном в Windows по умолчанию следует щелкнуть по пиктограмме       или выполнить следующее:

1) Выберите команду Файл à Печать или нажмите <Ctrl>+ <P>, — появится диалоговое окно Печать.

2) В поле Количество копий введите нужное количество экземпляров.

3) Щелкните на кнопке ОК. Документ распечатается.

Распечатка части документа

Можно распечатать только какую-то его часть. Для этого выполните следующее:

Для распечатки части текста, выделите ее. Для распечатки одной страницы, передвиньте на нее курсор.

Выберите команду Файл à Печать или нажмите <Ctrl>+ <P>. Появится диалоговое окно Печать.

1) В области окна Диапазон страниц укажите, что должно быть распечатано. Для этого выберите:

· выделенный фрагмент, чтобы распечатать выделенный текст;

· текущая, чтобы распечатать страницу, на которой установлен курсор;

· номера для распечатки страниц, указанных в расположенном справа поле ввода. Например, если введено 1-14, будут распечатаны страницы с 1 по 14, а если введено 2-4, 7, будут распечатаны со 2 по 4 и 7 страницы.

2) Щелкните на кнопке ОК.

3) Можно установить различные параметры печати, например, распечатать только нечетные или четные страницы.

Изменение параметров печати

Для этого в диалоговом окне Печать, щелкните на кнопке Параметры.

Параметры, которые используются чаще всего:

· ЧЕРНОВАЯ ПЕЧАТЬ. Выдает черновик, который распечатывается быстрее, но может не отображать некоторые виды форматирования и графические объекты (в зависимости от принтера).

· ФОНОВАЯ ПЕЧАТЬ. Позволяет продолжить работу с документом во время печати. Установка этого параметра требует дополнительной памяти, и обычно документ распечатывается медленнее.

· ОБНОВЛЯТЬ ПОЛЯ. Обновляет содержание всех полей документа перед распечатыванием.

· СВЕДЕНИЯ. Печатает свойства документа в дополнение к его основному тексту.