Создание отчета с помощью «Мастера».

1. Откройте Access, Базу данных, перейдите в раздел «Создать». Найдите на панели инструментов такой значок (мастер отчетов). Нажмите на него.

2. В окне «Создание отчетов» выберите «Таблица» - Адреса. Выберите те поля, которые вы бы хотели включить в отчет, например: №, Фамилия, Имя, Адрес. Нажмите кнопку «Далее».

3. Уровень группировки не трогаем. Нажимаем «Далее». Задайте порядок сортировки 1. Фамилия – по возрастанию «Далее».

4. Макет отчета в один столбец, а стиль отчета выберите на свой вкус. «Далее».

5. Имя отчета будет задано автоматически «Адреса». Согласитесь с ним. «Готово».

6. Перед вами отчет в режиме конструктора. Просмотрите отчет, используя полосу прокрутки.

Конструктор отчета

Возможно, вам захочется внести какие-то изменения в отчет. Например, отчёт занимает всего одну страницу, в этом случае вам хотелось бы снять нумерацию страниц. Или возникла необходимость удалить текущую дату. В этом случае необходимо переключиться (аналогично тому, как работали с таблицей и формой) в режиме конструктора отчета.

1. Закройте отчет. Если вы попали в окно БД, сохранив предварительно отчет, то нажмите кнопку конструктор. Если же вы сразу попали в режим конструктора, опустите предыдущий шаг. Окно конструктора (похоже на конструктор формы) разбито на четыре области: области верхнего и нижнего колонтитулов, в которых размещаются подписи (заголовок) и поля (дата и номер страниц), область данных и область примечаний.

Для того, чтобы удалить нумерацию страниц, выделите соответствующее поле нижнем колонтитуле и нажмите клавишу «Delete» или, вызвав контекстное меню, нажмите кнопку «Вырезать». Таким же образом удалите текущую дату самостоятельно.

Просмотрите отчет, выбрав для этого команду «Предварительный просмотр».

В режиме конструктора можно, выделив соответствующие элементы выбирать:

· Шрифт,

· Размер шрифта,

· Стиль начертания символов,

· Выравнивание.

Для этого используют те же самые кнопки панели инструментов, что и в Microsoft Word, Excel и т.п.

MS Access 2010

«Организация работы с данными»

Задание: Самостоятельное определение ключевого поля таблицы. Установка связей. Подчиненная форма. Применение фильтра к сортировке.

Пробуем вести учет сдачи предметных зачетов учениками вашей школы. Для этого создадим две таблицы: в одной будет храниться информация, касающаяся анкетных данных учеников, а другая содержать информацию о зачетах.

1. Запустите Access, создайте новую БД под именем «Школа»

2. Для начала разработаем структуру обеих таблиц и установим связи между ними.

Создание таблиц.

1. Таблица – Анкета

Создайте таблицу, содержащую следующие поля:

· ФИО (текстовый)

· Класс (текстовый)

· Год рождения (текстовый)

· Адрес (текстовый)

· Телефон (текстовый, создайте маску ввода, аналогично ранее изученному способу)

Определите ключевым полем ФИО. Для этого, выделив в режиме конструктора поле ФИО, вызовите контекстное меню и выберите команду «Ключевое поле» или выполните команду «Правка» - «Ключевое поле». Сохраните таблицу под именем «Анкета»

2. Таблица – Ведомость

Создайте таблицу, содержащую следующие поля (в скобках указан тип данных)

· ФИО (текстовый)

· Зачет № 1 (числовой)

· Зачет № 2 (числовой)

· Зачет № 3 (числовой)

Определите ключевым полем «ФИО». Сохраните таблицу под именем «Информатика_ Зачеты». Закройте обе таблицы, но не БД.

Установка связей между таблицами.

1. В разделе «Работа с базами данных», нажмите на кнопку «Схема данных». В схему, прежде чем устанавливать связи, нужно добавить те таблицы, между которым эти связи собираемся устанавливать.

2. В окне «Добавление таблицы» поочередно выберите каждую из таблиц и нажмите на каждой из них, кнопку «Добавить». Затем «Закрыть».

3. Для установки связей переместите мышью поле «ФИО» из схемы «Анкета» в таблицу «Информатика Зачёты». В открывшемся окне нажмите на кнопку «Создать»

Закройте окно диалога «Схема данных», ответив «Да» на вопрос о сохранении макета «Схема данных».

4. Откройте таблицу «Анкета» и заполните данными на нескольких учащихся.

5. Сохраните Таблицу и закройте её.

Создание связанной формы

1. В окне БД. Выберите вкладку «Формы».

2. В раскрытом окне выберите режим «Мастер форм».

3. Выберите в открывшемся окне из «Таблица: Анкета» следующие поля: ФИО, Класс, а из «Таблицы: Информатика Зачёты»: Зачет №1, Зачет№2, Зачет№3. Нажмите кнопку «Далее».

4. Определитесь с дизайном формы. Нажмите «Далее».

5. Введите название формы «Зачетная ведомость по Информатике» и нажмите кнопку «Готово».

6. Откройте, не закрывая базу данных, таблицу «Анкета» и «Информатика Зачёты». Скопируйте содержимое поля «ФИО» из одной страницы в другую.

7. Откройте форму «Зачетная ведомость по информатике» и, пролистав карточки, проставьте учащимся оценки (не всем).

8. Закройте форму, предварительно сохранив её.

9. Откройте таблицу «Информатика Зачёты». Обратите внимание, что в этой таблице появились только те записи, в которых есть оценки.