Документооборот при выбранной технологии учета

 

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота в ИП Нурзат Анатолий Кыргысович г. Кызыла организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя хозяйствующего субъекта.

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня автоматизации учетных работ. В ИП Нурзат Анатолий Кыргысович г. Кызыла график не разработан.

Предлагаемые положение о документообороте и график документооборота для ИП Нурзат Анатолий Кыргысович г. Кызыла представлены в приложении 7.

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах ИП Нурзат Анатолий Кыргысович г. Кызыла необходимо строго соблюдать требования по составлению документов. Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона «О бухгалтерском учете» [5].

Согласно указанному Закону, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц [5].

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. В ИП Нурзат Анатолий Кыргысович г. Кызыла право подписи первичных учетных документов, на наш взгляд, может быть возложено на генерального директора, главного бухгалтера, бухгалтера, бухгалтера-кассира, начальника и кладовщика.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем ИП Нурзат Анатолий Кыргысович г. Кызыла и главным бухгалтером.

Первичный учетный документ в ИП Нурзат Анатолий Кыргысович г. Кызыла должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Рассмотрим подробнее порядок оформления основных первичных документов ИП Нурзат Анатолий Кыргысович.

Например, реализация товара отражается документально товарной накладной формы ТОРГ-12 в случае оптовой продажи, а также счет - фактурой при реализации товара с НДС.

Основанием для принятия товаров и материалов к бухгалтерскому учету в ИП Нурзат Анатолий Кыргысович г. Кызыла служат договор купли-продажи товаров, товарная накладная на поступивший товар с подписью сотрудника, получившего товар в предприятии, а также счет-фактура, полученная от поставщика и служащая основанием для принятия сумм НДС по поступившему товару.

Формирование дебиторской задолженности производится в момент отгрузки товара покупателю по договору купли-продажи. Сопроводительной документацией на товар в данном случае является товарная накладная и счет-фактура.

Формирование дебиторской задолженности подотчетных лиц в бухгалтерском учете производится в момент получения ими аванса на заранее определенные нужды. В течение трех дней после получения аванса подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет и возвращает остаток неиспользованных денежных средств в кассу предприятия. Списание дебиторской задолженности подотчетных лиц производится в исследуемом предприятии в момент предоставления авансового отчета и возврата неиспользованного аванса в кассу.

Основанием для формирования дебиторской задолженности по недостачам и потерям от порчи ценностей и хищения товарно-материальных запасов служат следующие документы: договор о материальной ответственности, акт инвентаризации склада или кассы, приказ руководителя о возмещении ущерба материально ответственным лицом и бухгалтерской справки.

Ежегодно бухгалтер предприятия составляет заявку на установление лимита остатка кассы и предоставляет ее в банк. Лимит остатка кассы показывает, какую максимальную сумму денежных средств можно оставлять в кассе предприятия на конец дня.

Основанием для оформления бухгалтерских проводок по расчетному счету в банках является выписка кредитного учреждения. В качестве первичных документов выступают платежные документы, оформленные по формам и в порядке, утверждаемым Центробанком РФ.

Принятие основных средств к бухгалтерскому учету осуществляется на основании утвержденного руководителем ИП Нурзат Анатолий Кыргысович г. Кызыла Акта (накладной) приемки-передачи основных средств, который составляется на каждый отдельный инвентарный объект. Одним актом (накладной) приемки-передачи основных средств может оформляться принятие к бухгалтерскому учету однотипных объектов одинаковой стоимости, принимаемых к бухгалтерскому учету одновременно. Указанный акт, утвержденный руководителем организации, вместе с технической документацией передается в бухгалтерскую службу организации, которая на основании этого документа открывает инвентарную карточку или делает отметку о выбытии объекта в инвентарной карточке. Техническая документация, относящаяся к конкретному инвентарному объекту, может передаваться по месту эксплуатации объекта с соответствующей отметкой в инвентарной карточке.

Аналитический учет основных средств по объектам ведется бухгалтерской службой ИП Нурзат Анатолий Кыргысович г. Кызыла с использованием инвентарных карточек учета основных средств (например, унифицированная форма первичной учетной документации по учету основных средств № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств»). Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект. В инвентарной карточке (инвентарной книге) должны быть приведены: основные данные об объекте основных средств, сроке его полезного использования; способе начисления амортизации; отметка о неначислении амортизации (если имеет место); об индивидуальных особенностях объекта.

Для определения целесообразности (пригодности) дальнейшего использования объекта основных средств, возможности и эффективности его восстановления, а также для оформления документации при выбытии указанных объектов в организации приказом руководителя создается комиссия, в состав которой входят соответствующие должностные лица, в том числе главный бухгалтер (бухгалтер) и лица, на которых возложена ответственность за сохранность объектов основных средств. Принятое комиссией решение о списании объекта основных средств в ИП Нурзат Анатолий Кыргысович г. Кызылаоформляется Актом на списание объекта основных средств с указанием данных, характеризующих объект основных средств (дата принятия объекта к бухгалтерскому учету, год изготовления или постройки, время ввода в эксплуатацию, срок полезного использования, первоначальная стоимость и сумма начисленной амортизации, проведенные переоценки, ремонты, причины выбытия с их обоснованием, состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов). Акт на списание объекта основных средств утверждается руководителем ИП Нурзат Анатолий Кыргысович. На основании оформленного акта на списание основных средств, переданного бухгалтерской службе организации, в инвентарной карточке производится отметка о выбытии объекта основных средств. Соответствующие записи о выбытии объекта основных средств производятся также в документе, открываемом по месту его нахождения.

После окончания установленного графиком документооборота ИП Нурзат Анатолий Кыргысович г. Кызыла срока все первичные учетные документы сдаются в архив, где хранятся от 5 до 75 лет в зависимости от вида документа.

Несомненно, самой перспективной на сегодняшний момент является автоматизированная технология ведения учетного процесса с использованием, например, адаптированного для предприятий программного продукта «1С: Бухгалтерия 8.3».

В настоящее время в ИП Нурзат Анатолий Кыргысович г. Кызыла для ведения бухгалтерского учета применяется автоматизированная система «1С: Предприятие 8.2», которая позволяет в полной мере реализовать все бухгалтерские функции. К внедрению более совершенной версии данного программного продукта, к сожалению, ИП Нурзат Анатолий Кыргысович г. Кызыла на сегодняшний момент не готов, так как не обладает техническими мощностями, соответствующими требованиям автоматизированной системы.

В условиях использования автоматизированных технологий учетного процесса очень важно, чтобы модель документооборота, заложенная в конфигурацию автоматизированной системы, не нарушала привычную технологию ведения бухгалтерского учёта, при которой хозяйственная операция отражается в учёте только после её совершения и подтверждения этого факта соответствующим документом. При этом под моделью документооборота мы понимает порядок формирования, регистрации, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на бухгалтерских счетах [35, с.70].

Именно такая модель электронного документооборота рассматривает первичный документ как средство формирования записей массива информации о хозяйственных операциях и реализует технологию работы с первичными документами по общепринятой схеме (рис. 3.2.).

 

 

 

Рисунок 3.2 - Технология регистрации данных о совершенной