Порядок віднесення юридичної особи до списків та укладання списків

Віднесення юридичної особи до списків

Кожен архів укладає три види списків за визначеними формами, наведеними у додатках 1, 2, 3. Облік джерел формування НАФ в зоні комплектування архіву ведеться за двома списками.

До списку № 1 юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архіву, включаються такі категорії фондоутворювачів:

– державного і комунального сектору, в діяльності яких утворюються документи НАФ, що згідно з законодавством мають надходити на постійне зберігання до відповідного архіву;

– колишні державні установи - джерела комплектування, що тимчасово зберігають архівні документи, створені в процесі їхньої діяльності до зміни форми власності (зазначені установи, що змінили форму власності і тимчасово зберігають документи, належні до НАФ, вносять до списку без укладання з ними договору);

– юридичні особи приватного права, а також об’єднання громадян, релігійні організації, документи яких віднесено до НАФ, що в установленому порядку уклали з архівом договір про передавання документів на постійне зберігання.

До списку № 2 юридичних та фізичних осіб - джерел формування НАФ, які не передають документи до архіву вносять:

- державні (комунальні) музеї, бібліотеки, які мають право створювати архівні підрозділи для постійного зберігання документів НАФ;

- установи приватного права, об’єднання громадян, релігійні організації, в діяльності яких утворюються документи НАФ, і які не уклали договорів про передавання документів до архіву;

- власників приватних архівних зібрань, які не виявили бажання співробітничати з архівом.

Усі інші юридичні особи, тобто ті, в діяльності яких за результатами експертизи цінності документів НАФ не виявлено, включають до списку юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ (список № 3). Цей список укладають з метою контролю за станом упорядкування та збереження документів з особового складу юридичних осіб зони комплектування архіву.

Укладання списків

Списки юридичних осіб укладають, як правило, за галузевим принципом. Розділами списків є укрупнені назви галузей чи сфер діяльності. Всередині розділів систематизація проводиться за міністерствами, державними комітетами, іншими центральними органами виконавчої влади або їх територіальними органами, а всередині цих відомчих груп юридичні особи розміщують у порядку їх підпорядкування. Юридичні особи однієї ланки управління або одного типу розміщують у списках за алфавітом їхніх повних офіційних найменувань. Юридичні особи приватного права доцільно вносити до розділу списків, що відповідає профілю її діяльності.

Рекомендується застосовувати таку примірну класифікаційну схему побудови списків:

1. Органи виконавчої влади4 / органи місцевого самоврядування;

2. Юстиція, прокуратура, суд;

3. Фінансування, кредитування, оподатковування, митна служба;

4. Економіка, статистика, стандартизація;

5. Промисловість;

6. Сільське, лісове, водне господарство, землевпорядження і

землекористування;

7. Охорона навколишнього середовища, природокористування;

8. Будівництво, архітектура, житлово-комунальне господарство;

9. Транспорт, шляхове господарство;

10. Зв’язок, радіомовлення, телебачення, преса;

11. Торгівля, споживча кооперація, матеріально-технічне постачання та

збут;

12. Наука і наукове обслуговування;

13. Вища, загальна середня і спеціальна освіта;

14. Культура і мистецтво;

15. Охорона здоров’я;

16. Фізкультура і спорт, молодіжна політика;

17. Праця, соціальний захист і страхування;

18. Громадські, політичні, релігійні організації (об’єднання).

Список № 2 юридичних та фізичних осіб – джерел формування НАФ, які не передають документи до архіву, дозволяється систематизувати за організаційно-правовою ознакою (акціонерні товариства, виробничі кооперативи, спільні підприємства, партії, політичні рухи, спілки, фонди тощо) або за видами діяльності (виробничі, наукові, релігійні, навчальні) тощо. Ці групи юридичних осіб будуть складати розділи списку з певною нумерацією. Всередині цих розділів юридичні особи розміщують за алфавітом їхніх офіційних назв.

Список № 2 юридичних та фізичних осіб – джерел формування НАФ, які не передають документи до архіву, має складатися з двох частин: юридичних і фізичних осіб.

У всіх списках у графі 1 зазначають порядковий номер фондоутворювача відповідно до конкретного списку.

У графі 2 вказується класифікаційний індекс юридичної особи, який складається з порядкового номера розділу (укрупнена галузь) і порядкового номера юридичної особи всередині розділу. Відповідні цифри відокремлюють крапками, наприклад: 1.1., 1.2.1., 2.3.1, 4.2. Якщо у зоні комплектування архіву відсутні фондоутворювачі якоїсь галузі, відповідний класифікаційний індекс пропускають.

У графі 3 зазначають повні офіційні найменування фондоутворювачів, а при необхідності, їхні скорочені найменування.

Джерелом диференційованої інформації про право власності на документи юридичних осіб, які внесено до списків, є графа 4 “Форма власності на документи”.

Усі списки мають графу “Зміст рішення ЕПК, дата і номер протоколу”.

У списку № 2 юридичних та фізичних осіб - джерел формування НАФ, які не передають документи до архіву передбачено графу 6 “Місце зберігання документів”, де зазначають адресу фондоутворювача.

У списку № 1 юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архіву (графа 5) зазначають одну із існуючих форм приймання документів від фондоутворювачів:

повна (форма 1), коли від фондоутворювача приймають весь комплекс документів постійного зберігання;

повидова вибіркова (форма 2.1.), коли від кожного фондоутворювача певного виду приймають окремі категорії документів;

групова вибіркова (форма 2.2.), коли від окремих, спеціально відібраних фондоутворювачів певного виду приймають повний комплекс документів постійного зберігання.

Кожній з цих форм відповідає певна цифра або комбінація цифр.

Форма повидового вибіркового приймання застосовується, як правило, у тих випадках, коли планово-звітна й інформаційно-аналітична документація даної юридичної особи надходить до того ж архіву в складі фондів юридичних осіб вищого рівня або інших фондоутворювачів. Крім того, повидове вибіркове приймання застосовується до тих юридичних осіб, у діяльності яких відкладаються окремі цінні види документів (наприклад, у бюро технічної інвентаризації - інвентарні справи пам’яток культури й охоронних зон).

Форму групового вибіркового приймання документів застосовують для юридичних осіб, у діяльності яких утворюються подібні за складом комплекси документів, що містять однорідну інформацію. У цьому разі з групи однорідних вибирають юридичні особи, що мають найцікавішу історію, найбільші масштаби діяльності, якнайширші повноваження, застосовують нові технології, інші притаманні їм особливості, які вирізняють їх з ряду подібних (наприклад, шкіл, шахт, фермерських господарств) тощо.

У списку № 1 юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архіву передбачається графа 6 “Наявність аудіовізуальних і науково-технічних документів”.

Крім загального списку юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архіву, можуть укладатися й самостійні списки: юридичних осіб - джерел формування НАФ науково-технічною документацією; юридичних осіб - джерел формування НАФ аудіовізуальними документами. У загальному списку у відповідній графі роблять позначку про приймання цих видів документів.

Графа “Примітки” використовується для різних позначок, необхідних пояснень, перейменування юридичної особи, зміни рішення ЕПК, зазначення архіву, який здійснює поточний контроль за станом діловодства та архівної справи.

Наприкінці всіх видів списків має міститися підсумковий запис про кількість юридичних осіб, внесених до списків, у тому числі за формами власності: державною, комунальною, приватною.