Внутренняя среда организации

Крупные компоненты сложных систем можно назвать подсистемами или составляющими частями.

Организации состоят из пяти основных частей: цели, структура, задачи, технология, люди.

Они иногда называются также внутренними переменными организациями.

 

Организация                                                              Технология

                                                                                    

               Люди                                                Цели                                                                     Структура

                                                                               Задачи

1)ЦЕЛИ. Организацию можно рассматривать, как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могут сделать индивидуально. ЦЕЛИ - это конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Цели коммерческих организаций заключаются в обеспечении максимальной рентабельности (прибыльности). В подразделениях самой организации также должны быть выработаны цели. Они будут разные для разных подразделений, например, финансового или маркетингового.

Из-за этих различий в целях подразделений руководство должно предпринимать усилия по их координации. Основным направляющим моментом при этом следует считать цели организации. Цели подразделений должны составлять конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

2) СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ - это логическое взаимоотношение уровней управления подразделений, построенное в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Если размер организации делает целесообразным группировку специалистов вместе в пределах деловых функций, то структура организации может выглядеть, как показано на рисунке.

 

Выбор функциональных областей определяет основную структуру организации. Эффективность и целесообразность распределения работы между людьми, - сверху вниз, до самого первого уровня управления организации – определяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с ее конкурентами.

3) ЗАДАЧИ – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом и в заранее оговоренные сроки.

С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности.

На основании решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что если задача будет выполняться таким образом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

4) ТЕХНОЛОГИЯ – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов, и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления преобразований ресурсов в желаемый на выходе продукт или услуги. Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования ресурсов на входе в продукт на выходе. Наиболее значимыми компонентами технологии является процесс, с помощью которого вход преобразуется в выход. По сути, технология - это способ преобразования входа в выход.

Из всех существующих систем классификации типов технологий наибольшей известностью пользуется система Джоан Вудворд – британской исследовательницы управления. Она обнаружила, что все технологии производственных фирм можно разделить на три категории:

-Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство; - Массовое или крупносерийное производство; -Непрерывное производство.

В современной классификации единичному производству предшествует ПРОЕКТ, а между единичным и массовым располагается СЕРИЙНОЕ производство.

5) ЛЮДИ  - определяют окончательную пригодность данной технологии, ее соответствия конкретной задаче.

Руководство, вообще говоря, достигает целей организации через других людей. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления, включая ситуационный подход.

Существует три аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению:

- поведение отдельных людей;  - поведение людей в группах;

- характер поведения руководителя, менеджера в роли лидера и его влияния на поведение отдельных людей и групп.

4. Внешняя среда организации. Описание ее переменных.

           ВНЕШНЯЯ СРЕДА ПРЯМОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ

          ПОСТАВЩИКИ РЕСУРСОВ. Зависимость между организацией и сетью поставщиков ресурсов – один из наиболее ярких примеров прямого воздействия внешней среды на деятельность организации.

1) Материалы. Некоторые организации зависят от непрерывного потока материалов. Например, машиностроительные фирмы, фирмы-оптовики (дистрибьюторы) и магазины розничной торговли.

Японцы создали метод ограничения запасов (just-in-time). Преимуществом этого метода является минимально связанный оборотный капитал. Однако такая система снабжения требует тесного взаимодействия с в высшей степени взаимосвязанными поставщиками.

В других случаях выгоднее иметь альтернативных поставщиков на случай непредвиденных трудностей у них или с целью управления входными ценами. В этих случаях обычно создается определенный объем запасов на складе. Однако запасы связывают деньги, которые приходится расходовать на материал и хранение, а не на другие нужды.

Эта зависимость между деньгами и поставками исходных материалов хорошо иллюстрирует взаимосвязанность переменных.

2) Капитал. Для роста и процветания фирме нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, федеральные займы, акционеры и частные лица, имеющие векселя компании или покупающие ее облигации.

Как правило, чем лучше дела у компании, тем выше ее возможность договориться с поставщиками на выгодных условиях и получить нужный объем средств.

3) Трудовые ресурсы. Без людей, способных эффективно использовать сложную технологию, капитал и материалы невозможно достижение поставленных целей.

Развитие ряда отраслей Запада (например, сектор компьютерной промышленности) сдерживается нехваткой нужных специалистов. В других отраслях глобальная конкуренция вынудила ряд компаний искать менее дорогую рабочую силу в других странах, в частности, в России.

· Законы и государственное регулирование. Взаимодействие между покупателем и продавцом попадает под действие многочисленных правовых ограничений. Каждая компания имеет определенный правовой статус (единоличное владение, компания, корпорация или некоммерческая организация) и именно это определяет, как организация может вести дела и какие налоги должна платить.

· Потребители. Среди специалистов по управлению распространена точка зрения, что единственная подлинная цель бизнеса – создавать потребителя. Под этим понимается следующее: само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы.

Потребители, решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти все, относящееся к результатам ее деятельности.

·  Конкуренты. Руководство каждого предприятия должно четко понимать, что если не удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на рынке.

Во многих случаях не потребители, а конкуренты могут определять, какого рода результаты деятельности можно продать и за какую цену.

Конкуренция проявляется не только в борьбе за потребителя. Предметом конкурентной борьбы могут быть трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать технические инновации.

От реакции на конкуренцию зависят также и внутренние факторы, такие как условия работы, оплаты труда, характер отношений между руководителями и подчиненными.

         ВНЕШНЯЯ СРЕДА КОСВЕННОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ

Факторы среды косвенного воздействия или общее внешнее окружение обычно не влияют на организацию также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Однако, руководству необходимо учитывать их. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. К основным факторам среды косвенного воздействия относятся технологические, экономические, социокультурные и политические факторы, взаимоотношения с местными сообществами, а также международное окружение.

Технология. Является одновременной внутренней переменной и внешним фактором большого значения. В качестве внешнего фактора технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации.

Очевидно, что наукоемкие предприятия, должны быть в состоянии быстро реагировать на новые разработки и сами предлагать нововведения.

Состояние экономики. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. Если, например, прогнозируется инфляция, руководство может счесть желательным увеличение запасов поставляемых организации ресурсов. Если же прогнозируется экономический спад, организация может предпочесть путь уменьшения запасов готовой продукции, поскольку могут появиться трудности ее сбыта, сократить часть работников или отложить до лучших времен планы расширения производства.

Состояние внутренней экономики может сильно повлиять на возможности получения организацией капитала. Это, в основном, обусловлено тем, что федеральное правительство часто пытается сгладить последствия ухудшения экономической обстановки, регулируя налоги, денежную массу и ставку процента, устанавливаемую Центральным банком. Если этот банк ужесточает условия получения кредита и повышает ставки процента, коммерческие банки должны сделать то же самое. В результате становится труднее получить займы, и обходятся они организации дороже. Наоборот, снижение процента увеличивает массу денег, которые люди могут потратить и, тем самым, способствовать стимулированию бизнеса.

Важно понимать, что то или иное конкретное изменение состояния экономики может оказать положительное воздействие на одни и отрицательное на другие организации.

Социокультурные факторы. В их числе преобладают жизненные ценности и традиции. Они влияют на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень заработной платы и на условия труда. К этим факторам относится и демографическое состояние общества. Важное значение имеют и отношения организации с местным населением, где она функционирует. В связи с этим выделяют независимые средства массовой информации, которые могут формировать имидж фирмы и ее товаров и услуг.

Социокультурные факторы влияют также на продукцию или услуги, являющуюся результатом деятельности компании. От социокультурных факторов зависят и способы ведения своих дел организациями.

Политические факторы. Тесно увязанные с социокультурными тенденциями, эти настроения влияют на такие действия правительства, как налогообложение доходов корпорации, установление налоговых льгот или льготных торговых пошлин, требования в отношении практики найма законодательство по защите прав потребителей, контроль цен и заработной платы. Большое значение для компаний, ведущих операции или имеющих рынки в других странах, имеет фактор политической стабильности.

Отношения с местным руководством. Почти в каждом городе существуют конкретные законы и установки по отношению к бизнесу, определяющие, где можно развернуть деятельность того или иного предприятия. Некоторые города, к примеру, не жалеют усилий для создания стимулов, привлекающих промышленные предприятия в черту города. Другие, напротив, годами бьются, чтобы не допустить в город промышленное предприятие.

Международное окружение. Важно для организаций, действующих на международном уровне. Экономика, культура, количество и качество трудовых и материальных ресурсов, законы, государственные учреждения, политическая стабильность, уровень технологического развития разнятся от страны к стране. Существует несколько путей проникновения предприятия на международный рынок.

Экспорт продукции – самый простой путь проникновения на международные рынки продукции.

Лицензирование. Предприятие может продать лицензию на производство своей продукции иностранной компании или государству.

Совместные предприятия. Организация совместного предприятия заключается в том, что две или большее число частных компаний вкладывают средства в производственные мощности. Участники являются равными партнерами в деле и получают прибыль в зависимости от доли пакета акций каждого в совместном предприятии.

Прямые капиталовложения. Делаются тогда, когда руководитель решает выпускать продукцию своей фирмы за границей и сохранять полный контроль над производством, маркетингом, финансами и другими ключевыми функциями.

5. Ситуационный подход к управлению.

Ситуационный подход

В классическом менеджменте господствовала идея универсальности, где предполагалось, что эффективная в какой-то организации концепция управления (будь то стиль лидерства или бюрократическая структура) будет не менее действенна и в другой. Развивая данный принцип, можно признать существование единственного, «наилучшего» метода управления для всех организаций.

В деловом мире, однако, широкое распространение получила альтернативная точка зрения, что возникающие в организации в определенный момент времени факторы, являются в своем смысле уникальными (в учебниках такие ситуации получили название «case-study» или «случаи из практики»).

Ситуационное воззрение объединяет эти две идеи, и дополняют принципы гуманистического менеджмента. В соответствии с этим воззрением действенные в определенных обстоятельствах методы не обязательно демонстрируют столь же высокие результаты в других условиях. Задача менеджеров состоит в идентификации определяющих конкретную ситуацию факторов и выработке наиболее адекватных обстоятельствам решения.

В целом можно сказать, что такая область как управление развилась в ответ на необходимость объяснить, вследствие чего преуспевают или рушатся организации. Ученые в области управления путем исследований и практики в области управления методом проб и ошибок неустанно ищут ответы на вопрос: «Чем определяется успех организаций?» Ответ на этот вопрос ведет к ответу на более прагматический вопрос: «Что может сделать руководитель, чтобы обеспечить успех организации?» 

Пример Во многих ситуациях можно было бы найти кажущийся очевидным ответ, объясняющий успех конкретного дела. Например, успех известной американской компьютерной фирмы «Эппл» можно объяснить тем, что она появилась на рынке компьютеров раньше, чем IBM. И в тоже время здесь все не так просто. Скажем, другая известная во всем мире компания «Мак Дональдc» начала работать на рынке общественного питания быстрого обслуживания, когда там монопольно господствовали фирмы «Уэтсон» и «Уайт Кастл» и цены у всех компаний были одинаковыми.

Часто приходится убеждаться, что простые объяснения иногда кажутся обоснованными только на первый взгляд, но потом оказываются либо бездоказательными, либо ошибочными. Тем не менее, это не означает, что успех вообще невозможно объяснить, что не существует надежным методов и путей добиться такого же успеха. Существуют многочисленные приемы, большая практика, интересные концепции, которые доказали свою эффективность. Все дело в том, что не существует путей и средств, одинаково пригодных во все времена и для всех людей и обстоятельств, это также означает, что оказавшись успешным в прошлом, метод может быть абсолютно неэффективным в будущем.

Пример Концепция Генри Форда о массовом выпуске стандартного автомобиля была одной из величайших идей в истории. Но Форд был ослеплен своим собственным успехом, и это чуть не привело компанию к краху: он упорно хранил верность автомобилю марки «Ти» в то время как «Дженерал Моторс» уже разработала и предлагала покупателям автомашины разных моделей и цветов.

Широко распространена точка зрения, что преимущественно внешняя среда является основной детерминантой деятельности организации, которая определяет - какое из средств арсенала управления может оказаться подходящим и, вероятнее всего, успешным.

Подход, который пытается увязать конкретные приемы и концепции менеджмента с определенными конкретными ситуациями во внешней среде организации для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно, называется СИТУАЦИОННЫМ.

Ситуационный подход определяет, что хотя общий процесс одинаков, специфические приемы, которые должен использовать руководитель для эффективного достижения целей организации, могут значительно варьироваться.

Пример Все организации должны создавать структуры для того, чтобы добиться своих целей. Однако существует множество различных способов построения организационных структур. Может быть создано много или мало уровней управления. Может быть по-разному распределена доля ответственности и властные функции по принятию решений между всеми уровнями иерархии. Конкретный род деятельности может быть поручен различным подразделениям. Например, НИОКР могут осуществлять под руководством вице-президента по маркетингу или по производству, но могут рассматриваться как отдельная функция с подчиненностью президенту компании. Руководство должно определить, какая структура или прием управления наиболее подходит для данной ситуации. Более того, поскольку ситуация может меняться, руководство должно решать, как поменять организационную структуру, чтобы сохранить эффективность организации.

Поскольку в соответствии с этим походом методики и концепции должны быть применимы к конкретным ситуациям, ситуационный подход часто называют ситуационным мышлением. С точки зрения ситуации «наилучшего» способа управления не существует. Организации должны реагировать и приспосабливаться к изменениям внешнего окружения, чтобы обеспечить выживание и достижение поставленных целей.

 

6. Перечислите составляющие успеха организации.